Компоненты управленческой деятельности

ФУНКЦИЯ ЦЕЛЕПОЛАГАНИЯ

Целеполагание — один из важнейших компонентов управленческой деятельности, а также общего функционирования, организаций. Оно является и основной функцией руководителя, и этапом управленческой деятельности, и ее структурным компонентом. Целеполагание определяется как формулировка или выбор цели функционирования организации, а также ее конкретизация на подцели и их согласование. Вместе с тем трактовка этой функции в теории управления неоднозначна. С одной стороны, признается ее не просто «очень важная», но и определяющая роль как в управленческой деятельности, так и в общем функционировании организации.

Но целеполагание по своему содержанию и роли в управлении — именно управленческая функция. Это не только начальный этап управления. В ходе последующей деятельности имеет место формулировка новых целей, если выясняется неэффективность изначальных. При этом целеполагание выступает следствием иных управленческих функций, а не первым этапом управления. Специфическая обязанность руководителя — постановка целей перед исполнителями, что также входит в процесс функционирования организации. Функция целеполагания по своему содержанию — процесс сложный и развернутый во времени, имеющий специфические закономерности, не свойственные другим управленческим функциям. Иногда эта функция используется как основа в методе «управления по целям».

Реализация  функции целеполагания начинается с определения наиболее общей цели организации, выступающей основой для всей  ее  деятельности.   Для определения   этой   наиболее  общей. цели используются понятия «философия компании», «политика фирмы» и чаще всего «миссия организации». Миссия детализирует статус организации, декларирует ее главные задачи и определяет общие направления ее деятельности и руководства ею. Роль миссии поэтому очень велика, особенно в условиях свободной рыночной экономики, когда хозяйствующие субъекты ставятся перед необходимостью самостоятельного ее выбора. Наоборот, при централизованном управлении цели и задачи организаций жестко устанавливались, диктовались сверху — через систему основных плановых заданий.

В науке  управления отсутствуют однозначные  «рецепты» определения миссии организации, хотя выполнение одного, наиболее общего правила считается обязательным. Оно состоит в том, что в качестве миссии организации не должно формулироваться получение ею прибыли, хотя, безусловно, именно она составляет необходимый компонент ее целей, задач бизнеса как такового¹. Миссия должна включать формулировку более общих и широких, социально значимых целей. Прибыль представляет собой внутреннюю проблему организации. Но поскольку любая организация, особенно крупная, является социальной и открытой системой, она сможет выжить, если будет удовлетворять какую-либо потребность, находящуюся вне ее.

Итак, миссия организации является своеобразным фундаментом для последующей  реализации функции целеполагания — для формулировки основных целей и задач организации. Поскольку конкретная работа организации характеризуется многообразием целей различного типа, необходимо определить эти типы и дать их классификацию. Существует несколько основных способов классификации целей, различающихся по использующимся в них критериям.

  Одним из главных параметров системы целей организации является их иерархичность. Общие цели должны быть конкретизированы в целях основных ее структурных подразделений. Поскольку эти подразделения также включают в себя различные структуры (например, отделы, филиалы), то возникает еще один уровень целей. Подобное «дробление» целей имеет место вплоть до уровня отдельного члена организации — исполнителя, деятельность которого также должна иметь четкую цель. Цели индивидуальной деятельности каждого исполнителя должны быть согласованы с целями более высоких уровней и иерархически им соподчинены. Таким образом, цели классифицируются по их иерархическому статусу на четыре основных типа: цели руководства высшего, среднего и низшего уровней управления, а также индивидуальные цели исполнителей.

  Поскольку очень большую роль в этой иерархии играют цели второго уровня, то существует еще одна классификация целей организации — по признаку их отнесенности к тому или иному основному структурному подразделению. Это структурное основание предполагает разделение целей на производственные, финансовые, перспеюпивные; кадровые, инновационные, исследовательские, административные.

