Инфраструктура менеджмента

3. Требуемая отчетность: виды помощи, которая может быть оказана, когда и как просить о ней; отношения с местными и общегосударственными инспекциями.

4. Процедуры, правила, предписания: правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения; поведение в случае аварий, правила техники безопасности; информирование о несчастных случаях и опасности; гигиенические стандарты; охрана и проблемы, связанные с воровством; отношения с работниками, не принадлежащими к данному подразделению; правила поведения на рабочем месте; вынос вещей из подразделения; контроль за нарушениями; перерывы (перекуры, обед);  телефонные переговоры личного характера в рабочее время; использование оборудования; контроль и оценка исполнения.

5. Представление сотрудников подразделения.

Для сотрудников ООО «Админоф» предусмотрено обучение. Обучение включает в себя получение новыми и действующими сотрудниками навыков, необходимых для успешного выполнения работы.

              Обучение большей части сотрудников ООО «Админоф» проводится начальниками структурных подразделений непосредственно на рабочем месте. Для самих же начальников отделов предусмотрено обучение и повышение квалификации с помощью специальных курсов и тренингов. Часто руководители ООО «Админоф» посещают семинары, проводимые компанией «Бизнес-Содействие».

2.4 Информационные ресурсы

Важнейшая  особенность  процесса   управления   заключается  в   его информационной природе. Организация реализации принятых  решений  проводится через систему методов воздействия на работников с использованием  информации о ходе выполнения принятых  решений  (обратная  информация).  Чем  точнее  и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы  управления,  чем полнее  она  отражает  действительное  состояние  и  взаимосвязи  в  объекте управления,  тем   обоснованнее   поставленные   цели   и   реальные   меры, направленные на их достижение.

              Так  как  руководитель  в  своей  работе  опирается    на  информацию  о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую  командную информацию с целью перевода управляемого объекта из  фактического  состояния в  желаемое,  то  информацию   условно   считают   предметом   и   продуктом управленческого труда.

              Информация как элемент управления  и  предмет  управленческого  труда должна  обеспечить  качественное  представление  о   задачах   и   состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку  идеальных  моделей желаемого их состояния.

              Таким  образом,  информационное  обеспечение  —  это   часть   системы управления, которая представляет собой совокупность данных о  фактическом  и возможном   состоянии   элементов    производства    и    внешних    условий функционирования  производственного  процесса  и  о   логике   изменения   и преобразования элементов производства.

                    Выделяют два уровня характеристики информационного обеспечения:

   - элементный, т. е. совокупность данных, характеристик, признаков;

   - системный, т.  е. воспроизводящий   взаимосвязи   и зависимости  между  классификационными     группами     информации,     реализуемый  в     виде информационных моделей.

            Основные требования сотрудников ООО «Админоф»к качеству информации:

   - своевременность;

   - достоверность (с определенной вероятностью);

   - достаточность;

   - надежность (с определенной степенью риска);

   - комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров  фирмы и  конкурентов  и т.д.);

   - адресность;

   - правовая корректность информации;

   - многократность использования;

   - высокая скорость сбора, обработки и передачи;

   - возможность кодирования;

   - актуальность информации.

В  процессе  организации  информации  принципиальное  значение   имеет расчленение  ее  на   условно-постоянную,   выполняющую   роль   нормативно-справочной,  и  переменную.  Оба  эти  вида  информации  на  основе  анализа классификационных связей организуются  во  взаимосвязанные  блоки  (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими  процесс  в  статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.

Организация информации в значительной  степени  предопределяет  порядок  ее  хранения,  регистрации,  обновления,  передачи  и   использования.   Четкая организация банков данных  позволяет  более  полно  обосновать  направления движения, интенсивность потоков, закономерности ее преобразования, методику  запросов и получения.

Таким образом, система информационного  обеспечения — это  совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и  окружающей  его среды, организованная во  взаимосвязанных  потоках  сведений.  Эта  система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и  выдачи  их пользователю.

              Немаловажную роль в работе предприятия играет и организация документооборота.

Общее руководство  вопросами документационного обеспечения в ООО «Админоф»  возложено на генерального директора. Непосредственную организацию этой работы осуществляет офис-менеджер.

