Диагностика личной эффективности

Если относительно какого-то дела есть неуверенность, к какому классу его отнести, а дело длинное и занимает несколько строчек, можно часть дела отметить, а часть оставить неотмеченной. Можно кроме галочек использовать какой-нибудь другой, «половинный» значок для повышения точности оценок. Хотя точность цифр здесь не главное. Важно хорошо увидеть, прочувствовать структуру своего времени, понять, в каком направлении стоило бы над ним поработать. Численные оценки играют в этом вспомогательную роль.

Следующий этап — оценка управляемости ситуации. Попробуем в столбце 3 разделить дела по признаку: «обделенные» — «поглотители». «Обделенные» — это такие дела, на которые следовало бы тратить больше времени, уделять им больше внимания, но по каким-то причинам не удается. «Поглотители», наоборот, съедают слишком много времени, не принося ни результатов, ни удовлетворения. Отметим галочками и те и другие. Те дела, на которые, по-вашему, тратится нормальное количество времени, оставляем неотмеченными. Процент не «оптиченных» клеточек — это мера того, насколько структура нашего времени соответствует нашему желанию, проще говоря — насколько свободно мы владеете своим временем. Теперь подумаем, нельзя ли каким-то образом побороться с поглотителями и за счет выигранного времени уделить его обделенным перспективным направления?

Близкое по смыслу направление оценки — количество помех. Работа в этом направлении может быть особенно полезна, если мы работаете в офисе с другими людьми и нас часто отрывают от дела телефонные звонки, посторонние посетители и т. п. Попробуем в столбце 4 отметить примерное количество таких мелких отвлечений, соответствующих каждому периоду времени и задумаемся над тем, как можно снизить такие потери.

Теперь оценим качество привязки дел ко времени. В столбце 5 поставим галочки напротив тех дел, время выполнения которых, как нам кажется, было выбрано неудачно. Например, следовало бы сделать это дело еще неделю назад, тогда бы результат был заведомо лучше. Или в то время, когда у нас была высокая работоспособность, мы занимались чем-то не самым важным и не самым сложным. Итоговая оценка будет показывать, насколько хорошо мы учитываем окружающую ситуацию и закономерности ее развития.

Далее соотношение  функционирования и развития. Отметим в столбце 6 те дела, выполнение которых дает нам что-то для собственного развития — вырабатывает новые умения, дает новые знания и т. п. За бортом останутся те, которые мы можете выполнять легко и уверенно, выполнение которых не вносит никакого вклада в наше развитие. Процент, который мы получим, характеризует соотношение функционирования и развития, ориентации на краткосрочную и долгосрочную перспективу. Здесь нельзя дать точных рекомендаций по наилучшему соотношению; главное, чтобы оно нам было известно и нас удовлетворяло.

Итак, мы окинули беглым взглядом наш типичный рабочий день. Конечно, этот тест не даст вполне серьезной и глубокой информации о том, в каком направлении развиваться, какие меры принять для повышения личной эффективности — это задача нескольких недель хронометража. Главная его задача — обратить внимание на проблему организации нашего времени, выявить «в первом приближении» узкие места, наметить пути дальнейшей работы.

Заполнение 7 столбца необходимо для учета индивидуальных показателей. Например, насколько хорошо мы делегируем — какие из задач могли бы нам быть поручены? Или какой процент времени дня мы провели в бодром эмоциональном состоянии? Таких показателей может быть множество.

Анализ своего времени является по сути дела единственным легко осуществимым и в то же время систематичным средством анализа собственной деятельности с целью выявления наиболее значимых участков приложения своих сил.

 На этом этапе понадобится принятие некоторых элементарных решений. Необходимо будет изменить поведение человека, его взаимоотношения и приоритеты. Это заставляет работника более внимательно взглянуть на то, куда он тратит свое время, на свою деятельность и цели, что в значительной степени повлияет на уровень и качество выполняемой работы. Несмотря на всю полезность этого этапа; он носит до некоторой степени формальный и ограниченный характер. В его основе лежит ведение контрольных записей с замерами времени, и в его зоне охвата находится только эффективность использования скудного ресурса — времени.

