Организации рабочего места персонала

Целесообразно разрабатывать типовые проекты для массовых должностей и профессий рабочих и служащих, то есть для рабочих мест, которые имеются в разных организациях, причем в больших количествах, а также для тех рабочих мест, количество которых не столь велико, но которые имеют большую важность для качества выполняемой работы.

Содержание проекта организации рабочего места складывается из следующих частей4:

введение,

назначение и характеристика рабочего места,

оснащение,

планировка,

требования техники безопасности и охраны труда,

основные требования к работнику,

документация на рабочем месте,

расчеты экономической эффективности от использования проекта.

Во введении указываются значение проекта, удельный вес численности работников, для которых предназначен проект, в общей численности персонала, общее состояние существующей организации рабочих мест по конкретной профессии, цель проекта, организация-разработчик.

В разделе о характеристике рабочего места указывается наименование рабочего места и наименование профессии по тарифно-квалификационным справочникам, вид и тип производства, где возможно применение проекта, роль данного рабочего места в организационном процессе.

В разделе об оснащении дается спецификация средств оснащения, представляющая подробный их перечень с указанием точных наименований всех предметов оснащения, их моделей, технических характеристик, предприятий-изготовителей или номера рабочих чертежей, цены.

В разделе о планировке даются:

а) схема внешней планировки рабочего места с увязочными и габаритными размерами основного и вспомогательного оборудования, организационной оснастки с необходимыми обоснованиями: положение рабочего места в подразделении по отношению к другим рабочим местам, проходам, проездам;

б) схемы внутренней планировки всей территории рабочего места и по отдельным его блокам вплоть до порядка размещения технологической оснастки в ложементах. Возможно предложение нескольких вариантов планировки.

В других разделах типового проекта приводятся требования и характеристики, раскрывающие условия использования проекта.

Завершается проект подробным расчетом экономической эффективности от его использования с указанием и обоснованием исходных данных для расчета и применяемой методики.

 

Глава 2. Анализ рабочего места и спецификация должности государственного служащего (на примере должности инспектора по кадрам МВД)

 

2.1.Характеристика  организации 

Вторая глава работы посвящена  анализу и спецификации рабочего места инспектора по кадрам отделения Министерства внутренних дел в городе Новосибирске, непосредственно занимающегося кадровой работой в данном органе (информация для анализа взята из информационного стандарта анализа рабочего места, заполненного инспектором по кадрам (см. приложение)). Как уже было отмечено в начале работы эффективность деятельности любой организации во многом определяется эффективностью работы ее сотрудников, их профессиональными и личностными характеристиками, а также тем, насколько эффективно осуществляется управление персоналом организации.

Непосредственное влияние на состав персонала организации оказывает работник по кадрам, Основными профессионально значимыми качествами инспектора по кадрам являются: коммуникабельность, внимательность, аккуратность, обладание необходимыми знаниями и умениями. Все эти качества проявляются в процессе профессионального обучения и повседневной деятельности работника по кадрам, где коммуникативный компонент выступает в качестве доминирующего. Ведь, как показывают исследования, проведенные среди сотрудников кадровых служб предприятий и организаций, более 70% рабочего времени кадровиков занимают непосредственные контакты с людьми.

Организация - Главное Управление МВД России по Новосибирской области.

Почтовый адрес: 630005 г. Новосибирск, ул. Демьяна Бедного, д. 49

Телефоны:

Дежурная часть: 02; 8(383)232-81-79; 8 (383)232-81-80;

«Телефон доверия»: 8 (383) 201-02-02;

Приёмная: 8 (383)232-82-09; факс 8 (383) 232-82-11.

Начальник ГУ МВД России по г. Новосибирску полковник полиции Андрей Степанович Шадринцев 

Прием граждан по личным вопросам: среда с 15-00 до 18-00, кабинет 211.

Объект изучения.

В настоящее время структура отделения Министерства внутренних дел представляет собой линейно-функциональную систему. Структура отделения и его штатное расписание разрабатываются в Министерстве внутренних дел в Москве. и утверждаются президентом РФ. Структура отделений абсолютно идентична независимо от города, в котором они располагаются. Деятельностью отделения руководит его глава — заместитель Министра внутренних дел по соответствующей территории, глава городского отделения назначается  на должность Министром внутренних дел Российской Федерации, а районных отделений – главой городского отделения. Непосредственно кадровой работой в Министерстве внутренних дел занимаются инспекторы по кадрам, входящие в состав отдела по кадрам. В соответствии с должностными инструкциями инспекторов основными задачами сотрудниками данного отдела являются:

• работа по подбору кадров,
• организация обучения персонала,
• планирование курсов повышения квалификации,
• инструктирование работников других отделов,
• разработка должностных инструкций.

Именно инспектор по кадрам, в соответствии с возложенными на него задачами, выполняет следующие функции:

1. Организация работы с  кадрами. Организация делопроизводства  по кадровым вопросам. Хранение  личных дел служащих отделения Министерства внутренних дел.

