Бюджетирование деятельности организаций

- комплексный контроль  версий, обеспечивающий каждому  пользователю работу с правильной  версией;

- возможность связи с  другими системами при помощи  мощного механизма интеграции  данных;

- возможность постоянного  отслеживания динамики поступления  данных;

- встроенная проверка  правильности, сообщая пользователям,  соответствует ли их данные  требованиям руководства

3.3 Методологический аспект  составления бюджетов

Форма составления бюджетов произвольна и определяется потребностям людей, которые их составляют. Однако бюджет должен иметь четкую и логическую структуру. Содержащаяся в нем информация должна быть ясна и понятна: излишние данные перегрузят бюджет и затруднят  его восприятие.

Единицы, в которых составляется бюджет, могут быть как денежными, так и натуральными. При подготовке бюджета необходимо ясно сформулировать его назначение и период, для которого он составляется.

Процесс построения системы  бюджетов начинается с составления  бюджета продаж - сначала определяется цель, а потом способы ее достижения .

Данный бюджет является основой  для составления всех остальных  бюджетов. Так, на его базе составляется бюджет денежных средств, так как  он на прямую зависит от наличных поступлений за реализованную продукцию. Смета расходов предприятия также зависит от полученных доходов объемов производства. Поэтому бюджет продаж должен быть тщательно продуман и подготовлен, так как в случае его неточного составления, то все другие сметы финансовые результаты деятельности предприятия будут заведомо содержать неверную и ненадежную информацию.

Для подготовки данного бюджета  используются различные способы  оценки спроса на производимую предприятием продукцию, например, экспертные оценки специалистов отдела сбыта, статистические прогнозы на основе спроса за прошлые  сопоставимые периоды; эконометрические модели методики, на основе которых  определяются способы прогнозирования  объемов продаж. Потенциально возможный  объем продаж в организации может  определяться на основе полученных, на следующий бюджетный период заказов  или на основе прогнозов объемов продаж службы маркетинга. На базе запланированного объема продаж определяется объем и номенклатура производства. Планирование объемов производства включает определение товарного выпуска и валового выпуска.

Объем производства, и объем  валового выпуска определяются по формулам:

Объем производства =объем продаж + остатки на конец (остатки на начало)

Валовая выручка = товарный выпуск + незавершенное производство на конец (начало)

На основе плановой величины валового выпуска рассчитывается потребность  в основных материалах и трудовых затратах. Такой расчет составляется на основе норм затрат основных материалов труда на производство единицы изделия. Следующим этапом планирования является составление бюджета закупок.

Для составления бюджета  закупок необходимо дополнительно рассчитать потребность организации во вспомогательных материалах. Расчет осуществляется на основе анализа внутренней производственной статистики прошлых периодов с целью определения ставки начисления, характеризующей соотношение расхода вспомогательного материала с показателем объема деятельности или отдельной статьи прямых затрат в физическом выражении. Потребность во вспомогательных материалах для хранения, отгрузки и сбыта продукции может рассчитываться на основе калькуляции ставок начисления. В качестве базы начисления используют показатели физического объема реализации.

Затем калькулируется общая  потребность организации в материалах путем суммирования плановых величин  расхода материалов на основные и  вспомогательные цели и составляется проект бюджета закупок с учетом начального остатка запасов материалов на складе и целевого конечного остатка  запасов материалов:

Начальные запасы + закупки (потребность в материалах)= Конечные запасы

Для получения бюджета  закупок в стоимостном выражении  следует количество закупаемых материалов умножить на планируемые цены закупки. Следующим этапом является определение  себестоимости списания материалов в хозяйственную деятельность и  составление бюджета прямых материальных затрат бюджета прямых затрат.

Расчет плановой себестоимости  осуществляется на основе принятых в  организации методов списания материалов в производство: по средневзвешенной себестоимости; ЛИФО. ФИФО, по себестоимости  единицы материалов. На основе полученной величины себестоимости списания в  производство и потребности в  основных материалах калькулируются бюджетом прямых материальных затрат.

