Защита персональных данных работника

Конституция РФ устанавливает, что в Российской Федерации признаются и гарантируются права и свободы  человека и гражданина согласно общепризнанным принципам и нормам международного права и в соответствии с настоящей  Конституцией (ст. 17). Основные права  и свободы человека не отчуждаются  и принадлежат каждому от рождения (ч. 2 той же статьи).

Согласно ст. 24 Конституции  РФ сбор, хранение, использование и  распространение информации о частной  жизни лица без его согласия не допускается.

Осуществление прав и свобод человека и гражданина не должно нарушать права и свободы других лиц (ч. 3 той же статьи).

Основным действующим  актом, регулирующим отношения, в определенной мере связанные с персональными  данными работника и их защитой, служит Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации".²¹

Статья 85 ТК формулирует два  основных понятия:

1) персональные данные  работника;

2) обработка персональных  данных работника.

Персональные данные работника  содержат ряд признаков, отличающих их от иных сведений о работнике (гражданине, человеке). В них сосредоточена  информация, необходимая именно работодателю и именно в связи с трудовым отношением с конкретным работником.

Персональные данные работника, в первую очередь связанные с  его трудовой деятельностью, служат основанием для определения его  трудо-правового статуса, его положения  как стороны трудового договора с данным работодателем.

Сведения о личности работника, его трудовом пути, семейном положении  имеют сугубо персональный характер, относятся только к нему, его жизни  и деятельности.

Придавая правовой характер указанным сведениям, ТК формулирует  понятие персональных данных работника (ч. 1 ст. 85) и понятие обработки  этих данных (ч. 2 той же статьи).

Обработка персональных данных работника включает производимые работодателем в лице полномочных  его представителей (как правило, сотрудников кадровой службы) операции (действия) по: а) получению, б) хранению, в) комбинированию, г) передаче персональных данных работника или иному их использованию.

 В Конвенции о защите  частных лиц в отношении автоматизированной  обработки данных личного характера  1981 г. (в ней участвуют государства-члены  Совета Европы) в понятие "данные  личного характера" включается  любая информация, относящаяся к  физическому лицу, либо идентифицированному,  либо которое может быть идентифицировано (ст. 2).

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации"²² под информацией о гражданах (персональные данные) понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность.

В соответствии с Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188 (СЗ РФ. 1997. N 10. Ст. 1127) сведения о персональных данных, позволяющих идентифицировать личность гражданина, носят конфиденциальный характер.²³

Согласно ст.85 Кодекса персональными данными работника признается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Правда, неясно, будут ли включаться в эту информацию сведения о родственниках работника - родителях, супруге, детях, которые предусматривались ранее в анкетных данных, каковы сроки получения указанной информации, поскольку исходя из приведенного выше определения понятия "работника" такая информация может быть получена только после заключения трудового договора, а перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора, определен ст.65 Кодекса и включает паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы военного учета; документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний или специальной подготовки, а также иные документы в случаях, предусмотренных законодательством.

В ст.86 Кодекса определяются общие требования при обработке персональных данных работника (под обработкой в данном случае понимается получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника) и гарантии их защиты.

Статья 86 ТК направлена на то, чтобы персональные данные использовались, прежде всего, в интересах работника: для определения его правового  положения по отношению к работодателю, объема и содержания прав и обязанностей работника, вытекающих из трудового договора, и соответственно встречных прав и обязанностей работодателя.²⁴

Персональные данные работника  призваны дать обоснование правомерности  заключения и реализации трудового  договора, его прекращения, представление  об условиях его труда, полагающихся ему гарантиях, компенсациях и льготах.

Среди документов и материалов, содержащих информацию, необходимую  работодателю в связи с трудовыми  отношениями, основное место занимают:

1) документы, предъявляемые  при заключении трудового договора (см. ст. 65 ТК);

2) документы о составе  семьи работника, необходимые  для предоставления ему гарантий, связанных с выполнением семейных  обязанностей;

3) документы о состоянии  здоровья работника, если в  соответствии с законодательством  он должен пройти предварительный  и периодические медицинские  осмотры;

4) документы, подтверждающие  право на дополнительные гарантии  и компенсации по определенным  основаниям, предусмотренным законодательством  (об инвалидности, донорстве, нахождении  в зоне воздействия радиации  в связи с аварией на Чернобыльской  АЭС и др.);

5) документ о беременности  работницы и возрасте детей  для предоставления матери установленных  законом условий труда, гарантий  и компенсаций.²⁵

Среди персональных данных работника  должны быть трудовой договор, приказ (распоряжение) о приеме на работу, приказы (распоряжения) об изменении условий трудового договора, его прекращении, а также приказы (распоряжения) о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, примененных к работнику. В период действия трудового договора среди персональных данных работника должна находиться его трудовая книжка.

Сведения о личности человека, его личной жизни нередко связаны  с его достоинством, авторитетом  в коллективе, в обществе, могут  послужить основанием прекращения  трудовых соглашений (см. п. 8 ст. 81 ТК). Работодатель, его представителя и, располагая подобными сведениями, должны иметь  в виду, что достоинство личности охраняется государством. Ничто не может быть основанием для его  умаления (ч. 1 ст. 21 Конституции РФ).

Каждый имеет право  на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей  чести и достоинства (ч. 1 ст. 23 Конституции  РФ).

