Кадровое делопроизводство

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки исправления  не допускаются, бланк считается  испорченным (аннулированным) и подлежит уничтожению Общие сведения о работнике могут в дальнейшем измениться, что требует уточнения соответствующих записей (пункты 2.3, 2.4 Постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках»).

Так, одной чертой зачеркивается  прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые  данные. Ссылки на соответствующие  документы (свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении) записываются на внутренней стороне  обложки и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного  им лица и печатью руководителя (печатью  кадровой службы).

Типичная ошибка.

В практике кадровых служб часто  используются различные дополнительные листы, страницы, вклеиваемые на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Их присутствие обосновывается необходимостью фиксации информации о стаже работника, о выдаче трудовой книжки в период работы, о фактах ознакомления с  записями в трудовой книжке, и другое, что не соответствует Постановлению  Правительства Российской Федерации  от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках». Следует отметить, что для регистрации факта выдачи трудовой книжки и вкладыша к ней (копии, выписки) в кадровом делопроизводстве предусмотрен специальный Журнал (книга), факт ознакомления с записями в трудовой книжке подтверждается подписью работника в личной карточке (форма №Т-2) и в самой трудовой книжке при увольнении работника (прекращении трудового договора), которая ставиться после подписи работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек и печати организации (кадровой службы).

Порядок заполнения сведений о работе в трудовой книжке следующий.

1) Сначала в графе 3 раздела  «Сведения о работе» трудовой  книжки в виде заголовка указывается  полное наименование организации  (в соответствии с ее учредительными  документами), а также сокращенное  наименование организации (при  его наличии).

Типичная ошибка.

Невнесение в трудовую книжку работника  сведений об изменении наименования работодателя приводит к разночтению  в записях о приеме на работу и  увольнении. В последствии это осложнит оформление пенсии и потребует дополнительного документального подтверждения трудового стажа справками с прежних мест работы или из архивных учреждений.

Если за время работы работника  наименование организации изменяется, то согласно пункту 3.2. Постановления  Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении  инструкции по заполнению трудовых книжек»  порядок внесения записи следующий: отдельной строкой в графе 3 раздела  «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована  в такую-то», а затем в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

2) Далее под этим заголовком  в графе 1 ставится порядковый  номер вносимой записи, в графе  2 указывается дата приема на  работу.

3) Затем в графе 3 раздела «Сведения  о работе» делается запись  о принятии или назначении  в структурное подразделение  организации с указанием его  конкретного наименования (если  условие о работе в конкретном  структурном подразделении включено  в трудовой договор в качестве  обязательного), наименования должности  (работы), специальности, профессии  с указанием квалификации.

4) В графу 4 заносятся дата  и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят  на работу.

Запись о приеме на работу должна содержать следующее: «Принят или  назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство с указанием  их конкретного наименования, а также  наименования работы, профессии или  должности и присвоенного разряда».

Наименования профессий и должностей должны соответствовать штатному расписанию, иным локальным нормативным актам, трудовому договору.

Типичная ошибка.

При внесении сведений о работе в  трудовую книжку некоторыми работниками  кадровых служб буквально понимается требование в пункте 10 Постановления  Правительства Российской Федерации  от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» о том, что:

«все записи о выполняемой  работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а  также о награждении, произведенном  работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при  увольнении - в день увольнения и  должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения)».

Следует отметить, что точное соответствие записей о выполняемой работе тексту приказа (распоряжения) не означает дословное воспроизведение текста приказа в трудовой книжке. В тексте приказа могут указываться различные  факты трудовой деятельности, условия, характер труда. Записи же в трудовой книжке должны быть лаконичны, производиться  в установленном порядке (ничего лишнего), подчиняясь основной цели –  подтверждение и исчисление трудового  стажа работника.

Все сведения о работе (не только о  приеме на работу, но и переводе на другую работу, увольнении), в трудовой книжке нумеруются и датируются. Датами записей  являются соответствующие даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) работодателя по личному  составу.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного  федерального закона.

Обратите внимание!

Законодательные акты, регламентирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек были приняты намного позже  ТК РФ, поэтому у многих трудовые книжки оказались заполненными не по правилам. Только с 10 октября 2003 года появилась  Инструкция по заполнению трудовых книжек, где приводится пример записи «Уволен  по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Поэтому, записи об увольнении в трудовых книжках, как правило, со ссылкой на статью 80 ТК РФ, сделанные  после этого необходимо исправить  со ссылкой на соответствующий пункт  статьи 77 ТК РФ (за исключением случаев  расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон).