2. Осуществление методического  руководства работой других отделов, консультирование по вопросам  кадровой работы; содействие внедрению  новых форм организации управленческого  труда на основе лучших образцов  отечественного и зарубежного менеджмента.

Отдел кадров в соответствии со спецификой своей деятельности, возложенными на него задачами и функциями, активно взаимодействует со всеми другими отделами Министерства.

Общий штат сотрудников отделения составляет 117 человек. Непосредственно кадровой работой занимается 3 человека – 2 инспектора по кадрам, руководитель отдела кадров.

В соответствии с должностной инструкцией на инспектора по кадрам возложены следующие обязанности:

а) ежедневные обязанности:

• своевременное знакомство с содержанием распоряжений и приказов главы Министерства и других внутренних документов, касающихся вопросов кадрового состава администрации, поступления граждан на службу в Министерство, их переводы, а также  увольнения их со службы;
• ведение документооборота, касающегося кадрового вопроса.

б) периодическиее обязанности:

• заполнение, учет и хранение трудовых книжек служащих;
• выдача необходимых справок служащим и по требованию соответствующих организаций;
• оформление учетной и отчетной документации по кадровому составу отделения;
• проведение занятий с молодыми сотрудниками.
• учет больничных листов;
• организация табельного учета  служащих и составление графиков отпусков служащих, также контроль за их соблюдением;
• формирование архива личных дел и подготовка документов по истечению сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение;
• подготовка необходимых документов по обязательному медицинскому страхованию служащих отделения;
• контроль за внесением изменений в структуру и штатное расписание отделения, за изменениями штатной численности и наличием вакансий.
• ведение базы данных по кадрам отделения на компьютере;
• ежемесячная подготовка заместителю руководителя по организационной работе отделения списка именинников;

в) обязанности, которые инспектор по кадрам выполняет, но считает ненужными:

разработка нормативных документов по совершенствованию кадровой работы в администрации на основе передового отечественного и зарубежного опыта (в области найма и отбора служащих, планирования и развития карьеры, повышения квалификации и обучения персонала, работы с резервом и т.д.);

г) обязанности,  которые не входят в требования, предъявляемые к данному рабочему месту:

по поручению заместителя руководителя по хозяйственной части инспектор по кадрам осуществляет выполнение работ по косметическому ремонту помещения, в котором расположен отдел по кадрам.

Деятельность инспектора по кадрам нацелена на достижение следующих результатов:

• своевременный учет наличия сотрудников, соответствующего документационного оформления (трудовые книжки, личные дела, справки, документы для назначения пенсий, документы для проведения аттестаций, график отпусков и т.д.);
• своевременное предоставление учетной и отчетной документации по кадровому составу;
• сформированный архив личных дел;
• наличие компьютерной базы данных по кадрам отделения;
• обеспеченность служащих удостоверениями, необходимыми справками и т.д.

Таким образом, инспектор по кадрам имеет довольно широкий круг обязанностей и разнообразных функций. При этом часть из них он осуществляет ежедневно, часть — лишь время от времени, некоторые и вовсе не выполняются. Чтобы получить более конкретное представление о том, какие обязанности инспектору по кадрам приходится выполнять в его повседневной деятельности, как, на что и насколько эффективно распределяется его рабочее время, каковы фактические затрат времени на выполнение отдельных функций, какое количество рабочего времени уходит на работу с документами, а какое на работу с людьми, существует ли нерациональные затраты и потери рабочего времени и можно ли их избежать, необходимо проанализировать, как проходит обычный рабочий день инспектора. Одним из возможных способов это сделать является непосредственное наблюдение за деятельностью инспектора, а также проведение фотографии или самофотографии рабочего дня.

 

2.2. Организация  рабочих мест

 

Согласно результатам фотографии рабочего времени, проведенной методом непосредственных замеров времени, рабочий день ведущего специалиста организационно-контрольного отдела выглядит следующим образом.

Таблица 1

Сводка затрат рабочего времени инспектора по кадрам

№п/п	Виды работ и затрат времени	мин.
1	Подготовка рабочего места	20
2	Планёрка сотрудников отдела с целью получения задания от руководителя на текущий день	30
3	Деловые контакты с сотрудниками отделения Министерства	30
4	Деловые контакты с вышестоящим руководством	25
5	Неформальное общение с сотрудниками администрации, личные разговоры по телефону	30
6	Прием и общение с посетителями	30
7	Просмотр документации, работа с внутренними документами	35
8	Работа с базой данных на компьютере	175
9	Служебные разговоры по телефону	15
10	Составление отчетной документации	35
11	Отдых и личные надобности	50
12	Обеденный перерыв	40
13	Потери рабочего времени	35
Всего:		540

Анализ полученных данных позволяет сделать вывод о том, что большую часть рабочего времени ведущего специалиста занимает работа с компьютерной базой данных (32,4 % рабочего времени), значительная часть отводится контактам с сотрудниками, клиентами и руководством (21,3 % рабочего времени). Но в то же время, значительное место в структуре рабочего дня (28,7 % рабочего времени) занимают использование рабочего времени в личных интересах, потери рабочего времени. Так проходит большая часть рабочих дней инспектора по кадрам.