Коммуникации в управлении

На презентации товаров  и услуг демонстрируются достижения фирмы в области создания качественно  нового продукта с целью привлечения  к нему внимания и создания благоприятных  условий выведения его на рынок  и осуществления продаж.

Презентация обычно является частью рекламной кампании, а также  необходимым элементом связи фирмы с общественностью.

По сравнению с другими  формами работы фирмы, направленной на завоевание рынка и стимулирование продаж, презентация обладает следующими преимуществами:

– по сравнению с использованием средств массовой информации (печать, телевидение) – наличие непосредственной обратной связи с аудиторией, возможность  гибкого реагирования на ее реакцию, корректировки содержания прямо  по ходу работы;

– по сравнению с техническими средствами передачи информации и печатными  публикациями – возможность воздействия  личности презентирующего, его живого слова на участников;

– по сравнению с печатной информацией – возможность использовать широкий диапазон средств: от прямой речи до самой современной аудио- и видеоаппаратуры и их сочетаний;

– по сравнению со средствами массовой информации и визуальной рекламой – полная адресность и учет особенностей данной аудитории;

– по сравнению с традиционной рекламой – возможность организации  обсуждения, дискуссии, с последующим  использованием информации о всем спектре  настроений аудитории.

В качестве недостатков презентации  следует отметить ее большую зависимость  от личности презентирующего, сравнительную  сложность организации и дороговизну, а также невозможность тиражирования  – каждая презентация уникальна.

 

 

 

 

Глава 3. Способы совершенствования  коммуникации в организации.

Следующие принципы являются полезными для  организации эффективной коммуникации, так как они концентрируют  внимание на четырех решающих областях: качество сообщения, условия приема, поддержание целостности организованных усилий и использование преимуществ  неформальной организации[10].

ПРИНЦИП ЯСНОСТИ. Хотя о коммуникации часто  думают просто как о сообщении  для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание  по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким  языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.

ПРИНЦИП ЦЕЛОСНОСТИ. Управленческие сообщения  скорее являются средствами, чем конечными  целями. Принцип целостности состоит  в следующем: цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания  между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей  предприятия.

ПРИНЦИП СТРАТЕГИЧЕСКОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ  ИНФОРМАЦИОННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ. Характер этого ключевого принципа заключается  в следующем: наиболее эффективной  коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию  в дополнение к коммуникации формальной организации.

Попробуем рассмотреть способы улучшения  коммуникационного процесса с точки  зрения межличностных (неформальных) и  организационных (формальных) коммуникаций. Эти виды коммуникаций сильно отличаются друг от друга и, следовательно, способы  их улучшения тоже различны.

В межличностных коммуникациях главным  является совершенствование науки  общения. Существует несколько простых  принципов, соблюдение которых поможет  руководителю стать более коммуникабельным.

УМЕНИЕ  СЛУШАТЬ. Эффективное общение невозможно без умения слушать.

ЯСНОСТЬ ИДЕЙ. Прояснение идей перед их передачей  означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы и идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи.

ЯЗЫК  ЖЕСТОВ И ИНТОНАЦИИ. Необходимо следить  за языком жестов, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Посылая гармоничные знаки, которые  не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности  и понимания ваших слов.

ЭМПАТИЯ И ОТКРЫТОСТЬ. Эмпатия - это внимание к чувствам других людей, сопереживание. Удачное применение эмпатии может  заметно уменьшить возможность  неверного понимания при декодировании  сообщения принимающей стороной. Эмпатия при обмене информацией  подразумевает также поддержание  открытости в разговоре.

УСТАНОВЛЕНИЕ  ОБРАТНОЙ СВЯЗИ. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том  смысле, который вы изначально ему  придали.

Существует  ряд способов установления обратной связи. Один из них - задавать вопросы . Еще один способ установления обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит вам оценить, в какой мере воплощается то, что вы намеревались сообщить.

