Коммуникации в управлении

Расчетная информация необходима для осуществления определенных вычислений. Например, для определения  показателей работы предприятия, проведения кредитных операций и т. д.

Учетная информация требуется  для ведения учета в организации. Она используется при составлении  отчетов, сведений для налоговых  органов и т. п.

Контрольная информация нужна  для постоянного или эпизодического контроля внешних подразделений  организации, например дочерних предприятий, филиалов, а также для отслеживания проводимых мероприятий, например реализации контрактов.

Аналитическая информация поступает  в организацию, как правило, по запросу  и содержит данные по анализу интересующих менеджера фактов, процессов или  явлений. Это, например, аналитические  обзоры конъюнктуры определенных рынков, динамики курсов валюты, прогнозы цен  и т. п.

Планирующая информация –  это данные, необходимые для планирования деятельности организации, например, сведения по внешним заказам, нормативные  документы и т. д. Руководящая  информация представляет собой обязательные для выполнения указания органов  государственного и муниципального управления, требования собственника организации, постановления правоохранительных органов и т. д.

Информация, обеспечивающая деятельность организации, сегодня  немыслима без широкого использования  компьютеров с их инфраструктурой, системы Интернет, электронной почты, мобильной связи и т. д.

Основными направлениями  информационного обеспечения менеджмента  организации являются:

– получение и обработка  поступающей информации, ее анализ и доведение до исполнителей;

– сбор и формирование информации о деятельности организации;

– распространение информации организации внутри нее и за ее пределами;

– анализ информации о деятельности организации;

– получение данных контроля за деятельностью организации и  ее подразделений;

– подготовка решений менеджера;

– решение оптимизационных  задач;

– расчеты по распределению  ресурсов организации;

– учет и отчетность организации;

– налоговые расчеты и  документирование;

– финансовые и кредитные  расчеты;

– учет и распределение  запасов;

– кадровая информация;

– снабженческая информация;

– информация по маркетингу (исследование рынка, создание товара, товародвижение, сбыт, стимулирование продаж и т. д);

– информация по рекламе

– справочная информация, базы данных;

– архив организации;

– переписка организации;

– экспертные системы;

– разработка планов и контроль за их исполнением;

– контроль за отданными  распоряжениями и их выполнением;

– автоматизация рабочих  мест руководителей и управленческого  персонала.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Глава 2. Деловое  общение 

 

Деловое общение — процесс, при котором происходит обмен  деловой информацией и опытом работы; предполагает достижение определенного  результата в совместной работе, решение  конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели. Это также психологический  и физический контакты, обмен эмоциями. Умение строить отношения с людьми, находить определенный подход к конкретному  человеку необходимо каждому. Кажется, что общение совершенно несложный  процесс, поскольку с раннего  детства люди общаются между собой. Однако общение включает в себя множество  видов, функций и направлений. Изучением  тех или иных сторон общения занимаются психология, философия, социология, этология и другие науки, вносящие свой вклад  в понятие "общение".

Общение — искусство и  наука, где важны не только природные  способности, но и образование. От уровня развития коммуникативных способностей во многом зависит эффективность  труда и успеха в достижении намеченных целей.

 

2.1 Интерактивная  составляющая общения

 

При интерактивном общении (взаимодействии) характерным является: а) уместность принятых управленческих решений; б) четкое распределение обязанностей и полномочий; в) умение предотвращать  и разрешать конфликтные ситуации.

При интерактивном общении (взаимодействии) характерным является:

а) уместность принятых управленческих решений;

б) четкое распределение  обязанностей и полномочий;

в) умение предотвращать  и разрешать конфликтные ситуации.

Совместная деятельность и общение осуществляются в соответствии с действующими принципами социального  контроля с учетом философии организации, регламентов взаимодействия, ценностей и правил поведения, принятых в формальных и неформальных малых социальных группах. Потребность в деловом общении обуславливает мотивы, по которым партнеры вступают во взаимодействие:

- кооперация (максимизация  общего выигрыша);

- индивидуализм (максимизация  собственного выигрыша);

- конкуренция (максимизация  относительного выигрыша);

- альтруизм (максимизация  выигрыша партнера);

- агрессия (минимизация выигрыша  партнера);

- равенство (минимизация  различий во взаимных выигрышах  партнеров).

Согласно Р. Бейлзу можно  выделить четыре основные области взаимодействия партнеров, каждая из которых может  содержать по три формы поведенческого проявления:

1. Позитивные эмоции выражение  солидарности, снятие напряжения, выражение  согласия.

2. Решение проблем предположения,  указания, выражение мнения, выдача  ориентаций.

3. Постановка проблем  просьба об информации.

Сущность межличностных  взаимодействий объясняет ряд теорий:

- теория обмена (Дж. Хоманс);

- теория символического  интеракционизма (Дж. Мид, Г. Блумер);

- теория управления  впечатлениями (Э. Гофман);

- теория психоанализа (З. Фрейд).

Согласно теории обмена партнеры взаимодействуют друг с другом с  учетом личного опыта, сопоставляя  и стремясь уравновесить возможные  поощрения и издержки общения. При  этом в поведении партнеров важную роль играют положительные примеры  поощрения аналогичных поступков  в прошлом. Теория обмена основывается на четырех принципах:

1 принцип. Чем больше  вознаграждается определенный тип  поведения, тем чаще он будет  повторяться.

2 принцип. Человек стремится  воссоздать условия, от которых  зависит уровень вознаграждения  за определенный тип поведения.

3 принцип. Если вознаграждение  велико, то человек готов затратить  большие усилия для его получения.

4 принцип. Когда потребности  человека близки к насыщению,  он в меньшей мере стремится  прилагать усилия для их удовлетворения.

