Постановка и автоматизация управленческого учета на предприятии

Различия в оценке активов.

В первую очередь это  касается основных средств с длительным сроком службы (например, активов советских времен), истинная стоимость которых может существенно отличаться от бухгалтерской, несмотря на переоценку.

Различия в определении  амортизационных отчислений.

 В бухгалтерском  учете амортизация рассчитывается по нормативам, установленным в учетной политике. Если эти нормативы не совпадают с реальными срока ми службы основных средств в компании, то приходится пересчитывать амортизацию, отражаемую в бухгалтерском учете, по реальным нормам для целей управленческого учета, что "частую очень трудоемко.

 Трудность учета  внутреннего перемещения средств.

 Эта проблема актуальна  для крупных холдингов, внутри  которых происходит множество перемещений основных и денежных средств, продукции и т. д. между различными дочерними структурами. Для этого в бухгалтерском учете используется счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты", но при большом количестве проводок аналитика этого счета разрастается настолько, что разобраться в ней становится очень сложно, а "очистить" от внутренних проводок управленческий учет практически невозможно, особенно если таких сделок тысячи.

Большинство описанных  проблем можно избежать, введя  определенные правила в учетную политику бухгалтерского учета. Так, кроме традиционных разрезов аналитического бухгалтерского учета (по центрам финансовой ответственности, статьям, элементам) предприятиям можно вести аналитический учет затрат в разрезе отдельных инвестиционных проектов (ИП). Для каждого ИП утверждается разрешение на расходы (текущие и капитальные), и все поступающие в бухгалтерию документы, относящиеся к данному разрешению, кодируются соответствующим образом. Затем в компьютерной программе путем запроса по конкретному утвержденному разрешению можно легко выявить все расходы, произведенные в рамках проекта. Сложнее с учетом доходов в разрезе ИП, но эта задача не решена даже в большинстве компаний, где управленческий учет ведется отдельно от бухгалтерского. Что касается установленных Налоговым кодексом норм амортизации, то они в целом удовлетворяют и ведение двойного расчета амортизационных отчислений не обязательно. Тем более что это очень трудоемко: так, например, на одном нефтедобывающем предприятии в среднем 80-100 тыс. объектов основных средств, а по номенклатуре их 20-30 тыс. видов. В таких условиях не до скрупулезной оценки корректности установленной нормы амортизации по тому или иному объекту. Проблемы пересчета амортизации некоторых видов основных средств возникают только при трансформации отчетности в соответствии с ГААП США.

Российский бухучет  регулируется ПБУ и другими нормативными актами. Что касается управленческого учета, то порядок его ведения зависит только от специфики работы предприятия. У крупной компании, состоящей из нескольких предприятий, или у средней фирмы, разделенной в целях оптимизации управления на несколько юридических лиц, неизбежно возникают проблемы консолидации управленческих данных, которые поступают из разных подразделений.

Для того чтобы избежать этих проблем, у всех юридических  лиц необходимо, во-первых, привести управленческие планы счетов в соответствие друг с другом, а во-вторых, обеспечить одинаковую структуру и содержимое аналитических справочников учета. В противном случае финансисты каждой дочерней компании будут составлять отчетность по собственным правилам и для ее консолидации придется анализировать первичные документы.

Автоматизация управленческого  учета, основанная на преобразовании данных бухгалтерских систем, не гарантирует получения достоверной информации о работе компании, так как эти данные могут быть неверными. В практике были случаи, когда в бухгалтерской учетной системе в конце месяца не сходились сальдо, и тогда бухгалтеры просто правили его, не желая разбираться в причинах нестыковки. В результате остаток на счете на конец месяца не совпадал с остатком на начало следующего месяца. Поэтому и управленческая информация, полученная путем переработки таких проводок, оказывалась неверной. Также часто встречаются ошибки, связанные с вводом неверных значений справочников аналитического учета.

Таким образом, для того чтобы получить достоверную информацию о работе компании, необходимо организовать единую базу первичных данных, которая  могла бы использоваться для составления  как бухгалтерской, так и управленческой отчетности. Первичные данные должны вводиться по единым для всей компании правилам, любое нарушение которых контролируется учетной системой.

3.2. Способы автоматизации управленческого учета

Единая учетная  система

Построение учетно-аналитической  системы на основе "тяжелой" ERP-системы типа SAPR/3, Oracle Applications, BAAN IV и др. является наиболее радикальным способом решения названных проблем. Для этого нужно не только унифицировать методику учета во всех дочерних структурах, но и перенести данные из всех используемых систем в новую систему. Расходы на внедрение полномасштабной ERP-системы довольно значительны (от миллиона долларов), поэтому, чтобы их оправдать, компании стараются использовать все ее учетные возможности.

Преимущества. При грамотном внедрении, помимо обеспечения данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета), ERP-система способствует значительному повышению эффективности работы компании, ее прозрачности, а также росту финансовой и производственной дисциплины работников. Бухгалтерская и управленческая отчетность при этом составляются на основе одной и той же первичной информации.

Недостатки. Описание бизнес-процессов и внедрение единой учетной системы занимают несколько лет. В течение этого времени учет приходится вести с помощью старых средств. Кроме того, детализация, которую обеспечивает масштабная ERP-система, зачастую оказывается ненужной - объем экономии в этом случае будет меньше, чем расходы на внедрение.

Вывод. Внедрять ERP-систему для автоматизации управленческого учета имеет смысл, только если предприятие планирует оптимизировать все бизнес-процессы. Если же стоит задача автоматизировать только учетные функции, то достаточно внедрить учетные модули ERP-систем или же использовать более гибкие и в то же время более дешевые аналитические системы.

Аналитическая система

Получать и анализировать  управленческую отчетность можно при  помощи системы на базе OLAP-технологии (OLAP - особая компьютерная технология, позволяющая анализировать данные в любых разрезах). В настоящее время на базе OLAP работают практически все аналитические системы. В этом случае информация из бухгалтерских программ и других учетных систем выгружается в аналитическую систему и на основе полученных данных по установленным правилам в ней формируются управленческие отчеты. В качестве аналитической системы могут использоваться, как тиражируемые системы (Oracle Financial Analyzer, Comshare, Prophix, Adaytum e. Planner, Hyperion Pillar, "Инталев", "Контур Корпорация. Бюджет"), так и системы, разработанные для конкретной компании.

Преимущества. При внедрении таких систем менять существующие бухгалтерские программы обычно не нужно - следует только навести в них порядок, то есть создать единые классификаторы и аналитические счета для обеспечения выгрузки сопоставимых данных.

У большинства описанных  систем есть разнообразные инструменты  для составления отчетов, что  способствует пониманию руководством тонкостей финансового управления компанией.

Внедрение таких систем обходится значительно дешевле (несколько десятков или сотен тысяч долларов США) и осуществляется быстрее (3-6 месяцев), чем внедрение ERP-систем. Кроме того, методики внедрения опробованы многими консультантами и практически не дают сбоев.

Недостатки. При разумном количестве операций OLAP-система может импортировать и анализировать первичные данные. Однако при большом числе проводок (которое в крупных компаниях может доходить до миллиона в месяц) система будет перегружена. Если же вводить в систему не первичные данные, а сформированные бухгалтерские отчеты, то неизбежно возникнут проблемы с консолидацией отчетности различных подразделений. Кроме того, бухгалтерские отчеты можно сформировать лишь по закрытии периода, поэтому вся информация будет попадать в систему с большим опозданием.

Вывод. Данный вариант автоматизации целесообразно использовать в средних компаниях и холдингах, где количество первичных данных сравнительно невелико.

3.3.Корпоративное хранилище данных и аналитическая система

Чтобы избежать проблем  с перегрузкой аналитических систем из-за большого объема первичной информации, в цепочку анализа и обработки данных можно добавить еще одно звено - корпоративное хранилище данных (далее - КХД). КХД представляет собой специально разработанное специалистами предприятия (реже купленное) программное обеспечение, которое одновременно выполняет функции фильтра первичных данных и архива. Схема работы КХД такова: первичные данные попадают в бухгалтерские и иные учетные системы, оттуда - в хранилище, а затем в обработанном и упорядоченном виде переносятся в OLAP-систему.

