Использование современных информационных технологий в деловом общении

Электронное письмо, отправленное с одного компьютера, поступает на почтовую машину сетевого узла, откуда передается на машину адресата и попадает в его почтовый ящик. При этом совсем не обязательно, чтобы компьютер  адресата был включен. Почтовая машина, обслуживающая сеть, является своеобразным почтовым ящиком и немедленно передаст сообщение адресату при включении  в сеть его компьютера.

Возникает уникальная возможность  быстро ознакомить практически любой  круг корреспондентов с различными документами, проектами и т.п. и  оперативно получать ответ на эти  материалы. В настоящее время  компьютеры в России объединены глобальной сетью Интернет, которая связана  с другими европейскими сетями и  со всем миром. Сеть Интернет позволяет  получить доступ к актуальным источникам информации, сводкам биржевых новостей, а также разместить рекламу и электронный офис компании.

 

 

1.3 Функции информационных  технологий в деловом общении

 

С помощью информационных технологий можно выполнить следующие  действия:

- Передавать, принимать информацию и управлять ею.

- Применять классические правила бизнеса.

- Обеспечивать доступ к интеллектуальному достоянию всего мира.

- Обеспечивать связь между людьми и народами.

- Обеспечивать быстрые методы ведения дел.

Информационные технологии разветвляются на следующие сферы деятельности:⁵

- Коммерция процесс оформления сделок осуществляется в сети Интернет.

- Образование возможность самообразования.

- Работа - 50 % вакансий находятся в сети Интернет.

- Покупательная способность – предоставляются коммерческие предложения со скидками и оптимальными ценами.

- Политика процесс голосования переходит в сеть.

Какую роль играют информационные технологии в нашей жизни?

- Электронная почта вместо факса.

- Возможность обмена информацией.

- Коммерция в Интернет покупается почти все.

- Передача данных отправка звука, видео, текстов.

- Управление информацией на основе сети Интернет.

- Помощь в решении отсортированные и упорядоченные данные.

Таким образом, возможности современных технологий и средств делового общения, это:

- Сотрудничество/координация усилий. Позволяет компаниям узнать запросы и проблемы потребителя.

- Современное средство общения. Ускоренная практика деловых отношений.

- Поиск партнеров. Контроль заказчиков и партнеров.

- Контролирует цены на продукцию, повышает конкуренцию.

- Наличие электронной почты.

- Возможность обучения.

- Средство обмена знаниями

- Знакомство с информацией различного вида: текст, аудио, видео, фото, моноскрипты, картины, графика, анимация.

- Видеоконференция.

- Виртуальная библиотека.

- Информационные услуги.

- Реклама.

- Электронный магазин, электронный бизнес.

 

2 Анализ конфликтной ситуации

 

Конфликтная ситуация № 1:

В крупном офисе проходят деловые переговоры между двумя  очень серьёзными фирмами. Первая фирма, которая и располагает офисом в центре города, занимается производством  высокотехнологичной электроники. Будем называть её фирма «Pineapple». Второй участник переговоров располагается в другой части света и занимается тем, что выпускает комплектующие, детали и аксессуары для продукции различных компаний. Эту компанию будем называть «Camcung». Две стороны решили, что необходимо снижать издержки, путём экономии на командировочных затратах. Так «Pineapple» и «Camcung» договорились между собой, что проведут видеоконференцию в обусловленное время. Представители компании (специалисты по микросхемам, маркетологи и переводчик) «Pineapple» собрались в офисе в назначенное время и произвели звонок через Интернет на другой конец света. Соединение было успешно установлено, и на проекторе появился японец в костюме. Стороны поприветствовали друг друга и перешли к решению поставленной задачи. Всё шло достаточно гладко, пока не случилось одно обстоятельство. Или компьютер перегрелся и начал давать сбои, или Интернет начал подтормаживать, вследствие чего некоторые слова накладывались друг на друга и изменялись. Это произошло, когда представитель-переводчик компании «Pineapple» говорил фразу о том, как важно и престижно сотрудничество с такими крупными и авторитетными корпорациями как «Camcung». Но это не так важно, так как на другом конце провода, ввиду перебоев в Интернет-соединении, услышали такую фразу: «That’s done. You are asshole» («Сделка завершена. Вы некомпетентные дилетанты» перевод Волов Д.А.). Японец недоумённо переспросил, но ответа не получил, увидев только улыбающегося сотрудника «Pineapple». Японцы вообще гордый народ, вот и сотрудник корпорации, производящей комплектующие, без лишних слов отключился от разговора и расторг контракт с американским крупным брендом. Сотрудники «Pineapple» недоумевали, что же такое произошло. Теперь они сотрудничают с корпорацией «SOMY».

