Компоненты управленческой деятельности

  Внешние и внутренние плановые предположения  могут быть, в свою очередь, двух основных типов — количеспгвенные и качественные. Примером количественных ггредположений может быть, скажем, ожидаемый объем продаж (в процентах от текущего уровня), а качественных — ожидаемый престиж того или иного вида продукции. Кроме того, существует категория комбинированных — количественно-качественных плановых предположений.

  Итак, функция прогнозирования является комплексной, сложной и высокозначимой для управленческой деятельности, для деятельности организаций в целом. Поэтому, безусловно, она требует от руководителя мобилизации всех его интеллектуальных ресурсов, всех его психологических возможностей. Вместе с тем необходимо вновь обратить внимание на закономерность, отмеченную в предыдущей главе. Так же как и функция целеполага-ния, функция прогнозирования имеет прямой аналог в структуре психики человека, в системе его психических процессов. Это — психический процесс прогнозирования. Для его характеристики применяются специальные психологические понятия: опережающее отражение, вероятностное прогнозирование, антиципация . Он является поэтому психологической основой для реализации прогностической функции в деятельности руководителя.

 

ФУНКЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ

Понятие планирования по отношению к управленческой деятельности имеет два основных значения, которые можно обозначить как «широкое» и «узкое». В  своей широкой трактовке функция  планирования включает в себя ряд  иных, в том числе уже рассмотренных  функций — выработку целей, прогнозирование, а также организацию исполнения и др. Далее такая, казалось бы резко отличная от планирования функция, как контроль, также рассматривается в теории как компонент планирования. Г. Кунц и С. О'Доннел отмечают, что планирование и контроль — это «сиамские близнецы»: контроль без плана работ и критериев их выполнения невозможен; но и план, не подкрепленный последующим контролем, так и останется только планом.

При выполнении функции  планирования, как  правило, принимаются  эффективные решения  в основе принятия таких решений  лежит действие двух важных факторов:

а)  выбор  самой лучшей альтернативы,

б) учет возможностей исполнителей принимаемого решения .

Этими факторами определяется качество решения. Принятие решения исполнителями также является существенным фактором, влияющим на эффективность решения. Эффективное решение может быть выражено условно формулой:

Эффективность решения = Качество решения х Принятие его исполнителями

Выполнение  одной из целей не должно мешать выполнению другой цели, что подтверждено практикой менеджмента. Планирование исключает выполнение незапланированных  действий, поскольку они могут  быть нецеленаправленными и неадекватными  поставленной цели. Об эффективности  плана судят по размерам того вклада, который он вносит в осуществление  целей и задач организации, за исключением нежелательных последствий, возникающих в некоторых случаях  при формулировании его и  выполнении.

При осуществлении функции  планирования учитываются  следующие требования

1   Устранить отрицательный эффект неопределенности и изменения

2   Сосредоточить внимание на основных задачах этого этапа. 3. Составить бюджеты.

4 Облегчить контрольную функцию управления.

При выполнении функции планирования реализуется принцип принятия обязательств, который рассматривается с учетом гибкости самого планирования для уменьшения риска потерь (финансовых, материальных и др.).

Для достижения целей организации требуется  взаимодействие целого ряда факторов, как внутриорганизационных, так  и психологических Сложное соотношение  их в процессе работы организации  дает возможность   получить положительный  результат. Практика зарубежного менеджмента  показывает, что руководители достаточно успешно используют структурные (организационные) факторы, в то время как готовность применять психологические, связанные с действием человеческого фактора, остается низкой.

Планирование

Эта функция  управления включает выбор целей  организации, а также определение  политики, программ, действий и методов  их достижения. По существу планирование обеспечивает основу принятия интегрированных решений. Р Джонсон, Ф. Каст и Д. Розенцвейг считают, что планирование в предпринимательстве — это интегрирующая деятельность, направленная на достижение максимальной эффективности организации как системы в соответствии с ее целями .

В понятие  плана, как определенного заранее направления действий входят три основных момента

1.  Ориентация  на будущее.

2. Необходимое  действие

3.  Элемент,  указывающий на определенное лицо или организацию, имеющие отношение к планированию и выполнению

Совместное  функционирование указанных компонентов  обеспечивает прогресс выработки и реализации планов. Содержание этого процесса в его расширенной версии — как стратегического планирования² — включает несколько основных этапов:

1. определение миссии организации;
2. формулировка основных целей организации, конкретизирующих избранную миссию;
3. анализ внешней среды;
4. управленческое обследование внутренних сильных и слабых сторон организации («внутриорганизационная диагностика»);

 
  

5. изучение  стратегических альтернатив (включая  и формулировку системы плановых предположений);
6. выбор стратегии;

  7) реализация стратегии (включая разработку основных 
средств ее реализации, в качестве которых служат тактика, полити 
ка, процедуры и правила действий по осуществлению стратегии);

  8) последующий контроль и оценка эффективности реализа 
ции стратегии.

