Руководство в организациях

     В малых фирмах отношения строятся, в основном, на доверии друг к  другу и механизмы контроля за ходом работ отсутствуют, поэтому  допускаемые ошибки, накладываясь и нарастая, в большинстве случаев приводят к серьезным финансовым потерям. Предупреждение возникновения кризисных ситуаций является одной из основных целей контроля. 

 

      ВЫВОДЫ 

     Итак, контроль – это часть управленческой деятельности, то есть функция менеджера, задачей которой является количественная и качественная оценка и учёт результатов работы организации.

     Контроль  выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

     Контроль  обеспечивает правильную оценку реальной ситуации и тем самым создаёт  предпосылки для внесения корректив  в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы.

     Использование механизмов контроля позволяет обнаружить ошибки и проблемы, возникающие в  процессе выполнения работ и соответственно скорректировать деятельность организации  до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

     Контроль  помогает также определить, сопоставляя  реально достигнутые результаты с запланированными какие именно из применяемых способов достижения целей, оказались наиболее эффективными и какие – неудачными, в каких областях им следует расширяться, а в каких следует свернуть свою деятельность.

     С помощью контроля менеджер может  своевременно отреагировать на изменение  в поведении людей в процессе их работы. 

 

      2. ВИДЫ КОНТРОЛЯ 

     В практике управления используются различные  виды контроля. В основном их можно разбить на четыре группы:

• по времени осуществления;
• по степени охвата;
• по срокам проведения;
• по форме осуществления.

 

     2.1 По времени осуществления 

     Рассмотрим  первую группу, к которой относятся  виды контроля, различаемые по времени осуществления. В неё входят:

• предварительный контроль;
• текущий контроль;
• заключительный контроль.

     Предварительный контроль - осуществляется в области человеческих ресурсов. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования  или стаж работы в данной области  и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемыми.

     Очевидно, что сделать  высокооплачиваемую продукцию из плохого  сырья невозможно. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать их дефицита.

     Важнейшим методом  предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который одновременно выполняет и функцию планирования.

     Бюджет  является механизмом предварительного контроля и в том смысле, что дает уверенность руководителям: когда организации нужны будут наличные средства, то эти средства у нее будут. Бюджет устанавливает предельные значения затрат и не позволяет тем самым какому-либо от делу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

     Предварительный контроль осуществляется до начала фактических  работ по всем видам ресурсов. Основным средством предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

     Текущий контроль - осуществляется непосредственно  в ходе проведения работ. Его цель - выявить и своевременно пресечь нарушения и отклонения. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

     Обратная  связь - это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи  является сообщение начальника подчиненным  о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют  руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

     Заключительный  контроль - осуществляется после того, как работа выполнена. Хотя это слишком  поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Во-первых, дает руководителю информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем; во-вторых, за счет оценки качества выполненной работы способствует совершенствованию мотивации эффективности деятельности персонала.

     В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как  работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее  периода времени, фактически полученные результата сравниваются с требуемыми. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

     Если  руководство организации связывает  мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. «Измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо «для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением». 

 

2.2 По степени охвата 

     Во  второй группе – по степени охвата наблюдаемых явлений и процессов контроль делится на:

• общий (полный, сплошной);
• выборочный.

     Общий контроль - предполагает сплошное изучение производственно-хозяйственной деятельности, социально-экономического процесса.

     Выборочный  контроль - получил наиболее широкое развитие в проверке соблюдения технологических процессов, прежде всего в изготовлении крупных партий деталей, массовом производстве. При его организации активно используются методы статистического контроля качества. Суть данного метода заключается в том, что проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы продукции, а выводы делаются по всей партии. 

     2.3 По срокам проведения 

     В третьей группе, выделяющейся по установлению рациональных сроков проведения, различают следующие виды контроля:

• систематический;
• периодический;
• разовый.

     Систематический контроль - организуется в отношении наиболее важных, ответственных объектов производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Он проводится в заранее установленном режиме. При этом сроки проверок прямо зависят от степени важности процесса.

     В обычной, повседневной производственно-хозяйственной  деятельности используются преимущественно периодические формы контроля: проверка хода выпуска продукции, наличие материалов на складе, выход рабочих на работу. К этой же группе относится статистическая отчетность.

     Особое  место в управлении принадлежит  разовому контролю. Он, как правило, проводится специализированными функциональными  органами и направлен на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта  или всей производственно-хозяйственной  деятельности. 

     2.4 По форме осуществления 

     Четвёртой, заключительной группой является группа контроля, отличающаяся по форме осуществления. В ней выделяют следующие виды контроля:

• финансовый контроль;
• административный контроль;
• технический контроль.

     Финансовый  контроль проводится путем получения  от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она ложится в основу сравнения фактических показателей с планируемыми. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности , а также по фирме в целом.

     Административный  контроль осуществляется за соответствием  хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете: производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке – как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. В то же время административный контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием.

     Технический контроль используется для проверки производственных параметров. Он необходим  для своевременного устранения технических  неполадок, проверки состояния оборудования. 

 

      ВЫВОДЫ 

     Мы  рассмотрели различные виды контроля. Все они делятся на четыре группы: по времени осуществления, по степени охвата, по срокам проведения, по форме осуществления.

     В свою очередь каждая группа делиться на подгруппы.

     1. По времени осуществления: предварительный, текущий, заключительный.

     Предварительный контроль осуществляется до начала фактических  работ по всем видам ресурсов. Основным средством предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

     Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Помогает выявить и своевременно пресечь нарушения и отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

     Заключительный  контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Дает руководителю информацию для планирования в будущем; способствует мотивации деятельности персонала.

1. По степени охвата: общий (полный, сплошной), выборочный.
2. По срокам проведения: систематический, периодический, разовый.

     Систематический контроль проводится в заранее установленном  режиме. При этом сроки проверок прямо зависят от степени важности процесса.

     Периодический контроль используются в обычной, повседневной производственно-хозяйственной деятельности, проверка хода выпуска продукции, наличие материалов на складе, выход рабочих на работу.