Контроль в менеджменте

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

Экономический факультет

Кафедра экономики труда  и основ управления

Курсовая работа

по дисциплине: Теория и практика менеджмента

«Контроль в менеджменте».

 

Выполнил студент

Очной формы обучения

2 курса ВВА

______________                М.А. Сильченко

подпись

___.___. 20__

 

 

Руководитель         ______________                           О. С. Щукин

подпись

___. ___.20__

 

 

 

 

 

Воронеж 2013.

Содержание

Введение 3

1. Сущность и значение  контроля в менеджменте 5

    1.1. Понятие контроля 5

    1.2. Сущность контроля в организации 7

2. Виды управленческого  контроля 10

    2.1. Предварительный контроль 10

    2.2. Текущий контроль 11

    2.3. Заключительный контроль 12

    2.4. Внутренний и внешний контроль 13

3. Процесс контроля 16

    3.1. Установление стандартов 16

    3.2. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами 19

    3.3. Действия 21

4. Характеристики эффективного  контроля 23

Заключение 25

Список использованных источников 28

 

ВВЕДЕНИЕ

В рыночных условиях, характеризующихся  высокой неопределённостью и  нестабильностью внешней среды, эффективное управление предприятием предполагает гораздо больший объём контрольной работы, чем при плановой экономике. Усиление конкурентных отношений на мировых и отечественных рынках, стремительное развитие и смена технологий, растущая диверсификация производства, и другие факторы обуславливают новые требования к системе анализа и контроля организации. В современных условиях контроль в российских организациях должен присутствовать на всех уровнях управления. В более широком смысле в конкурентной среде рыночных отношений эффективная система контроля при прочих равных условиях – это гарантия успешной деятельности любого предприятия.

Управление следует  рассматривать как непрерывный  процесс целенаправленных действий, потому что цели не всегда достигаются в предусмотренном виде, люди не всегда или не так выполняют поручения, планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться.

Как же руководству организации удается, в конце концов, определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации. Ответ прост. Все это достигается с помощью контроля. Контроль, попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.

Актуальность данной темы объясняется тем, без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Дитеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления - это синонимы».[8, с.390] Благодаря контролю организация имеет возможность устранять помехи на пути выполнения плановых заданий, поэтому контроль можно определить как процесс, при помощи которого организация обеспечивает достижение своих целей.

Объект исследования - контроль в менеджменте.

Цель данной работы: Изучение функции контроля в менеджменте, определить значение контроля для менеджмента. Исходя из поставленной цели, ставлю перед собой следующие задачи:

1. Определить понятие  контроля в менеджменте;

2. Обосновать значение  контроля для менеджмента;

3. Изучить функции,  виды и процесс контроля;

4. Выяснить основные  характеристики эффективного контроля.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Сущность и значение контроля в менеджменте

 

1.1. Понятие контроля

Слово «контроль» как  и слово «власть» рождает прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает прежде всего ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. - в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, - это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе - это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, - означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Контроль - это процесс  обеспечения достижения организацией своих целей.[8, с.390]

Предметом контроля может  быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования.

Для того, чтобы глубже понять сущность контроля как важнейшей составной части понятия управления (или как управленческой категории), раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить специфические особенности различных ее составляющих, подойдем к контролю с более широкой позиции и с практической точки зрения, рассматривая его как систему и составную часть системы управления организацией.

 

Итак, в широком смысле управленческий контроль в современных условиях хозяйствования целесообразно представить как систему, состоящую из элементов входа (информационное обеспечение контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: центры ответственности, техника контроля (т.е. информационно-вычислительная техника и технология), процедуры контроля, среда контроля, система учета.

Таким образом, говорят  о целесообразности объединения  планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент.

Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.

Процесс контроля состоит  из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. (Подробнее о процессе контроля будет сказано ниже.).

Контроль можно также  классифицировать:

- по принадлежности  к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний);

- по основанию для  обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону);

- по объекту контроля (за объектом, за решениями, за  результатами);

- по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

 

1.2. Сущность контроля в организации

«Эффективное управление предприятием невозможно без четко отлаженной системы контроля результата деятельности и за процессами, которые протекают внутри предприятия и во внешнем окружении». Так начинаются труды многих ученых, довольно серьезно заинтересованных вопросом контроля, его сущности, роли и осуществления в организации.