Конституционные права граждан  на сохранение личной тайны и конфиденциальности персональных данных, имеющихся в  информационных системах, защищаются Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ//СЗ РФ. 1995. N 8. Ст. 609.

Пункт 1 ст. 11 Федерального закона от 20 февраля 1995 г. запрещает  сбор, хранение, использование и  распространение информации, нарушающей личную тайну, связанную с личностью  гражданина и его жизнью.²⁶

Некоторые данные о работнике  носят конфиденциальный характер. На работодателе лежит обязанность  сохранять эту конфиденциальность.

Нарушение режима защиты, обработки  и порядка использования информации о гражданах юридическими и физическими  лицами, владеющими в соответствии со своими полномочиями такой информацией, влечет ответственность в соответствии с законодательством РФ (см. п. 3 ст. 11 Федерального закона от 20 февраля 1995 г.; ст. 90 ТК).

Работники вправе знакомиться  со всеми своими персональными данными, имеющимися у работодателя, который  обязан обеспечить им эту возможность.

Ст. 86 ТК определяет общие  требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты, которые обязаны соблюдать работодатель и его представители в целях  обеспечения прав и свобод человека и гражданина.

В ст. 86 ТК (п. 1) сформулированы цели, для осуществления которых  возможна обработка персональных данных. Таковыми названы: обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействие работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой  работы и обеспечение сохранности  имущества. Следовательно, в иных целях  обработка указанных данных не допускается.

Исходя из названных целей  ст. 86 ТК (п. 2) гласит, что при определении  объема и содержания, обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, настоящим Кодексом и иными  федеральными законами; о конституционных  положениях и международных стандартах см. комментарий к ст. 85 ТК.

При определении объема и  содержания, обрабатываемых персональных данных работника следует руководствоваться, прежде всего, ст. 65 ТК, в которой  названы документы, предъявляемые  работодателю при заключении трудового  договора лицом, поступающим на работу.

К иным федеральным законам, о которых сказано в ст. 86 ТК, относится, например, Федеральный закон  от 31 июля 1995 г. "Об основах государственной  службы Российской Федерации", где  названы документы, представляемые гражданином при поступлении  на государственную службу (ст. 21) и  порядок ведения личных дел государственных служащих (ст. 8).²⁷, Указы Президента РФ от 15 мая 1997 г. и от 1 июня 1998 г. N 641 с изменениями, внесенными Указом Президента РФ от 31 мая 1999 г. N 680.²⁸

Статья 86 ТК устанавливает  общий порядок получения персональных данных непосредственно от самого работника; запрещает, как правило, получение  и обработку персональных данных работника о его убеждениях (политических, религиозных и иных) и частной  жизни, о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной  деятельности.

В равной мере ст. 86 ТК запрещает работодателю при принятии решений, затрагивающих интересы работника, основываться на его персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или  от электронных носителей информации.

Наконец, указанная статья предусматривает обязанность работодателя обеспечить защиту персональных данных от их неправомерного использования  или утраты и устанавливает, что  работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.

Персональные данные работника  работодатель получает непосредственно  от работника. Работодатель вправе получать персональные данные работника от третьих  лиц только при наличии письменного  согласия работника.

При поступлении на работу работник заполняет анкету, в которой  указывает следующие сведения о  себе:

- пол; 

- дату рождения;

- семейное положение; 

- отношение к воинской  обязанности; 

- место жительства и  домашний телефон; 

- образование, специальность; 

- предыдущее (-ие) место (-а)  работы;

- заболевания, затрудняющие  выполнение работником трудовых  функций; 

- иные сведения, с которыми  работник считает нужным ознакомить  работодателя.

В анкету вклеивается фотография работника.

Работодатель не вправе требовать  от работника предоставления информации о политических и религиозных  убеждениях и о частной жизни  работника. Работник предоставляет  работодателю достоверные сведения о себе.

Работодатель проверяет  достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами.

При изменении персональных данных работник письменно уведомляет работодателя о таких изменениях в разумный срок, не превышающий 14 дней.

По мере необходимости  работодатель истребует у работника  дополнительные сведения. Работник представляет необходимые сведения и в случае необходимости предъявляет документы, подтверждающие достоверность этих сведений.

Анкета работника хранится в личном деле работника (далее - личное дело). В личном деле также хранится вся информация, относящаяся к  персональным данным работника. Ведение  личных дел возложено на отдел  кадров, ответственный за ведение  личных дел - начальник отдела кадров.

§ 2. Хранение, использование и передача персональных данных работника

 

Статья 87 ТК гласит, что порядок  хранения и использования персональных данных работников в организации  устанавливается работодателем.

В этих целях работодатель вправе и обязан издавать необходимые  приказы и утверждать соответствующие  положения.

Представляется, что порядок  хранения и использования указанных  данных (равно как и иной конфиденциальной информации) может содержаться в  правилах внутреннего трудового  распорядка организации (ст. 189 ТК).

При установлении порядка  хранения и использования указанных  данных следует руководствоваться, прежде всего, положениями ст. 85 "Понятие персональных данных работника. Обработка персональных данных работника", 86 "Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты" Трудового Кодекса.

Вместе с тем необходимо соблюдать требования иных законов (см. Федеральный закон от 25 января 1995 г. (20 февраля 1995 г.) N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации",²⁹ а также указов Президента РФ (см., например, Указы от 31 декабря 1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" с изменениями и дополнениями³⁰ и от 6 марта 1997 г.³¹ и других нормативных актов.