Порядок внесения изменений и исправлений  в трудовую книжку мы рассмотрим далее.

При увольнении работника (прекращении  трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или  лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы, содержащей реквизиты организации) и подписью самого работника.

Отметим, что неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника  могут привести к судебным разбирательствам. При доказанности того, что неправильная формулировка причин увольнения лишала работника возможности поступить  на работу к другому работодателю, работник может предъявить иск о  материальной ответственности работодателя. Суды, как правило, удовлетворяют  требования истца, восстанавливают  на работе, обязывают работодателя выплатить средний заработок  за весь период вынужденного прогула  со дня увольнения по день восстановления на работе.

Согласно пункту 21 Постановления  Правительства Российской Федерации  от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» в трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих  документов вносится запись:

а) о времени военной службы в  соответствии с Федеральным законом  от 28 марта 1998 года №53-ФЗ «О воинской обязанности  и военной службе», а также  о времени службы в органах  внутренних дел, органах налоговой  полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В случае выявления неправильной или  неточной записи сведений такая запись исправляется тем работодателем, которым  она была внесена, либо работодателем  по новому месту работы.

Рассмотрим порядок внесения изменений  и исправлений в трудовую книжку.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее  внесенных неточных или неправильных записей не допускается. Изменение  записей производится путем признания  их недействительными и внесения правильных записей.

Последовательность внесения изменений  и исправлений в трудовую книжку такова: после указания соответствующего порядкового номера и даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись  за № таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)»  и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

Пример.

В ООО «Виктория» в качестве главного бухгалтера была принята на работу Дроздова Е.А., с которой был заключен бессрочный трудовой договор от 20 октября 2006 года №45. Руководитель организации  подписал приказ №45-л/с о приеме на работу Дроздовой Е.А. на должность главного бухгалтера. Начальник отдела кадров внесла ошибочные записи в трудовую книжку, которые впоследствии исправила.

В трудовую книжку были внесены следующие  записи.

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием  причин и ссылкой на статью, пункт  закона)	Наименование, дата и номер  документа, на основании которого внесена  запись
	число	Месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «Виктория»
1	20	10	2006	Принята на работу бухгалтером	Приказ от 20.10.2006 №45-л/с
2	22	10	2006	Запись за №1 недействительна. Принята на должность главного бухгалтера в отдел бухгалтерии	Приказ от 20.10.2006 №45-л/с

Окончание примера.

При заполнении сведений о награждениях в графе 3 раздела «Сведения о  награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное  наименование организации (при его  наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая  в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается  дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

В трудовую книжку вносятся следующие  сведения о награждении за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении  нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами;

в) о других видах поощрения, предусмотренных  законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового  распорядка организации, уставами и  положениями о дисциплине.

Если в трудовой книжке заполнены  все страницы соответствующих разделов, то трудовая книжка дополняется вкладышем.

При выдаче вкладыша необходимо соблюсти следующие правила:

1) На первой странице (титульном  листе) трудовой книжки вверху  ставится штамп с надписью  «Выдан вкладыш» и указываются  серия и номер вкладыша. При  выдаче каждого последующего  вкладыша ставится следующий  штамп, и указываются серия  и номер вкладыша.

2) Вкладыш вшивается в трудовую  книжку, заполняется и ведется  по месту работы работника  в том же порядке, что и  трудовая книжка. Вкладыш без  трудовой книжки недействителен.

Если трудовая книжка или вкладыш  к ней утеряны или пришли в  негодность, то лицо, утратившее трудовую книжку или вкладыш к ней, обязано  немедленно заявить об этом администрации  организации, являющейся последним  местом работы.

Не позднее, чем через 15 дней после  подачи заявления, администрация обязана  выдать работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

Итак, дубликат трудовой книжки оформляется  администрацией по последнему месту  работы. Дубликат трудовой книжки, оформленный  в установленном порядке, возвращается ее владельцу.

В случае трудоустройства на новое  место работы работник предъявляет  дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки и вкладыш  к ней заполняется по общим  правилам, предусмотренным для заполнения трудовых книжек.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласно пункту 40 Постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и  вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены Министерством  труда и социального развития Российской Федерации.

Работодатель или начальник  отдела кадров должны строго контролировать, чтобы подчиненные им работники  не оформляли трудовые книжки на неучтенных бланках (купленных и, возможно, поддельных), также под особым контролем должны находиться операции по проставлению в трудовых книжках подписей и  печатей. Целесообразно, чтобы эти  операции производились только работодателем  или начальником отдела кадров, так  как в противном случае может  возникнуть опасность несанкционированного использования печатей.