Информационный менеджмент на современном предприятии

Показатели	Годы		Отклонение, (+,-)	Темп изменения, %	Структура ресурсов, %		Отклонение, (+,-)
	2011	2012			2011	2012
1. Ресурсы – всего, тыс. руб. в т. ч., - средняя сумма основных средств; - средняя сумма оборотных средств; - расходы на оплату труда	75825,7	107590,2	31764,5	141,9	100	100	-
	21755   45603,5   8467,2	27646   66437   13507,2	5891   20833,5   5040,0	127,1   145,7   159,6	28,6   60,2   11,2	25,7   61,7   12,6	-2,9   1,5   1,4
2. Выручка от продаж, тыс. руб.	156121	186136	30015	109,2	-	-	-
3. Прибыль до налогообложения,  тыс.руб.	11050	11550	500	104,5	-	-	-
4. Ресурсоотдача, тыс.руб.	2,05	1,7	-0,35	-	-	-	-
5. Ресурсорентабель-ность,  тыс. руб.	0,146	0,107	-0,04	-	-	-	-

 

Из табл. 3 видно, что сумма ресурсов в 2012 г. больше на 31764,5 тыс.руб., и составляет сумму 107590,2 тыс.руб. Наибольшую сумму составляет средняя сумма оборотных средств в 2012 г. равна 66437 тыс.руб., или долю 80,4 %, что на 20833,5 тыс.руб. или на 45,7% больше 2011 г. Выручка в 2012 г. по сравнению с 2011 г. увеличилась на 30015 тыс.руб., или на 19,2%, за счет увеличение покупателей и ассортимента продаваемых товаров. Прибыль до налогообложения в 2012 г. больше на 500 тыс.руб. и составила сумму 11550 тыс.руб. Ресурсорентабельность в 2012 г. имеет меньший показатель (0,107), чем в 2011 г. (0,146).

Таким образом, руководство ООО «Эксклюзив» обеспечило эффективную организационную и торговую деятельность на предприятии, которая положительно влияет на финансовые состояние предприятия, тем самым, увеличивая доходы от продажи своей продукции.

 

2.2. Оценка системы информационного менеджмента на предприятии ООО «Эксклюзив»

 

В документационном обмене ООО «Эксклюзив» в соответствии с организационной структурой задействовано 3 отдела магазина. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.

Процесс управления в ООО «Эксклюзив» корректно рассматривать как сочетание следующих трех режимов принятия решений.

Стратегический уровень предполагает выявление проблемных областей в различных сферах деятельности организации, анализ и прогноз долгосрочных тенденций ее развития; анализ и прогноз общественно-политических тенденций и создание системы уравновешивания различных влияний внешней среды. На данном уровне генерируются методы решения проблем, разрабатываются концептуальные подходы, оптимизируются модели и сценарии развития организации.

На оперативном уровне производится мониторинг и анализ текущего состояния элементов социально-экономической и общественно-политической сфер, формируются планы реализации концепций, моделей и сценариев развития, осуществляется оперативный контроль и корректировка выполнения планов и проектов.

Чрезвычайное управление предполагает одновременно прогнозирование и предотвращение экстремальных ситуаций, создание сценариев их возникновения и развития, непрерывный мониторинг характеристик и показателей потенциально опасных природных, техногенных, социально-политических факторов и обеспечение организационно-технических вопросов осуществления управления в экстремальных условиях.

В ООО «Эксклюзив» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Функции, связанные с документационным обеспечением осуществляет бухгалтер.

Бухгалтер ООО «Эксклюзив» осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов, контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном.

Маршруты работы с  входящими и исходящими документопотоками  в ООО «Эксклюзив» представлены в таблице 4.

 

Таблица 4. Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками

Электронная работа с  входящей документацией	Электронная работа с исходящей документацией
1. Получение документа	1. Создание проекта  документа
2. Экспедиционная обработка	2. Проверка секретарем  или менеджером по персоналу
3. Рассмотрение документа
4. Регистрация	3. Согласование (визирование  при необходимости)
5. Передача адресату (конкретное  подразделение)
6. Рассмотрение руководителем  подразделения	4. Подписание руководителем  документа
7. Назначение и передача  исполнителю	5. Регистрация документа
8. Исполнение документа
9. Контроль за исполнением	6. Направление документа в дело
10. Направление документа  в дело

 

 

После ввода электронного образа документа путем сканирования в документную систему бумажный подлинник остается на оперативном  хранении (в текущем архиве) в  подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел.

В соответствии с установленными категориями документов, электронные  образы которых вводятся в систему  документооборота ООО «Эксклюзив», дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов.

После получения документа  бухгалтер производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа  производится на основе существующего с заполнением регистрационной учетной карточки на бумажном носителе.

Немного иначе состоит  процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование  проекта исходящего документа, который  осуществляется путем выдачи задания исполнительным директором, руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс).