Преимущества. При импорте данных в хранилище дублирующая информация устраняется автоматически по заранее установленным правилам. На этом этапе контролируется большая часть несоответствий: незаполненные аналитические справочники, неправильная корреспонденция счетов, не говоря уже о более грубых нарушениях (например, ручная правка сальдо). В результате достоверность итоговой информации значительно возрастает. Кроме того, объем обработанных данных становится примерно в 10 раз меньше объема первичной информации, что позволяет разгрузить аналитическую систему.

Недостатки. Основным недостатком является необходимость создания дополнительного хранилища данных, а также невозможность получения управленческой отчетности в реальном времени. Срок запаздывания информации из-за необходимости ее экспорта в хранилище, а затем обработки и обратного импорта в отчетные системы составляет минимум сутки. Кроме того, создание хранилища вместе с покупкой аналитической системы обойдется примерно вдвое дороже, чем просто покупка и внедрение аналитической системы.

Вывод. Компаниям, для которых суточное запаздывание информации не критично (исключая банки, инвестиционные компании, компании мобильной связи и некоторые другие), а объем первичной информации велик, имеет смысл использовать корпоративные хранилища, поскольку, с одной стороны, это позволяет избежать искажений данных, а с другой - обойдется дешевле, чем внедрение ERP-системы.

Пример. Для многих компаний отчетность в режиме реального времени не дает достоверной картины. Автор убедился в этом, когда проанализировал число проводок за сутки на одном крупном предприятии. Выяснилось, что наибольшее количество введенных проводок приходилось на 10-е число и на конец месяца. Именно в эти дни вводились все исходные данные - так был устроен документооборот. Понятно, что в эти периоды суточная отчетность показала бы сильные колебания всех показателей, не имеющие никакого экономического смысла. Поэтому управленческую отчетность стоит создавать только по закрываемым периодам. В банках это сутки, в промышленных компаниях - месяц. А запаздывание системы на срок, гораздо меньший, чем продолжительность такого периода (например, сутки для промышленной компании), никакого значения не имеет.

3.4. Основные принципы выбора программного обеспечения

Разумно предположить, что  для обучения и получения первого  опыта оптимальны простые, базовые  версии программного обеспечения (далее  ПО), имеющие уже готовую настройку  для ведения управленческого  учета в части хозяйственных операций, но обладающие возможностью конфигурирования, изменения хотя бы части имеющихся настроек. Это необходимо для первоначального запуска и приобретения навыков работы с автоматизированной системой, а также развития навыков и получения первого опыта настройки ПО для решения конкретных задач. Хорошо, если для выбранного программного продукта будет существовать более сложная версия, предназначенная уже для решения реальных задач. В будущем, после освоения базового функционала, можно будет усовершенствовать свою программу, т.е. сделать "upgrade".

Для систем среднего класса (по степени комплексности решения  задач) самым важным является их подготовленность к решению поставленных задач. С учетом того, что ПО должно бороться именно с проблемами и причинами их возникновения, а следствиями, функциональность программы должна предполагать усложнение и увеличение количества решаемых задач в пределах определенной зональной области. Например, если сейчас стоит задача ведения бюджета выплат, то в будущем надо предполагать ведение бюджета движения денежных средств и управления платежеспособностью в целом.

Системы для решения  комплекса задач по информационной поддержке цикла управления, должны быть на 20-50% избыточнее по функционалу, чем требуется в момент внедрения, надежны как в эксплуатации, так и с точки зрения поставщика и внедрена. Такие системы должны позволять вести весь список хозяйственных операций в компании, включая внутрихолдинговые, составлять всю систему бюджетов и показателей (индикаторов) финансово-хозяйственной деятельности. Гибкость таких систем должна быть максимальна, так как для российских холдингов характерно частое возникновение новых бизнесов и изменения правил управленческого учета с тенденцией к их усложнению. Здесь очень важное свойство - это ведение всего спектра хозяйственных операций с получением настраиваемых форм бюджетов, включая бюджет по балансу. Полную и актуальную информацию по текущему состоянию предприятия может представить только Баланс. Причем данный отчет должен быть построен на основании управленческой информации.

Соответственно, система  без составления всех управленческих форм отчетности с выходом на управленческий баланс, не может, по определению, считаться  оптимальной для комплексной  автоматизации управленческого  учета.