Кадровое делопроизводство

Учетная карточка научного, научно-педагогического  работника (форма №Т-4) заполняется  параллельно с формой №Т-2 в научных, научно-исследовательских, научно-производственных организациях, образовательных и  других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере  образования, науки и технологии для учета научных работников. Заполняется на основании соответствующих  документов (диплома доктора и  кандидата наук, аттестата доцента  и профессора и прочее), а также  сведений сообщенных о себе работником.

Значимость личной карточки заключается  в том, что при утрате трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж работника.

Не следует путать личную карточку №Т-2 с такими документами, как, например, личный листок по учету кадров или  анкета, которые входят в состав личного дела. Эти документы заполняются  самим работником, составляются в  произвольной форме и могут отсутствовать, если у данного работодателя не утвержден  порядок оформления личных дел.

Личная карточка заполняется только специалистом кадровой службы на всех лиц, принятых на работу, на основании  приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1 или №Т-1а). Личные карточки хранятся в сейфе, образуя  отдельную картотеку по алфавиту фамилий работников.

При заполнении личной карточки используются сведения из следующих документов, предъявляемых работником при приеме на работу (в соответствии со статьей 65 ТК РФ):

- паспорта;

- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- трудовой книжки (для совместителей  – копии трудовой книжки);

- страхового свидетельства государственного  пенсионного страхования;

- свидетельства о постановке  на учет в налоговом органе;

- документов воинского учета  (для военнообязанных).

При заполнении личной карточки также  используется дополнительная информация, которую сообщает о себе работник.

Обратите внимание!

В отдельных случаях с учетом специфики работы работодатель может  потребовать (при согласии работника) предъявления дополнительных документов при заключении трудового договора. При этом перечень дополнительных документов устанавливается не самостоятельно работодателем, а необходимость  их предоставления должна быть прямо  установлена нормативным актом: ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации  и Постановлениями Правительства  Российской Федерации.

Во всех иных случаях, запрещается  требовать от лица, поступающего на работу, какие-либо дополнительные документы, помимо предусмотренных законом.

К таким дополнительным документам, как правило, относят: свидетельство  о рождении ребенка, свидетельство  о заключении брака, справка о  беременности женщины, документы об инвалидности, нахождении в зоне воздействия  радиации в связи с аварией  на Чернобыльской АЭС и другие.

Но требовать от лица, поступающего на работу предоставления указанных  документов в обязательном порядке, работодатель не имеет права. Вместе с тем, предоставление указанных  документов в интересах самого работника, поскольку в противном случае, работодатель не сможет предоставить работнику положенные законом льготы и гарантии.

Унифицированная форма личной карточки №Т-2 состоит из четырех  листов и содержит следующие разделы:

I. «Общие сведения»;

II. «Сведения о воинском учете»;

III. «Прием на работу и переводы  на другую работу»;

IV. «Аттестация»;

V. «Повышение квалификации»;

VI.»Профессиональная переподготовка»;

VII. «Награды (поощрения), почетные  звания»;

VIII. «Отпуск»;

IX. «Социальные льготы, на которые  работник имеет право в соответствии  с законодательством»;

X. «Дополнительные сведения»;

XI. «Основание прекращения трудового  договора (увольнения)».

В разделе I «Общие сведения» указывая сведения о работнике, следует руководствоваться  следующими правилами:

1. Фамилия, имя, отчество указываются  на основании паспорта и записываются  полностью и разборчиво.

При этом обязательно заполняются  и зоны кодирования информации в  соответствии с общероссийскими  классификаторами: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР.

Примечание.

ОКАТО – «Общероссийский классификатор  объектов административно-территориального деления» ОК 019-95 утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации  от 31 июля 1995 года №413;

ОКИН – «Общероссийский классификатор  информации о населении. ОК 018-95»  утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года №412;

ОКСО – «Общероссийский классификатор  специальностей по образованию. ОК 009-2003»  утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 сентября 2003 года №276-ст;

ОКПДТР – Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94».

2. Дата и место рождения устанавливается  на основании паспорта или  иного документа, удостоверяющего  личность, и записывается полностью,  например: «12 декабря 1964 года». Соответственно  код указывается следующим образом: 12.12.1964.

3. Гражданство записывается без  сокращения. Запись гражданства  и ее кодирование производится  в соответствии с ОКИН, они  могут быть следующими:

·   гражданин Российской Федерации — 1;

·   гражданин Российской Федерации и иностранного государства — 2 (в случае двойного гражданства указывается, какого именно государства гражданство);

·   иностранный гражданин (указывается какого государства) — 3;

·   лицо без гражданства — 4.

4. Степень знания языка при  заполнении пункта 5 «Знание иностранного  языка» раздела I формы №Т-2 указывается  следующим образом: «владею свободно»  (код по ОКИН — 3), «читаю  и могу объясниться» (код по  ОКИН — 2), «читаю и перевожу  со словарем» (код по ОКИН  — 1).

5. Все сведения об образовании  (квалификация, направление или специальность)  устанавливаются на основании  документа об образовании.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и ОКСО.

