Контроль в системе управления

Оглавление

     

Введение…………………………………………………………………….…...	3
1 Теоретические аспекты контроля в управлении……………………………	5
1.1 Виды, этапы и методы контроля………………………………………...	5
1.2 Процесс контроля и проблемы его осуществления……………………	13
2 Эффективность, структура, поведенческие и кадровые аспекты контроля………………………………………………………………………….	21
2.1 Эффективность и структура контроля, требования к эффективному контролю…………………………………………………………………………	21
2.2 Поведенческие и кадровые аспекты контроля………………………..	26
Заключение……………………………………………………………………..	33
Список использованных источников………………………………………....	36

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Предприятия сегодня  сталкиваются на практике с немаловажной проблемой – научной необоснованностью делового поведения, а отсюда – и с неэффективностью деятельности в произодственно-рыночном, коммерческом и финансовом отношениях.

Почти все, что делает руководитель, обращено в будущее. Руководитель планирует достичь цели в какое-то время, точно зафиксированное как  день, неделя или месяц, год или более отдаленный момент в будущем. За этот период многое может случиться, в том числе и много неблагополучных изменений. Работники могут отказаться выполнять свои обязанности в соответствии с планом. Могут быть приняты законы, запрещающие подход, который избрало руководство. На рынке может появиться новый сильный конкурент, который значительно затруднит организации реализацию ее целей. Или просто люди могут совершить ошибку при выполнении ими своих обязанностей.

Такие непредвиденные обстоятельства могут заставить организацию отклониться от основного курса, намеченного руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем организации будет нанесен серьезный ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под угрозу.

В ситуациях связанных в первую очередь с неопределенностью будущего, наиболее эффективным инструментом, который способствует выбору верного решения, является методы контроля. Можно сказать, что контроль помогает в достижении поставленных целей, помогает двигаться по намеченной траектории.

Поэтому тему контроля как  функции управления я считаю актуальной в наши дни.

Функции контроля с одной  стороны выделяется, как отдельная, а с другой она присутствует в осуществлении других функций, т. е. контроль косвенно затрагивает и влияет на другие функции.

Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства, т. е. уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют её направление деятельности, распределяя её усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Цели данной работы: выявить сущность контроля и понять его необходимость; изучить, как проходит процесс контроля и характеристики его эффективности.

Исходя, из целей были сформулированы следующие задачи:

- выявить сущность  контроля;

- проанализировать и  понять необходимость контроля;

- изучить как проходит  процесс контроля в управлении;

- изучить характеристики эффективности контроля в процессе управле-ния.

Исследованием функции контроля в управлении занимались как отечественные, так и зарубежные авторы. К числу отечественных авторов можно отнести Мхитарян В.С., Гличев А.В., Круглов М.И., Корнеева Т.В., Бурцев В.В, ЗахаровН. И., Виханский О.С., Кочерин Е. А., Гапоненко А. Л. и др.

В числе зарубежных авторов можно  выделить таких авторов как: Дракер П., Карлофф Б., Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф., Саймон Г., Смитбург Д., Мерфи Д., Исикава К. и др.

 

1 Теоретические аспекты контроля в управлении

 

1. Виды, этапы, методы контроля

 

Слово «контроль» заимствовано из французского языка. Полного смыслового аналога этому слову в русском языке нет. Контроль означает:

- проверку кого-либо или чего-либо, чтобы удостовериться в соответствии чему-либо;

- надзор, наблюдение в целях проверки;

- испытание знаний, свойств, для выяснения их пригодности к чему-либо. Таким образом, в упрощенном понимании контроль — это целенаправленные практические действия, которые позволяют убедиться в правильности чего-либо[9, с.176].

Сильная и стабильная власть невозможна без контроля, дисциплины и ответственности. Ни одно государство не может функционировать без развитой системы контроля. Контроль является одной из важнейших атрибутов демократического государственного управления, отражающих интересы и волю граждан.

Контроль в различных  организациях осуществляется через  специально созданные для этого  структуры, наделенные определенными  полномочиями. Полномочия дают власть. Власть - легитимный источник всякого  контроля. Властное воздействие представляет собой такую взаимосвязь, в процессе, которой люди добровольно или по принуждению признают верховенство других людей.[8,с.26]

Для многих людей контроль означает в первую очередь ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и  т. п. — в общем, все то, что прямо противоположно свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия контроль понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, — это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Действенность контроля, его властная сила утверждаются путем применения различных санкций, неотвратимость и «жесткость» которых зависит от «тяжести» допущенных нарушений. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, - означало бы упустить из виду основную задачу управления [7, с.83].

Контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными. Представляет собой систему наблюдения и проверки в процессе любой деятельности для выявления отклонений от планов, затрудняющих достижение поставленной цели.

Сущностные характеристики контроля, то есть необходимость его  ведения в организации заключается  в следующем:

Во-первых, в любой  организации имеет место неопределенность. Неопределенность – одна из реалий жизни. Неопределенность нельзя исключить, так как с точки зрения бытия мы не знаем, что произойдет в будущем, в том числе и в сфере управления. Мы не можем наверняка предсказать неустранимые реалии общественной жизни: перманентные социальные изменения и другие «социальные колебания» в жизнедеятельности людей [14,с.132].

Ситуацию неопределенности весьма образно и пессимистично  выразил Мерфи в сформулированных им законах:

1 Все что может  плохого случиться, случится.

2 Даже если ничего плохого не может случиться, все равно плохое случится [4,с.13].

Таким образом, с точки зрения управления неопределенность – это неизбежное зло, предпосылки которого являются те или иные изменения.

Каков же выход из ситуации неопределенности? Теория и практика управления знают один единственный – организация контроля. Он позволяет придавать процессу управления такую направленность, которая сопряжена с минимумом неопределенности, и избегать решений с более высоким уровнем неопределенности.

Во-вторых, контроль необходим  для предупреждения возможных кризисных  ситуаций.

В-третьих, контроль позволяет определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению успеха, то есть контроль позволяет вскрыть резервы, не лежащие на поверхности.

В-четвертых, именно контроль обеспечивает управляемость организации, как важное качественное состояние управленческих отношений.

В-пятых, управленческий контроль призван обеспечить единство управленческого решения и его  реализации.

В-шестых, оно является также одним из средств повышения  эффективности, так как в результате контроля выявляются не только недостатки, но и положительный опыт, который в дальнейшем находит распространение во всей системе.

В-седьмых, контроль способствует укреплению дисциплины и соблюдению законности.

Исходя из выше перечисленного, мы можем сделать вывод о необходимости контроля как единственной функции, которая помогает проследить за деятельности организации и корректировать ее с точки зрения эффективности.

Так же важно отметить, что одной из сущностных черт контроля является добровольное соблюдение норм и правил, несущие в себе с одной стороны ограничение действий работников, а с другой стороны защита прав от своеволия и злоупотреблений.

Обобщая вышесказанное, можно утверждать, что трактовка  понятия «контроль в управлении»  или (что одно и то же) контроля как функции управления представлена в нескольких аспектах:

- это властное целенаправленное  воздействие одних людей на  поведение других для того, чтобы  убедиться в правильности чего-либо;

- это процесс проверки  и сопоставления фактических результатов с заданными параметрами;

- это процесс, при помощи которого субъект управления определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке;

- это важная составляющая управленческого воздействия (сознательного, продуманного, преднамеренного и зафиксированного в соответствующих правовых и других нормативных установлениях, обязательных для исполнения) на людей через специально созданные структуры, институты;

- это неотъемлемая составляющая процесса принятия и реализации управленческих решений (от его начала и до завершения);

- контроль и оперативное информирование (по принципу обратной связи) — составная часть управленческой деятельности, которая помогает исполнять управленческие решения[11,с.118];

Таким образом, контроль представляет собой сложное, многогранное управленческое и социальное явление. Он абсолютно необходим для упорядочения жизнедеятельности людей во всех ее областях.

Функция контроля включает в себя определенные процедуры, которые  должны быть выполнены в определенной последовательности. Этими процедурами являются:

- сбор информации о результатах деятельности организации на данный момент;

- оценка значимости полученной информации;

- анализ причин, по которым возникли те или иные проблемы;

- прогнозирование последствий этих проблем и предложение корректи-ровки деятельности организации;

- регулирование - воплощение в реальные планы предложений по кор-ректировке [4,с.86].

Система контроля в организации  классифицируется по различным характеристикам, таким как: органам, ее осуществляющим, объему контрольных функций, периодичностью проведения и т. д.

Принципиальным моментом для понимания сущности контроля является совпадение объектов управления и контроля. Соотношение между  управлением и контролем —  это соотношение между целым и частью: управленческая деятельность направлена на достижение объектом управления поставленной цели, а контрольная — на обеспечение такого состояния и поведения этого же объекта управления, которое позволяет достичь поставленной цели [10,с.520].

Предметом контроля может  быть деятельность организаций и  органов управления в целом (общий  контроль) и деятельность организаций  в отдельных сферах или касающаяся отдельных операций (частный контроль) в соответствии с установленными законами, нормами, правилами, решениями, поручениями.

Субъекты контроля так  же многочисленны и разнообразны как и объекты контроля. Субъектами контроля являются люди, социальные институты, государство и т. п.

Субъекты контроля различаются  на следующие виды: где субъектом  выступает человек; где субъектами выступают группы людей; где субъектом выступают организации с участием человека [9,с.121].

По характеру расположения и взаимоотношений субъекта и  объекта контроля, т. е. контролирующих и контролируемых органов, организаций, людей, групп, различают контроль внутренний и внешний, общий или частный, линейный, функциональный или операционный. Необходимость контроля подтверждается целым рядом доводов:

- для определения поощрения  адекватного оценке трудовой  деятельности или полученным результатам. Так как поощрение является основным мотивирующим фактором, то, следовательно, по закону мотивации, для повышения его значимости среди персонала организации форма и объем поощрения должны соответствовать проделанной работе или полученным результатам. Выбор основы для оценки, качество процесса работы или качество полученного результата, основан на определении степени влияния на конечный результат внешних, неподдающихся корректировке факторов. Так, если на конечный результат в большей степени оказывают влияния внешние, несвязанные с организацией и независящие от личных способностей работников, факторы, то для адекватной оценки должен быть рассмотрен непосредственно сам процесс трудовой деятельности работников, а не его конечный результат;