Деловая беседа

Деловая беседа – процесс общения с использованием вербальной и невербальной связей, направленный на решение вопросов производственной деятельности. Процесс деловой беседы  - последовательность действий (см. схему), охватывающий два цикла: подготовку к беседе и ее проведение. 

 

 

                                                                                      Схема

Схематичное изображение  процесса подготовки и проведения деловой  беседы 

 

Подготовка  к беседе

 

 

определение цели

информационная подготовка

обработка формулировок  понятий и суждений

Определение последовательности и содержания аргументации

формирование состава  участников

Выбор времени и места  проведения беседы с учетом элементов  невербальной обратной связи

Моделирование хода беседы

Проведение  беседы

Начальный этап

Основной этап

Этап выхода из беседы

1) создание благожелательной  и доверительной обстановки

1)эффективное слуша- ние; 2) Использование такти- ки постановки вопросов; 3) применение правил вербальной  и невербаль- ной связи

1) своевременное и корректное  завершение беседы

Чаще всего участники  деловых бесед допускают следующие  ошибки:

- пренебрежение этапом  подготовки к беседе, на котором  закладываются возможные элементы  модели будущей беседы;

-      невнимательное отношение к отдельным правилам  ведения или подготовки беседы. Так, пренебрежение  выбором места проведения беседы может привести к тому, что несоответствующая обстановка, взаиморасположение  участников сведут на нет успешность деловой беседы. Важнейшее место в деле переговорном процессе принадлежит  этике. 

 

 

Выделим 3 этапа подготовки и проведения данного вида речевого общения

Докоммуникативный Коммуникативный Посткоммуникативный 1.Планирование, оценка собеседников и обстановки1.Установление контактаАнализ и письменная запись основных положений беседы2.Сбор материала2.Изложение и обоснование позиции3.Анализ и редактирование материала, подготовка тезисов3.Выяснение позиции собеседника4.Совместный анализ проблемы5.Принятие решений

Подготовка к проведению беседы начинается с предварительных  мероприятий. Необходим четкий план - программа действия. Следует определить тему и цели обсуждения, оценить  будущих участников общения и  обстановку. Надо разработать стратегию  достижения целей и тактику ведения  беседы.

Сбор материала - трудоемкое дело, но это важнейшая стадия работы по подготовке будущего контакта. Целесообразно  сразу же дополнить собранные  материалы собственными примечаниями, затем систематизировать информацию и написать тезисы.

Рассмотрим структуру  коммуникативного этапа. В начале беседы надо установить контакт с собеседником, создать рабочую атмосферу, привлечь внимание и интерес партнера. При  первых словах встречи желательно улыбаться, сказать несколько приятных слов личного характера, пошутить или  использовать сравнение для краткого изложения ситуации. Правильное начало беседы предполагает указание ее целей, задач, объявление последовательности рассмотрения вопросов.

Сведения, с которыми вы хотите познакомить собеседников, надо представить  кратко, точно и ясно, с указанием  источников информации и подчеркиванием их надежности. Излагайте преимущества и последствия, вытекающие из приведенных  фактов.

В конце беседы необходимо сделать выводы из основных положений, сформулировать четко и лаконично  основные идеи. Опытные деловые люди советуют оставлять в запасе один сильный аргумент на тот случай, если собеседник в момент принятия решений начнет колебаться.

После окончания встречи  делают письменную запись, фиксирующую  цели, задачи, позиции сторон, достигнутые  договоренности, вопросы. Указывают  также дату и место проведения, продолжительность, фамилии, имена  и отчества, должности присутствующих.

Целесообразно проанализировать беседу, используя следующую схему:

1.Какова тема и цель  беседы?

2.Удалось ли в начале  разрядить атмосферу, установить  психологический контакт?

3.Насколько доказательно  изложены позиции? Какие аргументы,  методы убеждения используются?

4.Вопросы каких типов  прозвучали?

5.Как оспариваются ошибочные  суждения?

6.В какой форме выражаются  отказы?

7.Отказываются ли собеседники  от своих суждений, если аргументация  оппонента оказывается более  убедительной?

8.Кто делает обобщающий  вывод?

9.Какие решения приняты?

10.Можно ли назвать  речь участников общения правильной  и хорошей?

11.Какие средства языковой  адресации, «формулы» приветствия  и прощания употреблены?

12.Соблюдены ли пространственные  нормы делового общения?

13.Установлен ли визуальный  контакт?

14.Какие жесты используются?

15.К какому типу относятся  собеседники (по классификации  П. Мицича)?

ВОПРОСЫ

1.Перечислите основные  задачи деловой беседы.

2.Какими способами можно  придать беседе доверительную  тональность?

ЗАДАНИЯ

1.Разыграйте ситуацию. Вы - менеджер отдела по распространению  учебной литературы. Убедите двоих  собеседников стать вашими дилерами, учитывая, что одни из них - «почемучка», а другой - «трусишка». Ваша задача - поддержать «молчаливого».  Попробуйте во время ответа  на вопрос «разговорчивого» смотреть  то на него, то на другого,  неактивного собеседника.

Не забывайте о правиле: если слушающих больше, чем 2, не следует  реагировать на речь, направленную не к вам.

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

1.Предраг М. Как проводить  деловую беседу. - М. , 1987.

2.Шкатова Л. А. У вас  деловая встреча // Русская речь, 1983, № 4.

3.Эрнест О. Слово представляю  вам. - М. , 1988.