Кадровое делопроизводство

Персональной документацией называется группа кадровой документации, которая  относится к персоне (в переводе с греческого – «личность, особа») работника. Это очень большой  и сложный комплекс документов, охватывающий сферу установления, ведения, изменения  и прекращения трудовых правоотношений работника с работодателем. Так, в состав персональной документации входит, например:

1.   документы, выданные гражданину соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении, состоянии здоровья – паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности и другие;

2.   справочно-информационные документы, выдаваемые работникам по месту работы для подтверждения различных правовых фактов: копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя, пропуски, удостоверения, Почетные грамоты и другие;

3.   документы по учету кадров и их движению (личное дело, личная карточка работника, документационное сопровождение приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, предоставления отпусков, командирования);

4.   документы по анкетированию, тестированию, по повышению квалификации, переподготовке сотрудников, их аттестации и другие;

5.   автобиографии, характеристики и другие.

Форма персональных документов, правила  их составления, заполнения, оформления и восстановления регламентируются различными нормативными документами  и государственными стандартами.

Трудовая книжка.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Этот персональный документ отражает факты последовательной трудовой биографии человека, его  квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения. Кроме того, это основной документ для расчета трудового и страхового стажа человека.

В неё вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах  на другую постоянную работу, а также  основания прекращения трудового  договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не включаются, кроме  случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (статья 66 Трудового  кодекса Российской Федерации (далее  ТК РФ)). По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего  работу по совместительству (трудового  договора).

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок  изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей  устанавливаются Правительством Российской Федерации. В настоящее время  действуют Постановление Правительства  Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках», которым  утверждены форма трудовой книжки, а также правила ведения и  хранения трудовых книжек, и Постановление  Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении  Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Трудовая книжка относится к  числу обязательных кадровых документов, прямо предусмотренных ТК РФ. Законодатель обязывает работодателя (за исключением  работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (часть 3 статьи 66 ТК РФ).

Обратите внимание!

Основное изменение ТК РФ в части  уравнения в правах работодателей  – индивидуальных предпринимателей и юридических лиц коснулось  и ведения трудовых книжек. Теперь индивидуальный предприниматель не только может вести трудовые книжки на работников, он обязан это делать, но при этом законодатель забыл сказать, как заполнять трудовые книжки тем, кто уже работает у индивидуального  предпринимателя по состоянию на 6 октября 2006 года.

В данном случае возможно два варианта.

Ведение трудовой книжки – это  длящийся процесс заполнения трудовых книжек, соответственно работники могут  потребовать у индивидуального  предпринимателя, чтобы он не только заполнил имеющуюся у работника  трудовую книжку, но и выписал новую, отразив там запись о приеме на работу, состоявшемся до 6 октября 2006 года.

Однако существует и иная точка  зрения, согласно которой требование ведения трудовых книжек предпринимателями  распространяется только на отношения которые возникнут после вступления изменений, внесенных Федеральным законом от 30 июня 2006 года №90-ФЗ «О внесении изменений в трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на территории Российской федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» в силу, то есть с 6 октября 2006 года. Обоснованием данной позиции может служить общеправовой принцип: закон обратной силы не имеет (статья 12 ТК РФ). Указанной статьей также разъясняется, что в отношениях, возникших до введения в действие закона, содержащего нормы трудового права, указанный закон применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.

В любом случае, для восполнения  рассматриваемого пробела законодательства необходимо официальное разъяснение  компетентных органов либо принятие дополнительных законодательных актов.

Кроме того, обязанность индивидуальных предпринимателей по ведению трудовых книжек предполагает её осуществление  в соответствии с правилами, предусмотренными (ранее только для работодателей - организаций) Постановлением Правительства  Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков  трудовой книжки и обеспечения ими  работодателей») и Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Видимо, новелла ТК РФ потребует внесения соответствующих изменений в данные нормативные акты.

Трудовая книжка должна быть предъявлена  работником при заключении трудового  договора. В отдельных случаях, предусмотренных  трудовым законодательством, трудовые отношения могут возникнуть и  без предъявления трудовой книжки, причем отсутствие трудовой книжки не может служить основанием для  отказа в заключение трудового договора. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи  с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого  лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (часть пятая статьи 65 ТК РФ).

ТК РФ предусматривает случаи, когда  в предъявление трудовой книжки нет  необходимости:

- при поступлении на работу  по совместительству к другому  работодателю (статья 283 ТК РФ);

- при поступлении на работу  впервые (статья 65 ТК РФ).

На работника, принятого на работу впервые, работодатель обязан оформить трудовую книжку в присутствии работника  не позднее недельного срока со дня  приема на работу.

В соответствии со статьей 84.1 ТК РФ при  прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику  в день увольнения трудовую книжку. Днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось  место работы (должность).

Эта обязанность работодателем  должна строго соблюдаться. В противном  случае возможна материальная ответственность  работодателя перед работником в  виде выплаты заработной платы за весь период задержки выдачи трудовой книжки (статья 234 ТК РФ).

Примечание.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, днем увольнения (прекращения трудового договора) считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Запись, которая была внесена  о дне увольнения ранее, признается недействительной (пункт 35 Постановления  Правительства Российской Федерации  от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках»).

Неполучение трудовой книжки в день прекращения трудовых отношений  может быть вызвано отсутствием  работника на работе в этот день либо его отказом от получения  трудовой книжки. При таком положении  работодатель согласно статье 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового  договора обязан направить работнику  уведомление о необходимости  явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления  работодатель освобождается от ответственности  за задержку выдачи трудовой книжки.

Работодатель также не несет  ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений  при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ или  пунктом 4 части первой статьи 83 ТК РФ, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой  был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 ТК РФ.

Работник, не получивший вовремя трудовую книжку после увольнения, может обратиться с соответствующим письменным обращением к работодателю, который обязан выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих  дней со дня обращения работника.

В иных случаях этот документ на руки работнику не выдается. Когда возникает  такая необходимость, работодатель обязан безвозмездно не позднее трех дней со дня письменного заявления  работника выдать ему надлежащим образом заверенную копию трудовой книжки или заверенную в установленном  порядке выписку из трудовой книжки (статья 62 ТК РФ).

Новая форма трудовой книжки и форма  вкладыша введена 1 января 2004 года и  утверждена Постановлением Правительства  Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках». Этим же Постановлением Правительства Российской Федерации утверждены Правила ведения  и хранения трудовых книжек, в которых  определен порядок внесения изменений  и исправлений в трудовые книжки.

Согласно пункту 9 Постановления  Правительства Российской Федерации  от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

·   фамилия, имя, отчество;

·   дата рождения (число, месяц, год);

·   образование;

·   профессия, специальность.

Рассмотрим порядок внесения записей  в трудовую книжку.

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени  и отчества инициалами), дата рождения указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего  личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительского удостоверения). Любые ошибки, внесения этих сведений могут привести к проблемам при  оформлении пенсий, когда работники  будут вынуждены подтверждать свои права иными документами либо будут устанавливать факт принадлежности им трудовой книжки в судебном порядке.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Записи дат производятся восемью арабскими цифрами (по две  цифры для обозначения числа  и месяца, четыре цифры - для года). Например, дата рождения - 6 октября 1972 года в трудовой книжке должно быть записано: 06.10.1972.

Информация об уровне образования  работника в современной форме  трудовой книжки не должна отсутствовать. Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании) осуществляется только на основании надлежаще оформленных  документов (аттестата, удостоверения, диплома). Запись о незаконченном  образовании соответствующего уровня может быть произведена лишь на основании  представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и тому подобного).

Профессия и специальность указываются  на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных  знаний или других надлежаще оформленных  документов (диплом, свидетельство (сертификат)), или свидетельство о дополнительном образовании (повышения квалификации).

Примечание.

«Профессия - основной род  занятий, трудовой деятельности». («Толковый словарь русского языка», С.И. Ожегов совместно с Н.Ю. Шведовой, 1992).

Профессия определяется характером и  целью трудовых функций, например, строитель, врач, преподаватель и так далее.

Специальность - это, одна из разновидностей профессии. Специальность приобретается  в процессе специального образования, а также зависит от характера  приобретенных навыков по данной профессии. Например, строитель: плотник, каменщик, маляр; врач: терапевт, хирург, педиатр.

«Квалификация - степень  годности к какому-нибудь виду труда, уровень подготовленности». («Толковый словарь русского языка», С.И. Ожегов совместно с Н.Ю. Шведовой, 1992).

Уровень квалификации определяется аттестационной комиссией на основе требований, предъявляемых  к образованию, стажу и опыту  работы, приобретенных по определенной специальности.

Графа «Дата заполнения» трудовой книжки записывается полностью: число, месяц, год также арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных  сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой трудовая книжка заполнялась  впервые. В форме трудовой книжки, утвержденной Постановлением Правительства  Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» содержится указание о том, что подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, должна быть проставлена «разборчиво», поэтому данному лицу целесообразнее не ставить свою личную подпись, а  писать разборчиво свою фамилию.