В организационных коммуникациях  основным является совершенствование  информационного потока. Вот некоторые  конкретные способы совершенствования  информационного обмена в организациях, которые должен знать любой менеджер.

Регулирование информационных потоков

Руководители  на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных.

Руководитель  должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих  информационных потребностей, а также  других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что  такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.

Управленческие  действия.

Регулирование информационного потока - лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. Например, руководитель может практиковать короткие встречи  с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых  приоритетов, распределения работы и т.д. Руководитель может также  по своему усмотрению предпочесть вариант  периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, организация  и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования  информационного обмена.

 

Системы обратной связи.

В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию  межличностного обмена информацией, могут  действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть  контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов  системы обратной связи - перемещение  людей из одной части организации  в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще  один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить  с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально  по сотням вопросов.

Системы сбора предложений.

Системы сбора предложений разработаны  с целью облегчения поступления  информации наверх. Все работники  получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования  любого аспекта деятельности организации.

Цель  подобных систем - снижение остроты  тенденции фильтрации или игнорирования  идей на пути снизу вверх. Чаще всего  такая система реализуется в  варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему  сбора предложений можно организовать по-другому. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую  работники получают возможность  анонимно звонить и задавать вопросы  о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы  обратной связи предусматривает  создание группы руководителей и  рядовых работников, которые встречаются  и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан  на кружках качества, а также группах  неуправленческих работников, которые  еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям [9, с. 213].

Информационные  бюллетени, публикации и видеозаписи  организации.

Относительно  крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые  содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени  могут входить статьи с обзором  предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или  услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых  сотрудников.

Современная информационная технология.

Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию  обмена информацией в организациях.

Персональный  компьютер уже оказал огромное воздействие  на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие  рассылают и получают. Электронная  почта дает работникам возможность  направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме  того в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Завершая свою курсовую работу можно отметить, что для эффективного управления организацией требуются чётко отлаженные коммуникативные связи для безошибочной и своевременной передачи необходимой информации. Понимание механизма коммуникационных процессов позволяет сформировать эффективную систему бизнес-коммуникаций (деловое общение и деловое взаимодействие) компании. Коммуникации встроены во все виды управленческой деятельности, они являются связующими звеньями, оказывающими существенное влияние на эффективность всех процессов, происходящих в организациях и между ними. Таким образом, мы видим, что от развития коммуникаций зависит успех управленческой деятельности. Поэтому управленцу приходится постоянно следить за протеканием коммуникационных процессов, контролировать их эффективность и целенаправленность.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1.  Абчук В.А. Менеджмент 2002 г. 207-209

2.  Адамьянц Т.З. Социальная коммуникация. Учебное пособие. М., ИС РАН, 2005. п. 1.3. с. 24

3.  Дридзе Т.М. Социокультурная коммуникация: текст и диалог в семиосоциопсихологии //Социокультурное пространство диалога, М., Наука, 1999.

4.  Дридзе Т.М. Две новые парадигмы для социального познания и социальной практики // Социальная коммуникация и управление в экоантропоцентрической и семиосоциопсихологической парадигмах. Книга 1. М., ИС РАН, 2000. 5-42 с.

5.  Жаворонков А.В. Российское общество: потребление, коммуникация и принятие решений. – М.: Вершина, 2007.

6.  Морозов В. П.: Искусство и наука общения: невербальная коммуникация. - М.: ИП РАН, Центр "Искусство и наука", 1998. 189 с.

7.  Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. – СПб, 1999.

8.  Адамьянц Т.З. От человека разумного – к человеку понимающему. / Вестник университета (ГУУ) / 2007, №3.

    9.  Почепцов Г. Г. Коммуникативные технологии XX века. - М.: Логос ,2001. - 348 с.

10. Лжеинформация в коммуникационных  процессах//http://oz.bybook.net

11. Вердербер Р., Психология  общения/Р. Вердербер, К. Вердербер.-  М.: Прайм-Еврознак, 2007.