Контроль в системе менеджмента

Слабые стороны предприятия: отсутствие маркетингового плана и программы, слабая система маркетинговой информации и исследования рынка, не полностью используются методы, и способы организации сбыта, низкая квалификация партнеров по сбыту, длительность изготовления и невысокий уровень некоторых видов молочных продуктов производимых на предприятии.

2.2 Анализ системы контроля на  предприятии

На заводе работает более 400 человек. Залогом успешной работы завода является высокая квалификация сотрудников, их профессионализм и умение применить свои знания в ежедневной практической работе.

ООО «Лист» имеет классическую линейно-функциональную организационную структуру (Приложение А).

Стиль управления - бюрократический с элементами авторитарного. С одной стороны он имеет основные черты бюрократического - наличие крайней формы структурирования и регламентирования поведения сотрудников организации с помощью детального разделения труда; многочисленных должностных инструкций и других нормативных документов; четко описывающих права и обязанности сотрудников; мотивация формируется чаще всего через письменные распоряжения и предписания; информация передается по формальным каналам; контроль осуществляется через сообщения и проверку письменных отчетов. С другой стороны проявляются авторитарные черты - дела планируются руководителем; руководитель рассматривается вне группы; решения принимаются руководителем единолично.

С одной стороны такой стиль управления имеет свои сильные стороны: делает возможным быстрое принятие решений и мобилизацию сотрудников на их осуществление, позволяет быстрее стабилизировать ситуацию в не сложившихся, конфликтных группах. Но недостатки такого стиля более существенны - ограничение возможностей мотивации, самостоятельности и развития подчиненных, а также опасность принятия ошибочных решений из-за субъективизма или чрезмерной перегруженности руководителя. При этом стиле руководства мотивация подчиненных существенно ограничивается тем, что руководитель социально отделяет себя от подчиненных, дает им малоинтересную работу и угрозой наказаний порождает у них страх. В такой ситуации у работников обычно формируется индифферентное, а то и вовсе негативное отношение к руководителю и предприятию в целом. Из-за чинимых начальником препятствий в получении полной и достоверной информации подчиненные вынуждены добывать ее неформальным путем, что часто ведет к ее искажению, распространению различного рода слухов и сплетен, негативно влияющих на атмосферу в коллективе.

Заработная плата работников ООО «Лист» состоит из оклада, зависящего от профессионального разряда и количества выполняемых работ, и дополнительных выплат; заработная плата руководства состоит из назначенного в контракте оклада и различных премиальных и дополнительных выплат.

Стоит отметить, что любая производственная деятельность предполагает осуществление хозяйственных операций и ведение контроля этих операций. Контроль включает в себя процедуру сбора данных, их регистрации и обработки. Такие процедуры могут выполняться как вручную, так и с помощью компьютеров. Соответствующие процедуры, выполняемые на компьютере, называются программируемыми процедурами контроля. Система на базе компьютера обычно, включает в себя набор как ручных, так и компьютеризованных процедур, обеспечивающих регистрацию данных по производственным операциям с самого начала и до завершения производства [12, с.24].

Среди форм контроля, осуществляемых в ООО «Лист» стоит отметить и следующие:

- надзор за работой подчиненных;

- анализ документов;

- вызов и заслушивание;

- запрашивание письменных отчетов;

- проведение планерок;

- аудит;

- инвентаризация;

- производственный контроль.

В ООО «Лист» осуществляется как внутренний, так и внешний контроль. Среди органов внешнего контроля можно выделит такие как: Налоговая Инспекция, Санитарно-эпидемиологическими Службами, Госстандарт, МЧС (следит за пожарной безопасностью на предприятии) и другие, которые проводятся периодически.

В связи с тем, что завод имеет самостоятельный баланс, который составляется каждый год и действует на основе полного хозяйственного расчета, самофинансирования, самоокупаемости, а также то, что источником инвестиционных проектов являются не только собственные средства предприятия, но и заемные средства иностранных инвесторов, проводится обязательная аудиторская проверка, для чего приглашаются независимые аудиторы.