  Другое  основание классификации целей  базируется на функциональном критерии и характеризует в основном деятельность руководителя. При реализации им каждой из основных управленческих функций он формулирует те или иные цели («принять решение», «проконтролировать», «организовать», «мотивировать»).

  Классификация по критерию временной перспективы предполагает выделение долгосрочных (перспективных), среднесрочных и краткосрочных целей. Долгосрочные цели, согласно Д. Стейнеру, имеют, как правило, «временной горизонт», равный пяти годам; среднесрочные — от 1 до 5 лет; краткосрочные — до 1 года [195]. Между этими группами целей существуют иерархические отношения соподчинения. В большинстве случаев временная классификация целей тесно связана с классификацией целей по критерию их значимости. В этом отношении выделяются три основных типа целей — стратегические, тактические и оперативные.

  Цели  подразделяются также на две обобщающие группы — внешние и внутренние цели организации. Типичным примером первых являются «адаптация к конъюнктуре рынка», «создание своего потребителя»; вторых — максимизация прибыли или «стабилизация оптимальной внутриорганизационной среды».

  Цели  организаций классифицируются и  по признаку очередности их реализации, приоритетности. В этом плане принято различать три группы целей — особо приоритетные (неотложные) — первоочередные — так называемые горячие, приоритетные и отсроченные.

  Существует  классификация целей на количественные и качественные. Первые допускают формулировку в измеримом виде и предполагают поэтому наличие четких, однозначных критериев По отношению к любому из типов целей предъявляются определенные требования, обеспечивающие их конструктивность. Эти требования зафиксированы в понятии основных характеристик целей.

  Главной характеристикой «хорошо поставленной»  цели является ее определенность. Она имеет два аспекта — объективный и субъективный: Объективно определенность означает, во-первых, четкость и однозначность формулировки цели, содержащей полное описание всех параметров будущего результата, который ей предписывается. Во-вторых, определенность объективно требует конкретности в способах задания целей и ее содержания, включая допустимые временные ограничения для ее достижения. В тех случаях, когда это возможно, цель обязательно должна быть представлена не только в качественном, но и количественном виде (требование измеримости целей).

Другой  важной характеристикой целей является их реалистичность, т.е. высокая вероятность достижения в сложившихся конкретных условиях . При всей понятности и очевидности этого свойства его реализация в повседневной практике управления сопряжена с большими трудностями и даже — глубинными противоречиями управленческого труда. С одной стороны, руководитель заинтересован в максимизации и усложнении целей, которые он ставит перед подразделениями или отдельными исполнителями. С другой стороны, он не может при этом не учитывать реальные ограничения групп или отдельных индивидов в плане возможности выполнения целей.  
 

ФУНКЦИЯ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ

  важность  прогнозирования в управленческой деятельности трудно переоценить; оно  выступает одной из основных и  наиболее специфических прерогатив и функций руководителя. В теории управления существует два основных подхода к трактовке функции  прогнозирования: она либо выделяется как самостоятельная, либо рассматривается  в качестве одного из основных этапов реализации другой управленческой функции — планирования. Первая трактовка более адекватна. Дело в том, что и по своей роли в управлении, и по своеобразию содержания, и по наличию особых форм и методов реализации прогнозирование очень специфично, играет важную самостоятельную роль в управлении, Оно должно быть поэтому понято в качестве одной из важнейших его функций. Прогнозирование максимально значимо и развертывается наиболее интенсивно при определении целей организации и в особенности при переходе от цели к этапу разработки планов деятельности организации. Тем самым оно выполняет роль связующего звена, своеобразного «мостка» между функциями целеобразования и планирования.

