Факторы внешнего окружения организации и их анализ

     Технологическое окружение

     Технология  является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. В качестве внешнего фактора она  отражает уровень научно-технического развития, который воздействует на организацию, например, в областях автоматизации, информатизации и др. Технологические  нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать  и продавать, на скорость устаревания  продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители  от организации. Чтобы сохранить  конкурентоспособность, каждая организация  вынуждена использовать достижения научно-технического прогресса, по крайней  мере те, от которых зависит эффективность  ее деятельности.

     Международное окружение

     Конечно, этот фактор оказывает влияние в первую очередь на организации, действующие на международном рынке, хотя зачастую может оказывать не только косвенное, но и прямое воздействие на организации, действующие только на мировом рынке.

     2. Социально-психологические  аспекты менеджмента 

     2.1. Психология как инструмент управления 

     Психология  управления как наука продуцирует  психологические знания, применяемые при решении проблемы управления деятельностью трудового коллектива. Личность работника изучается рядом психологических дисциплин, таких как общая психология, психология труда, инженерная психология. Вместе с тем рабочая группа или трудовой коллектив изучается социальной и педагогической психологией. Отличительную особенность психологии управления составляет то, что ее объектом является организованная деятельность людей. Организованная деятельность − это не просто совместная деятельность людей, объединенных общими интересами или целями, симпатиями или ценностями, это деятельность людей, объединенных в одну организацию, подчиняющихся правилам и нормам этой организации и выполняющих заданную им совместную работу в соответствии с экономическими, технологическими, правовыми, организационными и корпоративными требованиями.

     Социально-психологические  отношения выступают как взаимоотношения людей, опосредованные целями, задачами и ценностями совместной деятельности, т.е. ее реальным содержанием. В социальной психологии отдельный работник выступает как часть, как элемент целого, т.е. социальной группы, вне которой его поведение может быть не понятым. Изучение личности работника в организации, анализ влияния организации на социально-психологическую структуру и развитие коллектива − всё это и многое другое составляют актуальность работы менеджера.

     Объект  изучения психологии управления составляют люди, входящие в финансовом и юридическом отношениях в самостоятельные организации, деятельность которых ориентирована на корпоративно полезные цели. Обобщая все сказанное, можно сделать вывод, что среди специалистов в области психологии управления достигнуто единство в отношении представления о наиболее актуальных для организации психологических проблем. К их числу

относят следующие:

• повышение профессиональной компетентности руководителей (менеджеров) всех уровней, т.е. совершенствование стилей управления, межличностного общения, принятия решений, стратегического планирования и маркетинга, преодоление стрессов и другое;
• повышение эффективности методов подготовки и переподготовки управленческого персонала;
• поиск и активизация человеческих ресурсов организации;
• оценка и подбор (отбор) менеджеров для нужд организации;
• оценка и улучшение социально-психологического климата, сплочение персонала вокруг целей организации.

2.2. Социально-психологические закономерности управленческой деятельности 

     Как известно, управление осуществляется через взаимодействие людей, поэтому руководителю в своей деятельности необходимо учитывать законы, определяющие динамику психических процессов, межличностных (социальных) взаимоотношений, группового поведения. К числу подобного рода закономерностей можно отнести следующие.

     Закон неопределенности отклика. Другая его формулировка − закон зависимости восприятия людьми внешних воздействий от различия их психологических структур. Дело в том, что разные люди и даже один человек в разное время могут по-разному реагировать на одинаковые воздействия.

     Закон неадекватности отображения  человека человеком. Суть его состоит в том, что ни один человек не может постичь другого человека с такой степенью достоверности, которая была бы достаточна для принятия серьезных решений относительно этого человека. Более того, любой человек осознанно или неосознанно защищается от попыток понять его особенности во избежание опасности стать игрушкой в руках человека, склонного к манипулированию людьми.

     Закон неадекватности самооценки. Дело в том, что психика человека представляет собой органичное единство, целостность двух компонентов − осознаваемого (логическо - мыслительного) и неосознаваемого (эмоционально-чувственного, интуитивного) и соотносятся эти компоненты (или части личности) между собой так, как надводная и подводная части айсберга.

     Закон расщепления смысла управленческой информации. Любая управленческая информация (постановления, приказы, инструкции, указания) имеет объективную тенденцию к изменению смысла в процессе движения по иерархической лестнице управления. Это обусловлено иносказательными возможностями используемого естественного языка информации, а также различиями в образовании, интеллектуальном развитии, физическом и, тем более, психическом состоянии субъектов.

     Закон самосохранения. Его смысл состоит в том, что ведущим мотивом социального поведения субъекта управленческой деятельности является сохранение его личного социального статуса, его личностной состоятельности, чувства собственного достоинства. Характер и направленность моделей поведения в системе управленческой деятельности напрямую связаны с учетом или игнорированием этого обстоятельства.

     Закон компенсации. При высоком уровне стимулов к данной работе или высоких требованиях среды к человеку, нехватка каких-либо способностей для успешной конкретной деятельности возмещается другими способностями или навыками. Этот компенсаторный механизм часто срабатывает бессознательно, и человек приобретает опыт в ходе проб и ошибок.

     Наука управления, естественно, не исчерпывается приведенными выше социально-психологическими законами. Существуют многие другие закономерности, честь открытия которых принадлежит ряду выдающихся специалистов в области психологии управления, чьи имена и присвоены этим открытиям. Таковы законы Паркинсона, Мерфи принципы Питера и другие.