Ежегодно приводится ревизия, при которой проводится контроль товароматериальных ценностей, обоснованность списания денежных средств, операции по расчетным и валютным счетам, а также договорные обязательства.

Внутренний контроль осуществляется руководящими работниками ООО «Лист». Одной из форм такого контроля является проверка контроля осуществляется при помощи так называемых «чек-листов». Главный бухгалтер осуществляет внутренний контроль за своевременным оприходыванием денежных средств, правильным документальным оформлением, связанным с движением денежных средств. Он обеспечивает строгое соблюдение кассовой расчетной дисциплины, расходов средств по назначению, ведет учет сводных оборотных ведомостей по материально-ответственным лицам, и сверку их с балансом. За каждым работникам бухгалтерии закреплен свой участок учета, и в конце месяца итоговая информация передается в бухгалтерию, где осуществляется рассмотрение финансовых результатов и составляется бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность. После чего до главного бухгалтера доводятся основные, наиболее важные показатели (затраты, прибыль, рентабельность, налоги и т.д.).

В экономическом отделе ведется контроль за соблюдением цен, разработкой штатных расписаний, составлением бизнес-планов.

В ООО «Лист» большое значение уделяется такой форме внутреннего контроля как инвентаризация. Инвентаризация кассы проводится ежемесячно или по необходимости. Назначенная комиссия, в составе заместителя главного бухгалтера в качестве председателя комиссии, бухгалтера и кассира, сопоставляет фактическое наличие денег в кассе с данными бухгалтерского учета. Далее составляется сличительная ведомость, и выводятся результаты инвентаризации. По результатам инвентаризации составляется акт, где отражается результат инвентаризации, который визируется всеми членами инвентаризационной комиссии, а именно главный бухгалтер, бухгалтер и кассир.

Инвентаризация товарно-материальных средств проводится не реже одного раза в год при составлении годовой бухгалтерской отчетности. Также инвентаризация проводится при смене материально ответственно лица, при поступлении сигнала о недостаче и в случае кражи.

Проведение планерок. Еженедельно, по понедельникам, в течение 30 минут в ООО «Лист» проводятся планерки с участием всех главных специалистов, где заслушиваются отчеты выполненной за неделю работы, даются новые поручения, сообщаются новости и т.д. После этой планерки, каждый управляющий проводит планерку непосредственно в своем отделе, на которой подчиненным доводится вся информация.

Повышение квалификации. Целью повышения квалификации специалистов является обновление их теоретических и практических знаний в соответствии с требованиями государственных образовательных стандартов и новыми условиями деятельности.

Главную руководящую должность на предприятии ООО « Лист» занимает генеральный директор. В его функции входят: решение организационных вопросов в целом на предприятии; заключение договоров с партнерами, и заказчиками. Он является представителем в вышестоящих структурах. Один раз в неделю в плановом порядке Генеральный директор проводит совещания.

На Совещании решаются и обсуждаются следующие вопросы:

- стратегия развития компании;

- краткосрочные и среднесрочные цели компании, на основании которых формируются планы работ и задачи отделов;

- выявление проблем, возникающих в компании при изменении факторов внешней и внутренней среды;

- анализ проблем и подготовка управленческих решений;

- определение механизма реализации решений;

- определение конкретных исполнителей среди существующих структурных подразделений;

- финансовые результаты деятельности, исполнение текущего бюджета компании, планируемый бюджет компании;

- компенсационные и мотивационные системы;

- итоги деятельности компании отделов;

- документы, регулирующие внутреннюю деятельность компании.

Во главе производства, основного вида деятельности организации, находится начальник производства. Под его руководством осуществляется изготовление молока и кисломолочной продукции. Контролировать работу производства ему помогают начальники цехов. Исполняют все решения руководства, по процессу изготовления материала, рабочие технических специальностей.