Работа с внутренней документацией в ООО «Эксклюзив» состоит из следующих этапов: получение указания на разработку, подготовка проекта документа, согласование (визирование), передача адресату, отметка о доставке, выдача (оформление) резолюций, постановка на контроль, отчет об исполнении, помещение документа в дело, текущее и архивное хранение.

Последующее управление первичной обработки входящей деловой  корреспонденции включает: проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции; проверку правильности се адресования; вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей); распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую; простановку штампов с отметкой «Входящий № __» на документах, подлежащих регистрации (учет документов); заполнение регистрационных карточек (журналов, книг и т.п.) (регистрация документов).

Исследование движения внутренней документации в ООО «Эксклюзив» показало, что важный этап «Регистрация на предприятии» в схеме движения документов отсутствует, что приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.

Работа с внутренней документацией производится в ООО «Эксклюзив» как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

Информационно-аналитическое  обеспечение управления ООО «Эксклюзив» является распределенной информационно-управленческой системой, обеспечивающей сбор, обработку и представление информации, предназначенной для достоверного информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений.

ООО «Эксклюзив» широко использует в своей работе компьютеры. С помощью компьютеров бухгалтер и оператор может обмениваться информацией между собой, использовать местную базу данных и сеть для поиска информации. Менеджер узнает информацию о конкурентах, дает рекламу, общается на предмет улучшения качества и ассортимента продаваемых товаров.

В ООО «Эксклюзив» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett–Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett–Packard ScanJet.

Документооборот ООО «Эксклюзив» представлен в таблице 5.

 

Таблица 5. Документооборот ООО «Эксклюзив» по данным 2012 года

Документы	Количество документов		Всего
	Подлинники	Тираж
Поступающие	272	272	544
Отправляемые	196	432	628
Внутренние	434	302	736
Итого	902	1006	1908

 

Таким образом, объем  документооборота в ООО «Эксклюзив» по данным 2012 года составляет 1608 документов, из них 34,6% приходится на подлинники и 65,4% на копии документов.

Наибольшая доля в  документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12%), только 21,73% документов – исходящих.

Объем документооборота в 2012 году по сравнению с 2011 вырос  на 8,9%, а в 2011 году по сравнению с 2010 годом – всего 5,0%.

Исследование системы  документационного обеспечения  управления персоналом ООО «Эксклюзив» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

Серьезным нарушением в  системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами:

- нет инструкции по  делопроизводству;

- документы хранятся  децентрализовано, что затрудняет  учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам.

Система внутреннего  контроля ООО «Эксклюзив» автоматизирована и содержит актуальную информацию о функциональной структуре с распределением полномочий между участниками фирмы, описания бизнес-процессов и их владельцев, описания рисков, описания контрольных процедур, исполнителей контрольных процедур и регламенты выполнения контрольных процедур, результаты тестирования контрольных процедур, позволяет формировать планы тестирования контрольных процедур, различные отчеты для руководства и аудитора.

Таким образом, можно  отметить:

- на сегодняшний день  для формирования положительного имиджа магазина уже сделано достаточно много, но, требуется работа для его поддержания и укрепления;

- на аналитическом  этапе происходит исследование  элементов процесса коммуникации, для этого магазину рекомендуется  использовать первые лица магазина;

- директору ООО «Эксклюзив» обязательно нужно сообщить о магазине широкой общественности, для этого рекомендуется предоставлять материалы для печати, по которым затем пишутся статьи, очерки и т.п.;

- отвечать на запросы  прессы и предоставлять комплексные информационные услуги; следить за сообщениями печати, радио о ООО «Эксклюзив» и оценивать результаты;

- принимать при необходимости  меры к исправлению ошибок, делая  заявления или выступая с соответствующими  опровержениями.

- главная задача напомнить, сообщить ООО «Эксклюзив» максимальному числу покупателей, способствовать созданию благоприятного имиджа и репутации, рекламе его ассортимента. Однако нужно помнить, что человеческая память имеет особенность – в ней запечатлеваются только по-настоящему яркие, выделяющиеся из общего ряда и необычные события.

- спецификой PR-кампании  в деятельности ООО «Эксклюзив» является сложность оценки ее результатов из-за отсутствия критериев, по которым эти результаты можно было бы определить с достаточной точностью. В связи с этим рекомендуется применение различных форм оценки эффективности PR-кампании.

 

2.3. Пути совершенствования системы информационного менеджмента в ООО «Эксклюзив»

 

К основным мероприятиям, направленным на повышение конкурентных позиций ООО «Эксклюзив» относятся:

- повышение маркетинговой  ориентации ООО «Эксклюзив», т.е. изучение спроса покупателей, подборка и своевременное обновление товарного ассортимента в соответствии с ним;