Инструменты обучения тайм-менеджменту

Несколько слов о сравнительных  достоинствах корпоративного и открытого семинаров. Главное достоинство корпоративного семинара – он позволяет (при достаточной квалификации ведущего) решать достаточно важные задачи, связанные с выработкой методов командной работы.  Решение ТМ-вопросов на уровне команды, а не отдельного работника, сильно повышает вероятность того, что новые методы будут внедрены. В качестве очень полезного побочного эффекта можно назвать сплочение команды, общение и взаиморазвитие ее членов. Из анкет с семинаров: «(что удивило?) Коллеги, оказывается, неглупые люди!»; «(главный результат) Мое видение путей развития фирмы стало видением каждого члена команды».[5]

Важное преимущество открытого  семинара – полезные деловые и  профессиональные контакты. Кроме того, если посланный на семинар работник способен по результатам семинара сделать внятную лекцию для своих коллег, такая схема может быть достаточно дешевой заменой корпоративному семинару. Вообще, при любых формах обучения полезно, когда в организации есть человек или небольшая группа людей, уже «обацилленных» ТМ-темой, готовых продвигать ее в организации, обучать других, выбирать оптимальные формы привлечения внешних консультантов, и т.п. Наличие такого «центра кристаллизации» помогает существенно сократить расходы на обучение и сделать его результаты более прочными.

Главным аргументом в выборе между  семинаром и тренингом, на мой  взгляд, должен являться характер «целевой аудитории». Для топ-менеджеров более  уместен семинар, позволяющий вести  интеллектуальную дискуссию без  мало уместных в данной аудитории  упражнений. Для средних менеджеров – тренинг, позволяющий отточить навыки, но дающий меньше для развития интеллекта. To train по-английски означает одновременно «тренировать» и «дрессировать» – ясно, что чем искушеннее аудитория, тем менее уместен тренинг в обычном понимании этого слова.

Стоимость ТМ-семинаров, как и любых  других консалтинговых услуг – величина очень разнообразная, нелинейная, и  с качеством,  напрямую никак не связанная. За сотни (в корпоративном  варианте – тысячи) долларов вам  могут в евроремонтном помещении показывать прекрасно сделанные слайды и хорошо поставленным голосом сообщать заученный текст о том, что «нужно быть четким и собранным, тогда ваши волосы станут мягкими и шелковистыми» – с нулевым долгосрочным эффектом. Прекрасный результат для функционера большой корпорации, которому нужно написать отчет об «исполнении программы развития персонала за... год». Если же вам нужен результат, а не галочка, рекомендуем ориентироваться не столько на раскрученную торговую марку, сколько на личность конкретного тренера или преподавателя. Адекватный ее подбор позволит снизить стоимость обучения на порядки, не потеряв и даже выиграв в качестве.

2.2 Консультирование, коучинг

Из всех очных форм ТМ-обучения эта наиболее затратна по деньгам, но при этом наиболее эффективна. Таким образом, ТМ-консультирование предназначено в первую очередь для тех, кто ценит время больше, чем деньги. У консультирования есть одно достоинство в денежном плане – процесс консультирования как правило разбит на небольшие порции, которые можно оплачивать по отдельности, прекращая сотрудничество ровно в тот момент, когда вы сочли его продолжение неэффективным. Таким образом у вас в руках постоянно находится «ядерная кнопка», заставляющая консультанта «поддерживать тонус» и не ослаблять усилий. Злоупотреблять ей, естественно, не стоит: одна из важнейших функций консультанта – говорить вам неприятные вещи и задавать провокационные вопросы.[3]

К достоинствам работы с консультантом  можно отнести в первую очередь возможность индивидуальной тщательной «заточки» методов под ваши потребности. В частности, консультант здесь выступает в качестве достаточно мощного «фильтра», отсеивающего лишнюю информацию. Говоря конкретнее, если на открытом семинаре дается ссылку на какую-то книгу по тайм-менеджменту, на корпоративном могут дать ссылку на конкретную главу («а вот у нас в фирме с совещаниями особенно плохо обстоят дела, что посоветуете?»), то при личном консультировании могут выбрать буквально 2-3 абзаца, идеально подходящих для данного клиента, и отсеять все остальное.