Эта теория рассматривает  социальное взаимодействие как сложную  систему обменов с уравновешенной структурой вознаграждений и затрат. Однако в общем случае реакция  человека на вознаграждение не всегда однозначна, а высокое вознаграждение зачастую приводит к потере активности.

1 тип. Незначительный  жест (автоматический рефлекс).

2 тип.Значительный жест, связанный с осмыслением поступка и намерений партнера и преобразуемый в символ, выражающий смысл определенного понятия, действия, или предмета.

Интерпретация символа осуществляется в промежутке времени между воздействием на партнера и проявлением соответствующей  реакции. Партнеры по общению учатся одинаково интерпретировать значения определенных символов. Личность формируется  во взаимодействии с другими личностями и устанавливается контроль действий личности над теми представлениями  о ней, которые складываются у  окружающих.

Теория управления впечатлениями  предлагает рассматривать социальные ситуации как театральные миниатюры, где актерами являются партнеры по общению, а декорациями - организационное окружение.

Э. Гофман отмечает, что, "несмотря на определенную цель, которую индивид  мысленно ставит перед собой, несмотря на мотив, определяющий эту цель, он заинтересован в том, чтобы регулировать поведение других, особенно их ответную реакцию. Эта регуляция осуществляется, главным образом, путем его влияния  на понимание ситуации другими; он действует  так, чтобы производить на людей  необходимое ему впечатление, под  воздействием которого другие станут самостоятельно делать то, что соответствует его собственным замыслам".

З. Фрейд в теории психоанализа утверждает, что главной причиной образования стабильных социальных групп является присущее всем людям  чувство преданности и покорности лидерам. Процесс взаимодействия людей  отражает их детский опыт, и лидер  отождествляется с могущественными  личностями, которых в детстве  олицетворяли родители. Это характерно для ситуаций, когда общение является неформальным или неорганизованным.

Интерактивное общение сопровождается психологическим воздействием, целью  или результатом которого является перестройка индивидуальных или  групповых отношений, мотивов, взглядов, установок. Изменение личности под  воздействием других людей в ходе такой перестройки могут быть временными и переходящими или устойчивыми. На пути таких воздействий каждая личность выстраивает защитные психологические  барьеры, фильтрующие воздействия  и отделяющие полезные от вредных. По этой причине психологические воздействия  лишь при определенных условиях вызывают некоторые изменения в психике  людей, соответственно, в поведении  и профессиональной деятельности.

 

2.2 Перцептивная  составляющая общения

 

Общение как процесс восприятия партнерами друг друга включает в  себя:

- познание собственной  личности в процессе общения;

- познание и понимание  собеседника;

- прогнозирование поведения  партнера по общению.

Взаимодействие между  партнерами возможно только в условиях взаимопонимания. Оно может быть установлено в ходе познания личности партнера, когда одновременно осуществляется эмоциональная оценка, попытка понять поступки собеседника и основанные на общении стратегии его поведения, а далее построить свои собственные.

В процессе познания партнера каждый человек сопоставляет себя с  собеседником, принимая в расчет не только его потребности, мотивы и  установки поведения, но и то, как  собеседник понимает собственные потребности, мотивы и установки. Каждый из партнеров, оценивая другого, пытается выявить  причинно-следственную связь мотивов  его поведения. Действительные мотивы поведения, как правило, скрыты от других, и собеседники в условиях дефицита информации друг о друге начинают проводить аналогии на основе сходства поведения партнера с каким-либо другим лицом или сопоставления  с собственными мотивами поведения  в аналогичной ситуации.

В ходе межличностного общения  используются определенные механизмы  познания партнера:

идентификация - это способ познания другого человека, при котором  предположение о его внутреннем психическом состоянии строится на основе попыток поставить себя на место партнера по общению;

эмпатия - это эмоционально сопереживание другому, основанное на умении правильно представить  себе, что происходит в душе другого  человека, что он переживает, как  оценивает воздействие организационного окружения;

аттракция (привлечение) представляет собой форму познания другого  человека, основанную на формировании устойчивого позитивного чувства  к нему, привязанности к партнеру, дружеском или более интимно-личностном отношении;

рефлексия - это механизм самопознания в процессе общения, в  основе которого лежит способность  человека представлять, как он воспринимается партнером по общению;

каузальная атрибуция - механизм интерпретации поступков и чувств другого человека, стремление к выяснению  причин поведения партнера.

Каждый человек строит привычные для себя объяснения чужого поведения, а именно:

- субъекты с личностной  атрибуцией имеют склонность  искать конкретного виновника  случившегося;

- при обстоятельственной  атрибуции наблюдается склонность  винить обстоятельства, способствовавшие  случившемуся, а не заниматься  поисками конкретного виновника;

- субъект со стимульной  атрибуцией ищет причину случившегося  в предмете, на который было  направлено действие, или в самом  пострадавшем ("доска была плохо  прибита, поэтому и упала", "сам  виноват, не надо было стоять  под плохо прибитой доской").

В процессе казуальной атрибуции  успехи чаще всего приписываются  себе, а неудачи – сложившимся  обстоятельствам, что во многом зависит  от степени участия личности в  произошедшем событии (участник или  наблюдатель).

 

2.3 Презентация

 

Презентацией называют представление  фирмы, лица или продукции определенной аудитории.

Презентация может проводиться  как самостоятельное мероприятие, а также в сочетании с приемом. Презентация обычно проводится по случаю открытия или создания новой фирмы, ее филиалов и представительств; с  целью подвести итоги года или  обнародовать планы на будущее; для  представления и пропаганды нового товара, нового имиджа фирмы; для представления  нового руководителя либо партнера; при  открытии отделений фирмы в новой  стране или регионе и т. д.