Анализ конфликтной ситуации № 1:

Проанализировав данную ситуацию, мы понимаем, что тут имело место  некоторое недопонимание со второй стороны. Оно было вызвано неполадками  в программном обеспечении или  сбоями в Интернете у первой стороны. Что тут можно посоветовать? Я  считаю, что обстоятельства были не на стороне компании «Pineapple», так как они вели переговоры с японцами, а этот народ необычайно горд. Услышав то, что они услышали, но не то, что было сказано, японцы вспылили и внесли ананасовую компанию в «чёрный список». Виной всему оказалось неподготовленное программное обеспечение американской фирмы или сбои в сети Интернет. В данном случае, стоило было либо продумать вопрос о скорости интернета, мощности компьютера, либо не поскупиться и отправить делегацию на подписание такого важного договора.⁶

Вывод:

Современная информационная технология помешала одной компании заполучить очень выгодный и важный контракт с японцами. Такая ошибка могла стоить американцам миллионы денежных единиц.

 

Конфликтная ситуация № 2:

Юристу из «Национального Банка Голиаф» («GNB») Маршаллу Эриксону необходимо переслать по факсу важный документ-отчёт для начальства в отделение на западном побережье Соединённых Штатов. Маршалл очень добросовестный юрист, поэтому подготовил документы к пересылке ещё прошлым вечером. Но у Маршалла есть сотрудники, для которых розыгрыш – это смысл жизни.  Они знают, что Маршалл готовит все отчёты заранее, поэтому перед приходом своего друга на работу они поменяли график рентабельности собственных средств на ксерокопию изображения пятой точки Эрла с сорок пятого этажа. Также они настроили аппарат на копирование изображения 84 раза на машину в другой части страны. Маршалл, не подозревая о подвохе, отправляет по факсу все документы и не только документы... Начальство получает сначала документы, а потом и бесконечное множество изображений сами понимаете чего... Маршалла Эриксона не уволили. Уволили Эрла. Всему этажу отменили премиальные за месяц.

Анализ конфликтной ситуации № 2:

В данном примере место  имеет лишь человеческая глупость, инновационные технологии в данном примере лишь выполняют функции, посредством которых происходит конфликтная ситуация. Так что  не обязательно, чтобы техника была неисправна. Порой человек сам  поступает очень глупо, аморально  и опрометчиво.⁷

Вывод:

Современная информационная техника исполнила задуманное плохо мыслящего человека. Такой поступок в перспективе мог стоить компании потерю авторитета на рынке банковских услуг, если факс был бы отправлен напрямую в третью организацию. Но всё хорошо, что хорошо заканчивается.

 

Конфликтная ситуация № 3:

Молодой архитектор Тэд ждёт очень важного звонка на счёт его нового проекта высотного здания. Но обстоятельства вынуждают его покинуть свой дом не на долгое время. При этом свою проблему он решил, поставив у себя дома автоответчик, завалявшийся на чердаке. Убедившись, что устройство функционирует, Тэодорф уходит по своим делам. Пока Тэда не было, ему несколько раз позвонила его мама, друг-юрист из «GNB», сосед из девятнадцатой квартиры. Когда телефон зазвонил вновь и автоответчик включился – вся память устройства уже была заполнена. В этот момент звонил потенциальный работодатель молодого архитектора на счёт проекта здания. Но сообщение он оставить не смог. Когда Тэд вернулся домой, он обнаружил, что его автоответчик заполнен, но долгожданного сообщения на счёт работы как не было, так и нет до сих пор.

Анализ конфликтной ситуации № 3:

В данной ситуации Тэд сделал почти всё правильно. Он быстро сообразил, что решением его проблемы будет являться информационные технологии – в данном случае автоответчик. Но тот автоответчик, который установил персонаж данной ситуации, являлся устаревшей моделью, не способной записывать большой объём сообщений. Таким образом, установка неподходящего оборудования, могла отрицательно сказаться на карьере молодого и перспективного архитектора.⁸

Вывод:

В подобных ситуациях использование  информационных технологий просто незаменимо. Но прежде необходимо убедиться, что  устройство будет функционировать  должным образом. Лучше избегать устаревших моделей, они могут подвести в самый неподходящий момент. Такое неприятное обстоятельство может повлиять на вашу карьеру.⁹

 

Заключение

 

Исходя из  данной аналитической  работы, можно заключить, что в  современном мире уже не обойтись без информационных возможностей общения. Сегодня нет такой сферы человеческой жизни, где бы ни использовались компьютерные технологии или сам компьютер. Естественно, современная информационная сфера просто немыслима без компьютеров, а в частности, без новых информационных технологий. Что же мы относим к информационным возможностям нового типа? Это - компьютерные технологии, Интернет, электронная почта, факс, видеозвонок и т.д.