  Смысл функции прогнозирования в управленческой деятельности состоит в том,  что  оно является  решающим фактором перехода от стратегии «пассивного  реагирования» на изменяющиеся внешние  условия к стратегии «активного упреждения» этих изменений и  своевременной подготовки к ним, а далее — к мерам по недопущению  наиболее негативных из них. Прогнозирование  выступает основным средством трансформации  пассивной стратегии управления в активную, способом замены «терапевтического» управления «профилактическим». Прогнозирование в управлении и необходимость его совершенствования приобрели еще большую актуальность в связи с получившей в последние десятилетия широкое распространение ситуационной методологией.

Центральная идея ситуационизма — положение о том, что любая организация — это открытая система, которая приспосабливается к своей многообразной внешней и внутренней среде; главные причины того, что происходит внутри организации, лежат вне ее. Поэтому решающими для эффективного управления являются такие понятия, как адаптация и внешняя среда. В свою очередь, сама адаптация может быть двух основных типов: ситуативная адаптация при изменении условий внешней среды и перспективная (упреждающая) адаптация, базирующаяся на обнаружении и заблаговременном учете тенденций изменения внешней среды.

  В связи с этим для раскрытия  содержания функции прогнозирования  необходимо обратиться к понятию  внешней среды организации. Именно она представляет собой основной объект прогнозирования, а ее принципиальная изменчивость есть главная причина  существования этой функции в  целом¹. Чтобы выжить и успешно развиваться, организация должна уметь приспосабливаться к этим внешним изменениям; но для этого, в свою очередь, необходимо их также и прогнозировать².

  Трудности прогнозирования в среде, включающей большое число факторов (также  очень сложных самих по себе), резко возрастают в связи с  тем, что они не изолированы друг от друга, а тесно взаимосвязаны  и взаимопереплетены. Это дает в итоге ряд обобщающих характеристик внешней среды прогнозирования — взаимосвязанность, подвижность, сложность и неопределенность.

  Взаимосвязанность факторов внешней среды — это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы.

  Сложность внешней среды — это количество факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности и комплексности каждого фактора.

  Подвижность среды — скорость, с которой происходят изменения в окружении организации.

  Неопределенность  внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация (или ее руководитель), и уверенности в ее достоверности по поводу каждого фактора и их совокупности.

  Для характеристики высокой сложности, подвижности, неопределенности внешнесредовых изменений используется термин «хаотические изменения» (hyperturbulence по П. Друкеру).

В теории управленческого прогнозирования  ключевую роль играет понятие плановых предположений. Под ними понимается вероятное окружение (т.е. вся совокупность условий, факторов, обстоятельств), в  котором будут реализовываться планы организации. Следовательно, плановые предположения — это результат прогнозирования, его конечный продукт. Но одновременно плановые предположения — это основа, исходная база, на которой разрабатывается, а в дальнейшем детализируется система планов организации. Они, таким образом, выполняют роль связующего звена между функциями прогнозирования и планирования.

  Существует  несколько основных разновидностей плановых предположений. Так, они различаются  по своей ориентации: это предположения относительно вероятных в будущем параметров внешней среды и относительно возможных будущих результатов собственного функционирования. С этим различием частично совпадает, но в целом отлично от него разделение плановых предположений на прогнозы состояния внешней и внутренней среды организации в целом (а не только ее ожидаемых результатов). Внутриорганизационные прогнозы играют большую роль, поскольку они позволяют «заглянуть в завтрашний день* организации, предвосхитить зарождающиеся тенденции «внутренней жизни» и по возможности стимулировать позитивные из них и предотвратить негативные. Внешние плановые предположения подразделяются на три группы:

• предположения относительно общего окружения, куда входят прогнозируемые экономические, технологические, политические, социальные и этнические условия;
• предположения относительно состояния рынка продущии (спроса, услуг, конкуренции);
• предположения относительно состояния рынка факторов производства.

  Внутренние  плановые предположения касаются, в  первую очередь, таких факторов, как  объем капиталовложений, привлеченные инвестиции, изменение используемых технологий и средств труда, изменение оргструктуры управления, изменение квалификационных характеристик персонала и административного аппарата и др.