Коммуникации в управлении

Коммуникативные средства и  технологии: использование вербальных и невербальных ключей доступа в  аудиальный, визуальный и кинестетический  каналы участников; включение участников в активную массовую деятельность; неординарность сюжетов при сохранении традиций.

Ожидаемый результат: формирование чувства патриотизма и национальной гордости; сохранение традиций, закрепление  новых ритуалов.

Перечисленные виды коммуникации позволяют определить специфику, грамотно использовать жанр, коммуникативные  средства и технологии, получить планируемый  результат, более эффективно подготовиться  к той или иной коммуникативной  деятельности, разработать сценарии вербального и невербального  поведения в конкретной ситуации делового общения и учесть особенности  делового партнера.

Основным различием системы  межличностных отношений и массовой коммуникации является то, что в  рамках межличностной коммуникации устанавливается непосредственный контакт между индивидами с помощью  межличностных средств общения, в то время как в массовой коммуникации обмен информацией опосредуется техническими средствами коммуникации.

коммуникация визуал интерпретация  деловой общение

 

1.4 Коммуникация  при помощи текста

 

Конечно как речевая, так  и текстовая коммуникация играет большую роль в нашей жизни. В  больших организациях в основном этот вид передачи информации на особом счету. Но у неё есть свой минус.

После передачи текстовой  информации может возникнуть неясность  поставленной цели и появляется невозможность  своевременно скорректировать информационный смысл заложенный в тексте.

Эта проблемная ситуация "пронизывает" все уровни мотивационно-целевой  структуры текста. Поэтому внимание к проблемной ситуации всегда сопутствует  поиску и определению способов оптимальной  реализации в мотивационно-целевой  структуре текста[4,с.88-90].

Типовая мотивационно-целевая  структура текста.

I уровень – сверхзадача,  замысел, цель, целеполагание, коммуникативное  намерение, мотивация общения  (в комплексе – интенция), связанные  со способом "разрешения" проблемной  ситуации в данном социальном  контексте. Нередко, а в художественных  жанрах практически всегда, вербально  (посредством слов) они не выражены  или выражены частично, только  на уровне целеполагания. В  любом случае следует попытаться  сформулировать их самому (зачем?  почему? для чего? что то самое  главное, что хотел сказать,  передать, выразить автор?).

II уровень – тезисы  и контртезисы:

а) утверждения, декларации, заявления, главные выводы, принципиально  важные, опорные для интенции;

б) разъяснение (развертывание) тезисов и контртезисов.

III уровень – аргументы  и контраргументы:

а) доказательства, являющиеся основаниями для тезисов и  контртезисов;

б) разъяснение (развертывание) основных аргументов и контраргументов;

в) разъяснение проблемной ситуации.

IV уровень – иллюстрации:

а) иллюстрации к тезису, аргументам;

б) иллюстрации к разъяснениям тезиса, аргументов;

в) иллюстрации к проблемной ситуации, ее описание, оценка и пр.

V уровень – фоны:

а) общий фон к цели (целям) сообщения;

б) общие фоны к тезисам  и аргументам;

в) общие фоны к иллюстрациям.

VI уровень – фоны к  фонам и пр.

Мотивационно-целевая доминанта, или интенция, и есть то самое  главное, что хотел сказать, передать, выразить автор; это тот искомый  результат, к которому он стремился, вступая в коммуникацию, причем с  учетом и осознанных целей, и не всегда осознаваемых мотивов. Поэтому постижение интенциональности (произведения, выступления  и т.д.) –это поиск смысла, а поиск  смысла – это поиск интенциональности.

На искусстве выделения  таких структур и строится метод  мотивационно-целевого (интенционального) анализа процессов общения, который  успешно апробирован при изучении текстов самого разного происхождения, назначения и знакового (семиотического) воплощения: материалов прессы, телевидения, радио, кино, интернета, живописи, учебно-методических материалов, поэзии, художественной прозы, различного рода нормативных актов, при изучении имиджа (образа) и т.д.

При этом наряду с возможностью "увидеть" структурную организацию  или, образно говоря, "костяк" любого текста, существует и возможность "увидеть" и понять его индивидуальные особенности  и отличия. Любой текст, так же, скажем, как любой человек, и сходен с другими людьми своим строением, и уникален, неповторим, даже в тех  случаях, когда тексты, казалось бы, не отличаются по форме, а в некоторых  случаях – и по содержанию. Так, циклические однотипные телепередачи, которые "ведет" один и тот же человек, все же различаются нюансами интенциональности, которые могут варьироваться в зависимости от погоды, времени года, самочувствия, проблемных ситуаций и т.д. Практически разными текстами являются и опубликованное авторское стихотворение и – то же самое стихотворение, прочитанное артистом, желающем при этом выразить и свою индивидуальность, свое видение мира. Практически разными текстами являются и авторский сценарий и вольная режиссерская интерпретация этого сценария (правомочен вопрос о степени возможных изменений и искажений авторской концепции).

Для того чтобы получить возможность оценить качество восприятия, проводится опрос-интервью, где, кроме  традиционных закрытых и полузакрытых, респонденту предлагаются открытые вопросы с разнообразным набором  просьб и заданий проинтерпретировать  текст. Результатом анализа анкеты оказывается мотивационно-целевая  структура восприятия, которая сопоставляется с мотивационно-целевой структурой воспринятого респондентом текста, "накладывается" на нее. По степени "освоения" исходной мотивационно-целевой структуры (реализованной  в тексте) и принимается решение  о степени адекватности интерпретирования  и, в целом, восприятия.

Особо следует отметить, что речь идет не о согласии с  коммуникатором - только о понимании  его мотивов и целей. Особенности  восприятия, безусловно, связаны с  ментальными способностями и  возможностями личности, с тем  вариантом переработки и усвоения (знаний, информации, текстов), который  человеку знаком и привычен, которому он научен.

 

1.5 Управление

 

Для эффективного управления директору (менеджеру) необходимо четко представлять, какой необходимый объём информации и в каком виде он должен донести до исполнителя, чтобы достичь поставленной цели.

А именно:

1)  Общаясь с человеком, определить какая модальность у него ведущая.

2)  Присоединиться к его ведущей модальности.

3)  Вести разговор в его модальности.

Для начала рассмотрим выбор  коммуникативного канала передачи информации, который зависит от целей коммуникации и сложности ее содержания, то есть выбор модальности.

Для визуалов характерен взгляд в верх влево, вверх вправо, вверх  и по центру. Он делает жесты верхней  частью тела, например плечами или  поднятыми руками. Если пишет на линованной бумаге, то последующий  символ больше предыдущего.

Для аудиалов характерен взгляд влево, влево вниз и вправо. Делает жесты в нижней части тела, сжимает  слова не делает перенос слов.

Для кинестетиков характерен взгляд вниз вправо и вниз по центру. Делает жесты в средней части  тела.

После определения ведущей  модальности человека, не составит труда присоединиться к ней. То есть оперировать в разговоре теми словами и терминами, которые  характерны для данной модальности.

Разговор в модальности  визуала с использованием, например таких слов: я вижу, посмотри, представляешь, смотрите, давайте рассмотрим и т.д. Используя эти незамысловатые конструкции  ваш собеседник не сможет даже отвлечься  на что- либо другое кроме как вести  разговор с вами.

Разговор в модальности  аудиала должен сопровождаться такими словами: слушай, озвучьте, внутренний голос вам подскажет.

Разговор в модальности  кинестетика сопровождается следующими словами: почувствуйте, ощутите, комфортно, объёмный, мягкий, твёрдый и т.д. 

