Отчет по практике в школе Информационное обеспечение системы управления организации

В теории управления целесообразно  применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.

Главное, что информация есть предмет, средство и продукт управленческого  труда. Важно подчеркнуть ряд требований,предъявляемых к управленческой информации: надежность (и достоверность), своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации.

Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит  в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и  передачи информации зависит эффективность  управления.

Управленческая информация имеет  ряд особенностей:

• большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;

• исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных  производственных точек зрения и  с учетом требований потребителей;

•исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время. Оптимальный  способ хранения производственной информации - создание

баз и банков данных, т. е. функционально  организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей  или совокупности решаемых в системе  задач. При этом способе создания и использования массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т. е. активный с обеих сторон режим работы. Информационные базы данных обычно формируются путем объединения первичных статистических показателей деятельности предприятия в укрупненные файлы с необходимыми реквизитами. Базы данных постоянно обновляются в соответствии с ходом технологического процесса и с учетом требований потребителей информации, решающих большой комплекс информационно связанных управленческих задач.

Выход в свет в конце 40-х годов XX столетия работ К. Шеннона и  Н. Винера послужил началом развития математической теории информации, которая  определяет понятие "информация" через меру уменьшения неопределенности знания при совершении какого-либо события. Математическая теория информации стала важнейшим стимулом развития кибернетики - науки об общих законах  получения, хранения, передачи и переработки  информации в целях ее использования  в процессах управления различными системами, в том числе и социальными. Кибернетика разрабатывает общие  принципы создания систем управления. Использование категориального  аппарата кибернетики применительно  к обществу заключается в том, что последнее рассматривается  как самоорганизующаяся динамическая система, в которой происходят материально-энергетические информационно-управленческие процессы. В контексте ее использования  в управленческой деятельности информация истолковывается как совокупность сведений, необходимых для активного  воздействия на управляемую систему  с целью ее оптимизации. Полезность и эффективность информации в  таком случае оценивается по степени  ее влияния на изменение представляющего  звена о состоянии управляемого социального объекта.

Управление социальными системами, их подсистемами и организациями  предполагает производство, воспроизводство  и применение различных видов  информации. Оно включает:

1. Производство информации в  виде научных исследований, изобретений,  открытий; обобщения практического  опыта в области производства, культуры, образования, социально-политической  жизни и т.д.;

2. сбор, отбор, оценка информации, необходимой для управления;

3. аналитико-синтетическая переработка  информации (библиографическое описание, классификация, предметизация, аннотирование,  реферирование, перевод, кодирование);

4. хранение и поиск информации;

5. размножение и распространение  информации, передача ее потребителю;

6. использование информации;

7.контроль за эффективностью  использования информации.

Роль информации в управленческой деятельности

Эффективное управление различными социальными  организациями и системами немыслимо  без использования информации. Такая  ситуация предопределяется тем, что управление в своей сущности есть подготовка, принятие и осуществление цепи последовательных решений управляющейсистемой на основе информации, отражающей состояние управляемого объекта и окружающей среды, а также степень исполнения (или невыполнения) принятых управленческих решений. Под информацией обычно понимают процесс передачи сообщений между передающей и принимающей системами, что ведет к изменению разнообразия состояния последней.

Потребность в информации разных субъектов  и звеньев управления неодинакова  и определяется прежде всего теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она зависит  также от масштаба и важности принимаемых  решений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и  разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и  принятия), от количества и характера  управляемых, регулируемых параметров, от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему  внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы.

По мере совершенствования управления обществом возрастает необходимость  знания об объектах управления, будь это  социальные группы, слои населения, социальные организации, территориальные общности или подсистемы общества - экономическая, социальная, политическая, социокультурная. В этих условиях и субъект, и объект управления нуждаются в достоверной  и полной информации о функционировании общества, его основных подсистем, организаций  и групп. Социологические исследования показывают, что руководители и менеджеры  редко и не в полной мере используют доступную информацию, несмотря на приписываемую ей первостепенную роль в процессах управления. Разработчики социальных программ чаще всего жалуются на то, что результаты их труда не используются или редко используются в управленческой деятельности. В  результате социологических исследований установлено, что менеджеры более 50 % [данные приведены В. Поповым] своего времени тратят на распределение  документов среди подчиненных, на обсуждение их с подчиненными и на участие  в совместном - с подчиненными или  вышестоящими руководителями - решении  возникающих проблем. Менее 50 % опрошенных работников сферы управления использовали компьютерные отчеты в качестве основы для оценки и поощрения работников, запросов большего количества ресурсов или их перераспределения, пересмотра методов и процедур организаторской деятельности и функционирования системы управления, повышения достоверности информации.

Поэтому в практике управления важное значение приобретает выявление  и изучение основных факторов, определяющих интенсивность использования информации менеджерами.

Первым из таких факторов является организационная культура. Будут  ли содержащиеся в информационных потоках  данные правильно восприняты, поняты и воплощаются ли в практические действия менеджера, в существенной мере зависит от его организационной  культуры. В системах оценки работников управленческой сферы, как и в  прежние времена, чаще всего используются такие критерии, как пунктуальность, ответственность и умение сотрудничать, а не способность быстро и квалифицированно отыскать и использовать новую информацию, необходимую для успешного решения  задач, стоящих перед данной организацией.

Второй фактор, влияющий на использование  менеджером полученных данных, касается содержания информационные потоки, поступающие  в сферу управления, должны помогать направлять и концентрировать внимание управленцев на насущных проблемах  управленческого труда, тем самым  мотивируя их более активную и  эффективную деятельность. Наконец, следует иметь в виду, что использование  информации управленческими кадрами  требует поддержки и содействия должностных лиц, функционирующих  на верхних этажах управленческой пирамиды. В этом - решающий залог соответствия получаемой информации сфере деятельности, компетентности и полномочиям субъекта управления, который ее использует.

Одним из важнейших требований к  информации, используемой в управлении, является ее оптимальность и полнота. Оптимум информации означает, что  она должна содержать все необходимые  сведения по всем управляемым параметрам, причем, только необходимые сведения об управляемом объекте.

Вторым требованием к информации является ее объективность, соответствие реальному положению дел и  состоянию управляемого объекта, наличия  в ней надежных, не содержащих искажений  сведений. Третье непременное требование управляющей системы к поступающей  в ее распоряжение информации - точность, характеризующая степень детализации  информации, ее приближение к реальному  состоянию управляемого объекта, которое  она выражает.

Следует, однако, подчеркнуть, что  когда речь идет об оптимальности, полноте, объективности и точности информации, необходимой для управленческой деятельности, то эта задача должна решаться каждый раз по-новому, в  зависимости от содержания вполне определенной проблемы, которую нужно решить данному  органу управления. А ее эффективное  решение возможно только в том  случае, когда поступающая в управленческую сферу информация своевременна и оперативна. Только такая информация, которая поступает, обрабатывается, интерпретируется и используется вовремя, тогда, когда возникает необходимость в принятии того или иного решения, служит оптимизации, повышению эффективности управленческой деятельности.

Соблюдению этого очень важного, четвертого по порядку, но не по значению, требования, в решающей степени способствует применение в управленческой деятельности современных информационных технологий. На начальных этапах компьютеризации  производственной, банковской и иных сфер деятельности, внедрение информационных технологий означало лишь приобретение компьютера для автоматизации работы с документами, содержащими большие  объемы информации. Затем появлялись друг за другом все более сложные  и эффективные информационные технологии, которые находили все более широкое  применение в сфере управленческой деятельности. В соответствии с этим развивался процесс перехода от простой  информационной поддержки рутинных производственных или финансово-бухгалтерских  операций до современных возможностей различных управленческих информационных систем, облегчающих принятие эффективных  управленческих решений.

Технологии информационной деятельности

Управление современным сложным  высокомеханизированным производством  может быть достаточно эффективным  только при условии оснащении  его разнообразной организационной  и вычислительной техникой. Интенсивность  современного производства и скоротечность  многих технологических процессов, повышение требований к качеству продукции определяют объективную  необходимость органического включения  средств управления в процессе производства. Множественность связей между различными элементами и участками производства определяет необходимость оперативных  контактов между ними, выбора наиболее рациональных направлений и форм связи и оснащения их эффективной  техникой. Сложность принимаемых  в процессе управления решений требует  их многовариантной разработки и  выбора наиболее эффективного варианта. Это существенно повышает объем  и трудоемкость управленческих работ  и становиться практически реальным только при использовании высокопроизводительной техники управления.

Огромные массивы регистрируемой, передаваемой и обрабатываемой информации потребовали бы неоправданных затрат труда, если бы в помощь человеку для  этой цели не была бы подключена соответствующая  техника. Хранение и обработка информации также нуждается в механизации.

Скорость получения и обработки  информации превращает ее запасы из ненужного  архива данных в активное средство воздействия на управляемый объект.

В зависимости от решаемых управленческих задач могут быть задействованы  следующие информационно-управленческие технологии:

•сберегающие (экономят трудозатраты, материалы и финансовые ресурсы, но не оказывают существенное влияние  на изменение состояния и уровня функционирования предприятия), в основном передающие информацию от источника  к адресату без ответственности  за суть передаваемой информации и  ее использование адресатом;

•рационализирующие (охватывают не только функции передачи, но и в определенной мере ответственны за использование  информации);

•творческие (выработка новых знаний, их передача, переработка, использование  для усовершенствования объекта  управления).

Таким образом, техническое оснащение  системы управления является одним  из существенных условий повышения  качества управления и снижения затрат, связанных с ним.

Техническое оснащение процессов  управления требует значительных капитальных  вложений и вносит существенное изменения  в содержание управленческого труда, предъявляя дополнительные требования к подготовке руководителей разных рангов и специалистов. Эффективность  этих затрат в значительной мере зависит  от организации всей работы по внедрению  и эксплуатации техники управления. Технические средства управления включают разнообразные виды машин, механизмов, приборов и приспособлений.

Наличие даже значительного количества техники не может в полной мере характеризовать реальный уровень  технической оснащенности управления, так как применение отдельных  видов даже очень прогрессивной  техники может происходить при  небольшой ее загрузке. Техника может  использоваться не по прямому назначению, может увеличиться трудоемкость ее обслуживания, в результате чего вырастают затраты по управлению без должных результатов. Кроме  того, новая техника управления должна сопровождаться изменениями информационной системы, организации управленческого  труда и квалификации кадров, организационной  структуры аппарата управления. Совершенствование  техники в отрыве от других элементов  системы управления снижает ее эффективность  и не создает реального технического обеспечения системы управления.

Под техническим обеспечением системы  управления понимается оснащение процессов  управления современными техническими средствами, соответствующими применяемым  методам управления, материально-технической  базе производства и методам его  организации и сочетающимися  со всеми остальными элементами системы  управления.

Основными требованиями, предъявляемыми к техническому обеспечению управления, являются:

• комплексность механизации и  автоматизации процессов управления и отдельных видов работ;

• пропорциональность производительности разных видов техники, связанной  между собой процессом управления;

• непрерывность использования  технических средств и движения информационных потоков;

• ритмичная работа техники и  всех звеньев аппарата управления;

• экономичность эксплуатации техники  управления.

Эти черты технической базы управления характеризуют ее как систему  определенным образом организованных технических средств.