Менеджмент как вид деятельности и система управления

Для того чтобы взаимодействие между субъектом и объектом управления было эффективным, необходимо выполнение ряда условий.

     Во-первых, они должны соответствовать друг другу, быть совместимыми. Это позволит им полностью реализовать свои потенциальные возможности, избежать многих сбоев и «накладок».

     Во-вторых, в рамках единства субъект и объект управления должны обладать относительной самостоятельностью. Предусмотреть все необходимые действия в конкретных ситуациях из-за удаленности от места событий, незнания деталей, интересов объекта и его возможных психологических реакций, особенно в непредвиденных обстоятельствах, как правило, затруднительно. Поэтому принятые наверху решения могут быть неоптимальными.

    В-третьих, субъект и объект управления должны осуществлять между собой двустороннее взаимодействие, определенным образом реагируя на информацию, полученную от другой стороны.

     Это облегчает корректировку последующих шагов, которые обеспечивают их приспособление к изменению внешней среды и друг к другу.

     В-четвертых, как субъект, так и объект управления должны быть заинтересованы в четком взаимодействии (один — в получении необходимых в данной ситуации команд, другой — в своевременном и точном их исполнении).

       Подобная ситуация возникает в том случае, когда личные цели участников управленческого процесса будут совпадать и одновременно соответствовать объективным целям объекта управления. Ведь возможность субъекта управлять обусловлена готовностью объекта следовать поступающим командам.

       Перечисленные условия должны обеспечить управляемость объекта, т. е. его адекватную реакцию на управляющее воздействие. Высокая реактивность может иметь форму готовности исполнения требований, сотрудничества; низкая — бездействия, противодействия, формальных действий.

       Управляемость зависит от таких обстоятельств, как знания и опыт персонала, соответствие стиля управления условиям внутренней и внешней ситуации, достаточность полномочий руководителя, социально-психологический климат.

      В рамках системы управления между объектом и субъектом существуют самые разнообразные связи: непосредственные и опосредованные; главные и второстепенные; внутренние и поверхностные; постоянные и временные; закономерные и случайные.

     Через эти связи осуществляется действие механизма управления, который

должен:

• соответствовать целям и задачам объекта управления;

• учитывать реальные условия осуществления управленческой деятельности;

• предусматривать надежные, сбалансированные методы воздействия на

управляемый объект;

• поддаваться контролю;

• иметь возможности для совершенствования.

Система управления должна быть эффективной. К признакам ее эффективности можно отнести:

1) высокую оперативность, надежность, качество принимаемых решений;

2) минимизацию затрат времени, связанных с их подготовкой;

3) экономию общих издержек и расходов на содержание аппарата управления;

4) улучшение технико-экономических показателей основной деятельности

и условий труда;

5) снижающуюся долю административных работников в персонале организации.

      Эффективность функционирования системы управления можно повысить с помощью более надежных обратных связей; своевременности и полноты информации; учета социально-психологических особенностей участников; обеспечения оптимального размера подразделений.

1.3.Система и их свойства

      В переводе с греческого слово «система» означает «соединение, целое, составленное из частей». Эти части (элементы) образуют единство, в рамках которого они определенным образом упорядочены (в противоположность системе совокупность предполагает соединение частей безотносительно формы и порядка).

      Единство элементов системы возникает в результате того, что между ними устанавливаются связи, т. е. реальные взаимодействия, которые характеризуются:

• типом (бывают последовательными, сходящимися, расходящимися);

• силой;

• характером (могут быть подчиненными, равноправными, безразличными);

• характером (односторонние или взаимные);

• степенью постоянства (эпизодические, регулярные и проч.).

     Система характеризуется радом основных признаков.

      Во-первых, она представляет собой набор относительно самостоятельных элементов (отдельных частей), которые играют роль подсистем.

Свойства элементов определяют их место в системе и реализуются в соответствующих функциях.

      Выделяются две разновидности элементов: рабочие (основная функция состоит в преобразовании исходных факторов в определенный результат) и защитные. В каждой системе есть основной системообразующий элемент (качество, отношение), который в той или иной степени обеспечивает единство всех остальных. Если он определяется природой системы, то называется внутренним, в противном случае — внешним.

      В социальных системах этот элемент может быть как явным, так и неявным.

      В результате воздействия системообразующего элемента у остальных элементов формируются общесистемные качества, т. е. признаки, свойственные каждому из них в отдельности и системе в целом.

      Во-вторых, в каждой системе существует механизм, посредством которого элементы взаимодействуют между собой (граничат, порождают друг друга, воздействуют), а также с ней самой (для сохранения ее целостности такое взаимодействие должно быть гармоничным). В результате этого возникает влияние одних элементов системы на другие или внешние объекты (например, через подражание, заимствование

опыта и проч.). Те, в свою очередь, такое влияние воспринимают, преобразовывают и изменяются в соответствии с ним.

     Более развитые элементы, воздействуя на менее развитые, способствуют ускорению их развития, что делает излишними его отдельные ступени.

Степень возможного преобразования элементов и связей в результате внешнего воздействия характеризует силу данной системы.

      В-третьих, каждая система имеет структуру, т. е. определенное строение, взаимное расположение элементов и существующих между ними связей, способ организации целого, составленного из частей. Связи, как и системообразующий элемент, обеспечивают целостность системы, ее единство. Характер связи между элементами зависит не только от взаимного расположения последних, но и от их особенностей (например, отношения в одинаковом по размерам женском, мужском и смешанном коллективах будут различны).

     Структура определяется целями и функциями системы, но в ее характеристике отсутствует момент взаимодействия.