   Следующий этап, на котором требуется сконцентрировать свое внимание на личном вкладе, носит уже не методический или процедурный, а концептуальный характер. Этот этап характеризует собой переход от механики к анализу и от производительности как таковой к конечным результатам. На этом этапе человек приучается анализировать свою роль в тех структурах и организациях, в которых он состоит и определять свой вклад в их деятельность. В этом нет ничего сложного. Вопросы, которые он сам себе ставит относительно своего вклада, достаточно прямолинейны и схематичны. Например, «Каким образом я могу оказать существенное влияние на эффективность функционирования своего учреждения?». Он постоянно чувствуют ответственность за достижение поставленных целей. Но ответы на них должны вести к повышению требований к самому себе, к размышлениям относительно собственных целей и целей организации, а также к определению ценностей. Самое главное, вопросы должны натолкнуть на мысль о необходимости повысить показатели своей работы, стимулировать на принятие на себя большей ответственности и отказ от роли подчиненного лица, для которого хорошо все то, что устраивает начальство. Иными словами, концентрируясь на собственном вкладе, приучаться ориентироваться не на средства как таковые, а на конечные цели. Концентрация на вкладе в общее дело отвлекает внимание управляющего от его специальности, узкой квалификации и его отдела. Иными словами, он сосредоточивается на функционировании общего целого. Его внимание обращено на результаты деятельности данной организации. Для него свойственно анализировать вопрос о том, какой вклад может внести его квалификация, специальность, функции и его отдел в организацию в целом и в осуществление ее задач.

Если работникам управления удается установить хорошие отношения  в своих организациях, то это не потому, что у них есть «талант  обращения с людьми». Это можно  объяснить тем, что в своей работе и взаимоотношениях с окружающими они нацелены на вклад в общее дело. Именно поэтому эти взаимоотношения продуктивны, — а это и является единственно верным определением «хорошие человеческие отношения».

Сконцентрированность на вкладе предполагает четыре главных условия эффективных взаимоотношений: — коммуникация, — коллективная деятельность, — саморазвитие и — развитие других.

Управляющие же, которые  берут на себя ответственность за достижение поставленной цели в своей  собственной работе, как правило, требуют ответственного отношения к ней и от своих подчиненных. Они как бы постоянно обращаются к своим работникам с вопросами: «За какие результаты вы отвечаете передо мной, вашим начальником, и перед всей организацией в целом?», «Как можно использовать ваши знания и способности с наибольшей эффективностью?» В этом случае коммуникация становится не только возможной, но и действенной.

Если подчиненный тщательно  продумает, а потом представит свое мнение относительно того вклада, которого от него ожидают, то у начальника появляется возможность судить о целесообразности этого вклада.

Сфокусированность на вкладе ведет к появлению коммуникационного  разнообразия и делает возможным  коллективный труд.

Вопрос типа «Кто должен использовать результаты моей работы для того, чтобы сделать их эффективными?» немедленно выявляет значимость человека в коллективе, независимо от того, принадлежит ли он к руководящему составу или является рядовым работником. Этот вопрос лежит в основе организации. Ведь эффективная работа предполагает труд группы людей, обладающих различными знаниями и навыками. Эти люди должны работать вместе на добровольной основе, согласно логике ситуации и требованиям задания, а не в силу формальной юридической структуры и субординации.

Индивидуальное  саморазвитие в значительной мере зависит  от концентрированности на вкладе в  общее дело.

Человек, задающий себе вопрос типа «Какой самый важный вклад я могу внести в деятельность данной организации?», на самом деле спрашивает следующее: «В каком направлении я должен развиваться?», «Какие знания и навыки мне нужно приобрести для того, чтобы быть способным внести этот вклад?», «Сколько усилий мне потребуется?», «Какие параметры я должен для себя установить?». Сконцентрированный на личном вкладе, он стимулирует развитие других — подчиненных, коллег, начальников. Он устанавливает не свои личные параметры в работе, а те, что основаны на требованиях данного задания. В то же время эти параметры предполагают необходимость самоусовершенствования, так как они являются условием высоких устремлений, направленных на достижение амбициозных целей.

Третьим этапом, который будет служить критерием при проведении диагностики, П. Друкер обозначает как ставку на сильные качества. Принимая решения, делает ли человек упор на наличие достоинств, а не на отсутствие недостатков? Активизация сильных сторон характера находит свое отражение в поведении. Это уважение личности как своей собственной, так и других. Это система ценностей в действии. Но это снова «учение в процессе выполнения работы» и саморазвитие на практике.

Анализируя свою деятельность и достигнутые результаты он сам себе задает примерно такой вопрос: «Какие задачи мне удается решить относительно легко, в то время как для других они представляют известную трудность?» Кто-то, например, считает, что ему достаточно легко удается написать заключительный отчет, а другие считают это тяжелой и неприятной обязанностью. В то же время тот, кто легко пишет отчет, считает для себя трудной и неблагодарной задачей его анализ и принятие на этой основе конкретного решения. Другими словами, он более эффективен в роли штатного философа, который высвечивает и представляет проблемы, но не в роли руководителя, способного принимать ответственные решения.

В общем и  целом, чтобы быть эффективным, следует  концентрировать свои усилия на решении  тех задач, которые сам исполнитель  рассматривает как посильное  и наиболее подходящее для него самого.

Акцентируя  на сильных качествах, управляющий  объединяет индивидуальную цель и потребности  организации, индивидуальные способности  и результаты работы организации, индивидуальные достижения и возможность организации. Подробный анализ сильных и слабых сторон при помощи баланса удовлетворения – разочарования и баланса производительности предлагают Клаус и Анита Бишов [3].

Четвертым элементом  в котором заключается «секрет» эффективности является сосредоточенность и целенаправленность. На этом этапе мы имеем дело уже не с ресурсом, не со временем, а с конечным продуктом — функциональными показателями человека.

В данном случае все то, что записывается и анализируется, это не то, что происходит, а то, что мы хотим, чтобы произошло в окружающих нас условиях.

Развитию в  данном случае подлежит не информация, а характер: предусмотрительность, уверенность в своих силах, смелость. Другими словами, здесь развивается  лидерство, основанное, однако, не на выдающемся даровании и гениальности, а на целеустремленности, решительности и уверенности.

Необходимость концентрации заложена в природе  самого человека. Можно предложить несколько объяснений этому явлению: на решение всех важных задач нам  никогда не хватает имеющегося в  нашем распоряжении времени. При анализе полезной деятельности человек обнаруживается наличие огромного количества стоящих перед ним важных задач, но анализ отпущенного времени, показывает, что его явно недостаточно для решения всех задач, необходимых для успешного функционирования данной организации. Как бы мастерски ни контролировал он свое время, большая его часть ему не принадлежит. Иными словами, он постоянно испытывает дефицит времени.

Чем сильнее человек концентрируется на том, что обеспечивает успех его делу, тем больше он нуждается в укрупненных отрезках времени на выполнение своих функций. Чем больше он ориентируется не на процесс работы как таковой, а на достижение результатов, тем настоятельнее необходимость в длительных усилиях, которые, в свою очередь, требуют весомого количества времени. В противном случае эти усилия не будут плодотворными. Вместе с тем, для того чтобы иметь в своем распоряжении по-настоящему продуктивное время (несколько часов или недель), необходимы дисциплина и железная решимость сказать «нет».

Аналогично  этому, чем больше работает человек над продуктивным использованием сильных качеств, тем в большей степени он осознает необходимость их сосредоточения на наиболее значимых перспективных участках. Только таким образом можно добиться желаемых результатов.

Но необходимость  концентрироваться диктуется ещё  и тем обстоятельством, что для  большинства из нас достаточно трудно делать даже что-то одно, не говоря уже  о решении двух задач сразу. Человечество, будучи «многоцелевым инструментом», способной решать огромное количество разнообразных задач. Но для продуктивного приложения потенциальных Способностей человека необходимо сконцентрировать множество индивидуальных полезных качеств на решении определенной задачи.

Достижению  поставленной цели способствует концентрация всех навыков и умений в одной точке.

Часто бывает так, что большие трудозатраты не выражаются в достигнутых результатах. Это происходит с людьми, которые не могут правильно рассчитывать время, необходимое для выполнения отдельной задачи. Такие люди всегда надеются на то, что все пойдет правильно. Человеку опытному известно, что это пустые надежды. Всегда случаются какие-то неожиданности. Единственное, чего можно с уверенностью ожидать, так это неожиданности, которые чаще всего неприятные. Именно поэтому личность, нацеленная на эффективное решение задач всегда предусматривает определенный запас времени сверх действительно необходимого. Человек с типичным характером поведения (то есть недостаточно эффективный) постоянно спешит и поэтому чаще опаздывает. Эффективные личности предпочитают не гнать изо всех сил. Они устанавливают для себя приемлемый темп, но сохраняют его до конца дистанции.

Наконец, типичный образ поведения - это стараться делать несколько вещей сразу, что приводит к нехватке минимально необходимого количества времени ни на одну из задач своей программы. Если решение хотя бы одной задачи заканчивается неудачей, то, скорее всего, рушится вся программа.