Функции менеджмента

Функцию организации  можно рассматривать в двух аспектах: во-первых, как процесс создания системы, во-вторых, как процесс ее совершенствования, упорядочения.

Организация работ – функция, которую должны осуществлять все руководители –  независимо от ранга. Однако, хотя смысл  этой концепции состоит в делегировании  прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали, решение о выборе структуры организации  в целом почти всегда принимается  руководством высшего звена. При  этом задача менеджеров состоит в  том, чтобы выбрать такую организационную  структуру, которая лучше всего  отвечает целям  и задачам организации, позволяет ей эффективно взаимодействовать  с внешней средой, продуктивно  распределять и направлять усилия своих  сотрудников.

Структура не может оставаться неизменной, потому что меняется как внешнее, так  и внутреннее ее окружение.⁵

Тем не менее, организация управления основывается на ряде основных принципов:

Принцип разделения труда. Основной смысл –  все виды деятельности предприятия  должны быть так определены и сгруппированы, чтобы максимально способствовать достижению поставленных задач. Важно, чтобы сгруппированные виды деятельности соответствовали способностям и  побуждениям сотрудников, которые  будут их выполнять.

Для преодоления  отрицательных последствий узкой  специализации труда, целесообразно  расширение зоны труда, ротация (чередование) работ и привлечение сотрудников  к принятию касающихся их решений (стратегия  участия).

Скалярный принцип. Относится к цепочке  прямых должностных отношений руководителей  и подчиненных в масштабе всей организации. Всегда должно быть лицо, обладающее верховной властью в  организации. Чем отчетливее линия  должностной связи высшего управляющего с каждым из подчиненных, тем эффективней  процесс принятия решения и коммуникации.

Принцип диапазона управления. Для каждой управленческой должности существует предельное число сотрудников, которыми в состоянии эффективно руководить один человек.

Еще одной  важной характеристикой организации  управления является уровень централизации (децентрализации)  полномочий (власти).

Централизация – концентрация прав на принятие решения  на высшем уровне управления организацией. Децентрализация – передача прав низшим уровням управления.⁶

 

2.3 Мотивация

Мотивация – процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения определенных целей; воздействие на факторы результативности работы менеджеров, специалистов и на основе ее оценки использование соответствующих побудительных мотивов.

Сущность  мотивации как функции менеджмента  состоит в том, чтобы персонал предприятия выполнял работу в соответствии с делегированными ему правами  и обязанностями и сообразуясь  с принятыми управленческими  решениями.

В зависимости  от целей теории мотивации можно разделить на три большие группы:

• содержательные, цель которых – установить потребности работников и определить оптимальное для них соотношение внутреннего и внешнего вознаграждения;

• процессуальные, цель которых – установить вероятность наступления ожидаемого от работника результата при мотивирующей роли различных потребностей и возможной различной степени их удовлетворения;

• параллельные, цель которых – определить, какие виды деятельности удовлетворяют параллельно низшие и высшие потребности человека, и какие отдельно каждую группу потребностей, и создать на этой базе оптимальную систему стимулирования труда с материальными и нематериальными составляющими.

Для успешной мотивации сотрудников руководителю необходимо предоставить им возможность  удовлетворения определенных активных потребностей для творческого выполнения производственных задач, распределенных дифференцированно, с учетом индивидуальных особенностей каждого работника. Этот процесс будет сопровождаться повышением преданности интересам организации  и производительности труда. При  этом каждый человек должен рассматриваться  не в качестве орудия для достижения целей, а как личность, требующая  к себе бережного отношения и индивидуального подхода. Итак, работа в значительной мере должна соответствовать интересам и способностям работника.⁷

Положенная  в основу концепции управления с позиций психологии и человеческих отношений теория человеческих потребностей, в которых большое значение придается мотивационным факторам, была разработана русским эмигрантом, американским психологом А. Маслоу в 30-40-е гг. ХХв.

Иерархия (пирамида) потребностей, по А. Маслоу, имеет следующий вид (сверху вниз):

1) потребность  самовыражения (реализации заложенных  способностей);

2) потребности  в признании и уважении (власть, право принимать решение);

3) социальные  потребности (в принадлежности  и причастности, в контактах, в  принятии определенной социальной  группой);

4) потребности  в безопасности и защищенности (в том числе, стабильности  материального положения);

5) физиологические  потребности (питание, одежда, жилье).

Первичные потребности (четвертого и пятого уровня) часто удовлетворяются с помощью  денег. Но деньги, по оценкам специалистов, побуждают к действиям лишь 30-50% работников. Остальных побуждают  к действиям более возвышенные  потребности: в знаниях, авторитете, творчестве. Людьми движут нравственные идеалы, великие цели, моральные  убеждения, привычки, традиции, мода и  т. д.

 

2.4 Регулирование

Регулирование – управленческая деятельность, направленная на ликвидацию отклонений от заданного режима функционирования и приведение объекта управления в требуемое состояние.

Содержание  регулирования как функции менеджмента  состоит в перераспределении  материально-технических и финансовых ресурсов, оперативном управлении ходом  производственного процесса.

 

Регулирование предполагает процесс  выработки корректирующих мер и  реализации принятых организационно-технологических, экономических и технических решений, обеспечивающих своевременное и безусловное устранение выявленных проблем (отклонений).