Механизм системы производственного контроля обеспечивает:

- наблюдение за всеми без  исключения факторами производственной  деятельности;

- однозначную идентификацию производственных  операций и фактов хозяйственной  деятельности в документах таким  образом, чтобы не было расхождений;

- правильность оценки перебоя  в производстве;

- отнесение фактов производственной  деятельности к тем периодам, в которых они имели место, и определение точного времени  совершения производственных операций;

- своевременное, правильное и оперативное  формирование внешней и внутренней  подачи информации.

В механизме производственного контроля на данном предприятии используется два основных типа данных информации:

- нормативно-справочная информация;

- данные по производственным  операциям.

Нормативно-справочная информация имеет постоянный или почти постоянный характер и периодически используется при обработке прочей информации. Данные по производственным операциям носят в каждом конкретном случае индивидуальный характер. Ошибки в нормативно-справочной информации имеют более серьезные последствия по сравнению с ошибками в данных по производственным операциям, поскольку повлияют на эти данные прежде, чем будут исправлены.

Особый контроль уделяется контролю качества продукции, производимой ООО «Лист». Контроль за качеством и безопасностью осуществляется лабораторией. В пробе от каждой партии молока в лаборатории предприятия определяют вкус, запах, консистенцию, цвет, внешний вид молока, содержание жира, кислотность, группу чистоты, бактериальную обсемененность. При подозрении на фальсификацию молоко должно быть проверено на натуральность.

Температуру, плотность, чистоту, кислотность, массовую долю жира так же определяют в каждой партии молока.

На ООО «Лист» существуют следующие направления оценки качества:

- определение внешнего вида  и консистенции. При оценки обращают  внимание на однородность молока, наличие осадка, плавающих комков  и отслоившихся сливок.

- определение цвета. Молоко наливают в прозрачный стакан и рассматривают при рассеянном свете, обращая внимание на наличие посторонних оттенков.

- определение запаха и вкуса. Для этого используют органолептический метод и пяти бальную систему оценки. Анализируемые пробы сравнивают с пробой молока без запаха и вкуса.

- определение плотности. Плотность молока - один из показателей, характеризующих его натуральность. Плотность определяют ареометрическим методом.

- определение сухого остатка молока по плотности и содержанию жира.

- определение жира. Содержание жира в молоке определяют кислотным методом.

- определение кислотности. Кислотность определяют титриметрическим методом. Этот метод основан на нейтрализации кислот, содержащихся в продукте, раствором гидроокиси натрия в присутствии индикатора фенолфталеина.

- определение группы чистоты. Этот метод основан на отделении механической примеси из дозированной пробы молока путем процеживания через фильтр и визуального сравнения наличия механической примеси на фильтре с образцом сравнения.

- определение бактериальной обсемененности. Метод основан на восстановлении резазурина окислительно-восстановительными ферментами, выделяемыми в молоко микроорганизмами. По продолжительности изменения окраски резазурина оценивают бактериальную обсемененность сырого молока.

- отбор проб готовых продуктов. Для контроля качества готовой продукции делают выборку от каждой партии. Раньше объем выборки устанавливался в соответствии с ГОСТами.

Диспетчирование на предприятии подразумевает учет процесса выполнения работ по закрытию Наряд Заданий. В рамках производится детальное журналирование по видам работ в разрезе каждого конкретного исполнителя и рабочего центра, тем самым накапливаются статистические данные для формирования метрик (количественных характеристик действующих процессов предприятия). Процесс журналирования подразумевает автоматическое накопление данных для их дальнейшего анализа и преобразования в нормативы.

Базовые данные, используемые при диспетчировании (нормативы на организационный и элементные аспекты), подлежат формализации, учету в информационных системах и непрерывному уточнению. Результаты и характеристики выполняемых работ постоянно сравниваются с нормативами.