Моя организация

Несколько эффективных мероприятий  по достижению поставленных целей:

• безукоризненное выполнение своих обязанностей работниками фирмы
• создание положительного образа фирмы в глазах общественности

Ресурсы.

В общих чертах цели всякой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов.

Процесс преобразования ресурсов легче всего увидеть в производственных организациях, но и организации обслуживания и некоммерческие организации также  используют все эти виды ресурсов. Ресурсы информации используются непрерывно для связи и координирования  каждой фазы процесса преобразования. Информация, относящаяся к исследованию рынка, помогает мне решать, какого типа продукция имеет большую  вероятность понравиться публике. Общение с рабочими дает информацию, необходимую для качественного  выполнения этой задачи. Скорость и  объем реализации продукции позволяет  решать, насколько успешно идет компания на пути достижения желаемых результатов.

Зависимость от внешней среды.

Одной из самых значимых характеристик организации является ее взаимосвязь с внешней средой. Ни одна организация не может быть “островом в себе”. Организации  полностью зависимы от окружающего  мира - от внешней среды - как в  отношении своих ресурсов, так  и в отношении потребителей, пользователей  их результатами, которых они стремятся  достичь.

Горизонтальное разделение труда.

Вероятно, самой очевидной  характеристикой организации является разделение труда. Если, по крайней  мере, два человека работают вместе для достижения одной цели, они  должны делить работу между собой.

Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называется горизонтальным разделением труда. Разделение большого объема работы на многочисленные небольшие специализированные задания позволяет организации  производить гораздо больше продукции, чем если бы то же самое количество людей работало самостоятельно. Примером горизонтального разделения труда  в моей фирме, являются производство, маркетинг и финансы. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны быть успешно выполнены, чтобы фирма добилась поставленных целей.

Подразделения.

Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих  конкретные специфические задания  и добивающихся конкретных специфических  целей. Такие подразделения часто  называются отделами или службами, но существуют также и многочисленные другие названия. Моя фирма имеет  специальные подразделения для  каждой основной функции организации - отделы маркетинга, закупок и т.д.

Вертикальное разделение труда.

Поскольку работа в организации  разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной.

Итак, в организации существуют две органичные внутренние формы  разделения труда. Первая - это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда. Второе, называемое вертикальным, отделяет работу по координированию  действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей  и составляет сущность управления.

Необходимость управления.

Для того чтобы организация  смогла добиться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы  посредством вертикального разделения труда. Поэтому управление является существенно важной деятельностью  для организации. Однако в малых  организациях часто не имеется четко  выделенной группы управляющих.

2. Миссия, цели и ценности моей организации

Фирмы образуют в экономике  сектор предприятий. В рыночной экономике  он принимает форму сектора коммерческих организаций, или предпринимательского сектора.

Предприятия (фирмы), составляющие основу предпринимательского сектора, представляют собой самостоятельные  хозяйственные единицы разных форм собственности, объединившие экономические  ресурсы для осуществления коммерческой деятельности. Под коммерческой деятельностью  понимается деятельность по производству товаров и оказанию услуг для  третьих лиц, физических и юридических, которая должна приносить предприятию  коммерческую выгоду, а именно прибыль.

Первым и, может быть самым  существенным решением при планировании будет выбор целей предприятия. Здесь необходимо подчеркнуть, что  те предприятия, которые, вследствие своего размера, испытывают необходимость  в многоуровневых системах, нуждаются  также в нескольких широко сформулированных целях, также как и в более  частных целях, связанных с общими целями организации.

Основная общая цель предприятия - четко выраженная причина его  существования - обозначается как его  миссия. Цели вырабатываются для осуществления  этой миссии.

Миссия детализирует статус предприятия и обеспечивает направление  и ориентиры для определения  целей и стратегий на различных  организационных уровнях. Формулировка миссии моей фирмы содержит следующее:

1. Задача предприятия с точки зрения его основных услуг или изделий, его основных рынков и основных технологий
2. Внешняя среда по отношению к фирме, которая определяет рабочие принципы предприятия
3. Культура организации. Какого типа рабочий климат существует внутри предприятия?

Миссия моей организации  состоит в повышении уровня качественных приобретенных автомобилей и соответствующей продукции на рынке и формирование у населения хорошего вкуса. Я осуществляю коммуникационную функцию в обществе, способствуя повышению качества предлагаемых товаров и услуг, а так же являюсь работодателем, что само по себе немаловажно.

Честно говоря, некоторые  руководители никогда не заботятся  о выборе и формулировании миссии своей организации. Часто эта  миссия кажется для них очевидной. Если спросить типичного представителя  мелкого предпринимательства, в  чем его миссия, ответом, вероятно, будет: ”Конечно, получать прибыль”. Но если тщательно обдумать этот вопрос, то, несоответствие выбора прибыли  в качестве общей миссии становится ясным, хотя, несомненно, она является существенной целью.

По-моему, прибыль представляет собой полностью внутреннюю проблему предприятия. Поскольку организация  является открытой системой, она может  выжить, в конечном счете, только, если будет удовлетворять какую-то потребность, находящуюся вне ее самой. Чтобы  заработать прибыль, необходимую ей для выживания, фирма должна следить  за средой, в которой функционирует. Поэтому именно в окружающей среде  руководство подыскивает общую  цель организации. Необходимость выбора миссии была признана выдающимися руководителями задолго до разработки теории систем. Генри Форд, руководитель, хорошо понимающий значение прибыли, определил миссию “Форд” как предоставление людям  дешевого транспорта.

