Функции менеджмента

 

Виды  планов:

1) в зависимости  от содержания хозяйственной  деятельности - планы НИОКР, производства, сбыта, материально-технического  снабжения, финансовый план;

2) в зависимости  от организационной структуры  фирмы - планы производственного  отделения; планы дочерней компании.

Уровень и качество планирования определяются следующими важнейшими условиями: компетентностью  руководства, квалификацией специалистов функциональных подразделений, наличием информационной базы, обеспеченностью  вычислительной и оргтехники.

Планирование  включает в себя определение:

- конечных и промежуточных целей;

- задач, решение которых необходимо  для достижения целей;

- средств и способов их решения;

- требуемых ресурсов, их источников  и способа распределения.

В зависимости  от направленности и характера решаемых задач различают три вида планирования:

1) регулярное (систематическое), включая стратегическое (перспективное), среднесрочное и  тактическое (текущее, бюджетное);

2) целевые  комплексные программы;

3) бизнес-планирование  по отдельным проектам.

 

Перспективному  внутрифирменному планированию уделяется все большее внимание. Такое планирование охватывает период 10-20 лет. Оно предусматривает разработку общих принципов (концепции) на перспективу, определяет стратегическое планирование и программы развития, содержание и последовательность осуществления важнейших мероприятий для достижения поставленных целей.

Перспективное планирование помогает принимать решения  по комплексным проблемам деятельности фирмы:

- определение направлений и размеров капиталовложений и источников их финансирования;

- внедрение технических новшеств и прогрессивной технологии;

- диверсификация производства и обновление продукции;

- формы осуществления инвестиций в условиях приобретения новых предприятий;

- совершенствование организации управления по отдельным подразделениям и кадровой политике.

 

Эффективность и результативность планирования зависит от следующих обязательных положений:

1. Общий план организации представляет собой системное объединение различных планов, связанных единством: сроков (от краткосрочных до долгосрочных), структурных элементов (по горизонтали и вертикали), системных элементов (маркетинг, организация, контроль и др.).

2. Все  планы должны опираться на  единство целей, технологий, политики  поведения на рынке, избранных  стратегий, общую «шкалу времени», единство персонала и др.

3. Стратегические, среднесрочные и краткосрочные  планы, связанные перечисленными  выше общими составляющими, являются  самостоятельными документами.

4. Планирование  осуществляется на основе учета  изменений и общих тенденций  и закономерностей по основным  внутренним и внешним факторам.

5. Различные  планы (стратегические, среднесрочные  и краткосрочные) нуждаются в  различной степени детализации  и глубине проработки (чем короче  срок реализации плана, чем  детальнее и точнее требуется  проработка и определение степени  обоснованности деталей по количественным  и качественным показателям).

6. Для  осуществления процесса планирования  необходимо подготовить требуемую  информацию. Различные планы (стратегические, среднесрочные и краткосрочные)  могут разрабатываться различными  группами сотрудников, но при  обязательном едином руководстве. 

7. В процессе  планирования должны участвовать  все заинтересованные менеджеры иерархических и функциональных уровней.

8. Все  участники процесса планирования  должны быть своевременно подготовлены  к осуществлению процесса разработки  планов.

9. Планирование  как трудоемкий процесс требует  достаточно много времени на  обоснование деталей. Если планы  разрабатываются эпизодически, то  их качество резко снижается,  поскольку страдает либо обоснованность, либо своевременность подготовки.

10. Каждый  раздел плана и весь документ  в целом нуждаются в специальной  высокопрофессиональной экспертизе (как внутренней, так и внешней).

11. Процесс  планирования целесообразно осуществлять  по единым, проверенным на практике, одинаково понимаемым участниками  методикам (т. е. по стандартизованным  технологиям).

12. Сотрудники  организации должны быть своевременно  ознакомлены с содержанием плана  в целом и детально с содержанием  тех работ, которые запланированы  для них непосредственно.

13. Как  в организации, так и в отдельных  подразделениях необходимо иметь  внутренних экспертов, способных  профессионально оценить технологии, сроки и другие аспекты качества  планов.

14. При  формировании планов необходимо  создать атмосферу приемлемости  и целесообразности выполнения  необходимых работ в установленные  сроки. План не должен быть  «навязан сверху» или «подброшен  снизу», он должен стать целесообразным  для всех.

15. Для  того чтобы планы были успешными  в конкурентной борьбе, они наряду со стандартизованностью должны отличаться инновациями и оригинальностью.

 

Принципы  планирования:

На основе изложенных выше материалов можно выделить следующие принципы планирования.

1. Ранжирование  объектов планирования по степени  важности и выбор главных.

2. Определение  степени актуальности во времени  решаемых задач.

3. Разработка  различных вариантов планов.

4. Соответствие  планов характеру изменений факторов  и тенденций внешней среды  с учетом ситуативности и возможности  адаптации организации (или ее  элементов) к происходящим изменениям.

5. Сбалансированность  планов по всем видам ресурсов (финансовых, материальных, людских,  временных и т. д.).

6. Соответствие  затрачиваемых усилий получаемым  результатам.

7. Обязательность  непрерывности планирования при  наличии четкой периодичности  в планах.

8. Единство  и преемственность стратегических, среднесрочных и краткосрочных (текущих) планов.

9. Использование  при планировании научных методов,  способов и средств повышения  эффективности разработки планов.

10. Финансово-экономическая  обоснованность используемых (планируемых)  показателей.

11. Обеспечение  непрерывной обратной связи и  корректировки системы планирования  за счет систематического получения  и анализа результатов реализации  планов.

12. Привлечение  к процессу планирования и  экспертизе всех необходимых  специалистов.

13. Своевременное  и систематическое формирование  общественного мнения в организации  о целесообразности разрабатываемых  планов и результативности их  реализации.

 

Функция планирования определяется следующими шестью элементами:

- определение целей планирования исходя из стратегии развития;

- формирование программы действий в рамках плана;

- расчет и обоснование сроков выполнения плана;

- разработка политики выполнения плана и процедур реализации этой политики;

- прогнозирование результатов выполнения плана;

- определение бюджета и источников финансирования плановых мероприятий.

Любой план считается выполнимым, если есть три  ресурса и выполняется два  граничных условия:

1-й ресурс  - достаточное время для выполнения плана;

2-й ресурс  - достаточный объем полномочий менеджера по выбору методов реализации плана;

3-й ресурс  - достаточные финансы для реализации плана;

1-е граничное  условие - ни один из ресурсов не должен быть равен нулю;

2-е граничное  условие - недостаток одного ресурса должен быть восполнен увеличением двух других.

В деятельности организации управление качеством  создаваемой продукции (работ, услуг) регламентируется Международными стандартами ISO-9000, в которых определена последовательность действий по управлению качеством - петля качества. Эта последовательность тоже может рассматриваться как элемент плана деятельности организации.

Ниже  представлен состав элементов плана  жизненного цикла бизнес-проекта, рекомендованный Международной ассоциацией управления проектами (IPMA):

1) разработка  и обоснование концепции проекта;

2) оценка  общей эффективности проекта  с учетом факторов риска и  неопределенности;

3) предварительное  технико-экономическое обоснование  проекта и разработка бизнес-плана;

4) системное  планирование проекта по всем  фазам его жизненного цикла  (петля качества);

5) разработка  смет и общего бюджета проекта;

6) подбор  исполнителей (контрагентов и необходимых  специалистов);

7) подготовка  и заключение контрактов с  контрагентами и исполнителями;

8) закупка  и доставка техники, технологии, сырья и материалов;

9) организация  реализации проекта, формирование  групп («команд»);

10) обеспечение  действенного контроля;

11) управление  изменениями в процессе реализации  проекта;

12) системное  управление качеством реализации  проекта;

13) управление  персоналом;

14) разрешение  спорных вопросов и возникающих  конфликтных ситуаций.

 

2.2 Организация

Слово организация (фр. organisation) означает строение, устройство чего-либо. А. Файоль в 1916 г. в книге «Общее и промышленное управление» писал о понятии «организация»: «…организовывать - значит построить (сформировать) двойной организм предприятия - материальный и социальный».

Функция организации - важная функция управления, заключающаяся в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирмы.

Пути  реализации функции управления: административно-организационное  управление и оперативное управление.

Административно-организационное  управление предполагает:

- определение структуры фирмы;

- установление взаимосвязей и  распределение функций между  всеми подразделениями;

- предоставление прав и установление  ответственности между работниками  аппарата управления.

Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом путем периодического сравнения  фактических и плановых показателей, с внесением (при необходимости) корректировки. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

Основные  проблемы, возникающие при разработке и совершенствовании структур управления:

- установление правильных взаимоотношений  между отдельными подразделениями  (определение их целей, условий  работы и стимулирования);

- распределение ответственности  между руководителями;

 

- выбор конкретных схем управления  и последовательности процедур  при принятии решений;

- организация информационных потоков;

- выбор соответствующих технических  средств.

Организационные структуры управления промышленными  фирмами отличаются большим разнообразием  и определяются многими объективными факторами и условиями, к которым  относятся:

- размеры производственной деятельности;

- производственный профиль фирмы;

- характер выпускаемой продукции  и технология ее производства;

- сфера деятельности фирмы;

- характер объединения.

Организационная структура фирмы и ее управление постоянно изменяются и совершенствуются в соответствии с изменяющимися  условиями.

Реализация  планов требует организации, которая  представляет следующий этап менеджмента.

Под организацией понимается процесс:

• Определение рациональных форм разделения труда;
• Распределение работы среди работников, групп работников и подразделений;
• Разработки структуры органов управления;
• Регламентация функций, подфункций, работ, операций;
• Установление прав и обязанностей органов управления и должностных лиц;
• Подбора и расстановки кадров.