Бухгалтерский учет и аудит движения денежных средств предприятия (на примере магазин «Родина»)

Таким образом, в феврале 2004 года магазин «Родина» должен перечислить  в бюджет:

-   недоимку по НДС за 2003 год (по акту проверки налоговой инспекции);

-   текущий платеж по НДС за январь 2004 года.

Бухгалтеру магазина «Родина»  необходимо составить:

-   платежное поручение на погашение задолженности по НДС за 2003 год (в платежном поручении указывается основание "АП");

-   платежное поручение на перечисление текущего платежа по НДС (в платежном поручении указывается основание "ТП").

Наличные деньги, принадлежащие  организации, должны быть оприходованы в кассу. Однако в кассе деньги могут находиться только в пределах лимита, установленного банком. Деньги сверх лимита организация должна сдать в банк для зачисления на расчетный счет.  Размер лимита устанавливает банк, обслуживающий вашу организацию. Лимит согласовывается с банком и при необходимости может быть пересмотрен.

В УМП магазине № 12 «Родина» обслуживающим банком установлен лимит  хранения денежных сумм в кассе в  пределах 60 тыс. руб. Из этого порядка  есть исключения. Сверх лимита можно  хранить в кассе наличные деньги, предназначенные для выплаты  зарплаты и пособий. Но даже в этом случае срок хранения сверхлимитной  наличности - не более 3 рабочих дней (включая день получения денег  в банке).

Если вы оставите в кассе  наличные деньги свыше установленного лимита, организация может быть оштрафована.

Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей.

За это же нарушение  административный штраф может быть наложен и на руководителя организации - в размере от 4 000 до 5 000 рублей (п.15.1 КоАП РФ).

Чтобы внести наличные деньги на расчетный счет, бухгалтер должен оформить "Объявление на взнос наличными", чтобы снять деньги с расчетного счета - "Денежный чек".

Для объявления на взнос  наличными предусмотрен типовой  бланк. Его форма приведена на рис.7.

Бланк состоит из трех отрывных частей: собственно объявления на взнос  наличными, квитанции и ордера.

Объявление на взнос наличными  заполняют в одном экземпляре. Одновременно с объявлением должен быть оформлен расходный кассовый ордер, так как наличные деньги выбывают из кассы организации.

После того как деньги будут  внесены на расчетный счет, делается запись:

Дебет 51 Кредит 50

внесены наличные деньги из кассы на расчетный счет.

Работник банка должен подписать квитанцию, поставить  на ней печать и вернуть сотруднику организации, сдавшему деньги.

Эта квитанция подшивается  к расходному кассовому ордеру, которым  оформлялось выбытие денег из кассы.

Заполненный ордер со своими отметками банк передает организации  вместе с банковской выпиской.

Рис.7. Объявление на взнос  на наличными

Чтобы снимать наличные деньги с расчетного счета, магазин «Родина» получил в банке, который обслуживает  магазин, книжку с денежными чеками (чековую книжку). Денежный чек состоит  из двух частей: отрывного листа  и корешка чека.

На отрывном листе указывают  цель получения денежных средств, сумму, которая снимается с расчетного счета, а также паспортные данные лица, получающего деньги.

Денежные средства, полученные по чеку, должны расходоваться только на те цели, которые в нем указаны. Однако ответственность за нецелевое  использование денежных средств  законодательством не установлена.

Отрывной лист денежного  чека передается сотруднику банка, который  выдает наличные деньги. Корешок остается в чековой книжке и должен храниться  в организации 5 лет. Чек действителен в течение 10 дней с даты его составления. Если этот срок истек, банк чек не примет.

Наличные деньги, полученные по чеку, должны быть оприходованы в  кассе организации. Для этого  следует оформить приходный кассовый ордер.

На основании ордера делается запись:

Дебет 50 Кредит 51

поступили наличные деньги с расчетного счета в кассу  организации.

При контроле операций по расчетному счету необходимо обратить внимание на следующее:

-   соответствуют ли суммы по выпискам банка суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах;

-   имеется ли на первичных документах, приложенных к выпискам, штамп банка.

