Информационный менеджмент на современном предприятии

- проведение мониторинга  конкурентов, цен на товары  конкурентов (создание и постоянное обновление банка данных о конкурентах: товарах, ассортименте, ценах, методах ведения ими конкурентной борьбы и др.):

- совершенствование ценовой  политики (установление цен исходя  из уровня цен конкурентов,  с учетом конъюнктуры рынка  отдельных товаров, гибкое маневрирование ценами);

- проведение сегментации  рынка товаров и услуг (разработка  комплекса маркетинговых мероприятий  по привлечению и удержанию  различных групп потребителей).

Основной задачей также  является пропаганда общественной значимости и полезности деятельности. Прежде всего, необходимо сменить устаревшие вывески на более современные и яркие.

В целях улучшения  работы ООО «Эксклюзив» целесообразно разработать более совершенную, удовлетворяющую партнеров и покупателей, ценовую политику, то есть выработать определенную стратегию ценообразования, которая будет отвечать на вопросы, как должно вести себя предприятие в тех или иных сегментах рынка, чтобы с помощью эффективной ценовой политики привлечь большее количество покупателей к продаваемым товарам.

Сейчас мониторинг оборотных  активов предприятия реализован в Excel. Данные поступают из «1С:Предприятие » и отчетов подразделений об исполнении установленных норм. По результатам анализа формируются ежедневный, декадный и месячный отчеты о состоянии оборотных активов. На основании этой информации принимаются решения о привлечении кредитов, изменении условий работы с поставщиками и покупателями.

Исследование системы информационного менеджмента ООО «Эксклюзив» выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

В этот комплекс должны входить  следующие документы:

- положение о функциональной  службе документационного обеспечения  управления (ДОУ);

- должностные инструкции  секретаря и инструкция менеджера  по персоналу по ведению делопроизводства.

Из проведенного анализа следует, что на 2014 г.:

- необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе которых бухгалтер может осуществлять свою работу;

- следует организовать  централизованное оформление документов  бухгалтером, знающим требования  делопроизводства.

Для ООО «Эксклюзив» можно предложить программу и план для совершенствования системы информационного менеджмента, представленный в таблице 6.

 

Таблица 6. План-график мероприятий по совершенствованию системы информационного менеджмента

Мероприятия	Ответственный	Сроки выполнения
1. Разработка должностных инструкций секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства	Менеджер по персоналу	01.2014
2. Разработка Положения  о функциональной службе ДОУ	Менеджер по персоналу	02.2014
3.Создание инструкции  по делопроизводству	бухгалтер	02.2014
4. Внедрение системы  электронного документооборота	Директор	03.2012-04.2014

 

Делая вывод из вышесказанного, можно выделить два подхода к  совершенствованию документационного  обеспечения управленческой деятельности ООО «Эксклюзив»:

- через регламентацию документационного обеспечения;

- на основе использования современных информационных технологий.

Итак, внедрение полноценной  системы информационного менеджмента предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

Бюджет расходов на внедрение информационной системы в ООО «Эксклюзив» включает - расходы по зарплате, затраты на создание второго рабочего места оператора и расходы по хранению документов.

1) Без внедрения ИС  электронного документооборота для обработки данных может потребоваться труд двух человек с заработной платой по 10 тыс. руб. в месяц (оператор) и 15 тыс. руб. - бухгалтер.

Расходы по зарплате исполнителей Ззп определяются по формуле расчета фонда заработной платы:

Фзп = Зосн*(1+Кдоп)*(1+Кс.ф.),

где Зосн - основная заработная плата работников;

Кдоп, Кс.ф.- коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.

Значения Кдоп, Кс.ф. можно принимать в размере Кдоп = 0,08 ÷ 0,1; Ксф.= 0,20.

Тогда, расходы на заработную плату 2-х исполнителей за время эксплуатационного  периода (12 месяцев):

ФЗП = 25,00 * 1,1 * 1,20 * 12 = 396 тыс. руб.

2) Затраты на создание  второго рабочего места оператора  составят:

- компьютерная техника  - 60,0 тыс. руб. (компьютер, монитор,  принтер, сканер, телефон, программное  обеспечение, осветительные приборы);

- офисная мебель –  30 тыс. руб. (стол офисный с приставкой, стул, шкаф для хранения документов);

- затраты на электроэнергию:

Затраты на энергоносители Зэн определяются по формуле:

 

Зэн = Р * tдн * Тразр. * Wэ (5)

где Р - суммарная мощность потребителей электричества, кВт;

tдн - продолжительность работы электроприемников в течение дня, час;

Тразр. - продолжительность  работы в рабочих днях;

Wэ- тариф на электроэнергию, руб./кВтч. В настоящее время для  коммерческих организаций: Wэ=4,00 руб./кВт, 

Тогда затраты на энергоносители равны:

Зэн = 1,5 * 8 * 250 * 4,6 = 13,80 тыс. руб.

3) расчет расходов на материалы представлен в таблице 7.

 

Таблица 7. Расчет затрат на материалы

Наименование затрат на материалы	Кол-во	Сумма, руб.
1. Бумага, пач.	24	3000,0
2. Канцелярские товары, компл.	4	400,0
3. Расходные материалы  (картриджи), шт.	6	7200
Всего	-	10600

 

Таким образом, плановые расходы на создание и содержание второго рабочего места оператора  составят:

90,0 + 13,8 + 10,6 = 114,40 тыс. руб.

4) Расходы на хранение архива:

- площадь архива –  15м²

- стоимость аренды 1 м² - 300 руб./ м2, включая НДС.

Расходы на хранение архива планируются на 2014 год в размере:

15*300 * 12 = 54 000 руб.

Расчет затрат на отопление  архива осуществляется по следующей  формуле:

Зот = Sпл * (T.кален./365) * Wтепл ,

где W тепл - тариф на тепловую энергию, руб./кв.м. в мес.

W тепл = 46,2 руб./кв.м. в  мес.

Тогда затраты отопление  будут равны:

Зот = 15 * 200/365 *46,2*12 = 4,5 тыс. руб.

Таким образом, расходы  на хранение архива планируются на 2014 год в размере: 54,0 + 4,5 = 59,5 тыс. руб.

Планируемый бюджет расходов на совершенствование системы информационного менеджмента в 2014 с учетом принятия на работу оператора и расходов на содержание бумажного архива представлен в таблице 8.

 

Таблица 8. Планируемый бюджет расходов на совершенствование системы информационного менеджмента в 2014

Наименование статьи расходов	Сумма затрат, тыс. руб.
1. Расходы по зарплате  исполнителей, в т. ч.:	396
1.1 Основная заработная  плата	203,8
1.2 Дополнительная заработная  плата	57,6
1.3 Отчисления в социальные внебюджетные фонды	134,6
2. Материальные затраты	10,6
3. Арендная плата за  помещение	54,0
4. Затраты на освещение  и отопление	18,3
5. Общая сумма расходов	478,9

 

Таким образом, общая  сумма расходов на совершенствование системы информационного менеджмента в 2014 в ООО «Эксклюзив» составит 478,9 тыс. руб.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается  время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

 

Заключение

 

Итак, под информационным менеджментом понимается специальная область менеджмента, выделившаяся как самостоятельное направление в последние годы и все более приобретающая специфические особенности. Информационный менеджмент охватывает все аспекты проблемы менеджмента в сфере создания и использования информационных ресурсов.

Предмет информационного  менеджмента: процессы создания, эксплуатации и развития ИС предприятия.

Задачи информационного менеджмента: формирование технологической среды ИС, развитие и обслуживание ИС, планирование в среде ИС, формирование организационной структуры ИС, использование и эксплуатация ИС, формирование инновационной политики, управление персоналом в сфере ИС, управление финансами в области ИС.

В данной работе проведен анализ системы информационного  менеджмента на предприятии ООО «Эксклюзив».

В ходе исследования и  анализа были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию системы информационного менеджмента в ООО «Эксклюзив».

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Общая сумма расходов на совершенствование системы информационного менеджмента в 2014 в ООО «Эксклюзив» составит 478,9 тыс. руб.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Эксклюзив» в целом.

 

 

Список использованных источников

 

1. Бакут П.А. Информационные ресурсы – вопросы теории и практики // ИРР, 2009. - № 3.

2. Веселова Е.Н. Экономическая реальность и бизнес-информация // НТБ, 2008. - № 3.

3. Информационный менеджмент: курс лекций / В.Г. Матвейкин, Б.С. Дмитриевский, К.А. Садов. – Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2009. – 44 с.

4. Кригер А.Б. Информационный менеджмент: Учебное пособие. - Владивосток: ТИДОТ ДВГУ, 2008.- 126 с.

5. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии.- М.: Научная книга, 2008. - 137 с.

6. Менеджмент: Учебник для вузов / Под ред. М.М. Максимцова, А.В. Игнатьевой. – М.: Юнити, 2008.- 251 с.

7. Рейльян Я.Р. Аналитическая основа принятия управленческих решений.  - М.: Финансы и статистика, 2009.- 276 с.

8. Рубцов С.Р. К вопросу о построении общей теории менеджмента // Менеджмент в России и за рубежом, 2010. - № 6.

9. Цыганов В.В., Бородин В.А., Шишкин Г.Б. Интеллектуальное предприятие: механизмы овладения капиталом и властью (теория и практика управления эволюцией организации). – М.: Университетская книга, 2009. – 768 с.

10. Шумилов Ю.П. Менеджмент информационных ресурсов // ИРР, 2008.- № 3.

 

¹ Бакут П.А. Информационные ресурсы – вопросы теории и практики // ИРР, 2009. - № 3.- С. 12

² Рейльян Я.Р. Аналитическая основа принятия управленческих решений.  - М.: Финансы и статистика, 2009.- С. 55

³ Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии.- М.: Научная книга, 2008. - С. 49-50

⁴ Информационный менеджмент: курс лекций / В.Г. Матвейкин, Б.С. Дмитриевский, К.А. Садов. – Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2009. – С. 5

⁵ Шумилов Ю.П. Менеджмент информационных ресурсов // ИРР, 2008.- № 3.- С. 11-12

⁶ Веселова Е.Н. Экономическая реальность и бизнес-информация // НТБ, 2008. - № 3.- С. 80

⁷ Рубцов С.Р. К вопросу о построении общей теории менеджмента // Менеджмент в России и за рубежом, 2010. - № 6.- С. 32-33