Использование современных информационных технологий в деловом общении

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

НОВОСИБИРСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИКИ  И  УПРАВЛЕНИЯ  «НИНХ»

 

 

          Институт  Экономики

 

          Кафедра социальных коммуникаций и социологии управления

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

«Использование современных информационных технологий в деловом общении»

 

 

 

Учебная дисциплина: Деловое общение

Наименование  направления (специальности, профиля  подготовки): Экономика

Ф.И.О. студента: Волов Денис Андреевич                

Номер группы: БЭ-92

Номер зачетной книжки: 091116

Дата регистрации реферата кафедрой ____________

 

Проверила: Мартова Татьяна Владимировна

                                   (Ф.И.О.)

 

 

 

Оценочное заключение:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Новосибирск, 2012

 

Содержание:

Введение…………………………………………………………3

1 Теоретико-методологический анализ современных информационных технологий в деловом общении………………...5

1. История информационных технологий в деловом общении……5

1.2 Виды информационных технологий в деловом общении............7

1.3 Функции информационных технологий в деловом общении.….17

2 Анализ конфликтной ситуации…...........................................20

Заключение……………………………………………………..24

Список использованных источников……………………………….25

 

Введение

 

В настоящее время информационные технологии играют очень важную роль в жизни человека. Без них теперь не обходится практически ни одна сфера деятельности человека, за исключением, разве что, тех направлений деятельности, где огромное внимание уделяется традиционным методам. Но, как мы понимаем, такие малочисленные ветви человеческой жизнедеятельности встречаются крайне редко. Информационные технологии незаменимы практически во всех структурах: от здравоохранения и медицины - до торговли на рынках ценных бумаг. Этот факт ещё раз подчёркивает очень важную вещь – в наши дни информационные технологии играют одну из главных ролей. И, естественно, в деловом общении невозможно обойтись без использования информационных технологий. Соответственно, данная тема исследования является крайне актуальной в наши дни, так как заинтересованным людям часто приходится общаться с деловыми партнёрами, но не всегда есть возможность при этом встретиться лично. Стоит отметить, что информация может предаваться на несколько каналов коммуникации, что существенно увеличивает скорость проведения мероприятия, экономит время, следовательно, увеличивается не только ваша работоспособность, но и работоспособность ваших коллег.

Данная тема исследования заинтересовала меня не только своей актуальностью, но и разнообразием видов современных информационных технологий в деловом общении. О многих я не слышал, так что это послужило определяющим фактором при выборе темы реферата.

Степень научной проработанности  данной темы играет огромную роль в значимости исследования. Справедливо отметить, что тема исследования является достаточно проработанной. Так И.В. Роберт начал рассматривать распределённое изучение информационных и коммуникационных технологий ещё в далёком для нас 2001 году. Из последних научных работ следует выделить «Бизнес-коммуникации: мастерство делового общения» Мирошниченко А.А., увидевшую свет в 2007 году.

Объектом исследования будет  являться поле современных информационных технологий в деловом общении.

Предметом исследования будет  являться выявление наиболее эффективного способа коммуникации и ведения  переговоров в деловом общении.

Цель работы – изучение и анализ используемых информационных технологий в сфере делового общения, выявление конфликтных ситуаций и путей их решения.

Задачи, решаемые в ходе работы:

- Изучить историю возникновения  информационных технологий в  деловом общении в период становления  и развития этой отрасли;

- Разобрать функции информационных технологий в деловом общении;

- Структурировать информационные  технологии в деловом общении  по их видам;

- Рассмотреть возможную проблему информационных технологий, возникающую в ходе ведения деловых переговоров;

- Выявить пути решения  поставленной выше проблемы.

 

1 Теоретико-методологический  анализ современных информационных  технологий в деловом общении

 

1.1 История информационных  технологий в деловом общении

 

В обычных переговорах, за пределами Интернета, основным средством передачи информации является устная речь. Письменные формы общения имеют вспомогательный характер. Поэтому первоначальным инновационным бумом в мире информационных технологий и делового общения был телефонный международный звонок. Такой произошёл впервые 7 января 1927 года. Это был первый коммерческий телефонный разговор между Нью-Йорком и Лондоном по трансатлантическому телефонному кабелю. До прокладки трансатлантических кабелей в 1927 году связь между Европой и Америкой осуществлялась с помощью длинноволновой радиосвязи. Стоимость услуги составляла 9 фунтов стерлингов за 3 минуты. Подобным образом осуществлялось около 2000 разговоров в год.¹

Первый трансатлантический телеграфный кабель был проложен ещё в XIX веке. Хотя экспедиции, проходившей в 1857 - 1858 гг., и удалось проложить кабель, уже через несколько недель он пришёл в негодность (по всей видимости, в связи с нарушением изоляции).

Спустя 10 лет, с помощью  значительно лучше изолированного кабеля удалось проложить сразу  несколько трансатлантических телеграфных  линий с большей долговечностью.

К 1919 г. число кабелей достигло 13, и большинство из них принадлежали Великобритании.

СССР был подключён к Нью-Йорку через этот кабель 14 апреля 1936 года. Первый звонок состоялся между наркомом связи и дежурным телефонно-телеграфной компании Нью-Йорка. Общение проходило на общепринятом на международных телефонных линиях французском языке.

Сейчас телефонные разговоры  в деловом общении имеют очень  важную роль. Так всего лишь с помощью одного телефонного звонка можно решить много важных и волнующих вас вопросов, договориться о проведении собеседования с потенциальным работодателем, условиться о встрече с деловым партнёром, сообщить об изменениях в планах и т.д. Но немаловажное значение имеет и Интернет. В наше время Интернет во многих аспектах даже важнее телефонной связи. Но когда же впервые Интернет начал использоваться в деловом общении?