 

 

 

 

1.6 Управленческая информация

 

С позиций науки об общих  законах управления – кибернетики  – менеджмент, как и всякое управление, представляет собой целенаправленную переработку информации: информация о состоянии объекта управления, попав в орган управления, преобразуется  в нем в командную информацию. Командная информация, представляющая решение менеджера, составляет основу менеджмента. Таким образом, информация является исходным и конечным материалом, над которым работает менеджер. От наличия, качества и своевременности  поступления этого материала  во многом зависит успех менеджмента.

Что же такое информация?

Информация – это осмысленные, упорядоченные данные, сведения об определенном событии, факте, явлении  или ситуации. Событие – то, что  произошло (не обязательно достоверно) или могло произойти. Факт – то, что действительно произошло. Явление  – событие, в котором обнаруживается сущность чего-нибудь. Ситуация – совокупность обстоятельств, обстановка.

Иногда информацию ошибочно отождествляют с данными. Главное  различие здесь в том, что информация – это не просто данные, а нечто  большее: осмысленные, упорядоченные  сведения. Например, вывешенные на витрине  банка курсы иностранных валют  представляют для прохожего не более  чем набор данных – ни о чем  не говорящих цифр. Для человека же, который собирается обменять свои деньги и осмысливает увиденные  цифры, – это ценная информация, на основании которой он может  принять то или иное решение.

Управленческая информация должна обладать следующими качествами: достоверностью, полнотой, своевременностью, доступностью, реализуемостью.

Требование достоверности  означает, что получаемая информация должна быть истинной, хорошо обоснованной, полученной из надежного источника, точной.

Полнота информации определяется ее достаточностью, подробностью, необходимой  для принятия обоснованных управленческих решений.

Своевременность информации означает, что она должна быть получена и реализована тогда, когда это  необходимо для управления.

Доступность информации характеризуется  возможностью ее получения, понятностью  для управленца, соответствием принятым стандартам и обозначениям.

Реализуемость информации говорит  о возможности ее практического  использования в действительных ситуациях.

Ведя информационную работу, управленец должен четко представлять ответы на следующие вопросы:

– какая нужна информация;

– к какому сроку нужна  информация;

– как будет использоваться информация;

– кто будет получателем  и пользователем информации;

– где данная информация может быть получена;

– какие аппаратные, программные  и организационные средства нужны  для получения информации;

– каков "механизм" сбора  и обработки информации;

– в какой форме информация должна быть представлена;

– какова стоимость этой информации.

Главными объектами информационного  обеспечения являются управленческие подразделения организации, осуществляющие основные функции менеджмента:

– прогнозирование и планирование;

– организацию работы;

– координацию и регулирование;

– активизацию и стимулирование;

– учет, контроль и анализ деятельности.

В зависимости от характера  и направлений реализации всю  необходимую для менеджмента  информацию можно условно разделить  на следующие виды: ознакомительная, справочная, целевая, ситуационная, расчетная, учетная, контрольная, аналитическая, планирующая, руководящая.

Ознакомительная информация служит для сообщения сведений общего характера. Получение ее не влечет за собой принятия каких-либо немедленных  мер. Например, это могут быть данные о политической ситуации, уровне жизни  населения и т. п.

Справочная информация также  не требует непосредственной реакции  менеджера. От ознакомительной она  отличается большей структурированностью и конкретикой. Скажем, справочник по черным металлам или по результатам  последней переписи населения, правовые акты и т. п.

Целевая информация ориентирована  на решение вполне определенных управленческих задач и требует соответствующей  реакции менеджера. Например, информация о падении цен или о сбоях  в поступлении электроэнергии. В  ряде случаев реакция менеджера  на такую информацию может быть заранее  предусмотрена, например, при сообщении  о пожаре, выходе техники из строя  и т. п.

Ситуационная информация определяется обстановкой, в которой  действует организация. Примерами  такой информации могут служить  сведения, необходимые организации  для заключения сделки, выхода на новый  рынок, подготовки к годовому отчету.