Защита персональных данных работника

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.

В настоящее время в  организациях в качестве форм сбора  персональных данных работника можно  выделить:

- собеседование; 

- анкетирование; 

- тестирование.

Собеседование заключается  в программировании вопросов кандидату  на соответствующую должность таким  образом, чтобы они достаточно полно  выявили заранее обозначенный круг критериев, необходимых для занятия  той или иной должности с вероятной  степенью достоверности и надежности. В организации целесообразно  разработать специальный бланк  с перечнем основных вопросов. Следует  помнить, что есть вопросы, которые  законом запрещено задавать работнику. Так, статьей 64 ТК РФ установлено, что  запрещается необоснованный отказ  в заключение трудового договора. Какое бы то ни было прямое или косвенное  ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ  при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета  кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места жительства (в том  числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных  федеральным законом. Запрещается  отказывать в заключение трудового  договора женщинам по мотивам, связанным  с беременностью или наличием детей. ⁵

Следовательно, работники  кадровых служб должны избегать некорректных вопросов, связанных с дискриминирующими  признаками. Можно при собеседовании  уточнить, сколько мест работы сменил работник; продолжительность работы в том или ином месте; наименование должности, занимаемой ранее; размер предыдущей заработной платы и т.п.

Анкетирование представляет собой использование анкеты, в  которой выделен перечень вопросов, на которые соискатель отвечает в  письменной форме. Наиболее важные моменты, на которые кадровые работники обычно ищут ответы: адрес, профилирующая дисциплина в вузе, техникуме, цель поступления на работу; время пребывания на предыдущих местах работы, должности; оконченные учебные заведения; ограничения по здоровью; военная служба; присвоенные звания и т.п. В анкетах также следует избегать вопросов о национальности, происхождении, социальном и имущественном положении. Вопросы должны быть направлены на выявление деловых качеств будущего работника. Нежелательно, чтобы соискатель остался убежденным, что его деловые качества полностью соответствуют требуемым, а отказали ему потому, что имущественное положение, например, отсутствие собственной квартиры, низкая заработная плата по предыдущему месту работы стали причиной отказа в заключение трудового договора.

Согласно частям 5 и 6 статьи 64 ТК РФ работодатель обязан сообщить причину отказа в заключение трудового  договора в письменной форме. При  этом отказ может быть обжалован  в судебном порядке, и не исключено, что предметом судебного исследования и изучения как раз и будет  анкета, и вполне допустимо, что представителю  работодателя в суде придется объяснять, с какой целью задавались те или  иные вопросы.

Согласно п. 11 статьи 81 Трудового  кодекса РФ трудовой договор, может  быть, расторгнут работодателем в  случаях представления работником подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового  договора. Поэтому целесообразно  предусмотреть в анкете отметку  работника напротив оговорки: "Подтверждаю  верность информации, изложенной выше" или: "Мне известно, что представление  заведомо ложных сведений впоследствии может служить основанием для  расторжения трудового договора". Однако здесь следует учитывать  временной разрыв между заполнением  соискателем анкеты и непосредственным заключением трудового договора. ⁶

И, наконец, коснемся тестирования, которое также может стать  источником сведений о будущем работнике. В зависимости от назначения различают  обычно следующие виды тестов, используемых при заключении трудового договора: на проверку достигнутого уровня (знаний или навыков), на способности к  обучению, на интересы, характерологические  тесты. Тест может иметь двойное  применение: для отбора претендентов, имеющих наибольшие шансы на успех, и отсева претендентов. В большинстве  случаев тесты являются более  надежными и достоверными в предсказании негативных результатов. Поэтому в  современной практике управления они  используются как инструмент первоначального  отсева и ограничения круга претендентов, тогда как окончательный выбор  производится с использованием менее  формальных методов.

Возложив на работодателя обязанности, связанные с получением и обработкой персональных данных, законодатели в соответствии со статьей 89 Трудового кодекса РФ предоставили работнику в целях обеспечения  зашиты, своих персональных данных, хранящихся у работодателя, право  на:

а) полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;

б) свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая  право на получение копий любой  записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

в) определение своих представителей для зашиты своих персональных данных;

г) доступ к относящимся  к ним медицинским данным с  помощью медицинского специалиста  по его выбору;

д) требование об исключении или исправлении неверных или  неполных персональных данных, а также  данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса РФ. При отказе работодателя исключить  или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

е) требование об извещении  работодателем всех лиц, которым  ранее были сообщены неверные или  неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них  исключениях, исправлениях или дополнениях;

ж) обжалование в суд  любых неправомерных действий или  бездействия работодателя при обработке  и защите иго персональных данных.

Фактически соблюдение всех вышеизложенных требований должны обеспечивать совместными усилиями кадровая служба, юридическая служба, а если в организации  ведется автоматизированный учет кадров, то необходимо привлечение еще и  специалистов по защите информации.

Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении, месте прописки или проживания и т.п. Анкета заполняется работником самостоятельно при оформлении приема на работу.

При заполнении анкеты работник должен заполнять все ее графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений или  зачеркивания, прочерков, помарок, в  строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах. Отрицательные ответы в  графах анкеты записываются без повторения вопроса (например, "дети" - "не имею").

При заполнении графы "Образование" следует применять следующие  формулировки: "высшее", "неполное высшее", "среднее специальное", "неполное среднее", в зависимости  от того, какой документ имеется  у работника.

В графе "Ближайшие родственники" перечисляются все члены семьи  работника с указанием степени  родства (отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родные брат и сестра), далее перечисляются  близкие родственники, проживающие  совместно с работником. Указываются  фамилия, имя, отчество и дата рождения каждого члена семьи.⁷

В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются сведения о работе в строгом  соответствии с записями в трудовой книжке. В трудовую деятельность не включается время учебы в общеобразовательных  школах, профессионально-технических  и других приравненных к ним учебных  заведениях. Все записи производятся в хронологическом порядке.

При заполнении анкеты используются следующие документы:

· паспорт;

· трудовая книжка;

· военный билет;

· документы об образовании;

· документы о присвоении ученой степени, ученого звания.

Анкета подписывается  лицом, принимаемым на работу, и сотрудником  отдела кадров после сверки сведений, занесенных в анкету, с соответствующими документами и заверяется печатью.

Автобиография - документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого работника. Автобиография составляется в произвольной форме, без помарок и исправлений.

Основные моменты, которые  должны быть освещены в автобиографии:

· фамилия, имя, отчество;

· число, месяц и год  рождения;

· полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях, по какой специальности);

· время начала трудовой деятельности;

· причины перехода на другое место работы;

· отношение к воинской обязанности, воинское звание;

· наличие правительственных  наград, поощрений;

· сведения о семейном положении  и близких родственниках;

· дата составления автобиографии  и личная подпись составляемого.

Автобиография, составленная при приеме на работу, не подлежит корректировке. При необходимости внесения изменений  или дополнений, они фиксируются  на отдельном листе, подписываются  работником с указанием даты и  приобщаются к первичной автобиографии. В случае больших изменений биографических данных работника от него может быть затребована обновленная автобиография, первоначальную при этом помещают в  раздел личного дела "Дополнительные материалы".⁸

Автобиография не заверяется подписями должностных лиц или  печатями.

Копии документов об образовании заверяются личными подписями сотрудниками отдела кадров после сверки их с подлинниками документов.

Дополнение к личному  делу - документ, в котором фиксируются сведения о перемещении работника по работе (дата вступления в должность и дата ухода с нее), с указанием причины перемещения ("Назначен с понижением в аттестационном порядке").

Дополнение к личному  делу составляется работником кадрового  отдела и не нуждается в заверении  подписью либо печатью.

Кадровая справка составляется работником отдела кадров на бланке принятого в организации образца, содержит в себе сведения о персональных данных работника в полном соответствии с данными анкеты и автобиографии работника. В случае обновления старая кадровая справка изымается из раздела личного дела "Анкетно-биографические и характеризующие материалы", приобщается к "Дополнительным материалам" и заменяется новой. Кадровая справка подписывается руководителем кадрового отдела.

В дальнейшем личное дело пополняется  документами, возникающими в процессе трудовой деятельности работника, к  которой относятся:

· аттестационные листы;

· копии документов об утверждении  в должности;

· другие характеризующие  и дополняющие материалы, перечисленные  в разделе I. настоящего Положения.

Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами (например, копия свидетельства  о браке).

Работник отдела кадров, ответственный  за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от принимаемого на работу работника документы, проверяет  полноту их заполнения и правильность указываемых сведений в соответствии с предъявленными документами.

Работник обязуется предоставлять  персональные данные, соответствующие  действительности.

Работник имеет право  на:

· полную информацию о своих  персональных данных и обработке  этих данных;

· свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая  право на получение копий любой  записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством  РФ;

· определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

· доступ к относящимся  к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору;

· требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

· требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

· обжалование в суд  любых неправомерных действий или  бездействия работодателя при обработке  и защите его персональных данных.

Личные дела, в которых  хранятся персональные данные работников, являются документами "Для внутреннего  пользования".

Личное дело регистрируется, о чем вносится запись в "Журнал учета личных дел". Журнал содержит следующие графы:

· порядковый номер личного  дела;

· фамилия, имя, отчество сотрудника;

· дата постановки дела на учет;

· дата снятия дела с учета.

В кадровом отделе хранятся личные дела работников, работающих в  настоящее время. Для этого используются специально оборудованные шкафы  или сейфы, которые запираются и  опечатываются. Личные дела располагаются  в порядке согласно их номерам  либо в алфавитном порядке.