Это объясняется тем, что  подобные технологии обеспечивают оперативность  распространения и высокую степень  доступности информации, которые  в свою очередь делают современную  информации более ценной и приоритетной. Конечно же, иногда возникают и сложности, подобные тем, что были описаны выше во второй главе. Но чаще они осуществляются либо по вине человека, либо из-за соей ещё пока не совершенности. Но эта проблема вполне решаема, необходимо лишь повысить уровень рабочих, провести переквалификацию и т.д.

Виды современных информационных технологий всё больше входят в нашу деловую жизнь, делают ее более эффективной. С помощью современных информационных технологий бизнес становится проще и одновременно сложнее. Это можно объяснить тем, что вести бизнес становится намного легче, так как сокращаются издержки, появляется больше времени для принятия верного решения, упрощаются многие сложные процедуры и т.д. Сложнее же он становится лишь косвенно, в призме технологического обзора. Так теперь рабочее место в офисе – это не просто стол и телефон. Теперь рабочее место – это бесчисленное количество проводов, мониторов, камер, взаимодействующих друг с другом и образующих единую структуру, механизм.

Таким образом, современное деловое общение - это новые методы общения, образ мышления и действия. 

Список использованных источников:

 

1 Таратухина Ю.В. Деловая коммуникация в сфере информационных технологий. Учебное пособие, АРТ-МЕНЕДЖЕР, 2011. – 200 с.

2 Кирсанов М. Курс делопроизводства / М. Кирсанов. – Новосибирск: Сфера, 2002. - 318 с.

3 Кузнецов И.Н. Технология делового общения / И.Н. Кузнецов. - М.: Март, 2004. - 128 с.

4 Куницина В.Н. Межличностное общение / В.Н. Куницина, Н.В.Казаринова. - СПб.: Питер, 2001. - 413 с.

5 Лейхифф Дж. М. Бизнес - коммуникации / Дж.М. Лэйхифф, Дж.М.Пенроуз. - СПб.: Питер-Бук, 2001. - 688 с.

6 Мирошниченко А.А. Бизнес-коммуникации. Мастерство делового общения. Практическое руководство / А.А. Мирошниченко. - М.: Книжный мир, 2007. – 314 с.

7 Актуальные проблемы теории коммуникации. Сборник научных трудов. СПб.: Изд-во СПбГПУ, 2004. – 256 с.

8 Слободин А.В. Средства и технологии Интернет: Учеб.пособие. / А.В. Слободин, В.П. Часовских. Екатеринбург: Урал. гос. лесотехн. ун-т., 2003. - 43 с.

9 Томилов В.В. Культура предпринимательства / В.В. Томилов. - СПб.: Питер, 2000. - 359 с.

10 Шарков Ф.И. Основы теории коммуникации. Учебник./ Ф.И. Шарков. - М.: издательство «Перспектива», 2002. – 246 с.

11 Шевчук Д.А. Деловое общение. Учебное пособие для ССУЗов / Д.А. Шевчук. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. – 192 с.

12 http://ru.wikipedia.org

¹ Актуальные проблемы теории коммуникации. Сборник научных трудов. СПб.: Изд-во СПбГПУ, 2004. – с. 34 - 52

² Шарков Ф.И. Основы теории коммуникации. Учебник./ Ф.И. Шарков. - М.: издательство «Перспектива», 2002. – 127 с.

³ Таратухина Ю.В. Деловая коммуникация в сфере информационных технологий. Учебное пособие, АРТ-МЕНЕДЖЕР, 2011. – 87 с.

⁴ Куницина В.Н. Межличностное общение / В.Н. Куницина, Н.В.Казаринова. - СПб.: Питер, 2001. – 264 с.

⁵ Слободин А.В. Средства и технологии Интернет: Учеб.пособие. / А.В. Слободин, В.П. Часовских. Екатеринбург: Урал. гос. лесотехн. ун-т., 2003. - 23 с.