Еще одно преимущество консультирования перед семинаром – выше гибкость в плане распределения занятий  по времени, а также выше мотивация. Поскольку основная проблема при занятиях тайм-менеджментом – необходимость выделять на них время и вообще помнить о тайм-менеджменте, я считаю способность методично и неотступно «тормошить» клиента очень важным качеством ТМ-консультанта. Естественно, тормошить в заранее оговоренных и согласованных пределах.

Наконец, консультант обеспечивает вам диалогичность рефлексии, работает в качестве своеобразного «зеркала», дающего обратную связь. Причем, что очень важно, зеркала независимого, не являющегося вашим подчиненным, и поэтому менее предвзятого.[3]

В заключение – об оценке эффективности  услуг консультанта. Можно посоветовать подходить к этому вопросу так же, как к оценке личной эффективности. Сформируйте несколько показателей, как для личного хронометража, и отслеживайте их динамику, внося при необходимости коррективы в процесс консультирования. Такими показателями могут быть количество принятых вами решений по преобразованию деятельности; количество таких решений, воплощенных в жизнь; количество мыслей, схем или примеров, которые вы отметили как полезные для себя и расширяющие вашу картину мира, и т.п.

2.3 Выбор тренера

При выборе тренера или ведущего ТМ-семинара помимо критериев, перечисленных  относительно консультанта, есть смысл  учитывать еще несколько соображений. В первую очередь рекомендуется обращать внимание не столько на перечень фирм, с которыми преподаватель работал, отзывы предыдущих клиентов, и т.п., сколько на личное впечатление. Важно не то, чего когда-то достиг преподаватель, а то, сможет ли он дать адекватный результат в вашей организации, с ее спецификой и особенностями. Мистика это или «еще не известное науке явление», но думаю, что любой хороший руководитель, обменявшись с консультантом некими тонкими гиперпространственными флюидами, безошибочно чувствует, «срастется» у них или «не срастется», сможет консультант «войти в резонанс» с корпоративной культурой фирмы или нет.

При принятии решения обратите внимание, как на интеллектуальные, так и на эмоциональные аспекты личности преподавателя. Поскольку в ТМ-теме крайне важна мотивация обучаемых, их «эмоциональная подпитка», ни в коем случае нельзя доверять обучение «начетчику», изучившему достаточное количество теоретического материала и способному более или менее доступно его пересказывать. ТМ-тренер обязательно должен сам применять то, о чем рассказывает, быть глубоко убежденным в важности и актуальности ТМ-темы – не побоюсь этого слова, быть энтузиастом темы. При переговорах попросите его, например, показать свой органайзер и немного рассказать о личной системе планирования. Если этого не сделаете вы, с большой вероятностью это сделают ваши работники на семинаре – и будут глубоко разочарованы, если вы отдали их в руки «сапожника без сапог».

Кроме того, чем выше интеллект  и критичность сотрудников (обычно это более или менее коррелирует  с их положением в иерархии), тем  в большей степени материал семинара должен быть для преподавателя всего лишь «одной десятой» айсберга, находящейся на поверхности. Попробуйте углубиться в какие-нибудь тонкости, позадавать заковыристые вопросы. Это быстро покажет, есть ли у преподавателя глубокое понимание темы. Для проверки компетенции преподавателя полезно также осведомиться о наличии у него публикаций в деловых изданиях – это не слишком надежный, но все же тест на наличие самостоятельных мыслей, способных пройти редакторскую и читательскую проверку.

Не стоит и говорить, что ТМ-тренер должен сам  предъявлять  способность уважать чужое время и грамотно организовывать свое. Т.е. не опаздывать на встречи (или звонить и передоговариваться при форс-мажоре), кратко и четко формулировать мысли в деловой переписке, без труда удерживать линию развития обсуждения при переговорах, и т.д.[5]

Таким образом, выбирая ТМ-тренинг – нужно искать тот, который  запускает механизм  системного и последовательного самостоятельного  повышения человеком личной эффективности. Тогда долгосрочные результаты, скорее всего, вас не разочаруют. Важно, чтобы человек почувствовал – он сам способен системно, рационально выстраивать свои отношения с временем. Благодаря тому, что на семинаре или тренинге был грамотно дан «стартовый толчок», человеку больше не нужен «допинг» в виде новых тренингов.

