Оптимизация численности работников в торговых предприятиях

     Определение потребности в человеческом факторе  по существу представляет собой применение методов и способов планирования для комплектации штата организации оптимальным образом. Для удобства можно считать, что процесс такого планирования включает в себя три этапа:

     1) Оценка наличных ресурсов.

     2) Расчет будущих потребностей.

     3) Программа удовлетворения потребностей  в персонале.

     Этапы:

     Во-первых, руководству нужно знать, сколько человек занято выполнением каждой операции, требующейся для реализации конкретной цели, и знать насколько качественно каждый из них ее выполняет.

     Второй  этап - прогнозирование численности  персонала, необходимого для реализации целей организации. Так, например, руководство ООО «Сервисный центр PNZ» решило организовать и провести широкомасштабную акцию, ему необходимо определить, сколько для этого потребуется дополнительно персонала. Естественно, что при крупных организационных изменениях, например, при создании нового филиала оценка будущей потребности в рабочей силе представляет собой сложную и весьма важную задачу. В этих случаях необходимо оценить внешний рынок труда и определить имеющуюся на нем рабочую силу.

     Программа удовлетворения потребности в персонале. Программа должна уже включать в себя конкретные, подробно разработанные мероприятия по привлечению, отбору, найму, подготовке и продвижению работников, требующихся для реализации целей организации.

     Конкретное  определение потребности в персонале представляет собой расчет необходимого числа работников по их количеству, квалификации, времени, занятости и расстановке в соответствии с текущими и перспективными задачами развития предприятия. Расчет производится на основе сравнения расчетной потребности в рабочей силе и фактического состояния обеспеченности на определенную дату и представляет собой информационную основу для принятия управленческих решений в области привлечения персонала, его подготовки и переподготовки.

     Цель  такого планирования - правильно организовать долгосрочную работу с кадрами. Отделы персонала планируют следующие  изменения:

     1) Потребность в замещении персонала  по годам в связи с уходом  на пенсию, увольнением, переходом  на инвалидность и т. д.;

     2) Потребность в снижении численности персонала вследствие рационализации или сокращения объемов производства, простоев, неплатежей и т. д.;

     3) Потребность в расширении численности  персонала в связи с расширением  производства, с развитием предпринимательской  деятельности и т. д.

     Многие  руководители возражают: зачем такое  количество менеджеров высокого потенциала, если количество высших постов ограничено? Истина же состоит в том, что если стремиться к отбору самых лучших, то при неизбежных ошибках при отборе управляющих в фирме окажется как раз достаточно менеджеров и для рутинных должностей.

     Планирование  трудовых ресурсов представляют как  четырехэтапный процесс:

     1) Оценка имеющихся трудовых ресурсов;

     2) Планирование будущих потребностей  в кадрах;

     3) Оценка будущих потребностей в кадрах;

     4) Разработка проекта удовлетворения  будущих потребностей в кадрах.

     Оценка  трудовых ресурсов ООО «Сервисный центр PNZ»

     Фактически  это внутренняя аттестация работников на самом предприятии. Работающих в  ООО ««сервисный центр PNZ»» условно можно разделить на четыре группы:

     1) Работники, которые решают все  поставленные перед ними задачи, достигают запланированных результатов;

     2) Работники, которые большую часть  своих обязанностей выполняют  добросовестно, но остальную часть  по разным причинам выполнить не могут;

     3) Работники, которые не могут  выполнить качественно большую  часть своих задач, а выполняют  только меньшую часть задач;

     4) Работники, которые в настоящий  момент организации не нужны,  оплата труда которых составляет  для организации прямой убыток. От работников третьей и четвертой групп кадровая служба ООО ««СЕРВИСНЫЙ ЦЕНТР PNZ»» обязана освободиться, расторгнув с ними контракт, оставив их в резерве, если они представляют интерес для организации. При расширении организации, производства их можно вновь пригласить на работу.

     Оценка  содержания работы на каждом рабочем  месте осуществляется совместно  с линейными руководителями ООО  ««Сервисный центр PNZ»».

     Такая оценка в компании ««Сервисный центр PNZ»» включает:

     1) Наблюдения за работником с целью выяснения, как он работает, какие задачи решает на рабочем месте;

     2) Собеседование с работником на  эту же тему;

     3) Заполнение работником вопросника  на эту же тему (вопросы сформулированы  таким образом, что ответы на  них дают возможность судить  о характере работы). Такой же вопросник заполняет и непосредственный руководитель работ.

     Объединив все методы, мы имеем возможность  создать классификатор каждого  рабочего места или, как его еще  называют, классификатор занятий.

     Составляя классификатор, используется описания работ, данные в квалификационных справочниках.

     Собрав  соответствующую информацию, мы в  состоянии решить следующие задачи:

     1) Отделить бесполезные работы  от полезных для сокращения  штата;

     2) Исключить ненужное дублирование  работ;

     3) Максимально расширить рабочие функции, задачи, решаемые работником, избегая узкой специализации.

     В результате проделанной работы отдел  кадров составляет для себя описание всех работ рабочих, технических, административных и т. п.

     Эта информация необходима для принятия решения о перемещениях рабочей силы, реорганизациях, найме рабочей силы, установлении зарплаты, оценке деятельности кадров, повышении и понижении в должности.

     Планирование  трудовых ресурсов - это система комплексных решений, позволяющих:

     1) Обеспечить организацию необходимым персоналом;

     2) Подобрать таких людей, которые  могли бы решать поставленные  задачи и ставить новые;

     3) Обеспечивать необходимый уровень  квалификации работников;

     4) Обеспечивать максимально возможное  активное участие работников  в деятельности организации.

     Сам процесс планирования может включать разные этапы, например, такие, как:

     5) Определение проблем и целей  организации, б) сбор необходимой информации; в) поиск решения в виде мероприятий по достижению цели; г) реализация решения; д) контроль за всем процессом.

     Существует  множество видов планирования. Среди  них чаще всего в ООО ««Сервисный центр PNZ»» используются следующие:

     1) Стратегическое планирование, позволяющее  путем использования потенциала  организации, включая кадровый, свести к минимуму слабые места в организации;

     2) Оперативное планирование - планирование  мероприятий.

     Планирование  целей в сфере персонала - это политика в отношении персонала. Все виды планирования целесообразно осуществлять как планирование по результатам.

     В основе планирования по результатам  лежат следующие действия:

     1)Определение  результатов;

     2)Оперативное  управление деятельностью по  достижению результатов;

     3)Контроль  на всех стадиях функционирования  и развития.

     При этом устанавливается четкая прямая связь между задачами структурных подразделений и задачами отдельных работников, а также ответственностью каждого работника за результат его деятельности, а также за общий результат.

     Например, при планировании трудовых ресурсов ООО ««СЕРВИСНЫЙ ЦЕНТР PNZ»» использует следующие результаты деятельности компании:

     1)Результаты  коммерческой деятельности;

     2)Результаты  функциональной деятельности - количество  и качество продукции, качество  работ, услуг, и т. д.;

     3)Уровень  квалификации кадров;

     4)Уровень  профессионального опыта;

     5)Уровень  здоровья работника - физического  и психического;

     6)Уровень  мотивированности работника.

     Развитие  персонала неразрывно связано с  общей системой планирования организации.

     В целом система планирования деятельности организации включает планирование в следующей последовательности:

     1)Трудовых  ресурсов;

     2)Сбыта;

     3)Производства;

     4)Организационного  развития;

     5)Технического  развития;

     6)Финансов;

     7)Капитальных  вложений и т. д.

     Планирование  персонала осуществляется одновременно с каждым видом планирования, так как каждый вид деятельности должен быть обеспечен человеческими ресурсами.

     В то же время планирование в сфере персонала нередко разделяют на отдельные части.

     Планирование  персонала нередко позволяет разрешать конфликтные ситуации в организации. К таким ситуациям относятся:

     1) незаполненность рабочих мест;

     2) несоответствие работника занимаемому месту;

     3) неудовлетворенность работника  условиям работы и др.

     Выделяют  текущую потребность в рабочей  силе - потребность, которая существует сегодня, и долгосрочную, которая появится спустя некоторое время.

     В основе планирования потребности в  персонале лежит план рабочих мест. При составлении такого плана целесообразно выяснить по каждому рабочему месту:

     1)Какие  знания необходимы работнику;

     2)Какие  способности необходимы на этом рабочем месте;

     3)Какой  стиль поведения потребуется  от работника. 

     Исходной  основой для определения потребности  в персонале является штатное  расписание. Многие организации сегодня не составляют штатное расписание, и это серьезный недостаток в их организации труда.

     В организации должен составляться прогноз, как ожидаемого оттока персонала, так  и его притока. К сожалению, в  рассматриваемой компании такой  прогноз не составляется, что приводит к временному дефициту или профициту  трудовых ресурсов.

     Прогноз оттока персонала основывается на учете  известных причин: уход на пенсию, инвалидность, увольнение по собственному желанию, переход  на обучение, призыв в армию, уход в  отпуск по беременности, родам и  т. д.

     На  каждом предприятии существует потребность в определенном количестве персонала, для выполнения функций необходимых для существования и развития организации. Важно заметить, что работник, занимающий определенное место в организации должен соответствовать требованиям, предъявляемым со стороны организации, так и организация должна отвечать потребностям работника.

     Оптимизация численности персонала представляет собой действия, направленные на формирования лучшего состава персонала организации.

     Целью оптимизации численности организации  является достижение поставленных перед организацией целей, повышение эффективности работы. Оптимизация как раз и происходит в процессе отбора и набора персонала, целью которого стояло отобрать наиболее подходящих работников.

     Например, при внутреннем анализе персонала отделом кадров ООО «Сервисный центр PNZ»», руководителями отделов и подразделений выявляются работники не соответствующие требованиям должности по каким - либо причинам, тогда отдел кадров ставит вопрос об увольнении сотрудника, замены его или перевода на нижестоящую должность.