Бюджет прямых затрат составляется путем объединения бюджетов прямых материальных затрат прямых затрат труда. В данном бюджете представлены затраты труда в часах, необходимые для производства запланированного объема продукции, и планируемые расчетные расходы на оплату производственного труда. Помимо составления бюджета прямых затрат необходимо составить бюджет общепроизводственных расходов. Основными методами планирования общепроизводственных расходов являются:

- калькулирование на основе расчета плановой ставки начисления (вспомогательные материалы);

- технологическое нормирование (затраты на отопление и освещение  производственных помещений, рассчитываемые  исходя из норм освещенности  и площади производственных помещений);

- сметное планирование (например, фонд оплаты труда общепроизводственных  рабочих);

- расчетные методы (например, амортизация производственных помещений).

Бюджет прямых затрат общепроизводственных расходов формируют бюджет производственных затрат.

Составление бюджета переменных коммерческих расходов производится на основе определения плановой ставки начисления по отдельным показателям объема продаж. В качестве баз начисления обычно выбираются показатели тех сторон сбытовой деятельности, которые определяют возникновение данной статьи коммерческих расходов.

Затем составляется бюджет постоянных расходов, основой составления которого является сметное планирование в разрезе подразделений организации, контролирующих соответствующие расходы. На основе запланированных величин расходов определяется себестоимость продажи продукции, что в совокупности с рассчитанной себестоимостью производства позволяет определить конечные финансовые результаты и составить проект отчета о прибылях и убытках.

При составлении проекта  бюджета инвестиций организации  исходят из планов по обновлению парка  оборудования и возможному капитальному строительству. Расходы по подобным инвестиционным проектам определяются на основе смет с учетом реального  выполнения графика основания средств  на начало бюджетного периода. После  составления инвестиционного бюджета  организация может составить  бюджет движения денежных средств, в котором прогнозируется поступление и выбытие денежных средств. Составление этого типа бюджета является важным этапом в планировании. Разработка бюджета денежных средств или кассовой консолидированной сметы предприятия преследует одну цель - обеспечение денежными средствами для покрытия всех необходимых расходов на данном производственном предприятии. Для ее составления используются практически все ранее подготовленные сметы. Данный бюджет разрабатывается на год, квартал, месяц, неделю и может быть рассчитан даже на день. Так как существует некоторая степень неопределенности, особенно в поступлении денежных средств за реализованную продукцию, в этом бюджете допускаются некоторые пределы погрешности, поэтому бюджет подлежит частым значительным корректировкам. Тем не менее, кассовая смета, в частности, годовая или квартальная, помогает принять решение о привлечении банковских кредитов в случае нехватки денежных средств или об инвестициях в случае превышения текущих потребностей предприятия. При этом принимается во внимание следующее:

- осуществляет ли организация  торговлю или нет;

- на основе данных прошлых  периодов были ли безнадежные  долги, которые следует учитывать  в бюджете при прогнозировании  поступления выручки за проданную  продукцию;

- сроки погашения полученных  кредитов и выплата процентов  по ним;

- сроки выплаты заработной  платы;

- сроки осуществления  расчетов с поставщиками за  полученные товарно-материальные  ценности.

Следующим этапом является составление прогнозного баланса на конец бюджетного периода на основе использования информации всех предыдущих бюджетов. Прогнозный баланс отражает состояние имущества организации источников их образования на конец планируемого бюджета с учетом планируемых изменений.

На основе прогнозного  баланса составляется прогнозный отчет  об изменении финансового состояния. Таким образом, методологический аспект составления основного бюджета предприятия можно представить схематично .