В случае, если выявлены документы  без штампа банка, необходимо провести встречную проверку в банке (либо сделать письменный запрос) с целю выявления правильности произведенной  операции;

-   правильность и полноту зачисления денежных средств, сданных в банк наличными;

-   обоснованность перечисления денежных средств акцептованными платежными поручениями через почтовые отделения связи (депонированная заработная плата, алименты и т.д.), а также доверенность указанных в перечне почтовых адресов получателей переводов;

-   правильность отражения в учете операций, связанных с конвертацией рубля;

-   правильность составления бухгалтерских проводок по операциям в банке, отражены ли эти операции в бух. учете на соответствующих счетах. Особое внимание следует обратить на то как операции, которые по бух. учету списаны (минуя счета расчетов) на затраты. производства (счета 20,23,25,26) или издержки обращения (сч.44);

-   соответствие записей, указанных в выписках банка, записям в журнале-ордере и ведомости на счете 51 и в главной книге;

-   полноту и достоверность банковских выписок и документов к ним. Полноту банковских выписок устанавливают по их постраничной нумерации и переносу остатка средств на счете. Остаток средств на конец периода в предыдущий выписке банка по счету должен равняться остатку средств на начало периода в следующей выписке.

Если в выписке будут  установлены не оговоренные исправления  и подчистки, нужно провести встречную  проверку в учреждении банка.

Проверка показала, что  учет операций по расчетному счету  ведется верно, штампы на выписках банка  и на первичных документах, приложенных  к ним, имеются. Записи в выписке банка соответствуют записям в журнале-ордере и ведомости по счету 51 “Расчетный счет”, а также записям главной книги.

На выписке банка правильно  проставлена корреспонденция счетов. Платежные поручения имеют все  необходимые реквизиты.

 

3.3. Учет денежных  средств в пути и на специальных  счетах в банках

 

Денежные средства, поступающие  в кассу магазина, подлежат сдаче  на счета в кредитных организациях. При этом денежные средства сдаются  в кассы банка  инкассаторами.

В период с момента передачи денежных средств инкассаторам сданные  денежные средства учитывают на активном синтетическом счете 57 "Переводы в пути". Основанием для принятия денежных средств на учет по счету 57 являются копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам или  другие подобные документы.

Суммы наличных денежных средств, сданных инкассаторам, списывают  в дебет счета 57 с кредита счета 50 "Касса".

С кредита счета 57 денежные средства списывают в дебет счета 51 "Расчетные счета" (согласно выписке банка) или других счетов в зависимости от их использования.

По истечению отчетного  периода бухгалтер распечатывает  следующие регистры: анализ счета 57 и оборотно-сальдовую ведомость  счета 57.  Анализ счета 57 является регистром синтетического учета, в нем видны все движения по счетам. В оборотно-сальдовой ведомости счета 57 указывается движение денежных средств в разрезе операций и, кроме того, исчисляется конечное сальдо.

Применение счета 57 "Переводы в пути" в магазине «Родина» предусматривается  при сдаче наличных денежных средств  из кассы организации на счета, открытые организации в кредитных организациях.

Наличные денежные средства, поступающие в кассу организации, подлежат сдаче на счета в кредитных  организациях. Порядок и сроки  их сдачи устанавливаются обслуживающей  кредитной организацией с учетом специфики деятельности, режима работы и места расположения организации. Наличные деньги могут быть непосредственно  сданы в кассы кредитной организации, инкассированы, а также сданы  предприятиям связи для зачисления на банковские счета.

При этом наличные денежные средства, сданные из кассы организации, но еще не зачисленные по назначению, отражаются по кредиту счета 50 "Касса" и дебету счета 57 "Переводы в пути". Основанием для принятия к учету  по счету 57 денежных средств (в том  числе при сдаче торговой выручки) являются квитанции кредитной организации, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и другие аналогичные документы. Указанные суммы, зачисленные на расчетный счет организации в кредитной организации согласно банковской выписке, отражаются записью по дебету счета 51 "Расчетные счета" и кредиту счета 57.

Сальдо по счету 57 на конец  отчетного периода показывает сумму  денежных средств в пути, не зачисленных  на этот момент по назначению.

Счет 55 "Специальные счета  в банках" предназначен для обобщения  информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах, находящихся на территории Российской Федерации и за ее пределами в  аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных  счетах, а также о движении средств  целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному  хранению.

К счету 55 "Специальные  счета в банках" могут быть открыты субсчета:

55-1 "Аккредитивы";

55-2 "Чековые книжки";

55-3 "Депозитные счета"  и др.

