ООО ПКИ «Промпроект» на примере аудита процесса управления персоналом

 

 

2.2 Процесс управление персоналом,  термины и сокращения

Определение процесса: Деятельность по подбору, обучению и повышению квалификации персонала.

Цель процесса: Обеспечение всех подразделений высококвалифицированными кадрами, предоставление возможности каждому работнику активно участвовать в реализации Политики и целей в области качества.

Применяемые термины соответствуют ГОСТ Р ИСО 9000-2011,  а также определениям, приведенным ниже.

Аттестация – подтверждение соответствия требованиям профессиональной компетенции: уровню специальной подготовки, приобретенных навыков и накопленного опыта в соответствующей сфере деятельности.

Квалификация — степень подготовленности работника к какому-либо виду труда, способность выполнять требования, установленные для данной профессии (должности), уровень знаний, умения, практических и организаторских навыков для выполнения обязанностей по занимаемой должности.

Компетентность — доказанная способность выполнять требования, установленные для данной профессии.

Корпоративная культура — культура организации, также включающая в себя отраслевые нормы, традиции и культуру взаимодействия с потребителями и окружающей средой.

Культура организации - система ценностей, норм и взглядов, разделяемых сотрудниками предприятия и методам их достижения.

Подготовка кадров в области качества — деятельность администрации организации по обеспечению готовности персонала к выполнению работ в соответствии с требованиями документации СМК.

Применяемые сокращения:

РСлК — Руководитель службы качества;

ПРК — Представитель руководства  в области качества;

ГИ — Главный инженер;

ГД — Генеральный директор;

ИК — инспектор по кадрам

ПО — подразделения института (отделы);

РПО — руководители подразделений  института;

СлК — служба качества;

ИТР — инженерно-технические работники;

Б — бухгалтерия.

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Владелец процесса (ответственное лицо)

Генеральный директор утверждает политику и цели в области качества, устанавливает обязанности и полномочия руководителей служб предприятия. Анализирует эффективность системы.

Генеральный директор  несет ответственность  за:

- кадровую политику института,  укрепление кадрового потенциала  путем обеспечения непрерывного  профессионального образования  руководителей и специалистов  ООО ПКИ «ПРОМПРОЕКТ», в том  числе в области управления  качеством;

- выделение ресурсов на повышение  квалификации персонала.

       Руководители отделов несут ответственность за:

- поддержание необходимого квалификационного  уровня работников подразделения,  исходя из требований производства;

- определение текущей и перспективной  потребности в кадрах;

- определение потребности в  обучении специалистов;

- своевременную подачу заявки  высшему руководству о необходимости  подготовки (обучения) специалистов  подразделения;

- информированность участников подготовки и повышения квалификации о месте и времени проведения занятий.

Инспектор по кадрам несет ответственность  за:

- документирование организации и результатов процесса управления персоналом;

- ведение записей результатов  обучения, повышения квалификации  и аттестации кадров.

Инспектор по кадрам организует работы по обеспечению подбора, расстановки и использованию рабочих кадров и специалистов, участвует в формировании стабильного коллектива. Разрабатывает текущие и перспективные планы комплектования организации кадрами с учетом изменений количества строящихся объектов. Проводит анализ деловых и других качеств специалистов с целью их рациональной расстановки, подбор кадров на замещение должностей, повышения образовательного и квалифицированного уровня, условий для их творческой деятельности. Представляет руководству предложение по улучшению расстановки и использованию рабочих кадров, материалы для поощрения и награждения рабочих, специалистов и служащих. Контролирует исполнение руководителями подразделений постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с кадрами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4. Входы процесса, требования к входам и поставщиков процесса и требования поставщикам

Входы процесса  (данные или материальные объекты) и требования:

- должностные  инструкции;

- положение о подразделении;

- процессы, устанавливающие требования к  квалификации персонала;

- требования НД.

 

Поставщики процесса и требования к ним:

1. Сотрудники ООО ПКИ «Промпроект», обладающие необходимыми компетенциями.