  После того как определена миссия организации  и сформулированы ее основные цели, реализуется первый из двух «диагностических»  этапов (3 и 4) — этап анализа и  оценки внешне организационной среды. На нем решаются три основные задачи. Во-первых, выявляются и характеризуются те особенности внешнего окружения, которыми обусловлена необходимость выработки новой стратегии функционирования или модификации уже использующейся в текущий момент стратегии. Во-вторых, определяются и исследуются внешние факторы негативного плана, представляющие угрозу для реализации стратегии или являющиеся источником трудностей. В-третьих, определяются также и внешние факторы позитивного характера, которые могут способствовать реализации формулируемой стратегии.

Выбор общей стратегии деятельности и  развития организации требует ее конкретизации и трансформации  из предельно общего вида (каковой  по необходимости должна выступать  стратегия) в систему более частных, а значит, более пригодных для непосредственного исполнения видов плановых заданий. В связи с этим в теории управления разработана определенная типология. Она достаточно разнообразна и включает ряд классификаций, в которых используются различные критерии-основания. Главной является классификация, базирующаяся на сочетании двух важнейших критериев. Первый — процессуальный, означающий связь того или иного типа плана с определенной фазой планирования. Второй — иерархический, вскрывающий соотношение выделяемых типов планов по их значимости. Производным от критериев процессуальности и иерархичности является параметр обобщенности планов. Чем «ближе к началу» общего процесса и «выше в их иерархии» является тип плана, тем он обобщеннее. Эта классификация содержит типы, обозначаемые понятиями политика, тактика, методы, процедуры, курс действий, правила и программы. Наряду с уже рассмотренными понятиями миссии организации, ее целей и задач, они образуют общий «каркас» всего процесса планирования, дают его временную развертку. Однако они же являются основными «этажами» — уровнями его иерархии

 

  ФУНКЦИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

В свое время А Файоль говорил об организации как об одной из функций управления "Организовать предприятие — значит снабдить его всем тем, что необходимо для его функционирования' сырьем, оборудованием, деньгами,  персоналом". Если сравнивать управление и организацию, то можно отметить, что управление, как совокупность скоординированных мероприя^ тий, направленных на достижение определенной цели организации, является динамическим, те. изменяющимся процессом Что касается организации, то это есть статика дела, или "анатомия" предприятия (по В И. Терещенко) Причем управление и организация не существуют отдельно друг от друга

Самым распространенным организациями являются: предприятие, завод, фабрика, фирма, банк, концерн, акционерное общество, корпорация и др.

Пирамидальная структура организации, имеющая  несколько уровней управления, имеет  важную особенность, направленность сверху вниз. Все участники этой организации  не имеют равных статусов В условиях деятельности линейной организации имеет место сильная централизация власти

Основной  принцип эффективной формальной организации — это наличие  единства цели Сотрудничество Исполнителей в достижении поставленных целей является залогом эффективности работы организации.

В отличие  от формальной организации, неформальная организация — это стихийно созданная структура внутри формальной организации, основой создания которой являются эмоциональные и иные факторы. Ее отличает наличие осознанной общей цели деятельности и отсутствие формального лидера.

По П. Друкеру, организационная деятельность — это процесс, посредством которого руководитель устраняет неразбериху, конфликты между людьми и создает внутриорганизационную среду, пригодную для осуществления совместной деятельности /4/.

Выполнение  функции организации связано  с четким осуществлением деятельности как самим менеджером (руководителем), так и его подчиненными. Исходными  предпосылками выполнения функции  организации являются следующие  факторы. а) учет руководителем своих  возможностей (потенциальных и реальных), а также имеющихся резервов (материальных, людских);

б) учет возможностей своих исполнителей; 

в) правильная расстановка персонала.

Необходимым условием выполнения функции организации  является правильное общение руководителя с исполнителями. Процессы управления и организации деятельности всего  персонала и руководителей не могут существовать изолированно друг от друга, органически переплетаясь между собой

В каждой организации работа разделяется  на составляющие части, поэтому для  успешности ее работы необходима координация  действий. Деятельность по координации работы других людей и составляет сущность управления.

Для того чтобы организация могла выполнить  свои цели, ее задачи должны быть скоординированы  посредством вертикального разделения труда. По этой причине управление является важнейшей деятельностью в организации

Во всех организациях, за исключением малых, управление занимает очень много времени, и поэтому оно вычленяется в особый вид деятельности

Общее для всех организаций  — это то, что они нуждаются в управлении Большинство сложных организаций имеют горизонтальное разделение труда.

Горизонтальное  разделение труда

Классическим  образцом горизонтального разделения труда являются: производство, финансы  и маркетинг. Это основные виды деятельности, которые необходимо для успешной работы организации.

Сложные организации осуществляют горизонтальное разделение труда за счет образования линейных подразделений, имеющих специфические конкретные цели. Такие подразделения в большинстве случаев называют отделами, службами и т.п.

Подразделения, как и сама организация, состоят  из групп людей (чаще всего их называют "малыми" или "рабочими" группами). Их деятельность сознательно направляется и координируется для достижения общих целей организации

Большие и сложные организации состоят  из более мелких, связанных между  собой и включающих в себя неформальные группы, возникающие часто спонтанно на основе общности индивидуальных целей 

Линейная  организационная  структура   управления

Это —  самая древняя, исторически впервые  возникла в армиях древних государств в связи с возможностью эффективно управлять ограниченным числом подчиненных АСУ (линейная структура управления) строится по производственно-территориальному принципу единоначалия и полной компетенции.