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

·   начальное (общее) образование — 02;

·   основное общее образование — 03;

·   среднее (полное) общее образование — 07;

·   начальное профессиональное образование — 10;

·   среднее профессиональное образование — 11;

·   неполное высшее образование — 15;

·   высшее образование — 18;

·   послевузовское образование — 19.

Окончившие три курса высшего  учебного заведения относятся к  лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием.

Два блока граф для заполнения сведений об образовании предназначены в  форме №Т-2 для указания сведений об окончании второго образовательного учреждения.

6. Профессия (основная) указывается  полностью на основании штатного  расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Другая  профессия - на основе документов, подтверждающих приобретение второго  образования, специальности. Кодируются  в соответствии с общероссийским  классификатором профессий рабочих,  должностей служащих и тарифных  разрядов ОК-016-94», утвержденным  Постановлением Госстандарта Российской  Федерации от 26 декабря 1994 года  №367 «О принятии и введении  в действие общероссийского классификатора  профессий рабочих, должностей  служащих и тарифных разрядов  ОК-016-94» (далее - ОКПДТР).

7. Стаж работы (общий, непрерывный,  дающий право на надбавку за  выслугу лет, дающий право на  другие льготы, установленные у  данного работодателя) рассчитывается  на основании записей в трудовой  книжке работника и (или) иных  подтверждающих соответствующий  стаж документов, указывается в  днях, месяцах, годах.

8. Состояние в браке записывается  и кодируется в соответствии  со следующими возможными значениями  в соответствии с ОКИН:

·   никогда не состоял (не состояла) в браке — 1;

·   состоит в зарегистрированном браке – 2;

·   состоит в незарегистрированном браке — 3;

·   вдовец (вдова) — 4;

·   разведен (разведена) — 5;

·   разошелся (разошлась) — 6.

9. В составе семьи указываются  только члены семьи с указанием  степени родства.

Действующее законодательство не содержит общего понятия «семья», однако на основе анализа норм статьи 2 Семейного  кодекса Российской Федерации и  статьи 1142 Гражданского кодекса Российской Федерации к кругу членов семьи  можно отнести: супругов, родителей  и детей (включая усыновителей и  усыновленных).

10. Паспортные данные указываются  в точном соответствии с паспортом.

11. Место жительство (по паспорту) указывается на основании паспорта, фактическое – со слов работника.  Код места жительства определяется  по ОКАТО.

Документами, на основании которых  заполняется раздел II «Сведения  о воинском учете», являются:

·   военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

·   удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной  документации по учету труда и  его оплаты на граждан, пребывающих  в запасе:

пункт 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;

пункт 3 «Состав (профиль)» - заполняется  без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы»  и тому подобное);

пункт 4 «Полное кодовое обозначение  ВУС» - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, «021101» или  шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);

пункт 5 «Категория годности к военной  службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»:

в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):

строка а) - в случаях наличия  мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных  предписаний;

строка б) - на граждан, забронированных  за организацией на период мобилизации  и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву  на военную службу:

пункты: пункт 1 «Категория запаса», пункт 3 «Состав (профиль)», пункт 4 «Полное  кодовое обозначение ВУС» и пункт 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;

пункт 2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»;

пункт 5 «Категория годности к военной  службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к  военной службе с незначительными  ограничениями), В (ограничено годные к  военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, производится на основании информации из перечисленных  документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного  возраста пребывания в запасе, или  гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию  здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

После заполнения раздела II «Сведения  о воинском учете», внизу второй страницы формы №Т-2 работник кадровой службы обязательно заверяет указанные  данные своей личной подписью, с  указанием на должность и расшифровку  подписи. Работник также подписывает  вторую страницу формы №Т-2 и проставляет дату её заполнения. Строчка, содержащая личную подпись работника - это образец подписи, на основании которого ему будут выплачивать заработную плату.

Обратите внимание!

При изменении сведений о работнике  в его личную карточку вносятся соответствующие  личные данные (например, изменение  семейного положения, места жительства, в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и  тому подобное), которые заверяются подписью работника кадровой службы. Изменения и дополнения вносятся на основании приказов по личному  составу и документов, предоставляемых  работниками (свидетельства о браке, диплома и так далее). Устное заявление  работника не является основанием для  внесения указанных изменений, за исключением  малозначительных данных (например, касающихся номера телефона).

Наиболее важными являются сведения раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основание прекращения  трудового договора (увольнения)».

Записи в этих разделах производятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы №Т-1 и  Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма №Т-5) и приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (формы №Т-8, Т-8а).

Эти сведения должны заполняться с  особой аккуратностью, так как они  нередко служат основанием для подтверждения  трудового стажа работника.

В раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» вносит сведения по мере работы работника в организации  и должны соответствовать записям  в трудовой книжке, повторяя дату, номер  приказа о приеме, переводе работника, название должности, структурного подразделения. Кроме того, в конце каждой записи в III разделе личной карточке проставляется  подпись работника о том, что  он ознакомлен с записью, сделанной  в его трудовой книжке.