Кадровое делопроизводство

Трудовые книжки и дубликаты  трудовых книжек, не полученные работниками  при увольнении либо ближайшими родственниками в случае смерти работника, хранятся у работодателя отдельно от остальных  трудовых книжек в течение 2 лет. По истечении двухлетнего срока  невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению  в установленном порядке. Соответственно, учитывая изменения ТК РФ, данных правил должны придерживаться и работодатели – индивидуальные предприниматели.

Более подробно с вопросами, касающимися трудовых книжек, Вы можете ознакомиться в книге авторов  ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Трудовые  книжки: порядок заполнения».

Личное дело.

Личное дело - совокупность документов, содержащих персональные данные работника и иные сведения, связанные с его трудовой деятельностью.

Личное дело не является обязательным в составе кадровой документации.

Как правило, личные дела ведутся в  различных государственных органах, а в секторе частного бизнеса - на руководящий состав работников, специалистов, материально-ответственных  лиц. Работодатель в условиях современного кадрового делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости  заведения личных дел. При этом независимо от выбора работодателя все необходимые  персональные данные на каждого работника  отражаются в личной карточке (унифицированная  форма №Т-2).

Порядок работы с личными делами не регламентирован законодателем, в связи, с чем работодатели самостоятельно решают вопросы их формирования и  ведения.

Исключение составляют личные дела государственных служащих.

Ведение личных дел федеральных  государственных служащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации  от 1 июня 1998 года №640 «О порядке ведения  личных дел лиц, замещающих государственные  должности Российской Федерации  в порядке назначения и государственные  должности Федеральной государственной  службы».

Ведение личных дел государственных  гражданских служащих Российской Федерации  регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года №609 «Об  утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации  и ведении его личного дела».

Личное дело оформляется после  издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процедуру  приема на работу, а впоследствии - все  основные документы, возникающие в  период трудовой деятельности работника  у данного работодателя.

На основе анализа нормативных  актов по кадровому делопроизводству и, прежде всего, пункт 337 «Перечня типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков их хранения», утвержденного  Росархивом 6 октября 2000 года можно сделать вывод, что в состав личного дела входят следующие документы:

Ø   внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

Ø   анкета или личный листок по учету кадров;

Ø   автобиография или резюме;

Ø   копии документов об образовании;

Ø   копии документов об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

Ø   характеристики или рекомендательные письма;

Ø   заявление о приеме на работу;

Ø   трудовой договор;

Ø   дополнение к личному листку по учету кадров;

Ø   копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении (или выписки из них);

Ø   справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Согласно пункту 6.2.10. Приказа Минкультуры  Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» документы в личных делах  должны располагаться в хронологическом  порядке по мере их поступления.

Внутренняя опись документов, имеющихся  в личном деле должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и  номерах листов дела, на которых  расположен каждый документ. Листы  личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись документов личного  дела подписывается составителем с  указанием расшифровки подписи, должности и даты составления  описи.

Личный листок по учету кадров включает в себя биографические сведения о  работнике, его образовании, предыдущих местах работы с начала трудовой деятельности, семейном положении и другое.

Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

Ø  паспорт;

Ø  трудовая книжка;

Ø  военный билет;

Ø  документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

Ø  документы об имеющихся изобретениях.

«Анкета» - документ аналогичный «Личному листку по учету кадров», который  иногда применяется при оформлении приема на работу. В отличие от личного  листка, анкета подписывается не только самим лицом, принимаемым на работу, но и специалистом кадровой службы.

Иногда работника, принимаемого на работу, просят предоставить «Автобиографию»  или «Резюме».

При формировании личного  дела в него помещают копии документов, подтверждающие социально значимые факты (документы об образовании - аттестат, диплом, сертификат, свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о расторжении брака и другое). Необходимо помнить, что помимо копии документов необходимо удостовериться в наличии оригиналов соответствующих документов.

Копии документов об утверждении в  должности помещаются в личные дела руководителей (копия протокола  заседания Совета директоров или  учредителей фирмы, копия протокола  общего собрания акционеров).

Если при приеме на работу представлялись характеристики или рекомендательные письма, работником составлялось заявление  о приеме на работу, то они также  подшиваются в личное дело работника.

Трудовые договоры, заключенные  с работником, могут входить в  состав документов личного дела или  формироваться в отдельные дела.