2. Договоры с обучающимися организаций, проводящими повышение квалификации (которые имели бы лицензию на проведение мероприятий по повышению квалификации). Приказы о направлении работников в командировку.

3. Программы стажировок.

4. Документы о повышении квалификации или профессиональной переподготовке, сертификаты специалистов, записи в трудовой книжке.

5. Письменные заявки руководителей подразделений в управление кадров о подборе кандидатур на замещение вакантных должностей.

6. Программы обучения персонала.

 

2.5  Выходы процесса, требования  к выходам и заказчиков/ потребителей  процесса

Выходы  процесса:

-анализ  потребностей в обучении, программы/планы  обучения;

-персонал, соответствующий установленным  требованиям.

- Эффективное и оптимальное использование кадрового потенциала.

Требования к выходам процесса

- Результативность профессиональной деятельности в соответствии с законодательными требованиями, стандартами, нормами, правилами; требованиями аккредитации; стратегическим планированием; приоритетными задачами подразделений.

- Документы о повышении квалификации или профессиональной переподготовке или сертификаты специалистов.

Потребители процесса:

1. Руководители ООО ПКИ «Промпроект», руководители подразделений ООО ПКИ «Промпроект».

2. Все процессы СМК ООО ПКИ «Промпроект».

4. Персонал ООО ПКИ «Промпроект».

 

2.6 Критерии результативности процесса

Показатели  результативности процесса:

- Степень  выполнения планов подготовки  персонала;

- Соответствие  уровня компетентности персонала  занимаемым должностям;

- Соответствие  уровня компетентности персонала  занимаемым должностям;

- Отсутствие  несоответствий продукции по  причинам недостаточной квалификации  персонала.

 

2.7 Процесс в виде блок-схемы  с учётом требований

Графическое обозначение элементов  блок-схемы	Наименование элемента
	Действие
	Начало/конец действия
	Принятие решения   (согласование, утверждение)
	Документ или запись
	Направление действий
	Узел

Блок-схема процесса

	Выполняемые действия
	1. Определение потребности  в обучении и/или повышении  квалификации персонала
	2. Составление Плана-графика
	3. Составление заявки (как правило в виде служебной записки) на проведение обучения согласно сроков, указанных в Планах-графиках
	4. Выбор организации для подготовки и/или повышения квалификации персонала
	5. Заключение договора
	6. Проведение обучения
	7. Представление документов о подготовке и повышении квалификации инспектору по кадрам, ПРК и Начальнику подразделения
	8. Заполнение Журнала оценки результативности обучения
	9. Вложение копии удостоверяющего документа в личное дело сотрудника

 

 

 Организация и проведение обучения персонала по предложениям сторонних организаций осуществляются в соответствии с Блок-схемой 2.

	Выполняемые действия
	1. Поступившие предложения  сторонних организаций на обучение по определенной тематике
	2. Анализ поступивших предложений
нет           да	3. Обучение необходимо?
	4. пункты с 3 по 9 Блок-схемы 1

 

 

 

 

 

3. Аудит и выявление возможностей  для улучшения

1. Разработать мини-вопросник для аудита процесса на соответствие 5 выбранным Вами подпунктами ГОСТ ISO 9001-2011 (по одному подпункту из каждого раздела стандарта: раздел 4, раздел 5, раздел 6, раздел 7, раздел 8). На каждый подпункт разработать не менее 3 вопросов
2. Проанализировать процесс, используя разработанный вопросник. Результаты анализа представить в виде следующей таблицы:

 