     В широком понимании структуру можно рассматривать как совокупность правил и предписаний, регламентирующих деятельность системы.

     Структуру системы можно классифицировать по следующим основаниям:

• по числу уровней иерархии (одноуровневые и многоуровневые);

• по принципам подчиненности (централизация — децентрализация);

• по целевому назначению;

• по выполняемым функциям;

• по принципам разбивки элементов на подсистемы (таковыми могут быть

функциональный и объектный).

      В целом структуру системы описывают две основные группы характеристик:

• связанные с иерархичностью (число подсистем, уровней, связей; принципы

разбивки на подсистемы; степень централизации);

• отражающие эффективность функционирования (надежность, живучесть,

быстродействие, пропускная способность, гибкость, изменчивость и т. д.).

      Структура придает системе целостность и внутреннюю организацию, в рамках которой взаимодействие элементов подчиняется определенным законам. Если такая организация минимальна, системы называются неупорядоченными, например толпа на улице.

      Поскольку элементы и связи неоднородны в рамках одного и того же структурного их набора, система будет иметь модификации.

Например, коллективы двух организаций, имеющих одинаковое штатное расписание, будут абсолютно различны, поскольку сами люди и их личные взаимоотношения являются иными.

      В-четвертых, система имеет границы, отделяющие ее от внешней среды. Они могут быть «прозрачными», допускающими проникновение в нее внешних импульсов, и «непрозрачными», наглухо отделяющими ее от остального мира.

      Системы, осуществляющие двусторонний обмен энергией, веществом, информацией со средой, получили название открытых; в противном случае говорится о закрытых системах.

     Не получающие ресурсов извне, последние предрасположены к деградации и прекращению существования (либо распадению на части).    

      Открытые же системы характеризуются обратным свойством, т. е. могут возобновляться и расширяться на основе притока ресурсов и их переработки.            

      Маневр ресурсами обеспечивает им сбалансированность и, в принципе, неиссякаемость. К таким системам относится, например, общество.

     Недостаточный или, наоборот, чрезмерно активный обмен со средой может привести к разрушению системы (из-за нехватки ресурсов или неспособности их ассимилировать ввиду избыточного количества и разнообразия). Поэтому система должна находиться в состоянии внутреннего равновесия и баланса со средой (что на практике редко достигается). Это обеспечивает ее оптимальное приспособление к окружению и успешное развитие.

    Открытые системы стремятся к постоянным изменениям за счет специализации, дифференциации, интеграции элементов. Это ведет к усложнению связей, совершенствованию самих систем, требует дополнительных ресурсов, но позволяет достигать целей многими способами (для закрытых возможен только один). Например, в организации помимо основных управленческих структур могут создаваться специальные

комитеты, разрабатывающие различные варианты решения проблем.

     Развитие системы обычно обусловлено несоответствием ее структуры и цели. Большие и сложные системы имеют тенденцию к интенсивному развитию, ибо обладают ресурсами и запасом прочности, выходящими за пределы потребности в выживаемости.

    В-пятых, системе присуща эмерджентность, т. е. появление качественно новых свойств, отсутствующих или нехарактерных для ее элементов. В то же время объединенные в систему элементы могут терять свойства, присущие им вне системы. Таким образом, свойства целого не равны сумме свойств частей, хотя и зависят от них.

     В-шестых, система обладает обратной связью, под которой понимается определенная реакция ее в целом (отдельных элементов) на импульсы друг друга и внешние воздействия. Обратная связь обеспечивает их информацией о реальной ситуации, компенсирует влияние помех. Например, в системе взаимоотношений «руководитель — подчиненный» формой обратной связи может быть заявление об уходе.

    В-седьмых, система характеризуется адаптивностью, т. е. способностью сохранять качественную определенность в изменяющихся условиях. Адаптивность обеспечивается простотой структуры, гибкостью, избыточностью ресурсов.

    В-восьмых, системе свойственна редукция, проявляющаяся в том, что при определенных условиях она ведет себя проще, чем ее отдельные элементы.

    В-девятых, система со временем может разрушаться под воздействием как

внешней среды, так и внутренних процессов.

    В-десятых, системой можно управлять с целью обеспечения следования ею заданной траектории развития и функционирования. Для этого существуют следующие способы:

1) регулирование и корректировка в случае непредсказуемых воздействий, вызывающих отклонения;

2) изменение параметров системы на основе прогнозирования, применяемое

в случае невозможности задать опорную траекторию развития на весь период или значительных отклонений, не позволяющих на нее вернуться;

3) коренная структурная перестройка, если цели недостижимы в принципе

и нужен поиск новой системы, при которой это удается сделать.

1.4.Виды систем

      По направленности связей между элементами системы делятся на централизованные (все связи осуществляются через один центральный элемент) и децентрализованные (преобладают прямые контакты между элементами). Примером централизованной системы являются министерство и его органы на местах; децентрализованной — ассоциация.

    Системы, где связь элементов идет только по одной линии, получили название частичных, а по многим — полных. Система, где каждый элемент связан по одной линии только с предыдущим и последующим, называется цепной. Ее примером является конвейер.

   По составу элементов системы бывают гомогенными (однородными) и гетерогенными (разнородными). Например, по возрастному признаку школьный класс — обычно система гомогенная, а по половому — гетерогенная.

    Системы, характеризующиеся преобладанием внутренних связей по сравнению с внешними, где центростремительность больше центробежности, а отдельным элементам присущи общие характеристики, получили название целостных. Примером целостной системы сегодня является блок НАТО.