В 1957 году Министерство обороны  США посчитало, что на случай войны  Америке нужна надёжная система  передачи информации. Агентство по перспективным оборонным научно-исследовательским  разработкам США (DARPA) предложило разработать  для этого компьютерную сеть. Разработка такой сети была поручена Калифорнийскому  университету в Лос-Анджелесе, Стэнфордскому исследовательскому центру, Университету Юты и Университету штата Калифорния в Санта-Барбаре. Компьютерная сеть была названа ARPANET (англ. Advanced Research Projects Agency Network), и в 1969 году в рамках проекта сеть объединила четыре указанных научных учреждения. Все работы финансировались Министерством обороны США. Затем сеть ARPANET начала активно расти и развиваться, её начали использовать учёные из разных областей науки.

Первый сервер ARPANET был  установлен 2 сентября 1969 года в Калифорнийском университете (Лос-Анджелес). Компьютер  Honeywell DP-516 имел 24 Кб оперативной памяти.

29 октября 1969 года в  21:00 между двумя первыми узлами  сети ARPANET, находящимися на расстоянии  в 640 км — в Калифорнийском  университете Лос-Анджелеса (UCLA) и в Стэнфордском исследовательском институте (SRI) — провели сеанс связи. Чарли Клайн (Charley Kline) пытался выполнить удалённое подключение из Лос-Анджелеса к компьютеру в Стэнфорде. Успешную передачу каждого введённого символа его коллега Билл Дювалль (Bill Duvall) из Стэнфорда подтверждал по телефону.

К 1971 году была разработана  первая программа для отправки электронной  почты по сети. Эта программа сразу  стала очень популярна. Тогда же появились первые списки почтовой рассылки, новостные группы и доски объявлений.

В 1973 году к сети были подключены через трансатлантический телефонный кабель первые иностранные организации  из Великобритании и Норвегии, сеть стала международной.

С тех самых пор электронная  почта стала неотъемлемой частью не только деловой жизни человека, но и обычной – повседневной.

 

 

1.2 Виды информационных технологий в деловом общении

 

Появление новых средств  коммуникации умножает наши возможности  общения, но не отменяет предыдущих форм коммуникации. Основными средствами, как в обыденном, так и профессиональном общении для нас по-прежнему, как  и многие века назад, остается устная и письменная речь.

Осуществляя какие-либо совместные действия, мы чаще всего переговариваемся или, реже, переписываемся. Однако технический  и технологический прогресс привел к внедрению в наш повседневный и профессиональный обиход новых  средств коммуникации.

Неумение грамотно пользоваться новыми средствами коммуникациями зачастую оказывается критическим. Проще  говоря, на человека, не пользующегося  мобильным телефоном, не знающего, что  такое факс, во многих сферах бизнеса  посмотрят удивленно, а человека, не владеющего компьютером, попросту не возьмут на работу.

Основные способы передачи деловой информации можно разделить  на два основных вида — почтовая связь и электронная связь.

Расширение географических границ предпринимательства и ограниченность времени заставляют участников рынка  активно использовать Интернет, факс и прочие средства оперативной связи  и для ведения обычной деловой переписки, и при заключении, изменении и расторжении важных коммерческих сделок.

К средствам коммуникации, используемым в деловой практике, относятся:

- Телефон и мобильный телефон;

- Факсимильная связь;

- Автоответчики;

- Интернет-пейджер;

- Видеоконференции и телеконференции;

- Электронная почта;

- Интернет.²

1) Телефон и мобильный телефон

Традиционная телефонная связь является самым привычным  и удобным способом связи для  многих деловых людей. Современные  технологии передачи данных позволяют  использовать нетрадиционные методы для  достижения уменьшения стоимости услуг  телефонной связи, в тоже время, сохраняя тот же уровень удобства использования и функциональности.

Телефонная коммуникация - это контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников.

Многие ученые считают, что  деловые люди тратят на телефонное общение от 4% до 25% своего рабочего времени. При использовании телефонной коммуникации повышается оперативность решения  различных вопросов. А также отпадает необходимость посылать письменное сообщение.

2) Факсимильная связь

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений  за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения. Главное преимущество факсов - скорость и возможность передачи информации, которую нельзя передать словами (большой объем, графика, подписи и т.д.).

Телефакс (или просто «факс») в настоящее время как средство связи стал широко использоваться в  современном деловом общении. Телефаксы  передаются посредством каналов  факсимильной связи. Любой деловой  контакт сейчас немыслим без обмена посланиями по такой связи.

Факсимильная связь является, по сути, электронной разновидностью обычной почтовой переписки, известной еще во времена Пушкина. Здесь также есть адресант, адресат и получатель. Само сообщение передается в форме письменного текста и визуально воспринимается именно как страница письма или документа (с поправкой на некоторую неизбежную потерю качества изображения).

Факсимильная связь означает электрический способ передачи графической  информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц, схем, графиков, фотографий и т.п.; такая связь осуществляется посредством факсимильных аппаратов. Факсимильный аппарат представляет собой комплекс механических, светооптических  и электронных устройств, которые  служат как для передачи изображений  неподвижных плоских объектов (оригиналов) по каналам электросвязи, так и  для приема таких изображений  с воспроизведением объекта в  виде его копии (факсимиле).

Обычно телефаксное сообщение  оформляется в виде делового письма. В нем, как правило, выдержаны  все его реквизиты, то есть дата, внутренний адрес, обращение, заключительная формула вежливости. Вместе с тем  в телефаксах можно встретить  некоторые сокращения, присущие только телефонному сообщению. При этом следует отметить, что стилистически  телефаксы могут быть менее официальными, чем деловые письма. Вместе с тем в них обычно не наблюдается большой степени краткости и сжатости, характерной для телекса.