 

 

 

 

 

4. Контроль за исполнением бюджетов

4.1 Общая суть вопроса

Предприятие на этапе разработки бюджета должно также создать  эффективную систему контроля за использованием бюджета. Система мероприятий, связанных с организацией внутреннего контроля, называется контролингом. Суть данного процесса заключается в постоянном мониторинге состояния бюджетного процесса. Источником информации для контролинга может служить бухгалтерская система предприятия. Однако данные в этом случае чаще всего запаздывают, поэтому организация оперативного контроля за исполнением бюджета, необходимая для принятия управленческих решений, невозможна.

В связи с этим подразделения  должны оперативно готовить информацию об исполнении бюджета и передавать ее в соответствующие службы для  свода и подготовки отчета об исполнении бюджета. В результате осуществляется контроль за исполнением бюджета, включающий сравнение фактических и плановых затрат и поступлений по статьям бюджета и подразделений.

Устанавливается порог значимости отклонений между плановыми и  фактическими показателями. При превышении этого порога необходим детальный  анализ причин неисполнения бюджета. Анализ выполнения смет можно сделать в  форме финансовых отчетов, которые  позволяют сравнить фактические  результаты с данными, представленными  в смете. Отчеты должны составляться периодически для каждой сметы. Такого рода обратная связь позволяет определить существенные отклонения фактических  данных от сметных, выявить их причины  и принять меры по устранению отклонений. Если отклонения вызваны изменившимися  со времени сопоставления сметы  условиями, то сметные данные должны быть соответствующим образом пересмотрены. Общие принципы анализа отклонений заключаются в их фиксации, проведении первичного анализа, данные которого в дальнейшем могут быть использованы для проведения факторного анализа влияния каждого отклонения на общий итог деятельности.

Бюджетирование является довольно сложным процессом, так как при этом требуется обработка большого объема информации, но его внедрение на предприятии, за частую окупается со временем. Наибольшего эффекта можно достичь, применяя специализированное программное обеспечение, которое позволит избежать рутинных операций, связанных со сбором и передачей данных, консалидацией бюджетов. Таким образом, можно представить следующие этапы контроля за использованием бюджетов на предприятии:

- подготовка информации  для свода в отчет об исполнении  бюджета;

- сравнительный анализ  фактических и плановых затрат  и поступлений по статьям бюджета  и центрам ответственности;

- установление порога  значимости отклонений между  плановыми и фактическими показателями;

- детальный анализ причин  неисполнения бюджета (в случае  превышения порога значимости);

- анализ выполнения смет;

- составление отчета об  использовании бюджета предприятия.

4.2 Виды контроля за бюджетами

Существуют несколько  видов контроля: предварительный, текущий, последовательный.

4.2.1 Предварительный контроль

является самым важным видом контроля, так как основной его целью является показать эффективность  использования ресурсов предприятия  при выборе того или иного варианта производства и реализации продукции. Данный вид контроля осуществляется на стадии планирования при анализе  представленных альтернатив. В результате проведенного анализа и оценки принимается  вариант бюджета, которые наиболее соответствует установленным критериям. Предварительный контроль должен осуществляться на каждой стадии составления основного  бюджета предприятия. Каждая смета  в отдельности должна пройти предварительный  контроль. Например, предварительный  контроль сметы трудовых затрат должен подтвердить:

- установленные нормы  использования трудовых затрат  на производство единицы продукции  каждого вида; правильность проведенных  расчетов по производству годовых  объемов продукции;

- оптимальность установленных  ставок почасовой заработной  платы с учетом качества производимой  продукции, квалификации персонала  и т.д.

В целом на стадии предварительного контроля каждая смета подвергается пересмотру и пересчету. Тщательно  проведенный предварительный контроль обеспечивает устранение всякого рода ошибок и погрешностей, как случайных, так и умышленных.

4.2.2 Текущий контроль

бюджета осуществляется в  ходе его использования путем  сопоставления плановых показателей  с фактическими учетными данными, в  процессе которого выявляются отклонения. Выявленные отклонения подвергаются анализу, выявляются причины их появления. Затем  либо эти выявленные причины устраняются, либо производится корректировка бюджета в случае существенности последних.