Отчет по практике в школе Информационное обеспечение системы управления организации

Таким образом, можно сказать, что  уровень технической оснащенности в значительной мере определяет всю  систему организации управления.

Анализ технического обеспечения  представляет собой один из центральных  разделов общего анализа организации  управления. Целью анализа организации  технического обеспечения являются: оценка уровня механизации и автоматизации  процессов управления и отдельных  видов работ; определение степени  комплексности оснащения процессов  управления техникой; выявление соответствия технических средств характеру  механизируемых процессов управления, т.е. рациональность ее использования; оценка использования наличной техники, выявление излишней техники и  обоснование дополнительной потребности  в ней.

Анализ технического обеспечения  опирается на данные статистической отчетности и оперативного учета, которые  особенно подробно характеризуют состав и использование вычислительной техники. При анализе технического оснащения широко применяется система  показателей, характеризующих состояние, качественный состав и использование  техники управления.

Информационные системы  в менеджменте

Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. В управляющей системе  на основе тщательного изучения и  анализа информации о задачах, которые  ставит перед собой организация, о состоянии управляемого объекта, тенденциях его развития, о смежных  производствах, научно-технических  разработках о составе коллектива, формах организации его труда  и т. д. создается информационная модель будущего состояния объекта  и обосновываются условия и этапы  ее реализации, т. е. принимаются решения  по преобразованию объекта. Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение.

Так как руководитель в своей  работе опирается на информацию о  состоянии объекта и создает  в результате своей деятельности новую командную информацию с  целью перевода управляемого объекта  из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом  и продуктом управленческого  труда.

Информация как элемент управления и предмет управленческого труда  должна обеспечить качественное представление  о задачах и состоянии управляемой  и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого  их состояния.

Информационное обеспечение - это  часть системы управления, которая  представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном  состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о  логике изменения и преобразования элементов производства. При характеристике информации в системе управления выделяются две ее части:

1. Первичные элементы информации (данные), которые могут быть присущи  всем объектам определенного  класса и различаются лишь  количественным выражением;

2. Схемы классификационных связей, которые отражают логику изменений  в производственном процессе  и обосновывают направления преобразования  информации (информационной модели).

Они в большей мере связаны со спецификой объекта. Это позволяет  выделить два уровня характеристик  информационного обеспечения:

• элементный, т. е. совокупность данных, характеристик, признаков;

• системный, т.е. воспроизводящий  взаимосвязи и зависимости между  классификационными группами информации, реализуемый в виде информационных моделей.

При элементной характеристике информации изучаются состав информации, форма  и виды носителей, их номенклатура. При характеристике информационной системы исследуются движение информационных потоков, их интенсивность и устойчивость, алгоритмы преобразования информации и соответствующая этим объективным  условиям схема документооборота. Совокупность информации, регистрируемой, передающейся и перерабатывающейся в системе управления, должна отражать все разнообразие фактических и возможных состояний, наблюдаемых и регулируемых системой управления.

Характеризуя информацию как предмет  труда в процессе управления, необходимо учесть ряд ее особенностей. Прежде всего, информация—это предмет труда  длительного пользования. При использовании  она не теряет своих потребительских  свойств, хотя и входит в состав готового продукта (управленческого решения), составляя его субстанцию. Такая  особенность информации предлагает определенную специфику ее формирования. Наибольший объем работ и затрат связан с первоначальным созданием  информационных массивов — банков данных. В последующем данные этих банков периодически обновляются, корректируются, но продолжают использоваться.

Поскольку содержание банков данных может быть использовано для разных подсистем и даже разных объектов управления, они могут быть в значительной мере централизованы.

Информация относится к предметам  труда особого рода также потому, что она способна к саморазвитию. Количественное накопление информации дает возможность более четко  установить тенденцию развития управляемого объекта и выявить новые связи  между отдельными классификационными группами информации. Это позволило  в качестве одного из важнейших принципов  построения информационной системы  сформулировать получение максимума  производной при минимуме исходной информации.

Старение информации в ряде случаев  связано с потерей ее ценности для конкретных условий и целей, но она может быть омоложена и  вновь приобретает ценность с  изменением условий. Определенную полезность сохраняет даже ретроспективная  информация как база для анализа  динамики.

Информация должна быть подготовлена к использованию. В зависимости  от степени ее подготовленности может  быть выделена: первичная информация как набор данных, показателей, описывающих  отдельные стороны процесса и  его элементов;

• вторичная информация, прошедшая  определенное упорядочение и классификацию  для получения целесообразной производственной информации;

• информационные модели отдельных  элементов и локальных процессов, описывающие статическое состояние  объекта;

• информационные модели динамики, характеризующие  изменение отдельных элементов  и процессов;

• интегрированные информационные модели, описывающие определенные решения  и имеющие активную направленность.

Первые две степени являются прерогативой информационной службы; третья и четвертая связаны с  деятельностью определенных функциональных подразделений; последняя группа моделей  пользуется руководителем.

