Социально-защитная функция государства и ее реализация

- стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т.д.;

- получение, обработка входящей и исходящей почты;

- ведение телефонных разговоров, организация приемов;

- ведение дневника руководителя, организация его встреч;

- организация деловых поездок руководителя;

- регистрация деловой корреспонденции, ведение дел;

- организация и участие в работе совещаний;

- информационное обеспечение;

- оформление банковских счетов;

- организация общих собраний и мероприятий общего характера.

6) взаимодействие с исполнителями. Секретарь взаимодействует с непосредственным руководителем, выполняя его поручения.

Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных звонков и посетителей.

Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать потребность в планировании времени. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день.

Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить посетителю время посещения. Одна из главных задач секретаря - быть чутким посредником между руководителями и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т. п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя.

7) обслуживание рабочего места – заключается в поддержании порядка и чистоты на рабочем месте, а также используемого оборудования в рабочем состоянии.

8) режим труда и отдыха. Секретарь работает по графику – 5/2. Рабочий день длится с 9.00 до 18.00. Перерыв на обед с 12.00 до 13.00.

9) сведения о работающих: отсутствуют.

10) система материального стимулирования – оклад – 20000 руб./мес.

11) нормы труда – не установлены. Работа разноплановая.

Предложения по совершенствованию организации рабочего места секретаря:

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность свободно вставать и свободно вытянуть ноги. Для организации отдыха стоит создать зону для перерывов на кофе, наподобие барной стойки. Их важно проводить стоя, что позволит не только быстро обменяться оперативной информацией, но и размяться. Отдельная кухня-столовая менее эффективно использует пространство, но может значительно сэкономить время – сотрудникам нет необходимости выходить на обед за пределы офиса.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с учетом максимальной эффективности. Они должны быть доступны для подхода и кратковременного пользования, и быть под постоянным наблюдением секретаря. Пользоваться оргтехникой другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к поломке аппаратуры, а также к размножению посторонней информации.

Важным элементом организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т. п. Необходимо постоянно следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.

При работе необходимо соблюдать правила внутреннего распорядка, техники безопасности и электробезопастности.

Еще один важнейший фактор, от которого зависят работоспособность и здоровье человека, - это освещение. Свет регулирует все функции человеческого организма и влияет на психологическое состояние и настроение, обмен веществ, гормональный фон и умственную активность. К сожалению, далеко не всегда в офисе этому фактору уделяется должное внимание.

Самым здоровым светом остается естественный дневной. Чтобы его использовать, глубина офисных помещений не должна превышать 6 м. Кроме того, хорошим решением здесь будут стеклянные перегородки, обеспечивающие зрительную и звуковую изоляцию, но в то же время, не препятствующие проникновению естественного света. Это позволяет максимально эффективно использовать естественное освещение, хотя между этим помещением и окнами располагается еще и рабочая зона.

Оптимальным вариантом искусственного освещения является комбинированная система, сочетающая в себе прямой и рассеянный свет. Причем, обычным лампам "дневного света" (вредное влияние их мерцания с частотой 50 Гц давно известно) стоит предпочесть галогенные. Их свет более естественен и гораздо меньше утомляет глаза и нервную систему.

Неправильное положение рук при печатании на клавиатуре приводит к хроническим растяжениям кисти. Важно не столько отодвинуть клавиатуру от края стола и опереть кисти о специальную площадку, сколько держать локти параллельно поверхности стола и под прямым углом к плечу. Клавиатура должна располагаться в 10-15 см (в зависимости от длины локтя) от края стола. В этом случае нагрузка приходится не на кисть, в которой вены и сухожилия находятся близко к поверхности кожи, а на более "мясистую" часть локтя. Глубина стола позволяет полностью положить локти на стол, отодвинув клавиатуру к монитору. Рабочая площадь для работы с компьютером должна соответствовать стандартам ANSI на ширину и глубину рабочих поверхностей.

Монитор, как правило, располагается чрезмерно близко. Существует несколько научных теорий, по-разному определяющих значимые факторы и оптимальные расстояния от глаза до монитора. Например, рекомендуется держать монитор на расстоянии вытянутой руки. Однако, большинство ученых считает, что человек сам должен решать, насколько далеко будет стоять монитор. Именно поэтому конструкция столов должна позволять менять глубину положения монитора в широком диапазоне.