В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и другое.

Дополнение к личному листку по учету кадров - это документ вторичный  по отношению к личному листку по учету кадров, он фиксирует только изменения произошедшие в трудовой деятельности и личной жизни работника. В этом документе содержаться: ФИО работника и разделы, предназначенные для внесения изменений и дополнений. Как правило, такой документ составляется в виде таблицы.

В первом разделе фиксируются сведения о работе, о переводах, изменениях в названии должности, структурного подразделения и так далее  со ссылкой на дату и номер приказа  по личному составу.

Во второй раздел вносятся данные об изменениях в профессиональной и  личной жизни работника (например, изменение  семейного положения, места постоянной регистрации), в образовании, в повышении  квалификации, в знании иностранных  языков и тому подобное.

Изменения и дополнения в персональные данные вносятся на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых работниками (свидетельства  о заключении брака, диплома и  так далее). Устное заявление работника  не является основанием для внесения указанных изменений. Новые документы  с внесенными изменениями и дополнениями помещаются в личное дело вместе с  ранее подшитыми.

В практике работы кадровых служб  организаций принято включать в  состав личного дела копии приказов (или выписки из них) о переводах  на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилий и  другие. Однако вся эта информация содержится в «Дополнении к личному  листку по учету кадров». В связи  с этим можно рекомендовать не включать названные документы в  личное дело.

Справки о состоянии здоровья, с  места жительства, обходные листы  и тому подобное могут не включаться в личные дела, поскольку информация из них переносится в «Дополнение  к личному листку по учету кадров». При необходимости они формируются  в самостоятельные дела и хранятся в течение трех лет.

Необходимо иметь в виду, что  в соответствии со статьей 65 ТК РФ запрещается  при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные  законодательством.

Все документы, относящиеся к личному  делу, по мере поступления подшиваются  в папку. Листы дела нумеруются в  процессе формирования дела. При помещении  в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа  нумеруются и только после этого  документ подшивается.

Обложка личного дела, как и обложки  дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной  ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411).

На обложке личного дела указываются  полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило - табельный  номер).

Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Личные дела хранятся в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.

При работе с документами, входящими  в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.

В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел  должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность  документов в делах и доступ к  делам других работников. Документы  для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись  в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником.

Приказом работодателя должен быть установлен порядок выдачи, ознакомления с личными делами сотрудников  и круг лиц, допускаемых к пользованию  личными делами, также можно это  сделать в Положении о персональных данных работников. В случае изъятия  из личного дела документа в описи  дела производится запись с указанием  основания для подобного действия (приказ, разрешение руководителя) и  нового местонахождения документа. Согласно пункту 3.2.3. Приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения», с  документа, подлежащего изъятию, снимается  копия, которая подшивается на место  изъятого документа. Отметка в описи  и копия заверяются росписью работника  отдела кадров.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Работник имеет право знакомиться только со своим личным делом в помещении кадровой службы. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в описи дела.

При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается  производить какие-либо исправления  в ранее сделанных записях, вносить  в него новые записи, извлекать  из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

При возврате дела тщательно проверяется  сохранность документов, отсутствие повреждений, включения в дело других документов или подмены документов.

В помещении кадровой службы хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела могут располагаться  по порядку номеров или по алфавиту фамилий сотрудников.

После увольнения работника его  личное дело извлекается из папки  и оформляется для передачи на архивное хранение. Личные дела уволенных  работников в соответствии с «Перечнем  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного  Росархивом 6 октября 2000 года хранятся 75 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно. Для хранения используются запирающиеся металлические сейфы, шкафы, обеспечивающих полную сохранность документов.

Личная карточка работника.

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется  на работников всех категорий, включая  временных и сезонных работников, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету  личного состава.

Она ведется на протяжении всего  периода трудовой деятельности работника  у данного работодателя, начиная  с приема на работу, и закрывается  только при увольнении. На работников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам, личные карточки не ведутся.

Личная карточка №Т-2 относится  к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована  и относится к системе первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации  от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты».

В связи со спецификой отдельных  сфер трудовой деятельности Постановление  Госкомстата Российской Федерации  от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты» утвердило еще  две учетные формы: №Т-2ГС (МС) и  №Т-4.

Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма №Т-2ГС (МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы. Ведется вместо формы №Т-2, имеет  аналогичное содержание.