Роль контроля невозможно переоценить. Руководители начинают его  осуществлять на самом начальном этапе создания организации, когда они только формулируют цели и задачи. Контроль очень важен для успешного функционирования организации. Также важно отметить и то, что сами по себе цели, задачи и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. «Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации».[6]

Основной и важнейшей  целью контроля является предотвращение ошибок.

Система контроля в организации призвана решать следующие задачи:

1. контроль помогает заранее обнаружить во внутренней и внешней среде предприятия факторы, оказывающие существенное влияние на его функционирование и развитие, и своевременно на них отреагировать, подготовившись должным образом;
2. с помощью контроля можно своевременно обнаружить неизбежные в деятельности организации нарушения, ошибки и оперативно принять необходимые меры для их устранения;
3. результаты, полученные в ходе контроля, служат основой оценки работы организации за определенный период.

«Таким образом, в ходе выполнения задач контроль позволяет избежать неудовлетворительных результатов деятельности и создать необходимые предпосылки для повышения эффективности работы предприятия.»[7]

Основными объектами контроля на предприятии выступают:

- производственные характеристики;

- характеристики технического  потенциала;

- характеристики кадрового потенциала;

- финансовое состояние предприятия;

- промежуточные и конечные результаты  выполнения плановых заданий;

- показатели расходования ресурсов;

- показатели экономической эффективности. 

Цели и задачи контроля можно достигнуть только тогда, когда  он осуществляется в соответствии с определенными принципами:

- всеохватываемость. Контроль должен быть всеохватывающим, он должен держать в поле зрения все основные сферы деятельности предприятия. Для этого к нему нужно привлекать весь персонал предприятия или его значительную часть.

- контроль должен иметь стратегический  характер, т.е. отражать общие  приоритеты организации и поддерживать их.

- своевременность контроля позволяет  устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры. Своевременность заключается не в исключительно высокой скорости и частоте его проведения, а во временном интервале  между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.

- контроль должен быть гибким  и приспосабливаться к происходящим  изменениям.

- система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, приносимые контролем, превышали затраты на его проведение.

- ориентация на результаты, т.е. конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией.

- контроль должен соответствовать  контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

-ориентированность на  человека, которая означает не  только объективность контроля, но и его доброжелательность, исключение слежки за людьми, создание благоприятного морально-психологического климата.

 

 

 

 

2. Виды управленческого контроля

На практике существует три основных вида управленческого  контроля: предварительный, текущий  и итоговый (заключительный). По форме  осуществления все эти виды контроля схожи, т.к. имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем проведения. (рис.1)

 

                                                     время

Рис.1 Время осуществления основных видов контроля

 

2.1. Предварительный контроль

Задача предварительного контроля – проверка готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления к работе.

Предварительный контроль осуществляется до начала деятельности во время определения ее целей и планов реализации. Целью такого контроля является определение оптимальности разработанных планов путем моделирования будущей деятельности. [18, с.97]

Объекты контроля на данном этапе: качество уже принятых решений, подготовленных документов, их соответствие имеющимся требованиям, правильность оформления, степень ознакомления с ними исполнителей.

«Предварительный контроль персонала призван ответить на вопрос, можно ли с его помощью решать предусмотренные планом задачи. Поэтому кадровые службы тщательно изучают профессиональный уровень сотрудников, их потенциальные возможности выполнить предстоящие задачи. В основе такого контроля лежат заранее разработанные требования, предъявляемые к каждой категории работников. Производится он с помощью разного рода тестов, собеседований, экзаменов».[6]

Также к сфере предварительного контроля относятся: понимание работниками основных целей своей деятельности, знание прав и обязанностей, условий поощрения, возможностей карьерного роста. Контроль персонала  призван также следить за подготовкой и переподготовкой кадров, их инструктированием, состоянием здоровья и способностью выполнять в данный момент свои обязанности.

Еще одно направление  предварительного контроля – это  состояние материальных и финансовых ресурсов в организации. В первом случае проверяется наличие на складах запасов сырья, материалов, комплектующих изделий, соответствие из ассортимента и количества потребностям производства. Во втором – надежность источников денежных средств и обоснованность предстоящих расходов.