Делегирование полномочий в менеджменте

Глава 2. Процесс делегирования полномочий на практике

2.1. Организационная характеристика  ООО "СпецТехСервис"

ООО "СпецТехСервис" является юридическим лицом и руководствуется в своей деятельности законодательством Российской Федерации и настоящим Уставом. Общество имеет самостоятельный баланс, счета в банках любых видов, в том числе в иностранной валюте и действует на основе полного хозяйственного расчета и самофинансирования.

Целью деятельности общества является удовлетворение общественных потребностей, получение прибыли путем производственной, коммерческо-посреднической, а также другой деятельности в соответствии с действующим законодательством и Уставом ООО "СпецТехСервис" как на внутреннем, так и на внешнем рынках.

Основными видами деятельности общества является - оказание услуг по сервисному обслуживанию бытовой техники. "СпецТехСервис" самостоятельно осуществляет свою деятельность, распоряжается полученной прибылью, оставшейся в его распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей.

Согласно общепринятому делению на звенья управления, в ООО "СпецТехСервис" принято три звена руководства: высшее, среднее и низшее.

Руководители высшего звена. Их основные задачи состоят в формулировании миссии, ценностей и политики организации, основных стандартов ее деятельности, формировании структуры и системы управления, представительстве на переговорах с государственными органами и главными контрагентами. В анализируемой нами организации - это директор, заместитель директора.

Функции высших руководителей чрезвычайно сложны, разноплановы, требуют глубоких всесторонних знаний, аналитических способностей, задатков политика, дипломата, публициста и оратора. Поскольку сегодня каждый человек в отдельности таким критериям отвечать уже не в состоянии, высшее руководство реализует их в составе команды, где первое лицо является уже не "боссом", а первым среди равных. Последнее обстоятельство ослабляет борьбу за власть и тем самым облегчает смену поколений менеджеров.

Команда высшего руководства ООО "СпецТехСервис" подбирается первым руководителем, или главным администратором, занимающим свою должность на основании контракта с собственником, являющимся его доверенным лицом и несущим перед ним полную ответственность за состояние и результаты работы организации. С юридической точки зрения в обязанности первого руководителя входят: организация работы в рамках, определяемых законодательством, уставом и другими документами; распоряжение в обученных рамках имуществом и средствами без специальной доверенности; заключение и расторжение хозяйственных договоров, открытие счетов в банках; решение кадровых вопросов; стимулирование руководителей более низких уровней.

Руководители среднего звена (основных подразделений, входящих в данную организацию). Они назначаются и освобождаются от должности первым руководителем или его заместителями и несут перед ними ответственность за выполнение полученных заданий и сохранность имущества вверенных им подразделений. Через подчиненных руководителей они управляют деятельностью в подразделениях: устанавливают задания исполнителям, осуществляют текущий контроль, проводят мероприятия по совершенствованию организации и технологии производства, условий труда, соблюдению санитарных норм. В рамках компетенции им предоставлено право решать кадровые вопросы (частично самостоятельно, частично выходя с предложениями к руководству организации), поощрять и наказывать своих подчиненных. В ООО "СпецТехСервис" - это главный бухгалтер, главный инженер, зав. складом, диспетчер.

Руководители среднего звена представляют собой наиболее бюрократизированную прослойку менеджеров, число представителей которой неуклонно растет, увеличивая "этажность" управленческих структур ООО "СпецТехСервис". Считается, что данная прослойка создает "эффект одеяла" между высшим и низовым уровнями управления, тормозит внедрение новых методов работы. Отношение к представителям среднего звена управления в целом на Западе негативное и при любой возможности с ними ведется решительная борьба, иногда даже имеющая некоторые успехи. Например, за счет ликвидации целиком некоторых промежуточных управленческих структур размер этого слоя менеджеров удается сократить по численности на 30-40%.

Руководители низшего звена (кассира, кладовщика, мастера по ремонту бытовой техники, мастера по ремонту аудио-видео техники, мастера по ремонту и установки кондиционеров). Они работают непосредственно с исполнителями и несут полную ответственность за их действия. Именно на них ложится вся тяжесть повседневного управления персоналом ООО "СпецТехСервис" В их обязанности входят организация и координация подчиненных, обеспечение условий для выполнения ими качественно и в срок производственных заданий; контроль за соблюдением графика работ, рациональным использованием оборудования, материальных и иных ресурсов, производственной, технической и трудовой дисциплины, техники безопасности; содействие рационализаторству, изобретательству, внедрению передовых методов работы.

Руководители низшего звена имеют право в установленном порядке премировать подчиненных (кассира, кладовщика, мастера по ремонту бытовой техники, мастера по ремонту аудио-видео техники, мастера по ремонту и установки кондиционеров) налагать на них дисциплинарную ответственность, делать соответствующие представления руководству подразделений и организации ООО "СпецТехСервис".

Права, обязанности и ответственность руководителей всех уровней, равно как и всего персонала ООО "СпецТехСервис", закрепляются в должностных инструкциях. Наличие должностных инструкций позволяет во многом упорядочить процесс распределения полномочий и добиться более перспективной технологии управления в организации.

2.2. Делегирование полномочий на примере ООО "СпецТехСервис"

В ООО "СпецТехСервис" делегируются следующие виды полномочий:

1. решение частичных, узкоспециальных проблем, в которых исполнители разбираются заведомо лучше руководителя и прекрасно это понимают;
2. осуществление подготовительной работы (обобщение материала, формулировка первичных выводов, написание различных проектов), носящей в большинстве случаев рутинный характер, но тем не менее дающей возможность продемонстрировать свои способности;
3. присутствие на различных мероприятиях информационного характера, выступление с сообщениями, обмен опытом.

Для повышения эффективности делегирования полномочиями руководитель ООО "СпецТехСервис" ориентируется на несколько ключевых принципов, обозначенных в классических изданиях и методических руководствах по менеджменту:

1. принцип диапазона контроля;
2. принцип фиксированной ответственности;
3. принцип соответствия прав и обязанностей;
4. принцип передачи ответственности за работу на возможно более низкий уровень управления;
5. принцип отчетности по отклонениям.

Диапазон контроля. В ООО "СпецТехСервис" определено оптимальное число работников, непосредственно подчиненных одному управляющему - директору. Есть предел объема работ и число подчиненных, которыми он может эффективно управлять. Этот предел и называется диапазоном контроля. Нет способа подсчета идеального числа работников. Главными факторами, определяющими диапазон эффективного контроля, являются: способности руководителя, способности подчиненных, их мотивация, территориальное размещение, важность работы. И эти факторы эффективно применяет в своей практической деятельности директор ООО "СпецТехСервис".

Принцип фиксированной ответственности. Делегирование ответственности по полномочиям не снимает эту ответственность с лица, её передавшего. Ответственность остается фиксированной, то есть закрепленной за теми управляющими, которые располагали ею вначале. Делегирование - это процесс разделения ответственности с подчиненными, но отнюдь не освобождение от неё. В нашем случае, этот принцип является приоритетным, и его реализация в деятельности Общества - обязательна. "Конечная" ответственность за результат совместной работы возложена на нескольких человека в соответствии с их функциональными полномочиями: работа с партнерами - заместитель директора по снабжению и общественным связям, работа с клиентами - менеджер сервисного центра, финансов экономическая часть - главный бухгалтер, закупки запчастей и расходных материалов - инженер по снабжению.

Принцип соответствия прав и обязанностей. Объем делегированных прав должен соответствовать объёму делегированных обязанностей. Соблюдение этого принципа также имеет место в деятельности ООО "СпецТехСервис", и можно констатировать, что в своей деятельности все руководящие работники Общества обладают достаточной степени свободой.

Принцип передачи ответственности за работу на более низкий уровень управления. В ООО "СпецТехСервис" любое задание при появившейся возможности передается на нижний уровень в управлении, подчиненным, способным его выполнить. Например, директор ООО "СпецТехСервис" не сортирует приходящую почту, с этим вполне справляется референт. Обычно в организациях этот принцип нарушается по одной из двух причин: либо о нем не знают, либо забыли, либо уступают естественному желанию вернуться к первичной рутине, уклониться от творческой работы, которая всегда тяжелее. В деятельности руководителей ООО "СпецТехСервис" такого дисбаланса при прохождении практики выявлено не было.

Принцип отчетности по отклонениям. Обо всех фактических или ожидаемых отклонениях от планов в ООО "СпецТехСервис" доклады становятся незамедлительными, при этом доклады о нормальном выполнении плана снижены до минимума. Этот факт позволяет организовывать деятельность ООО "СпецТехСервис" оптимальным, прогрессивным способом, без лишней траты времени.

Немаловажным фактом является принципиальный подход к процессу делегирования полномочий директора в том плане, что директор организации тверд и последователен в своих решениях, и делегирует полномочия не личности, не индивиду, который занимает должность в данный момент, а самой должности, поскольку, лицо, занимающее должность, то есть первичный элемент в структуре управления, обладает определенно сферой компетенции. Компетенция здесь - совокупность прав и обязанностей действовать в интересах организации или подразделения, распоряжаться людскими, материальными и информационными ресурсами. Так вот, важнейшими при делегировании полномочий остается условие, согласно которому лицо, наделенное этими полномочиями, не использовало перечисленные выше ресурсы в корыстных интересах. И обеспечение объективности также играет принципиальную роль в данном случае.

Должностные права и обязанности руководителя находятся в тесной зависимости от тех задач, которые ему предстоит решать в процессе своей работы. Поэтому их рассмотрение целесообразно начать с анализа важнейших функций руководителя.

В процессе управления любой руководитель осуществляет ряд функций, т.е. обязательных видов деятельности (обязанностей), среди которых необходимо выделить следующие:

1. административная;
2. стратегическая;
3. экспертно-консультативная;
4. инновационная;
5. представительская;
6. коммуникационная и социальная.

Разберемся в содержании названных выше функций.

Административная функция является одной из наиболее значимых в деятельности руководителя. В переводе с латинского "администратор" буквально означает "управитель", человек, выполняющий управленческую работу.

Традиционно специалисты склонны разделять управленческий процесс на пять этапов: планирование, организация, руководство людьми, мотивация и контроль. Считается, что именно через них проходит в своей работе каждый управленец. Поэтому в административную функцию входит пять подфункций, приведение которых необходимо в контексте данной работы с одновременным указанием тех должностей, которые осуществляют эти функции в ООО "СпецТехСервис":

1. планирование, в процессе которого руководитель определяет этапы выполнения задания, намечает, как достичь единых рабочих целей, предполагает возможные варианты решения потенциальных проблем - директор;
2. организационная, связанная с созданием необходимых условий деятельности, - распределение среди исполнителей полномочий, задач, ресурсов, инструктирование и др. - заместитель директора;
3. кадровая, заключающаяся в организации подбора необходимых работников, их ориентации, профессионального обучения, обеспечения необходимым инструктажем и т.п. - менеджер по отчетам;
4. стимулирующая, предполагающая действия, направленные на убеждение и воодушевление исполнителей, их поощрение за успешно выполненную работу, наказание за провинности - заместитель директора;
5. контрольная, заключающаяся в оценке промежуточных и конечных результатов деятельности организации, проведение ее необходимой корректировки - главный инженер.

В основе стратегической функции лежат планирование и прогноз возможных событий в сфере деятельности не только конкретного руководителя, но и всей организации в целом в процессе разработки стратегии и составления планов. Для ООО "СпецТехСервис" - это, прежде всего, своевременное обеспечение комплектующими, а также бесперебойная работа офиса обслуживания клиентов с одновременной профилактикой жалоб и нареканий со стороны клиентов на качество обслуживания, сервис.

Экспертно-консультативная функция имеет как минимум три основных направления развития деятельности руководителя: