Организационная структура гостиницы

Министерство культуры Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Тюменская государственная  академия культуры, искусств

и социальных технологий»

Институт социокультурного сервиса  и информационных технологий

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине «Менеджмент  гостиничных предприятий»

Организационная структура гостиницы

 

 

 

 

Выполнила:

Карева Кристина Сергеевна,

студентка 3 курса,

заочной формы обучения,

направления «Менеджмент»

срок обучения: 5 лет

Проверил:

Ильницкий Олег Валентинович,

 

 

 

 

 

 

 

Тюмень, 2013

Содержание

Введение……………………………………………………………………..........3

1. Основные службы гостиниц………………………………………………4
2. Методы оптимизации организационной структуры…………................11

Заключение……………………………………………………………………….20

Библиографический список…………………………………………………......21

 

Введение

Правильная организация управления гостиницей зачастую определяет эффективность  ее функционирования. Необходимость  четкого разделения и координирования  работы персонала гостинцы приводит к тому, что организация управления гостиницей производится через построение организационной структуры управления гостиницей.

Современная организационная структура  управления гостиницей зависит от многих факторов: территориального местоположения и назначения гостинцы, специфики  гостей, сезонных факторов и др. Организационная  структура управления гостиницей отражает обязанности и полномочия ее персонала, список основных служб.

Управление – это особый интеллектуальный вид деятельности, в котором занято огромное количество людей, вооруженных современной  вычислительной и организационной  техникой.

Актуальность темы обусловлена  тем, что организация управления выступает как один из факторов трансформации  экономики, через нее реализуется  действие объективных законов функционирования рынка; она является организационным  началом всей системы факторов радикальной  реформы управления экономикой.

 

1. Основные службы гостиниц

Для осуществления замкнутого технологического цикла обслуживания гостей в гостинице предусмотрены  следующие основные службы:

• бронирования;

• обслуживания;

• приема и расчетная  часть;

• служба эксплуатации номерного  фонда.

Это минимальный набор  служб, обеспечивающих предоставление основных гостиничных услуг.

На гостиничных предприятиях различных типов и разной вместимости  число служб может быть больше или меньше приведенных выше. Их функции также могут различаться. Например, только в структуре крупных  гостиничных комплексов службы бронирования и обслуживания являются самостоятельными структурными подразделениями. На малых  же и средних предприятиях функции  бронирования и обслуживания клиентов выполняют отдельные сотрудники службы приема и размещения. Это  относится также и к службе маркетинга, инженерно-эксплуатационной, финансово-бухгалтерской, коммерческой службам.

Гостиничные службы в зависимости от наличия контакта с гостем расположены на двух уровнях. На первом уровне — службы, персонал которых имеет непосредственный контакт с гостем (контактные службы), на втором уровне — службы, персонал которых практически не контактирует с гостем (неконтактные службы). В гостиничной индустрии подобное разграничение служб является очень важным, так как влияет на требования, предъявляемые к персоналу. Так, важнейшими требованиями, предъявляемыми к персоналу контактных служб, являются следующие:

• опрятный и привлекательный внешний вид (соответствующая прическа, маникюр, макияж, одежда, украшения и т.д.);
• безупречная манера поведения;
• знание этики и психологии общения;
• коммуникабельность;
• знание иностранных языков;
• ограничение возраста (например, для портье по приему — возраст до 30 лет).

Среди специалистов в области  гостиничного и ресторанного менеджмента  популярна классификация персонала  контактных служб, которая включает следующие типы:

1. "замороженные" — персонал, медленно реагирующий на обращения и просьбы гостей, не проявляющий никакой личной инициативы, чтобы чем-то гостям помочь, очень редко улыбающийся;
2. "гастрофабрика" — персонал, создающий обслуживание по типу конвейера, когда мнение гостей вообще не учитывается;
3. "дружеский хаос" — ничего не делающий по существу, но одновременно любезный, вежливый и улыбающийся персонал;
4. персонал, предоставляющий обслуживание с высоким качеством.

Важнейшими же требованиями, предъявляемыми к персоналу неконтактных  служб, являются наличие специального образования и опыт работы в данной сфере.

 

Служба бронирования.

К функциям службы бронирования относятся:

1. Прием заявок и их обработка.
2. Составление необходимой документации: графиков заезда на каждый день (неделю, месяц, квартал, год), карты движения номерного фонда.

Система бронирования мест сверх имеющихся в наличии  должна быть тщательно продумана  и четко регулироваться. Если гостиница  не в состоянии выполнить обязательства  по принятым заказам, она рискует  потерять клиентов, чья бронь не была выполнена, а также расторгнуть  деловые отношения с туристическими компаниями.

Мнение некоторых менеджеров сводится к тому, что лучше оставить номера незанятыми, чем потом не выполнить заказ. Как правило, эти  менеджеры ограничивают бронирование только наличием свободных мест. Однако они часто оказываются в ситуации, когда номера остаются незанятыми. Факты свидетельствуют, что около 20 % гостей, сделавших негарантируемое  бронирование, и около 5 %, сделавших  гарантируемый заказ, не воспользуются  своей бронью.

 

Служба обслуживания.

С точки зрения гостей служба обслуживания является важнейшей в  гостинице, так как персонал именно этой службы работает с клиентами  в постоянном контакте и выполняет  все функции, связанные с их непосредственным обслуживанием.

В связи с важностью  первых впечатлений клиентов о гостинице  на персонал службы обслуживания возлагается  особая ответственность. Как правило, первыми встречают гостей швейцары, которые стоят у входа в  гостиницу. Они должны поприветствовать гостей, помочь им выйти из машины. Швейцары должны владеть информацией об услугах, имеющихся в гостинице, о гостиничных  мероприятиях (конференциях, банкетах), о месте проведении.

Множество важных услуг оказывают  гостям консьержи. Их можно увидеть  за специальным столиком в вестибюле  гостиницы или непосредственно  на этажах. До определенного времени  консьержи не были служащими гостиниц. Это были независимые предприниматели, покупающие право оказывать услуги клиентам гостиниц. К наиболее типичным услугам, оказываемым консьержами, относятся:

• приобретение и доставка билетов в театры;
• заказ столика в городских ресторанах;
• заказ и доставка авиа-, ж.-д., автобусных билетов, справки о работе международного, междугородного и внутреннего транспорта;
• резервирование мест в парикмахерскую, косметический салон, на прием к врачу;
• информация о местных достопримечательностях, работе музеев, выставок, магазинов;
• помощь в экстренных случаях (например, вызов врача, юриста, нотариуса);
• выполнение сугубо личных поручений клиентов (осуществление покупок, оформление виз и т.д.).

О важности функций, выполняемых  консьержами, свидетельствует создание профессиональной организации консьержей — UPPGH (Union Proffessionalle des Portiers des Grand Hotels), обычно именуемой Clefs d'Or ("золотые ключи" — скрещенные золотые ключи являются эмблемой, которую консьержи носят  в петлицах униформы.). В эту организацию  входят около 4000 членов из 24 стран мира.

 

Служба приема и расчетная часть

Службу приема часто называют "сердцем" или "нервным центром" отеля. С этой службой гость контактирует больше всего, сюда же он обращается за информацией и услугами во время  своего пребывания в гостинице.

К важнейшим функциям службы приема относится приветствие гостя  и выполнение необходимых формальностей  при его размещении. Сотрудник  службы приема (портье) является после  швейцара, стоящего у входа, практически  первым сотрудником гостиницы, с  которым контактирует гость. От того, как примут гостя, как его поприветствуют, как быстро будут выполнены необходимые  формальности (проверка бронирования, заполнение анкеты, предоплата), во многом зависит первое, часто самое сильное  впечатление от гостиницы в целом. В этой связи к службе приема предъявляются  следующие требования:

• служба приема должна быть расположена в непосредственной близости от входа в гостиницу. В случае большой площади гостиничного вестибюля динамичный характер интерьера должен сориентировать гостя в направлении расположения стойки службы приема (стойки портье);
• стойка портье должна быть чистой, без беспорядочно разбросанных бумаг и ненужных предметов;
• сотрудники службы приема должны иметь безупречный внешний вид и соответствующе себя вести. С гостями необходимо разговаривать только стоя. Нельзя заставлять гостей ждать. Следует всегда помнить, что для портье нет более важной работы, чем прием гостей.

В службе приема также расположен щит для ключей от номеров. Как  правило, он снабжается специальными ячейками для корреспонденции гостей, телефонограмм  и другой письменной информации.

Сразу же после размещения гостя в отеле расчетная часть  открывает на его имя счет. Обычно гость пользуется услугами различных  служб гостиницы, предъявляя визитную карточку или называя номер комнаты. Эти службы дают сведения о расходах гостя в расчетную часть, которая  включает их в общий счет. В конце  пребывания гостя расчетная часть  рассчитывается с ним и информирует  об этом все гостиничные службы.

Одна из функций службы приема — ведение картотеки гостей. На каждого гостя после его  пребывания в гостинице заполняется  специальная карточка, в которой  содержится информация, собранная со всех служб гостиницы, имевших с  гостем контакт. При повторном приезде  гостя эта информация дает возможность  персоналу значительно повысить качество обслуживания, позволяет во многом предвосхитить предпочтения и пожелания гостя. Подобная работа очень важна для целей приобретения постоянных клиентов и является дополнительной рекламой гостиницы. На современных  гостиничных предприятиях эту работу выполняют с помощью компьютерной программы, позволяющей создать  обширный банк данных о клиентах.

 

Служба эксплуатации номерного фонда

Важнейшей функцией службы эксплуатации номерного фонда является поддержание необходимого уровня комфорта и санитарно-гигиенического состояния  гостиничных номеров, а также  общественных помещений (холлов, фойе, переходов, коридоров)

По численности занятого персонала эта служба является самой  крупной службой гостиницы. Как  правило, здесь работает до 50% всех служащих отеля.

Службу эксплуатации номеров  возглавляет менеджер, которому подчинены  горничные, дежурные по этажу, супервайзеры, стюарды и некоторые другие категории  работников.

В зависимости от типа гостиницы  каждая горничная убирает и приводит в порядок от 16 до 20 номеров в  день (17 номеров — норма на одну горничную в США). Время, затрачиваемое  на уборку, зависит от соотношения  освобождающихся и занятых номеров, так как уборка освобождающихся  номеров занимает больше времени. По нормативам Швейцарского союза владельцев гостиниц на уборку номера, в. котором  еще проживает гость, отводится 20 минут, на уборку освободившегося номера — 30 минут.

В некоторых гостиницах имеется  должность сменного супервайзера, который  осуществляет контроль за работой смены  горничных, с тем чтобы быть полностью  уверенным, что помещения убраны в соответствии со стандартами. В  обязанности супервайзера также  входит передача в службу приема информации о свободных и занятых номерах.

В гостиницах высоких категорий  обслуживания (отелях люкс) имеются  стюарды, которые начинают свою работу во второй половине дня. В обязанности  стюардов входит обеспечение каждого  номера свежими полотенцами, придание номеру нарядного вида, а также  установка убирающейся кровати. Это традиция для отелей высшего  класса в Америке, которая неукоснительно соблюдается.