Управление дебиторской задолжностью

2 Разработка  автоматизированной информационной системы для управления дебиторской задолженностью

2.1 Информационная модель системы

Основой организации  финансов предприятий является наличие финансовых ресурсов в размерах, достаточных для осуществления производственной и коммерческой деятельности. Финансовые отношения предприятий строятся на ряде общих и специфических принципов. К ним в первую очередь следует отнести принцип плановости, коммерческого расчета, принцип обеспечения финансовых резервов, принципы разграничения средств основной и инвестиционной деятельности, источников формирования оборонных средств на собственные и заемные, принцип их сохранности. Важной стороной деятельности финансов предприятий является формирование, управление и использование средств целевых денежных фондов, что и является содержанием еще одного принципа организации финансов предприятий.

Современные информационные технологии предъявляют  повышенные требования к качеству и полноте финансовой информации. Согласно актуальным исследованиям — это восемь основных требований.

1. Информация должна находиться в нужном месте. Данные находятся там, где в них возникает потребность, где непосредственным потребителям будет удобнее всего их взять;
2. Информация должна поступать в нужное время. Сбор данных выполняется настолько часто, насколько это требуется для поддержки их актуальности. Так, в целях обеспечения эффективного внутреннего контроля и аудита информация об операциях филиалов должна поступать не реже, чем один раз вдень по завершению операционного дня;
3. Информация должна поступать в нужном объеме. Собираются все необходимые данные, включая первичные. Например, в банки для учета фактического исполнения бюджета доходов и расходов или анализа клиентской базы из филиалов должна поступать информация об открытых там лицевых счетах и выполненных проводках;
4. Информация должна находиться в нужном виде. Исходные данные должны быть предварительно обработаны для удобства использования. Для этого на основе собранной первичной информации вычисляются различные сводные показатели, позволяющие представить данные в необходимых разрезах и с нужной степенью обобщения. Например, на основе данных о расходах на зарплату каждому сотруднику вычисляется значение по соответствующей статье бюджета доходов и расходов;
5. Информация должна быть сопоставима. Вся информация должна быть стандартизована в масштабах предприятия. Это подразумевает, во-первых, применение единого классификатора нормативно-справочной информации, а во-вторых, использование одинакового набора реквизитов для всех данных одного вида. Допустим, в банке ведется единый реестр видов деятельности клиентов и для каждого обслуживаемого лица устанавливается значение этого реквизита;
6. Должна существовать единая версия корпоративной правды. Все потребители данных всегда используют единую версию информации с целью избежать несогласованности действий. Например, для расчета фактических доходов и расходов, а также для анализа структуры активов и пассивов данные берутся из единого существующего на текущий момент баланса;
7. Должно идти накопление корпоративных знаний. Исторические данные обо всех аспектах деятельности должны храниться, для того, чтобы быть быстро полученными. Например, ведется кредитная история клиента, а также история движения денежных средств по его расчетным счетам;
8. Должны поддерживаться изменения в бизнесе. Необходимо иметь возможность легко изменить и расширить состав информации в процессе работы. Скажем, в связи с использованием новой методикой анализа структуры активов и пассивов может потребоваться добавить для лицевого счета дополнительный аналитический реквизит.

Для управления дебиторской  задолженностью предприятию нужна  различная информация о дебиторах  и их платежах. Как правило, такие сведения можно получить путем доработки системы бухгалтерского учета. Однако, прежде чем приступить к доработке системы, следует определить принципы учета и контроля дебиторской задолженности.

Проблемы управления дебиторской задолженностью, с которыми сталкиваются предприятия, достаточно типичны:

а) нет достоверной информации о сроках погашения обязательств компаниями-дебиторами;

б) не регламентирована работа с просроченной дебиторской задолженностью;

в) отсутствуют данные о росте затрат, связанных с увеличением размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости;

г) не проводится оценка кредитоспособности покупателей и эффективности коммерческого кредитования;

д) функции сбора денежных средств, анализа дебиторской задолженности и принятия решения о предоставлении кредита распределены между разными подразделениями. При этом не существует регламентов взаимодействия и, как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап.