Среди столов наиболее эргономичной признана криволинейная угловая форма. За счет вогнутости большая часть их площади оказывается используемой, поскольку попадает в зону охвата руками человека, равную 35-40 см. Но если край стола закруглен слишком плавно или его поверхность Г-образной формы, то придется тянуться за бумагами. Площадь столешницы хорошего стола не может быть меньше 1 м2. Высота от пола до столешницы, как правило, должна равняться рекомендованным европейскими нормами 74 см.

Для полноценной работы секретаря также необходимы разного рода надстройки, лотки, подставки, а также прочие функциональные аксессуары. Но важно не загромождать ими стол. Лучше воспользоваться навесными полками или тумбочками на колесах, которые помогут организовать рабочее место по принципу "все под рукой", когда необходимые для ежедневной работы полки, тумбы, шкафы находятся на расстоянии вытянутой руки.

Такое расположение мебели позволяет исключить ненужные затраты энергии и направить все силы на выполнение своих обязанностей. Специальными исследованиями доказано, что благодаря соблюдению норм эргономики экономится около 30% рабочего времени и, соответственно, на столько же увеличивается производительность труда.

 

 

 

Задача 7

Определите среднюю продолжительность обработки бухгалтерского наряда, если нормативный коэффициент устойчивости составляет 1,5. В результате проведения хронометража методом отдельных отсчетов получены следующие данные о продолжительности обработки наряда бухгалтером (мин-сек):

 

Номер наряда	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Продолжительность обработки	1-39	1-19	1-12	1-05	1-20	1-09	1-23	1-28	1-15	1-32

 

Методические указания.

1. Данные хроноряда переводим из мин-сек в сек.

Номер наряда	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Продолжительность обработки	99	79	72	65	80	69	83	88	75	92

 

2. Проверяем устойчивость хроноряда, для этого максимальное время выполнения операции делим на минимальное и сравниваем получившееся значение с нормативным коэффициентом устойчивости:

99/65 = 1,523 > 1,5

Нормативный коэффициент устойчивости составляет 1,5. Исследуемый хроноряд неустойчив.

3. Исключаем из хроноряда максимальное и минимальное значение в целях его стабилизации.

Номер наряда	2	3	5	6	7	8	9	10
Продолжительность обработки	79	72	80	69	83	88	75	92

 

4. Проверяем устойчивость очищенного хроноряда.

92/69 = 1,33 < 1,5

Исследуемый хроноряд устойчив.

5. Исчисляем среднее время продолжительности операции путем вычисления средней арифметической величины очищенного хроноряда.

Средняя арифметическая = (79+72+80+69+83+88+75+92)/8 = 79,75

 

 

 

 

 

Задача 8

На основе нижеприведенных данных необходимо провести индексацию и анализ затрат рабочего времени. Данные о затратах времени работника юридического отдела организации, полученные в результате фотографии рабочего времени:

№	Затраты рабочего времени	Затраты по вариантам, мин
		9
1	Консультация при получении задания	10
2	Работа с документами	145
3	Отдых	11
4	Изучение справочных материалов	53
5	Неслужебные разговоры по телефону	12
6	Наведение порядка на рабочем месте	7
7	Обед	60
8	Ожидание необходимой информации	24
9	Работа с документами	194
10	Отлучки с рабочего места по личным надобностям	7
11	Уборка рабочего места в конце смены	6
12	Сдача обработанных документов	11

 

Норматив времени на отдых и личные надобности составляет 5% от ОВ.

Методические указания.

1.Определяем виды затрат рабочего времени и их продолжительность в табличной форме:

Вид затрат рабочего времени	Номер строки из таблицы	Продолжительность (мин)
ПЗ – подготовительно-заключительное	1,12	10+11=21
ОВ – оперативное время	2,9	145+194=339
ВВ	4	53
ОБ – уборка и т.д.	6,11	7+6=13
ОТЛ – время на отдых и личные надобности	3,10	11+7=18
ПР – потери рабочего времени по вине работника	5	12
ПА – потери рабочего времени по вине администрации	8	24
Итого		480