На субсчете 55-1 "Аккредитивы" учитывается движение средств, находящихся  в аккредитивах. Зачисление денежных средств в аккредитивы отражается по дебету счета 55 "Специальные счета  в банках" и кредиту счетов 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 66 "Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам" и других аналогичных  счетов.

Принятые на учет по счету 55 "Специальные счета в банках" средства в аккредитивах списываются  по мере использования их (согласно выпискам кредитной организации), как  правило, в дебет счета 60 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками". Неиспользованные средства в аккредитивах после восстановления кредитной  организацией на тот счет, с которого они были перечислены, отражаются по кредиту счета 55 "Специальные  счета в банках" в корреспонденции  со счетом 51 "Расчетные счета" или 52 "Валютные счета".

На субсчете 55-2 "Чековые  книжки" учитывается движение средств, находящихся в чековых книжках.

Депонирование средств при  выдаче чековых книжек отражается по дебету счета 55 "Специальные счета  в банках" и кредиту счетов 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 66 "Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам" и других аналогичных  счетов. Суммы по полученным в кредитной  организации чековым книжкам  списываются по мере оплаты выданных организацией чеков, то есть в суммах погашения кредитной организацией предъявленных ей чеков (согласно выпискам кредитной организации), с кредита  счета 55 "Специальные счета в  банках" в дебет счетов учета  расчетов (76 "Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами" и др.). Суммы по чекам, выданным, но не оплаченным кредитной организацией (не предъявленным  к оплате), остаются на счете 55 "Специальные  счета в банках"; сальдо по субсчету 55-2 "Чековые книжки" должно соответствовать  сальдо по выписке кредитной организации. Суммы по возвращенным в кредитную  организацию чекам (оставшимся неиспользованными) отражаются по кредиту счета 55 "Специальные  счета в банках" в корреспонденции  со счетом 51 "Расчетные счета" или 52 "Валютные счета".

Счет 55 «Специальные счета  в банках» в магазине № 12 «Родина» не используется.

 

3.4. Пути совершенствования  учета денежных средств

 

В ходе рассмотрения ведения  бухгалтерского учета на предприятии  нами были выявлены ряд недостатков, исходя, из которых мы вносим ряд  предложений, которые, на наш взгляд, помогут усовершенствовать бухгалтерский  учет на предприятии.

Учет проданного товара на предприятии ведется лишь в суммовом выражении. Мы предлагаем установить вместо контрольно-кассовых автоматов автоматизированную программу, которая поможет отслеживать  движение товара и в количественном виде.

Для обеспечения эффективности  бухгалтерского учета денежных средств  в магазина № 12 «Родина», законности и целесообразности финансово-хозяйственной  деятельности, а также достоверности  учетных и отчетных данных на предприятии  необходимо создать систему внутрипроизводственного  контроля. Основными задачами такого контроля являются предотвращения непроизводительных расходов и потерь, неэффективного расходования ресурсов, использования  средств не по назначению, а также  оценка эффективности работы каждого  подразделения предприятия.

Наиболее существенными  элементами организации внутрипроизводственного  контроля с учетом конкретных особенностей их деятельности, являются следующие.

Отделение функций по осуществлению  реальной коммерческой и финансово-хозяйственной  деятельности от функции по ведению  бухгалтерского учета. Один и тот  же сотрудник предприятия не должен распоряжаться материальными ценностями и денежными средствами и вести  бухгалтерский учет операции с этими  актами. Такой подход обеспечивает объективность и независимость  учета и создает основу для  действительного внутрипроизводственного  контроля.

Разделение функций по ведению бухгалтерского учета. При  распределении обязанностей между  работниками бухгалтерской службы необходимо добиваться, чтобы один сотрудник не осуществлял контроль за ведением всего участка бухгалтерского учета, выполняя одновременно с этим какую-либо одну операцию на том же участке.

Установление ответственности  каждого работника предприятия. При подборе персонала предприятия  необходимо точно определить меру ответственности  конкретных исполнителей за правильностью  приемки, хранения и отпуска материальных ценностей, за правильное оформление и  составление первичных учетных  документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском  учете. Четкое распределение ответственности  не только даст психологический эффект, ни и позволит определять результативность работы каждого сотрудника и контролировать выполнение возложенных на него обязанностей.