3. Особенности тайм-менеджмета в России

Менеджмент в России, как и  в любой другой стране, отражает ее исторические особенности, культуру и общественную психологию. Он непосредственно  связан с общественно-экономическим укладом страны. 
 В силу исторических особенностей экономика нашей страны развивается скачкообразно, т.е. все процессы у нас происходят в более сжатые временные интервалы. В советский период истории России отсутствовала частная собственность, в то время как наука управления получила основной всплеск развития по всему миру. Поэтому сейчас менеджеры вынуждены работать больше и эффективнее, и не удивительно, что у большинства из них проблемы с использованием и планированием времени. Все российские экономисты признают, что рациональное использование времени является непременным условием всякого процесса труда, и управленческого тоже, но, несмотря на это, по настоящее время проблема эффективного использования времени в большинстве исследований, и особенно касающихся вопросов управления, либо игнорируется, либо освещается очень слабо. Отечественные руководители вынуждены пользоваться разработками иностранных специалистов.

В настоящее время  руководителей можно условно  разделить на две группы: руководители старой закалки, работавшие в условиях плановой экономики, многим из которых трудно приспособиться к новым условиям. Они предпочитают работать так же, как работали раньше. 
Новые менеджеры, большинство из которых обучались по зарубежной литературе, учились или стажировались за рубежом. Они использовали опыт западных менеджеров и поэтому мало чем отличаются от своих коллег из других стран.[17] 

Для них естественно  заботиться о максимальной эффективности  использования своего рабочего времени. Российская экономика переживает сейчас переходный период.  При плановой и рыночной экономике внешняя среда относительно стабильна, а сегодня предприятия действуют в постоянно меняющихся условиях. Такая ситуация усложняет процесс принятия решений. Планы приходится постоянно пересматривать. Цели, стоящие перед менеджером не всегда ясны и последовательны. Множественность целей в сочетании с существованием разных групп и интересов часто приводит к противоречиям. Невозможность постановки ясных и непротиворечивых целей приводит к нарушению на самой первой ступени самоменеджмента. Следовательно, затрудняются процессы планирования и принятия решений (возникают неожиданные задачи, невозможно однозначно расставить приоритеты).

Как уже отмечалось, применение принципов тайм-менеджмента связано не только с экономическими, но и с общественно психологическими факторами. 
 В нашей стране велик удельный вес затрат времени на выполнение рутинной работы в бюджете времени руководителей. Это говорит о проблемах с делегированием у российских менеджеров. Многие из них не делегируют рутинную работу либо из-за того, что подчиненные и так загружены работой, либо из-за того, что считают, что сами выполнят эту работу лучше. В результате менеджеру не хватает времени на действительно важные, перспективные задачи.

Еще одна особенность  в использовании рабочего времени  заключается в том, что в российских компаниях более распространены дружеские отношения между коллегами. Многие предпочитают начинать рабочий  день с неформального общения  с коллегами, а не с важнейших дел; обсуждение условий контракта может плавно перейти в дружескую беседу. 
В Росси сложился образ руководителя, как человека, у которого постоянно нет времени, и чем больше ему недостает времени, тем значительнее он кажется.

Некоторые руководители с восторгом заявляют, что они работают по 12-13 часов в сутки, выражая этим преданность своему делу. Объективно же, это говорит лишь о том, что человек не может расставить приоритеты и правильно организовать свое время.[17]

Таким образом, насколько эффективно менеджер распоряжается своим временем, зависит от его личности, от того, хочет ли он упорядочить свою деятельность, последовательно внедряя в работу правила и принципы самоменеджмента, т.к. для этого не требуется никаких сверхъестественных усилий ни для русского менеджера, ни для человека любой другой страны.

Заключение 

Поскольку время –  практически единственный невосполнимый  ресурс из тех, что находятся в  нашем распоряжении, его неэффективное  расходование может обходиться нам  слишком дорого. Мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Наши уникальные способности, профессиональная компетентность, стремление достичь большего часто сталкиваются с хронической его нехваткой. Это единственный ресурс, которого не хватает всем, вне зависимости от возраста, психологического типа, социального и материального положения. Времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. И самое главное — время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем — одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной  информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей. Тайм-менеджмент (Time Management (ТМ)) — это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. При этом важно понимать, что само время является ключевым, то есть стратегическим, ресурсом организации или человека, необходимым для достижения успеха в чем-то конкретно или для устойчивого процветания в целом. Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром говорят: «Время – деньги». Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем.