Организационно-управленческий анализ предприятия

Выбор данной функциональной структуры обусловлен четким разделением всех полномочий в фирме, а также удобством соблюдения принципа единоначалия. Данная структура облегчает решение проблем, связанных с законодательством, обычаями и нуждами потребителей, упрощает связь организации с клиентами, а также связь между членами организации. Организационная структура организации представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Организационная структура Байкал ТТК

2.3.2 Анализ организационно - регламентирующих  документов

Организационные документы – это комплекс документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия.

Деятельность организации, согласно действующему законодательству, фиксируется в следующих видах организационных документов:

• устав - свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения (устав Байкал ТТК);
• штатное расписание - документ, в котором закреплены должности и численный состав предприятия с указанием заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке предприятия, подписывается ген. директором и согласовывается с главным бухгалтером;
• должностная инструкция - внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий место и назначение работника, функциональные обязанности, права, ответственность и поощрение работника;
• коллективный договор - устанавливает льготы, преимущества, права и гарантии, улучшающие положение работников по сравнению с законодательством;
• правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников.
• федеральный закон "О связи" - главный документ компании.

Для наглядного анализа организационно-регламентирующих документов, рассмотрим должностную инструкцию главного бухгалтера, представленную в таблице 2.

Таблица 2 - Баланс обязанностей, прав и ответственности

Обязанности	Права	Ответственность
организовывать работу по постановке и ведению бухгалтерского учета организации в целях получения заинтересованными внутренними и внешними пользователями полной и достоверной информации о ее финансово-хозяйственной деятельности и финансовом положении; формировать в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику исходя из специфики условий хозяйствования, структуры, размеров, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности организации, позволяющую своевременно получать информацию для планирования, анализа, контроля, оценки финансового положения и результатов деятельности компании; возглавлять работу: по подготовке и утверждению рабочего плана счетов бухгалтерского учета, содержащего синтетические и аналитические счета, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, форм внутренней бухгалтерской отчетности; по обеспечению порядка проведения инвентаризации и оценки имущества и обязательств, документальному подтверждению их наличия, состояния и оценки; по организации системы внутреннего контроля за правильностью оформления хозяйственных операций, соблюдением порядка документооборота, технологии обработки учетной информации и ее защиты от несанкционированного доступа; руководить формированием информационной системы бухгалтерского учета и отчетности в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, обеспечивать предоставление необходимой бухгалтерской информации внутренним и внешним пользователям; обеспечивать своевременное и точное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, движения активов, формирования доходов и расходов, выполнения обязательств; обеспечивать контроль за соблюдением порядка оформления первичных учетных документов; вести работу по обеспечению соблюдения финансовой и кассовой дисциплины, смет расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь; участвовать в оформлении документов по недостачам, незаконному расходованию денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролировать передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы; обеспечивать составление отчета об исполнении бюджетов денежных средств и смет расходов, подготовку необходимой бухгалтерской и статистической отчетности, представлять их в установленном порядке в соответствующие органы; обеспечивать сохранность бухгалтерских документов и сдать их в установленном порядке в архив; оказывать методическую помощь руководителям подразделений и другим работникам организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и анализа хозяйственной деятельности; организовывать и руководить работой по повышению их квалификации.	устанавливать обязательный для всех подразделений организации порядок документального оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений; визировать назначения, увольнения, перемещения материально ответственных лиц; рассматривать и визировать заключаемые договоры и соглашения; требовать от руководителей и сотрудников организации принятия мер к усилению сохранности собственности компании, обеспечению правильной организации бухгалтерского учета и контроля; проверять в структурных подразделениях организации соблюдение установленного порядка приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей; действовать от имени бухгалтерии компании, представлять ее интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями и другими организациями; вносить на рассмотрение руководства компании предложения по улучшению деятельности бухгалтерии.	за невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей; за несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации; за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

В данном случае наблюдается, что в должностной инструкции главного бухгалтера Байкал ТТК принцип баланса обязанностей, прав и ответственности не соблюдается. Обусловлено это большим количеством обязанностей, которые необходимо перераспределить для устранения данного несоответствия, в противном случае работник не сможет в полной мере справиться со своими полномочиями, что повлечет за собой снижение производительности труда.

2.3.3 Распределение обязанностей между должностями

В таблице 3 представлен проанализированный процесс подготовки коллективного договора.

Операции обозначаются следующими условными символами: О- ответственный, И - информируемый, У- участник.

Таблица 3 – Матрица ответственности

Функции	Генеральный директор	Главный бухгалтер	Специалист отдела социально- трудовых отношений
Планирование	О	У	И
Создание комиссии	И	У	О
Финансовое обеспечение	И	О	У
Разработка процесса	И	У	О
Определение сроков подписания коллективного договора	И	У	О
Контроль процесса	О	У	И
Управление процессом	О	У	И
Отчет о процессе	О	У	И

Из таблицы 3 видно, что в процессе подготовки коллективного договора участвует 3 человека. Согласно данной матрице ответственности генеральный директор является владельцем процесса. Как видно из карты выполнения процесса все действия чётко разделены, согласованны и приводят к конечному результату.

2.4 Анализ системы мотивации  работников предприятия

Проанализируем систему мотивации работников Байкал ТТК на основе содержательной теории «ERG Альдерфера». Так же, как и Маслоу, Клейтон Альдерфер исходит в своей теории из того, что потребности человека могут быть объединены в отдельные группы. Однако в отличие от иерархии потребностей Маслоу, он считает, что таких групп потребностей существует три:

• потребности существования;
• потребности связи;
• потребности роста.

Эти три группы потребностей расположены иерархически. Однако в отличие от пирамиды Маслоу, движение от потребности к потребности может осуществляться как снизу вверх, так и сверху вниз. При этом Альдерфер считает, что в случае неудовлетворенности потребности верхнего уровня усиливается степень действия потребности более низкого уровня, что переключает внимание человека на этот уровень. В соответствии с теорией Альдерфера иерархия потребностей отражает восхождение от более конкретных потребностей к менее конкретным потребностям. Он считает, что когда потребность не удовлетворяется, происходит переключение на более конкретную потребность. И этот процесс определяет наличие обратного хода сверху вниз, что представлено на рисунке 3.

Рисунок 3 – Теория ERG Альдерфера

Потребность существования включает физиологические потребности и потребности в безопасности за исключением групповой безопасности. В компании Байкал ТТК своевременно выдается заработная плата, комфортные условия труда, так же есть возможность поддержки здоровья (раз в два года раздаются бесплатные путёвки в различные санатории). Потребности в безопасности удовлетворяются полностью. Тем самым работники удовлетворяют свои физиологические потребности.

Потребность связи включает групповую безопасность, причастность и принадлежность, а также признание и самоутверждение, связанное со стремлением человека занимать определенное положение в окружающем мире. В данной организации к удовлетворению потребности связи стремится большое количество сотрудников, которые хотят добиться продвижения по карьерной лестнице и улучшить взаимопонимание в коллективе, так же достаточное количество работников стремятся добиться высот в выполняемой работе, на что указывает большое количество желающих участвовать в конкурсе за звание "лучший работник года", дающее право на отпуск в Коста-Рике. Потребность в связи удовлетворяется, так как между сотрудниками складываются хорошие отношения, хорошая информированность персонала, так же присутствует, возможность полноценного общения, как между сотрудниками, так и сотрудников с руководителями.

Потребность роста включает потребности самовыражения, признания и самоутверждения которые связаны со стремлением человека к развитию уверенности, совершенствования. Потребность в росте удовлетворяется только у работников высшего звена. Потребности в признании и самовыражении не удовлетворяются у сотрудников низшего звена, так как они не испытывают чувство собственной значимости и нужности для организации, нет возможности раскрывать свои способности, нет стремления к самосовершенствованию, к творчеству. Молодым специалистам не доверяют ответственную работу из-за нехватки опыта, боясь что они не справятся с трудным заданием.

Из анализа теории потребностей ERG Альдерфера можно сказать, что удовлетворение потребностей роста в данной организации удовлетворяют только работников высшего звена, обычные служащие стремятся максимально удовлетворить потребность в существовании, а также потребность связи. Руководству данной организации следует уделять больше внимания работникам низшего звена, молодым и не опытным специалистам. Нужно контролировать работу молодых специалистов и оказывать им помощь. Необходимо чтобы более опытные работники брали на себя шефство над молодыми служащими на некоторое время и помогали им.

Из всего выше сказанного можно сделать вывод, что для удовлетворения любой ступени потребностей существуют различные виды мотивации выражающиеся, как в материальном стимулировании (премии, надбавки, поощрение, вознаграждения и т.д.), так и не материальные (продвижение по карьерной лестнице, заслуги, почетные грамоты).

2.5 Оценка системы и процедур  контроля на предприятии

В данной компании приоритетным направлением контроля является контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Контроль принято разделять на предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль. Заключается в предварительной проверке готовности компании к работе. Генеральный директор, исходя из поставленных перед ним задач, формирует план работ организации в целом на месяц, квартал, год, где каждый из сотрудников прослеживает, все ли имеется для выполнения той или иной задачи. На этом этапе осуществляется проверка: состояния оборудования на рабочих местах; наличие необходимых сотрудников и их готовность к работе.

Текущий контроль. Текущий контроль базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для этого используется система обратной связи генерального директора с подчиненными в организации, позволяющая ему выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути достижения целей. Отклонения могут быть вызваны как внешними факторами (конкуренция, принятие новых законов и др.), так и изменением внутренней среды самой компании.

Заключительный контроль. Заключительный контроль осуществляется также путем обратной связи начальника с подчиненными после того, как работа выполнена, когда фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми. Заключительный контроль, с одной стороны, дает генеральному директору организации информацию, необходимую при планировании дальнейшей деятельности организации (оценивается реалистичность поставленных задач, анализируются возникшие проблемы), а с другой стороны, способствует мотивации сотрудников.

Система контроля организована в соответствии с принципами эффективного контроля: контроль имеет стратегическую направленность, достаточно гибкий и экономичный.

Контроль в Байкал ТТК является эффективным, позволяет четко и своевременно следить за работой всех сотрудников.

2.6 Анализ руководства на предприятии

В качестве субъекта исследования был выбран генеральный директор ЗАО «Байкал-ТрансТелеКом». Оценка профессиональных качеств руководителя представлена в таблице 4.

 

 

 

 

 

Таблица 4 - Модель оценки профессиональных качеств руководителя

Критерий оценки	Факторы, определяющие критерий	Соответствие оцениваемого сотрудника необходимым качествам ( в %)
Коммуникабельность	Способность находить общий язык с подчинёнными	80
Умение разрешать спорные ситуации	Объективность принятия решений по спорным ситуациям	100
Владение нормативной базой	Знание трудового кодекса, знание прав и обязанностей работников	90
Отношения с подчинёнными	Поддерживает дружественные отношения с подчинёнными, чётко разделяет работу и личную жизнь	60
Соответствие занимаемой должности руководителя	Соответствие должности руководителя: наличие высшего образования, умение ставить цель коллективу, принимать управленческое решение	100
Умение справляться с агрессией	Проявляет настойчивость, инициативность, энергичность	80

 

Из данных таблицы видно, что оцениваемые качества сотрудника развиты выше среднего, причем средняя оценка 85%. Это говорит о высокой степени профессиональной пригодности руководителя, о соответствии занимаемой должности, имеет специализированное образование, имеет достаточные знания в области менеджмента, владеет нормативной базой, умеет выйти из стрессовых ситуаций, он хорошо находит контакт с подчиненными, между ними установлены отличные деловые отношения.