Руководство в организациях

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

контроль  и его виды 

 

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение

1. Сущность контроля

1.1 Контроль как  функция менеджмента

Выводы

2. Виды контроля

2.1 По времени  осуществления

2.2 По степени  охвата

2.3 По срокам проведения

2.4 По форме  осуществления

Выводы

3. Процесс контроля и его эффективность

3.1 Процесс контроля

3.2 Эффективность  контроля

Выводы

Заключение

Литература

 

      ВВЕДЕНИЕ 

     Хорошо  продуманные планы и организационные  структуры не всегда могут обеспечить достижение поставленных целей из-за изменения законов, технологий, условий конкуренции и других факторов внешней среды. Для того чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный механизм своевременной оценки воздействия на эти факторы. Такой механизм может быть создан на основе контроля.

     Руководители  начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда ими сформулированы цели и задачи, создана организация. Контроль очень важен для успешного функционирования организации. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится чрезвычайно сложно. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности организации.

     Представьте, что Вы как руководитель организовали деятельность своих подчиненных  и что же, в этом случае, Вам  остается сидеть и ждать результата? А вдруг у подчиненных что-то не получится? Вдруг они безответственно отнесутся к Вашему заданию, или у них возникнут непредвиденные осложнения, а Вы в это время будете спокойно сидеть, и ждать пока неприятности не свалятся на Вас? Чтобы подобного не случилось, менеджер должен контролировать и регулировать деятельность работников организации.

     Необходимость в контроле обусловлена следующими обстоятельствами:

• предупреждение возникновения кризисных ситуаций. Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. Таким образом, функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризисную ситуацию;
• поддержание успеха. Положительной стороной контроля является поддержка всего успешного в деятельности организации. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, руководители получают возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным условиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.

     Контроль  – это функция управленческой деятельности. Одной из задач управленческой деятельности является количественная и качественная оценка и учёт результатов работы организации. Для этого руководитель сопоставляет плановые и фактические показатели и выявляет их совпадение или несовпадение. При несовпадении он вынужден реагировать и регулировать деятельность подчиненных. Это приводит к необходимости проверки разнообразных параметров деятельности организации и, следовательно, появлению разных видов контроля. Мы различаем контроль по времени осуществления, степени охвата, срокам проведения и форме осуществления.

     С другой стороны, реализация контрольной  функции в управлении всегда растянута во времени и, следовательно, мы вправе говорить о процессе контроля, который основан на целях контроля и состоит из четырех этапов: установление целей контроля, проведение наблюдений и измерений, сравнение со стандартами и коррекция деятельности.

     Для успешной управленческой деятельности необходим эффективный контроль, и он становится эффективным только при наличии следующих характеристик: действенность, гибкость, систематичность, комплексность, экономичность, гласность, своевременность и понятность. 

 

1. СУЩНОСТЬ КОНТРОЛЯ 

     Контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых не всегда правильно понимается людьми. Слово “контроль”, как и слово “власть”, вызывает чаще всего отрицательные эмоции, т.к. воспринимается, прежде всего, как ограничение или принуждение. И, действительно, с помощью контроля устанавливаются ограничения, благодаря которым исключается возможность действий, наносящих вред организации. Однако, это лишь один из аспектов контроля.

     В процессе управления страной, отраслью, регионом, предприятием или организацией возникает множество не предусмотренных  системой управления ситуаций и неопределённостей. Для устранения всех отклонений от намеченных целей, а также для  достижения планируемых показателей  реализуется функция контроля. Возникает  потребность в осуществлении  контроля.

     Контроль  – это часть управленческой деятельности, т.е. функция менеджера, заключающаяся  в оценке соответствия и обнаружении  несоответствия требованиям путем наблюдения и заключения, на основании соответствующих измерений, испытаний или проверок. Несоответствия обнаруживаются для коррекции.