     3. Анализ эффективности деятельности менеджера 

     3.1. Планирование как  одна из функций  менеджмента 

     Для реализации целей организации используется функция планирования. Цели и планы соотносятся примерно так же, как пункт назначения и маршрут, по которому к нему можно двигаться. Планирование можно представить как непрерывный процесс определения действий и средств (ресурсов) достижения целей, последовательности действий по достижению целей, сроков достижения целей.

     Результатом процесса планирования является система взаимосвязанных плановых документов – планов. План содержит указания кому, какую задачу, в какое время и при каком количестве ресурсов решать. Разработанные планы являются источником мотивации и вовлеченности сотрудников. План показывает сотрудникам, какие действия они должны предпринять для достижения целей. Планы позволяют снизить уровень неопределенности, задают четкие ориентиры.

     Планы являются основой для принятия решений менеджерами. Они способствуют раннему распознаванию проблем развития. Наконец, планы задают стандарты деятельности. Например, за определенный период удалось увеличить прибыль организации на 5%. Много это или мало? Ответить на этот вопрос невозможно, пока не задан стандарт. Если запланировано увеличить прибыль на 7%, то увеличение ее на 5% означает, что менеджеры с задачей не справились. Если запланировано увеличить прибыль на 3%, то ее увеличение на 5% означает победу менеджмента.

     В практике деятельности зарубежных фирм планированию придается очень большое значение. Более чем 70-летний опыт планирования абсолютно всего в Советском Союзе показал как положительные, так и отрицательные стороны всеохватывающей системы планирования. Планирование деятельности конкретного предприятия происходило на фоне директивного планирования в стране в целом. План предприятию спускался «сверху» и становился директивой. Инициатива менеджеров предприятия не простиралась дальше того, как наилучшим образом выполнить этот директивный план. В условиях командной, или плановой, экономики план становился неким фетишем (плановый фетишизм), что часто заставляло нравственных людей принимать безнравственные решения.

     Планирование  внутри фирмы должно быть разумным, планы должны быть реальными и выполнимыми, взаимоувязанными, непротиворечивыми. Планы также создают возможность координации деятельности различных подразделений и отдельных сотрудников, информационно обеспечивают их, формируют объективную основу для мотивации и контроля.

     По  периодам планирование бывает: долгосрочное планирование – более 5 лет; среднесрочное планирование – от 1 до 5 лет; краткосрочное планирование – до 1 года.

     По  содержанию различается: продуктово-объектное планирование; ресурсное планирование; объемно-календарное планирование.

     В процессе планирования различаются  следующие стадии: разработка плана; детализация плана; корректировка плана; продление плана. 

     3.2. Использование мотивации (стимулирования) в практике менеджмента 

     Говоря  о мотивации, нужно констатировать, что нет какого-то одного «лучшего»  ее способа. У людей множество  разнообразных потребностей и целей. Люди по-разному ведут себя, стремясь достичь своих целей. То, что приемлемо  для одного человека, может абсолютно не подойти для другого. Это лишний раз подтверждает, что на практике осуществлять эту важнейшую управленческую функцию очень непросто. Труд менеджера в рамках этой функции осуществляется в таких направлениях:

• работа по совершенствованию материального вознаграждения сотрудников (материальное стимулирование);
• разработка и осуществление систем и мер моральных стимулов к труду;
• создание условий привлекательности, интересности труда, эстетичности трудового места и трудовых операций;
• гарантирование занятости, деловой карьеры, возможностей повышения квалификации и т.д.

     Менеджер, помимо этого, должен оценить степень  трудового участия каждого сотрудника или группы.

     Есть  несколько способов вознаградить людей  за труд:

1. Материальное вознаграждение за более интенсивный труд и лучшее его качество вне зависимости от стажа работника в различной форме.
2. Разовое денежное вознаграждение за выполнение научных и инженерных работ при их внедрении в производство − премии.
3. Повышение в должности, звании, которые в наибольшей степени соответствуют возможностям работника.
4. Поощрение свободным временем или предоставление возможности работнику самостоятельно планировать свой рабочий день, ведущее к росту производительности .
5. Общественное и личное признание заслуг работника посредством наград, благодарностей, грамот, прессы, радио, телевидения, похвалы в соответствующей форме, доверие, предоставление преимуществ и привилегий за лучшую работу.

     Весь  «набор» данных стимулов к труду  должен быть гласным, известным всем сотрудникам и действительно заслуженным. Важно разобраться в вопросе, кого и чем можно поощрять, как это делать. Однако в любом коллективе можно увидеть не только тех, кто постоянно стремится к лучшим результатам в труде. В этой связи возникает вопрос о наказании работников, допустивших промахи в работе, злоупотребления, хищения, подлоги, нанесшие материальный и моральный урон фирме.

     Говоря  о таком способе вознаграждения, как деньги, нет необходимости убеждать, насколько это важно. В бизнесе деньги − символ успеха. Формы денежного поощрения могут быть различны: повышение заработной платы, премии, участие в прибыли фирмы.

     Безусловно, мотивационному механизму оплаты труда  отводится большая роль, но постоянное повышение уровня оплаты труда не способствует как поддержанию трудовой активности на должном уровне, так и росту производительности труда. Применение этого метода может быть полезным для достижения кратковременных подъемов производительности труда. В конечном итоге происходит определенное привыкание к этому виду воздействия.