Создание системы для управления дебиторской задолженностью предприятия целесообразно осуществлять в два этапа:

1 этап – разработка и апробация;

2 этап – создание системы.

Для создания системы  необходимо обучить специалистов вопросам методологии и методики, провести встречи с руководством вспомогательных  подразделений для предоставления ими своевременной и достоверной информации в полном объеме.

Задачей разрабатываемой  информационной системы является анализ дебиторской задолженности предприятия, исходя из данных бухгалтерского учета.

2.2 Разработка модели информационной системы

Для анализа дебиторской задолженности определены конкретные основные показатели, которые будут наилучшим образом отражать ее состояние.

Далее происходит сам  анализ. Результаты анализа хранятся в БД анализа и выдаются по запросу  лица принимающего решения (ЛПР).

Программа изготовлена  на платформе Microsoft Excel – что делает возможности аналитика, использующего данную программу очень обширными, так как при необходимости он может изменить все находящиеся в программе формулы, а также макросы по своему усмотрению, не говоря уже о внешнем виде программы.

Результаты анализа  необходимы, прежде всего, собственникам (акционерам), кредиторам, инвесторам, поставщикам, налоговым службам, менеджерам и руководителям предприятия для того, чтобы принимать решения по формированию и использованию капитала и доходов, а также влиять на движение денежных потоков. Анализ финансовой отчетности (бухгалтерский баланс) позволяет выявить финансовое состояние предприятия, то есть его привлекательность для работы с ним и инвестирования в него средств, и прогнозировать основные тенденции финансового состояния.

Наша задача носит  учетно-аналитический характер и  требует табличной компоновки данных с подведением итогов по различным  группам  и разделам данных, например при составлении баланса, финансовых отчетов и т.д. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы.

Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

  Функции  табличных процессоров весьма  разнообразны и включают:

1. Создание и редактирование электронных таблиц;
2. Оформление и печать электронных таблиц;
3. Создание многотабличных документов, объединенных формулами;
4. Построение диаграмм, их модификацию и решение экономических задач графическими методами;
5. Работу с электронными таблицами как с  азами данных(сортировка таблиц, выборка данных по запросам);
6. Создание итоговых и сводных таблиц;
7. Использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;
8. Решение экономических задач типа «что — если» путем подбора параметров;
9. Решение оптимизационных задач;
10. Статистическую обработку данных;
11. Создание слайд-шоу;
12. Разработку макрокоманд, настройку среды под потребности пользователя и т.д.

Табличные процессоры различаются в основном набором  выполняемых функций и удобством  интерфейса, поэтому целесообразно проанализировать лишь широко используемые программные продукты.

Перспективные направления в разработке электронных таблиц основными фирмами-разработчиками определяются по-разному.

Фирма Microsoft уделяет первостепенное внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel. В Excel многие функции разработаны более тщательно, чем в других электронных таблицах. Кроме того, возможность использования массивов в Excel обеспечивает большую гибкость при работе с таблицами.

В Microsoft Excel можно работать с четырьмя основными типами документов: электронной таблицей (в Exсel электронная таблица называется рабочим бланком), рабочей книгой, диаграммой, макротаблицей.

Рабочий бланк служит для организации и анализа данных. Одновременно на нескольких бланках данные можно вводить, править, производить с ними вычисления. В книгу можно вставить листы диаграмм для графического представления данных и модули для создания и хранения макросов, используемых при хранении специальных задач.

Хранение информации осуществляется в базе данных анализа. На основе этих данных осуществляется расчет показателей дебиторской задолженности.

Рабочая книга представляет собой электронный эквивалент папки-скоросшивателя. Книга состоит из листов, имена которых выводятся на ярлычках в нижней части экрана. В книгу можно поместить несколько различны