     Следует иметь в виду, что любой руководитель, независимо от ранга, должен рассматривать  контроль как неотъемлемую часть  своих должностных обязанностей. Функции планирования, организации, мотивации нельзя осуществлять в отрыве от функции контроля. Все они являются неотъемлемой частью общей системы управления, ведущей организацию к получению результата деятельности. Деятельность организации должна обеспечить получение требуемого результата, она всегда протекает как управляемый процесс. Отсюда следует необходимость осуществления предварительного, а также заключительного видов контроля.

     В самом общем виде контроль можно  рассматривать как процесс измерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов по отношению к запланированным.

     При этом возможны два варианта:

1. совпадение фактически достигнутых результатов с запланированными, требуемыми;
2. несовпадение фактически достигнутых результатов с запланированными.

     В первом случае – всё замечательно, работа соответствует плану или  иным требованиям к ее осуществлению. Во втором – требуется принятие решения о необходимости коррекции.

     Иногда  контроль называют обратной связью.

     Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании  этой информации принимают новые  решения и осуществляют воздействия.

     Под обратной связью подразумевают передачу данных о полученных результатах.

     Пример: простейшим примером обратной связи  является отчёт подчинённого руководителю о своей работе. Руководитель выявляет ошибки и просчеты подчиненного и корректирует его действия для исправления негативной ситуации. Система обратной связи позволяет руководителю выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения в работе организации от наиболее эффективного пути ее движения к поставленным целям.

     Все системы обратной связи включают одни и те же основные элементы и работают на одних принципах. Эти системы, во-первых, имеют цели; во-вторых, используют внешние ресурсы; в-третьих, преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования; в-четвертых, следят за значительными отклонениями от намеченных целей; в-пятых, корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.

     Некоторые организации создали целые системы  контроля, задачей которых является обеспечение достижения плановых показателей  в деятельности. То есть, система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определёнными первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации.

     Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании  этой информации принимают новые  решения и осуществляют новые воздействия. Внутри организации контролю подвергаются проходящие в ней процессы и отдельные элементы системы. Например, предметом контроля производства является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ. Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролируют ее доходы и расходы, сравнивают величину фактически полученной прибыли с ожидаемой. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины, на какие работы нужен дополнительный персонал, довольны ли сотрудники своим положением в фирме. Таким образом, субъектами контроля в организациях являются менеджеры, однако субъектами контроля могут выступать и государственные органы. 

     

1. Контроль как функция менеджмента

 

     На  деятельность организации оказывают  влияние многочисленные факторы  внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть с достаточной  степенью вероятности не всегда удается. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды и организация должна к ним адаптироваться. У руководства появляется возможность обнаружить собственные ошибки и ошибки персонала, а также определить, достигнуты ли поставленные цели благодаря выполнению функции менеджмента - функции контроля.

     Функцию контроля выполняет каждый руководитель – она является неотъемлемой частью его должностных обязанностей.

     Выполнение менеджерами  функции контроля начинается одновременно с выполнением функции планирования в процессе выработки целей и задач организации. Контроль является неотъемлемой частью процесса управления в любой организации.

     В функцию контроля входят: сбор, обработка  и анализ информации о фактических  результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение  их с плановыми показателями, выявление  отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых  для достижения намеченных целей. В  связи с этим контроль рассматривается  не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций  развития. Наличие отклонений в одном  из звеньев может потребовать  принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.

     Важной  функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы  отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам  хозяйственной деятельности фирмы  в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление  функции контроля опирается в  первую очередь на организацию системы  учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

     Так же, один из важных аспектов контроля состоит  в том, чтобы определить, какие  именно направления деятельности организации  наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность, достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды.

     Среди многочисленных факторов внутренней среды особенно отличается высокой степенью неопределенности такой фактор, как люди, работающие в организации. Их нельзя запрограммировать  на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Познать механизм поведения  людей в процессе трудовой деятельности не всегда удается полностью.

     Ещё труднее прогнозировать ответную реакцию людей на введение новых инструкций и команд, возложение дополнительных прав и обязанностей в связи с изменениями в организационной структуре управления.

     Ярким примером необходимости  контроля могут служить бесчисленные банкротства мелких фирм, причиной которых, как правило, является не понимание предпринимателями важности выполнения функции контроля.