Задача  регулирования – обновление плановых заданий, нормативов, стандартов с целью обеспечения своевременного и эффективного достижения целей организации.

В зависимости  от содержания проблемы (выявленного  отклонения) и способа выработки  регулирующего воздействия различают  два вида регулирования:

• реактивное – осуществляется, когда не достигнуты стандарты. Направлено на сглаживание отклонений от стандартов;

• упреждающее – проблема рассматривается как потенциальная возможность. Направлено на улучшение деятельности или извлечение наибольшей выгоды из представившихся возможностей.

Процесс оперативного регулирования включает следующие этапы:

– информационную подготовку для принятия решения;

– разработку и принятие решений (формирование альтернативных вариантов, установление сроков выполнения, выбор исполнителей, обработка дополнительной информации, утверждение варианта решения, выделение ресурсов для его реализации);

– реализацию решения и контроль его исполнения (необходимо организационное обеспечение решения, т.е. наличие ресурсов в распоряжении ответственных лиц, а также инструктивных материалов; информационное обеспечение, дающее возможность проводить согласованные действия всем исполнителям).

Регулирование хода производства должно отвечать следующим  требованиям:

1. опираться на четкую организацию оперативного планирования производства, непосредственным продолжением которого оно является;
2. предполагать непрерывность контроля и наблюдения за ходом производства;
3. осуществлять обязательное быстрое и четкое выполнение распоряжений руководства;
4. базироваться на четкой ответственности и преемственности оперативного руководства производством.

Функция регулирования в процессе управления производством выполняет роль гибкого  инструмента, с помощью которого ход производства непрерывно вводится в строгие рамки, предусмотренные  планом. работника.⁸

 

2.5 Контроль

Контроль, как правило, ассоциируют с властью, «командованием», «поймать», «уличить», «схватить». Такое представление  о контроле уводит в сторону от главного содержания функции контроля.

В сомом  общем виде контроль можно представить  как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов  с запланированными.⁹

Контроль  – одна из ведущих функций управления. Существует множество формулировок определений  функции контроля. Одна из них – контроль – это процесс  обеспечения достижения организацией своих целей.

Контроль  способствует успешному функционированию предприятия. Без контроля совместной деятельности на предприятии начинается хаос.

Посредством функции контроля выявляются проблемы, что позволяет скорректировать  деятельность организации для предотвращения кризисного положения. Контроль позволяет  фиксировать ошибки, сознательные и  несознательные нарушения  и исправлять их до того, как они возникнут  на пути достижения цели. Вместе с тем  контроль позволяет определить, какая  деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна.¹⁰

Эффективное сочетание различных видов контроля с учетов параметров внешней и  внутренней среды – залог успешного  функционирования организации.¹¹

Контроль-это  системное наблюдение за выполнением  планов, заданий и результатами хозяйственной  деятельности, обеспечение с помощью  информации обратной связи с управляемым  объектом. Учет и контроль необходимы для управления плановой, финансовой, производственной и трудовой дисциплины на предприятии. Контроль как основная функция менеджмента объединяет все виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучения информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения поставленных целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. С помощью контроля менеджер выявляет проблемы, причины их возникновения и принимает активные меры по корректировке отклонений от цели и плана деятельности.

Существует  три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме  определенной политики, процедур и  правил. Прежде всего он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль осуществляется, когда работа уже  идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

Текущий и  заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы  в организациях имеют разомкнутую  обратную связь, так как руководящий  работник, являющийся по отношению  к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

 

2.6 Координация

Сущность  этой функции заключается в обеспечении  согласованности  действий всех звеньев  системы управления, сохранении, поддержания  и совершенствования установленного режима работы производственного механизма. При помощи этой функции решаются задачи, связанные с разделением  труда в аппарате управления и  упорядочением  системы производства в случае отклонения от заданных параметров.

Цели  координации – установление взаимодействия в работе производственных подразделений, руководителей и специалистов, устранение помех и отклонений от заданного  режима работы.

Координация – функция процесса управления, обеспечивающая, во-первых, его бесперебойность  и непрерывность, и, во-вторых, взаимосвязь  всех функций. Главная задача координации – достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей и обмена информацией между ними. ¹²

Координация осуществляется путем проведения совещаний, личных контактов между руководителями, согласование рабочих планов и графиков, внесение в них корректировок, увязки работы между исполнителями. Координацией охватываются общественные организации, что возможность сосредоточить силы на основных участках производства.

 

Вывод

Наиболее  полное содержание менеджмента как  процесса отражают основные функции. Они  являются общим условием управления социальными и социально - экономическими процессами.

Основная  задача менеджеров – добиться реальных конечных результатов деятельности. Менеджеры должны правильно определить, уяснить свои цели, поставить цели персоналу с тем, чтобы определить и уточнить исходные данные, выяснить сильные и слабые стороны системы  и эффективно их использовать. Менеджер должен постоянно контролировать цели и результаты их достижения. В процессе управления осуществляется постоянный процесс согласования и определение  взаимного соответствия целей и  результатов. Экономическое управление требует ясности и полноты  информации не только в чисто экономической, но и во всех других областях деятельности предприятия. Экономические и административные методы управления по сути неразрывны, образуют единую систему рычагов, направляющих предприятие к конечной его цели, позволяющих прийти к ней кратчайшим и наиболее экономным путем.