Раздел ГОСТ ISO 9001-2011	№ и наименование подпункта раздела	Вопросы для анализа соответствия	Результаты  анализа	Доказательства
1	2	3	4	5
4	4.2.2. Руководство по качеству	Разработано ли руководство по качеству и поддерживается ли оно в рабочем  состоянии?	Да, руководство по качеству разработано  и поддерживается в рабочем состоянии	Наличие руководства по качеству
	4.2.3 Управление документацией	Обеспечено ли наличие соответствующих версий документов в местах их применения?	Да, наличие соответствующих версий документов в местах их применения полностью обеспечено	Наличие соответствующих версий документов
	4.2.4 Управление записями	Находятся ли записи под управлением?	Да, записи находятся под управлением	Наличие журнала
5	5.3 Политика в области качества	Ознакомлен ли персонал с политикой  в области качества?	Да, персонал с политикой в области  качества ознакомлен, присутствует наличие записи	Журнал ознакомления с политикой в области качества
	5.4.1 Цели в области качества	Ознакомлен ли персонал с целями в  области качества?	Да, персонал с целями в области  качества ознакомлен, присутствует наличие записи	Журнал ознакомления с целях в области качества
	5.5.2 Представитель руководства	Представляет ли отчеты высшему руководству  по функционированию СМК и по ее улучшению?	Да, представитель руководства предоставляет отчеты высшему руководству по функционированию СМК и по ее улучшению	Наличие отчетов
6	6.2 Человеческие ресурсы	Присутствует ли наличие аттестации?	Да, наличие аттестации присутствует	Наличие протокола аттестации
	6.2.2 Компетентность, подготовка и осведомленность Определены и задокументирован ли процесс управления персоналом? n Гарантируют ли процедуры что назначенный персонал должным образом компетентен? n Имеет ли персонал необходимую квалификацию? n Устанавливаются, планируются, реализовываются и документируются ли необходимые потребности  в обучении для всего персонала? n Оценивается ли результативность обучения?	Присутствует ли наличие должностных инструкций?	Да, наличие должностных инструкций присутствует	Наличие журнала
	6.4 Производственная среда	Поддерживается ли температурный режим?	Да, ТР поддерживается	Ведение журнала ТР
7	7.4.3 Верификация закупленной продукции	Осуществляется ли входной контроль поступленной на предприятие продукции	Да, входной контроль поступленной на предприятие продукции осуществляется	Наличие акта приемки
	7.5.3 Идентификация и прослеживаемость	Присутствует ли на готовой продукции  маркировка, бирки?	Да, на готовой продукции присутствует маркировка, бирка	Наличие акта, бирки, маркировки
	7.6 Управление оборудованием для  мониторинга и измерений	Присутствует ли на оборудовании отметка  о его годности и хранении?	Да, на оборудовании имеется отметка  о его годности и хранении	Наличие паспорта на приспособление или аттестация
8	8.2.2 Внутренние аудиты (проверки)	Проводит ли предприятие внутренние аудиты?	Да, предприятие проводит внутренние аудиты	Акт о проведении аудита, отчет по проведенным проверкам
	8.3 Управление несоответствующей продукции	Предотвращает ли предприятие использование  несоответствующих деталей, сборочных  единиц?	Да, предприятие предотвращает использование  несоответствующих деталей, сборочных  единиц	Наличие деталей или сборочных единицы в изоляторе брака, наличие акта на брак
	8.5.3 Предупреждающие действия	Проводятся ли мероприятия по улучшению?	Да, мероприятия по улучшению проводятся	Акт о выполнении мероприятий, отчет по выполненным мероприятиям

 

3. Выявить проблемы процесса и их причины. Предложить мероприятия  по улучшению процесса, разработать  корректирующие и предупреждающие  действия, направленные на достижение целей процесса.

 

Описание проблемы	Причины	Корректирующие/предупреждающие мероприятия
1	2	3
Не ведется журнал по проведению инструктажей по ОТ и ТБ	Некачественное выполнение обязанностей руководителя отдела	1. Провести инструктаж с исполнителями; 2. Проработать с руководителем отдела правильность ведения журнала. 3. Снизить коэффициент премирования.
Курение в неположенном месте	Незнание правил внутреннего трудового  распорядка	Устранить замечание; Определить ответственность сотрудников за несоблюдение установленного правила; Провести инструктаж персонала с записью в журнале инструктажей.