И все-таки, извлечение прибыли  является одной из главных целей  организации. В моей компании извлечение прибыли осуществляется через определение  и реализацию набора целевых установок  тактического и стратегического  порядка, таких как:

• увеличение объема продаж;
• достижение более высоких темпов роста;
• увеличение доли рынка;
• увеличение прибыли по отношению к вложенному капиталу;
• увеличение дохода на акцию компании (если это акционерная компания);
• изменение структуры капитала.

Также оборотной стороной конечной цели деятельности моей компании является минимизация убытков, а  именно максимизации прибыли. Эти два  понятия неразрывно связанны между  собой. Будучи ориентированно на высокий  положительный результат, в краткосрочном  плане организация переживает менее  успешные периоды своей деятельности. Речь идет о финансовых потерях, возникновение  которых напрямую связано с рисками, сопровождающими предпринимательскую  деятельность. Предпринимательский  риск, собственно, и определяется как  вероятность возникновения у  фирмы финансовых потерь, к которым  относится как недополучение  прибыли по сравнению с прогнозируемой величиной, так и возникновение  убытков.

Процветающее предприятие - это предприятие, получающее устойчивую прибыль от своей деятельности. Эта  задача-максимум может быть реализована  на стабильной основе только через  осознание и наиболее полное удовлетворение общественных потребностей или, согласно получившей широкое распространение  в международной теории и практике бизнеса концепций, через создание системы ценностей для трех общественных групп: владельцев (акционеров) предприятия, потребителей его продукции, поставщиков  и персонала предприятия. Владельцы (акционеры) предприятия, заинтересованы в постоянном и все более возрастающем потоке доходов и таком использовании  собственных и привлеченных средств, которое увеличивает ценность принадлежащей  им собственности. Персонал и поставщики заинтересованы в стабильности предприятия, в развитии с ним долгосрочных отношений, в благоприятной рабочей  атмосфере. Для потребителей наивысшую  ценность представляют товары и услуги, удовлетворяющие их по качеству и  цене.

Создание ценностей и  есть основополагающая функция предприятия. Процесс создания ценностей представляет собой удовлетворение индивидуальных или групповых потребностей, в результате чего предприятие добивается общественного признания своей деятельности. Общественное признание, в свою очередь обеспечивает предприятию возможность расширять производство, наращивать объем продаж и, в конечном счете, увеличивать прибыль.

3.  Организационная структура и организационное развитие

Создание отделов (подразделений) путем группирования аналогичных производственных функций и служащих позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства компанией в период расширения ее хозяйственной деятельности.

Методы распределения  обязанностей по отделам зависят от положенных в основу признаков. Во-первых, по принципу деления на равные по размеру группы. Этот метод применяется, когда профессиональные работники одинаковы, а для достижения какой-либо цели необходимо определенное число людей.

Во-вторых, по функциональному  признаку. Это наиболее распространенный способ создания отделов по производству, маркетингу, кадрам, финансовым вопросам и т. д. Их число зависит от потребностей самой организации.

В-третьих, по территориальному признаку. Этот способ наиболее распространен  в случаях, когда предприятие  осуществляет свою деятельность на территории разных районов. Все виды операций компании на данной территории могут быть поручены региональному управляющему по сбыту.

В-четвертых, на основе выпускаемой  продукции. Этот способ в настоящее  время получает все большее распространение  на крупных предприятиях, расширяющих  ассортимент продукции, где другой метод привел бы лишь к усложнению структуры организации.

В-пятых, на основе интересов  потребителя. В тех отраслях, где  покупатель является ключевым фактором, его интересы оказывают решающее влияние на структуру организации.

В крупных по масштабам  деятельности компаниях используются все или некоторые из вышеприведенных  способов.

При формировании структур управления во внимание принимаются  следующие вопросы:

• стратификация, то есть, сколько может потребоваться уровней управления;
• формализация, то есть насколько формальным должно быть взаимодействие. Чем более бюрократичен стиль, тем более формальной и системной должна быть внутренняя структура;
• централизация, то есть иерархия доведения принятых решений, все ли вопросы должно решать высшее руководство;
• сложность организационной структуры, то есть насколько сложным должно быть управление с организационной точки зрения. Простая иерархия с четким распределением прав и обязанностей легка для понимания, в отличие от матричного типа построения структуры управления, что будет рассмотрено ниже.

Для эффективной работы организации  важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а также их взаимоотношение. Существуют три метода определения обязанностей и полномочий и их передачи в рамках организации. Каждый сотрудник компании должен понимать, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими служащими.

Это достигается с помощью  схемы организации, дополненной  соответствующими справочниками (инструкциями), и распределения обязанностей.

Схема позволяет выделить линии взаимозависимости и отношений  внутри организации.

Как источник получения информации схема может быть использована в рамках ознакомления с деятельностью и структурой управления предприятием (в частности, вновь принятых на работу), а также в качестве наглядного дополнительного материала при изучении должностных инструкций. Ею можно воспользоваться в качестве основы для возможной реорганизации или модификации структуры организации.

Моя организация имеет  следующую структуру: