Оптимизация численности работников в торговых предприятиях

     Обычно  к проблеме сокращения издержек подходят следующим образом. Во-первых, необходимо проанализировать структуру издержек, и выбрать те статьи затрат, которые вносят наибольший вклад в издержки. Во-вторых, надо определить, какие статьи затрат в принципе поддаются сокращению, и в каких пределах мы можем данными затратами управлять. Допустим, статья затрат «сырье и материалы» составляет 50% в общей структуре затрат, но если мы не можем найти поставщиков с более низкими ценами, то сократить сколько-нибудь существенно эту статью при заданном объеме выпуска продукции и без изменения технологии производства — крайне затруднительно.

     Одной из статей расходов, которую можно  сокращать в определенных пределах, являются расходы на персонал.

     1) Расходы на социальный пакет и льготы для работников;

     2) Расходы на производственное обучение и переподготовку сотрудников;

     3) Расходы на подбор кандидатов и наем на работу;

     4) Расходы на обеспечение техники безопасности;

     5) Стоимость содержания рабочих мест, включая стоимость спецодежды, освещения, отопления, уборки рабочих мест и т.д.;

     6)Прочие  виды расходов на персонал, специфические для каждого предприятия.  

1.2 Определение потребности  в персонале

     Разработка  стратегии управления человеческими  ресурсами и создание планов организационно-технических  мероприятий по ее реализации являются, по сути, процессом планирования человеческих ресурсов. Основная цель планирования человеческих ресурсов (в узком смысле) состоит в обеспечении реализации планов организации с точки зрения человеческого фактора - работников, их численности, квалификации, производительности, издержек на их найм. Несовершенное планирование человеческих ресурсов дорого обходится организациям и может привести к потере ценных ресурсов.

     Планирование  потребности в персонале включает:

     1) Оценку наличного потенциала  трудовых ресурсов;

     2) Оценку будущих потребностей;

     3) Разработку программ по развития  персонала. 

     Конкретное  определение потребности в персонале  представляет ¹собой расчет необходимого числа работников по их количеству, квалификации, времени, занятости и расстановке в соответствии с текущими и перспективными задачами развития предприятия. Расчет производится на основе сравнения расчетной потребности в рабочей силе и фактического состояния обеспеченности на определенную дату и представляет собой информационную основу для принятия управленческих решений в области привлечения персонала, его подготовки и переподготовки.

     Эффективное планирование человеческих ресурсов положительно влияет на результаты организации благодаря:

     1) Оптимизации использования персонала.  Детальное планирование позволяет  выявить и продуктивно применить невостребованный потенциал сотрудников путем расширения должностных обязанностей, перевода работников на другие рабочие места, реорганизации производственных процессов;

     2) Совершенствованию процесса приема  на работу. Планирование является источником информации о потребностях организации в персонале, что дает возможность обеспечить поиск и отбор кандидатов на планомерной основе, снизить издержки и избежать кризисных ситуаций, связанных с нехваткой рабочей силы;

     3) Организации профессионального обучения. План по человеческим ресурсам является основой для планирования и проведения профессионального обучения в компании. Тщательная разработка этого плана позволяет обеспечить нужную квалификацию работников и добиться реализации бизнес-планов с наименьшими издержками;

     4) Созданию основы для развития  других программ управления персоналом. Знание тенденции в динамике  численности, изменении квалификационной  структуры персонала позволяет  отделу кадров разрабатывать  долгосрочные программы в области компенсации, профессионального развития и т.д.;

     5) Сокращению общих издержек на  рабочую силу за счет продуманной,  последовательной и активной  политики на рынке труда. Знание  собственных потребностей на  длительную перспективу дает  компании возможность эффективно противостоять своим конкурентам и взаимодействовать с контрагентами на рынке труда, и извлекать выгоду из меняющейся ситуации.

     Чтобы определить потребности организации  в человеческих ресурсах, необходимо понимать, под влиянием каких факторов они формируются. Поскольку организации являются открытыми социальными системами, их потребности в рабочей силе возникают под воздействием как внутренних (внутриорганизационных), так и внешних факторов.

     Потребности организации в рабочей силе зависят, прежде всего, от стоящих перед ней целей, для реализации которых необходимы человеческие ресурсы. Чем конкретнее организационная цель, тем легче определить потребности в рабочей силе, необходимой для ее реализации.

     У компании со стабильной долгосрочной стратегией потребности в рабочей силе не претерпевают серьезных изменений из года в год и планирование человеческих ресурсов не представляет особой сложности. И наоборот, если организация меняет стратегию - переходит к выпуску новой продукции, освоению новых рынков, ликвидации отдельных сегментов бизнеса, потребности как в численности, так и в квалификации рабочей силы могут существенно измениться.

     Еще один источник изменений потребностей организации в рабочей силе - внутриорганизационная  динамика рабочей силы - увольнение по собственному желанию, выходы на пенсию, декретные отпуска и т.п. Отдел кадров должен отслеживать эту динамику и заблаговременно предсказывать изменения.

     Среди множества внешних факторов существует несколько наиболее важных, оказывающих непосредственное влияние на состояние рынка труда - источника рабочей силы для большинства современных организаций. К ним относятся:

     1) Макроэкономические параметры - темпы экономического роста, уровень  инфляции и безработицы, структурные  изменения (развитие одного сектора народного хозяйства за счет сокращения другого) - оказывают сильное воздействие как на стратегию компании (потребности в человеческих ресурсах), так и на ситуацию на рынке труда (предложение человеческих ресурсов).

     2) Развитие техники и технологии может самым кардинальным образом изменить потребности организации в рабочей силе. Примером может служить замена счетоводов во всем мире персональными компьютерами. Специалисты по человеческим ресурсам должны работать в тесном контакте с техническими экспертами компании, чтобы заблаговременно оценить влияние возможного внедрения новой техники или технологии на потребность организации в персонале.

     3) Политические изменения могут  влиять на потребности в человеческих  ресурсах и положение на рынке  труда через изменение законодательства, регулирование макроэкономических параметров, создание определенного политического климата в стране.

     4) Конкуренция и состояние рынка  сбыта, изменяющиеся под влиянием  множества факторов, оказывают самое  прямое воздействие на потребности компании в человеческих ресурсах. Усиление конкуренции на стабильном или сокращающемся рынке, как правило, означает, что компании необходимо подумать о сокращении численности своих сотрудников. И, наоборот, быстро растущий спрос на продукцию организации является индикатором необходимости набора дополнительной рабочей силы.

     5) Понимание динамики факторов, влияющих  на потребности организации в  рабочей силе, является основой  планирования человеческих ресурсов. Современные организации используют  различные методы планирования - от самых простых до сложных многофакторных моделей. К методам прогнозирования потребностей в человеческих ресурсах относятся:

     6) Экстраполяция - наиболее простой  и часто употребляемый метод,  состоит в перенесении сегодняшней  ситуации (пропорций) в будущее. Привлекательность метода состоит в его общедоступности, ограниченность заключается в невозможности учесть изменения в развитии организации и внешней среды. Поэтому это метод подходит для краткосрочного планирования и для организаций со стабильной структурой, действующих в стабильной окружающей среде.

     7) Экспертные оценки - это метод,  основывающийся на использовании  мнений специалистов для определения  потребностей в человеческих  ресурсах. Такими специалистами  в организации являются, прежде всего, руководители подразделений. Отдел человеческих ресурсов занимается сбором и обработкой оценок. Преимущества метода экспертных оценок заключаются в участии линейных руководителей. Недостатки метода связаны с трудоемкостью процесса сбора и обработки мнений экспертов, а также субъективности их суждений.

1.3 Формирование персонала  в организации

     Управление  персоналом признается одной из наиболее важных сфер жизни предприятия, способного многократно повысить ее эффективность, а само понятие «управление персоналом» рассматривается в достаточно широком диапазоне: от экономико-статистического, до философско-психологического.

     Система управления персоналом обеспечивает непрерывное  совершенствование процесса работы с персоналом, в котором немаловажную роль играет обеспечение организации персоналом, т.е. набор и отбор персонала.

     Процесс набора и отбора персонала, т.е. формирование трудового коллектива занимает ведущее  место в системе управления предприятием. Говоря экономическим языком, важнейший  фактор производства - труд, который создает добавленную стоимость. Персонал, работающий в организации, чтобы приносить максимальную пользу, должен соответствовать определенным требованиям. Но как найти подходящих кандидатов, как выбрать лучшего - эти вопросы являются важной проблемой, которую необходимо эффективно и решать в достаточно сжатые сроки.

     Место процесса формирования персонала в  общей системе управления персоналом. Для того, чтобы построить эффективную систему формирования персонала, прежде всего, важно понять ее место в общей системе управления человеческими ресурсами организации. Отбор персонала не является изолированной функцией, представляющей самостоятельную ценность; он должен быть взаимоувязан со всеми другими функциями управления персоналом, чтобы не превратиться в самоцель, которая осуществляется в ущерб другим формам работы с персоналом.

     Плохо организованный подбор персонала приводит к нежелательным последствиям: высокой  текучести персонала, плохому морально-психологическому климату (конфликты, склоки, халатное отношение к порученному делу и т.п.), низкой трудовой и исполнительской дисциплине (низкое качество работы, прогулы, опоздания на работу и преждевременные уходы с работы, низкая эффективность использования рабочего времени, невыполнение распоряжений руководства).

     Общий контроль за политикой в сфере  управления персоналом и ответственность  за ее результаты несет высшее руководство. Политика руководства в отношении  персонала (обучение и развитие работников, мотивация персонала, обеспечение  хорошего морального климата в организации и др.) оказывает значительное влияние на методы и эффективность поиска и отбора персонала.

     Основными предпосылками, определяющими эффективность  работы по поиску и отбору персонала, являются:

     1) Планирование персонала, осуществляемое с учетом потребностей организации и внешних условий.

     2) Поиск и отбор персонала.

     3) Адаптация новых работников. Введение в организацию, в подразделение и в должность для обеспечения мягкого вхождения новых работников в организацию и максимально быстрого достижения ими требуемых рабочих показателей.

     4) Анализ работы и нормирование труда.

     5) Система стимулирования труда: широкий набор средств воздействия на мотивацию работников, от материальных стимулов до расширений полномочий и обогащения содержания труда с целью улучшения отношения персонала к выполняемой работе и организации и повышения заинтересованности в достижении высоких результатов.

     6) Обучение и развитие, которое призвано увеличить потенциал работников, их вклад в достижение целей организации.

     7) Оценка исполнения, сравнение результатов работы с имеющимися стандартами или с целями, установленными для конкретных должностных позиций.

     8) Внутриорганизационные перемещения работников, повышения и понижения в должности, переводы, отражающие ценность работника для организации.

     9) Формирование и поддержание организационной культуры, традиций, порядков, норм, правил, стандартов поведения и ценностей, обеспечивающих эффективное функционирование организации.

     Поиск и отбор персонала, являясь ключевым элементом политики персонала, должен быть тесно увязан со всеми основными направлениями работы в сфере управления персоналом.