Решения являются идеальным описанием  желаемого состояния объекта  и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продукт  ограниченного применения, так как  направлены на конкретный объект в  четко описываемых условиях. Качество решения как готового продукта проявляется  опосредованно, в деятельности объекта, на который данное решение направлено.

Для анализа информационного обеспечения  наибольшее значение имеет выделение  следующих разновидностей информации:

• в зависимости от описываемых  процессов - производственно-гномическую, технико-технологическую, организационную, социальную, информацию о внешних  хозяйственных связях;

• по отношению к управляемому объекту - внешнюю и внутрипроизводственную;

• по роли в процессе управления - директивную, нормативную, плановую, аналитическую;

• о степени обновляемости и  порядку поступления - постоянную и  переменную, длительного хранения, оперативную, циклическую, периодическую;

• по степени агрегирования - простую, интегрированную, усредненную и  т. п.;

• по степени преобразования - первичную, производную, обобщенную;

• по степени обработки - бухгалтерскую, статистическую, оперативно-производственную и т. п.

При организации информационного  обеспечения принципиальное значение имеет распределение информации на прямую, т. е. командную, исходящую  от управляющей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта  на происходящие изменения и реализуемые  решения.

Необходимо отметить, что основным видом информации, циркулирующей  на предприятиях (объединениях), является информация, организующая производственные и технологические процессы и  реализующая методы управления этими  процессами. Разработка конструкторской  и технологической документации, создание и поддержание в актуальном состоянии нормативной базы, планирование, учет и оперативное управление производственными процессами создают на предприятиях (объединениях) мощный поток производственно-экономической информации. Она может быть директивной или распорядительной, производственно-экономической или общественно-воспитательной и т. п.

Под экономической информацией  понимают информацию, которая возникает  при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной  деятельности предприятия (объединения) и управления этой деятельностью.

Экономическая информация обладает рядом  особенностей:

1.  В основной массе она имеет дискретную форму преставления; выражается в цифровом или алфавитно-цифровом виде;

2.  Отражается на материальных носителях (документах, перфолентах, перфокартах, магнитных лентах, дисках и т.д.);

2. Ее большие объемы обрабатываются  в установленных временных пределах, зависящих от ее конкретных  функций, чаще всего - это циклическая  регулярная обработка;

3. Исходная информация, возникающая  в одном месте, находит свое  отражение в различных функциях  управления и в связи с этим  подвергается различной обработке  несколько раз, что требует  многократной перегруппировки данных;

4. Объемы исходной информации  достигают больших размеров при  относительно малом числе операций  ее обработки;

5. Исходные данные и результаты  расчета, а иногда и промежуточные  результаты подлежат длительному  хранению.

6. Исключительно важными требованиями  к экономической информации в  системах управления производством  являются требования своевременности,  полноты и достоверности, которые  следует неукоснительно выполнять  при организации обработки экономической  информации.

При создании информационного обеспечения  ориентируются на усредненную, выровненную  потребность в информации руководителей  и специалистов. Особое место здесь  занимает информация об управлении, в  которой отражаются прогрессивные  приемы и методы организации управления.

В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленение  ее на условно-постоянную, играющую роль нормативно-справочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.

Процесс формирования информационного  обеспечения включает несколько  этапов:

1) Описание состояния объекта,  т. е. физическая фотография. Это  предполагает набор технико-экономических  показателей и параметров, характеризующих  управляющую и управляемую системы,  с соответствующей классификацией  этих показателей;

2) Моделирование классификационных  связей в информационных массивах  с выделением причинно-следственных  зависимостей, т. е. формирование  частных статических моделей;

3) Отражение в информационных  моделях динамики отдельных элементов  и процессов, т. е. обоснование  тенденций количественного и  качественного изменения в производстве. При этом количественное изменение  предполагает корректировку информации, а качественное изменение —  ее частичную или полную перестройку;

4) Интегрированная информационная  модель процесса производства, отражающая  взаимосвязь и динамику локальных  процессов и всего производства.

Порядок формирования определяет подход к анализу состава информации. Организация информации в значительной степени предопределяет порядок  ее хранения, регистрации, обновления, передачи и использования. Четкая организация  банков данных позволяет более полно  обосновать направления движения, интенсивность  потоков, закономерности ее преобразования, методику запросов и получения.

Таким образом, система информационного  обеспечения — это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его  среды, организованная во взаимосвязанных  потоках сведений. Эта система  включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю.

Необходимо отметить, что важнейшим  направлением является исследование движения информации, то есть анализ информационного  потока, обеспечивающего связи, необходимые  в производственной системе (между  структурными подразделениями аппарата управления), и ее контакты с внешней  средой (учреждениями и организациями). Обеспечение рациональных связей между  источниками и приемниками информации и путей ее циркулирования является одним из непременных условий  эффективного функционирования системы  управления. Относительное постоянство взаимозависимостей структурных подразделений позволяет выбирать рациональную структуру путей движения информации и наиболее эффективные технические средства для каждого канала связи.

Таким образом, поток информации - движение информации от источника к  получателю, направление которого задается адресами источника и получателя информации.