Организационные коммуникации и их эффективность

Сущность  коммуникационного менеджмента  заключается в его двуединой  природе. С одной стороны, коммуникационный менеджмент рассматривается как  самостоятельная профессиональная деятельность по использованию коммуникационных средств, методов, инструментов, механизмов, обеспечивающих формирование и эффективное  развитие всех видов капитала организации. Именно эта профессиональная деятельность помогает руководителям разрабатывать  стратегию эффективного развития, формировать  организационную культуру, выбирать эффективные каналы коммуникации и  т. д. С другой стороны, коммуникационный менеджмент есть наука об этом управлении. Она изучает взаимодействие и  взаимосвязь во времени и пространстве элементов, которые формируют и  эффективно используют все виды капитала организации, а также познает  закономерности обмена информацией, знаниями и интеллектуальной собственностью в процессе создания и развития организации.

В задачи коммуникационного менеджмента  входят: отбор и аккумулирование  информации из внешних по отношению  к организации источников; классификация, трансформация, обеспечение доступности  информации; распространение и обмен  информацией как внутри организации, так и во вне ее; поиск эффективных  способов, инструментов и механизмов интегрированной коммуникации; воплощение «фирменной» коммуникации в продуктах, услугах, документах, базах данных и программном обеспечении; создание, оценка и использование нематериальных активов.

Зарождение  и эволюция начальных форм коммуникационного менеджмента в современной России так же, как когда-то в Европе, происходила в русле развития социально-экономических процессов. Необходимость в эффективном управлении коммуникациями обострилась с развитием в России рынка информационных технологий.

Коммуникационный  менеджмент как своего рода технология обмена информацией для бизнеса  в менеджменте знаний обеспечивает организации эффективный результат  по нескольким направлениям. В их числе:

• разработка стратегии эффективности организации;
• формирование корпоративной культуры;
• формирование каналов коммуникации внутри организации;
• формирование каналов коммуникации во внешней среде организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Эффективность организационных коммуникаций

 

Данные  зарубежных исследований показывают, что результативность горизонтальных связей достигает 90 %, вертикальных – 20-25 % [10, с. 158], (т.е. такое количество исходящей от дирекции информации доходит до рабочих и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации.

Недостаточную эффективность вертикальных как восходящих, так и исходящих коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а управляющий цехом – около 40%. Коммуникации снизу вверх ещё более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это убедительно свидетельствует о существующих неиспользованных резервах в организации коммуникаций, возможностях их качественного улучшения. Успех коммуникационных процессов органически связан с нормами этического поведения, как со стороны получателя, так и со стороны отправителя информации. Также особую роль в эффективности коммуникаций играет построение сообщений. Необходимо соблюдать при построении сообщения такую последовательность: от внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от них – к возражениям и вопросам, далее к заключению и призыву к действию. Чтобы избежать ситуации быть непонятым собеседником, следует стремиться к простоте сообщения, использовать словарный состав повседневной речи даже при общении с образованным и проницательным человеком. Одновременно надо учитывать, что доверие к себе можно подорвать, если привести только один ложный или искаженный факт из ста, хотя 99 могут соответствовать действительности.

Российские  менеджеры выделяют десять заповедей  успешной коммуникации:

• перед коммуникацией четко определите идеи, вкладываемые в послание;
• проанализируйте истинную цель каждой коммуникации;
• проанализируйте всё физическое и человеческое окружение при любой коммуникации;
• проконсультируйтесь с другими при планировании коммуникации;
• обратите самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание сообщения;
• воспользуйтесь возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя;
• постоянно держите в поле зрения то, как срабатывает коммуникация;
• устанавливайте коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра;
• добивайтесь, чтобы дела установки не противоречили словам;
• учитесь умению слушать другого.

Следует отметить, что неудовлетворительное состояние внутриорганизационных коммуникаций чревато серьезными последствиями, в  частности, психологического характера и для администрации, и для рядовых работников. Опыт выдающихся менеджеров, практика функционирования преуспевающих компаний свидетельствует о том, что эффективное управление невозможно без отлаженных коммуникаций. Принятие решений, инновационная политика, создание благоприятного психологического климата, стимулирование людей – всё это требует детальной информации. И когда её нет, когда воцаряется информационный хаос, организации грозит крах.

Способы совершенствования коммуникационных процессов в организации. Следующие принципы являются полезными для организации  эффективной коммуникации, так как они концентрируют внимание на четырех решающих областях: качество сообщения, условия приема, поддержание целостности организованных усилий и использование преимуществ неформальной организации.

Принцип ясности. Хотя о коммуникации часто  думают просто как о  сообщении  для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.

Принцип целостности. Управленческие сообщения скорее являются средствами, чем конечными целями. Принцип целостности состоит в следующем: цель управленческих сообщений – содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия.

Принцип стратегического использования  информационной организации.      Характер этого ключевого принципа заключается в следующем: наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию в дополнение к коммуникации формальной организации.

Попробуем рассмотреть способы улучшения  коммуникационного процесса с точки зрения межличностных (неформальных) и организационных (формальных) коммуникаций. Эти виды коммуникаций сильно отличаются друг от друга и, следовательно, способы их улучшения тоже различны.

В межличностных  коммуникациях главным является совершенствование науки общения. Существует несколько простых принципов, соблюдение которых поможет руководителю стать более коммуникабельным:

• умение слушать. Эффективное общение невозможно без умения слушать;
• ясность идей. Прояснение идей перед их передачей означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы и идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи;
• язык жестов и интонаций. Необходимо следить за языком жестов, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов;
• эмпатия и открытость. Эмпатия – это внимание к чувствам других  людей, сопереживание. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной [6, с. 133]. Эмпатия при обмене информацией подразумевает также поддержание открытости в разговоре;
• установление обратной связи. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них – задавать вопросы. Еще один способ установления обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит вам оценить, в какой мере воплощается то, что вы намеревались сообщить.

В организационных  коммуникациях основным является совершенствование информационного потока. Вот некоторые конкретные способы совершенствования информационного обмена в организациях, которые должен знать любой менеджер.

Руководители  на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться  определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.

Управленческие  действия. Регулирование информационного  потока – лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. Например, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.д. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, организация и контроль формируют дополнительные  возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена.

Системы обратной связи. В той же мере, в  какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи – перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов.

Опрос работников – еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.

Системы сбора предложений. Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем – снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему сбора предложений можно организовать по-другому. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям.

Информационные  бюллетени, публикации и видеозаписи  организации. Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.

Современная информационная технология. Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того, в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Оценка эффективности коммуникационного процесса на примере ООО «Ширинихои Шафоат»

 

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Ширинихои Шафоат»

 

Общество  с ограниченной ответственностью «Ширинихои Шафоат» создавалось в соответствии с ФЗ РТ « Об обществах с ограниченной ответственностью», а также Решением Общего собрания Учредителей от 20 января 2003 года. Обществом с ограниченной ответственностью признается учрежденное одним или несколькими лицами общества, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов.

Организация отвечает по своим обязательствам и  долгам только в пределах своего имущества  и не отвечает по долгам участников-учредителей. Участники общества, внесшие вклады не полностью, несут солидарную ответственность по его обязательствам в пределах  стоимости неоплаченной в части вклада каждого из участников.  

ООО «Ширинихои Шафоат»  расположена по адресу: г. Душанбе, ул. Навои дом 13. Предприятие начало свою деятельность в 2003 году в городе Душанбе. ООО «Ширинихои Шафоат» является молодым производственным предприятием в Таджикистане, которое занимается производством кондитерских изделий: печенья, пирожных и тортов. Предприятие имеет 80 наименований  продукции, которые расходятся по территории всей республики.. Она является поставщиком и кредитором сырья для многих магазинов и других торговых точек.