Организация работы с документами  заключается в следующем:

- обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранения и использования документированной информации;

- обеспечение документированной информацией ее потребителей (как внутри, так и за пределами фирмы) в соответствии с их потребителями;

- обеспечение  соблюдения  установленной  на  фирме  технологии  обращения  с  документированной информацией  на всех ее этапах:

- организация документооборота;

- создание и  эксплуатация информационно-поисковых  систем по документам;

- подготовка  документов к сдаче в архив.

        Документооборот предполагает взаимосвязанное  и  взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам:

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы.

      Порядок работы с входящими  документами: прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и  вложений, правильность адресации, вскрытие конверта, систематизация документов, заполнение регистрационных карточек, простановка штампов, распределение документов на подлежащие передаче генеральному директору  для рассмотрения и  вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в организации.

Порядок работы с исходящими  документами: получение исполненных  документов, проверка правильности оформления документов наличия приложений, указанных  в основном документе, регистрация  документов в регистрационно-контрольной форме, сортировка отправляемых документов по адресатам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту.

Порядок  работы с внутренними документами: получение распоряжения на подготовку документа, составление  документа (набор текста и печать), согласование  документа, представление документа на подпись, передача на регистрацию, передача документа должностным лицам фирмы для руководства в повседневной работе, помещение в дело.

Проанализировав деятельность фирмы в целом, можно сказать, что они являются рентабельными, работники материально заинтересованы в конечных результатах деятельности и материально ответственны за итоги деятельности.

Для эффективного функционирования предприятия в нём существуют различные организационные методы управления:

- устанавливаются нормы и правила, которым необходимо подчиняться – нормативы (правила внутреннего трудового распорядка, правила торговли и другие);

- для повышения профессионализма все работники проходят инструктажи;

- для успешного достижения главных и второстепенных целей деятельность фирмы планируется;

- при заключении договора сотрудником подписывается должностная инструкция для того, чтобы он знал свои права и обязанности.

Главная задача анализа трудовых ресурсов – выявить обоснованность плана численности работающих и установить эффективность их использования. В основные задачи анализа использования трудовых ресурсов также входит исследование численности рабочей силы, ее состава и структуры, а также определение размеров и динамики средней заработной платы работников предприятия.

Заключение

«Менеджмент» в переводе с английского языка означает «управление». В самом общем виде можно сказать, что менеджмент — это управление совместной деятельностью людей; это значит — делать дело вместе со всеми, мобилизуя усилия всех. Менеджмент следует рассматривать как сложную систему управления экономическими, социальными, производственными и информационными процессами на предприятии. Понятие менеджмента неразрывно связано с осознанием управления как сферы деятельности, требующей не только опыта, но и специальных знаний и умений.

Наиболее полное содержание менеджмента как процесса отражают основные функции. Они являются общим условием управления социальными и  социально - экономическими процессами.

Функцией в менеджменте называют особый вид управленческой деятельности, с помощью которой субъект управления воздействует на управляемый объект.

                 Основными функциями менеджмента являются: планирование, организация, мотивация, координация и контроль.

Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы (субъекта управления). Конечным результатом управления является выработка управленческого воздействия, команды, приказа, направленных на достижение поставленной цели. Один работник может выполнять несколько функций, несколько работников могу выполнять одну функцию. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности – это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом.

Список литературы:

1.      Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2006. 364 с.

2.      Кузнецов Ю.В. Подлесных В.И. Основы менеджмента. – Изд. ОЛБИС, 2007. 409 с.

3.      Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие. – 5-е изд.: Новое знание, 2008. 421 с.

4. Герчикова И. Н., Менеджмент. - М.: Юнити, 2006- с.615.

5.  Тейлор Фредерик Уинслоу, Менеджмент, - М., 2005 г- с.612.

3

[1] Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2006. 364 с.

[2] Кузнецов Ю.В. Подлесных В.И. Основы менеджмента. – Изд. ОЛБИС, 2007. 409 с.

[3] Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие. – 5-е изд.: Новое знание, 2008. 421 с.

[4] Герчикова И. Н., Менеджмент. - М.: Юнити, 2006- с.615.

[5] Тейлор Фредерик Уинслоу, Менеджмент, - М., 2005 г- с.612.