Организационные коммуникации и их эффективность

За время  своего существования организация  выдержала конкурентную борьбу, зарекомендовав себя как надёжные партнёры. Изучен рынок, спрос и потребности покупателя, наработаны эффективные методы торговли. Заработать репутацию надёжного партнёра на рынке ООО «Ширинихои Шафоат» сумело благодаря чёткой кадровой политике, а также благодаря беспрецедентным требованиям к качеству и условиям оказываемых ими услуг. Организация обладает достаточными складскими помещениями для обеспечения условий хранения продуктов и других товаров, согласно требованиям ГОСТ, и оптимизации времени проведения разгрузочно-загрузочных работ.

Общество  ставит перед собой следующие  задачи:

• привлечение и использование на договорной основе финансовых средств, объектов промышленной, сельскохозяйственной и интеллектуальной собственности в целях их эффективного хозяйственного применения и увеличения инвестиций в промышленность и сельской хозяйство;  предоставление посреднических услуг в сферах бизнеса, сельскохозяйственной деятельности, торговли и т.п.;
• оказание заинтересованным юридическим и физическим лицам услуг в сфере торговли, в соответствии с порядком, установленным законом;
• осуществление в соответствии с существующим порядком торгово-закупочной деятельности;
• закуп и реализация товаров и продуктов питания, а также товаров промышленного и бытового назначения;
• осуществление оптовой и розничной торгово-закупочной деятельности;
• осуществление внешнеэкономической деятельности, создание совместных предприятий, торгово-посредническая деятельность с зарубежными партнёрами;
• создание дочерних предприятий, филиалов и председательств в РТ и за рубежом;
• создание в установленном законом порядке торговых точек в городе и за его пределами для реализации продуктов питания и промышленных товаров;
• внедрение новых компьютерных технологий, услуги по ремонту, поставке, обеспечению комплектующими, установке компьютеров и оргтехники для предприятия и частных лиц;
• привлечение для выполнения поставленных задач сторонних предприятий, организаций и частных лиц;
• услуги по поставе, ремонту, обеспечению комплектующими, установке и техническому обслуживанию, современного оборудования и оборудования для переработки сельскохозяйственной продукции как отечественного, так и импортного производства.

ООО «Ширинихои Шафоат» является торговой организацией. Под торговой организацией в Республика Таджикистан понимается юридическое лицо, которое для извлечения прибыли как основной цели своей деятельности на основании специального разрешения (лицензии). Под деятельностью организации понимается предпринимательская деятельность по купле-продаже товаров, агентская, посредническая, комиссионная и прочие виды деятельности, связанные с торговлей товарами, производимые третьими лицами, в том числе торговые и внешнеэкономические (импортно-экспортные) операции. Сюда относится, в том числе, такие операции, как координирование деятельности поставщиков, размещение заказов на производство товаров на производственных предприятиях, закупка и отгрузка товара и т.п.

Организация обслуживает  крупнейшие торговые предприятия, магазины и торговые точки города. Создаёт  в установленном законом порядке  торговые точки в городе и за его  пределами для реализации продуктов  питания и промышленных товаров. Предприятие также предоставляет  посреднические услуги в сфере бизнеса, сельскохозяйственной деятельности, торговли и т.п. Инвестирует в развитие промышленности и инфраструктуры региона, активно взаимодействует с региональными органами власти.

Организация является юридическим лицом, имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе. ООО «Ширинихои Шафоат» приобретает статус юридического лица с момента его государственной регистрации.

Высшим  органом управления Обществом является собрание Участников. Руководство текущей  деятельности «Общества» осуществляется единичным исполнительным органом (директором), который подотчётен общему собранию участников общества. К исключительной компетенции общего собрания Общества относится:

• определение основных направлений деятельности Общества, а также принятие решений об участии в ассоциациях и других объединениях коммерческих организаций:
• изменение Устава, в том числе уставного капитала Общества;
• внесение изменений в учредительный договор;
• образование исполнительного органа в Общества и досрочное прекращение его полномочий, а также принятие решения о передаче полномочий  единичного исполнительного органа другому лицу или организации, утверждение такого управляющего и условия договора с ним;
• принятие решения о распределении чистой прибыли между участниками;
• утверждение годовых отчётов и годовых бухгалтерских балансов;
• избрание и долгосрочное прекращение полномочий ревизора Общества;
• назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и определение размера оплаты его услуг;
• утверждение документов, регулирующих внутреннюю деятельность Общества;
• решение вопросов о создании, реорганизации и ликвидации дочерних предприятий, филиалов и правительств, утверждение аудитора и определение размера оплаты его услуг;
• утверждение документов, регулирующих внутреннюю деятельность Общества;
• решение вопросов о создании, реорганизации и ликвидации дочерних предприятий, филиалов и представительств, утверждение их уставов и положений;
• решение о совершении крупной сделки;
• принятие решения о размещении облигаций и других ценных бумаг;
• решение вопросов о реорганизации Обществ, его ликвидации, назначение ликвидационной комиссии;
• другие вопросы по соглашению участников Общества.

Вопросы, отнесённые к исключительной компетенции  общего собрания участников, не могут  быть преданы на решение исполнительного  органа Общества.

Единоличный исполнительный орган (директор) избирается сроком на 5 лет. Он несёт ответственность  перед Обществом за убытки, причинённые  Обществу его виновными действиями (бездействиями).

Учет  и отчетность ООО «Ширинихои Шафоат» осуществляется в соответствии с учетной политикой организации и правилами, установленными налоговыми органами РТ для торговых организаций. Итоги деятельности отражаются в балансах и отчетах, которые представляются в налоговые органы в установленные сроки. В установленном порядке Общество ведёт бухгалтерскую и статистическую отчётность.

Финансовый  год организации начинается 1 января  и заканчивается 31 декабря. Организация представляет отчетность в другие государственные органы в порядке, объеме и сроки, установленные ими в соответствии с действующим законодательством.

2.2 Эффективность коммуникационного процесса в ООО «Ширинихои Шафоат» и пути его совершенствования

В первой главе мы подробно останавливались на этапах и элементах коммуникационного процесса. Этими этапами являются: формирование идеи, кодирование и выбор канала передачи, передача, декодирование, обратная связь. Основными элементами коммуникаций являются: отправитель, сообщение,  канал и получатель.

В практике управления фирмой, как и других организаций, присутствуют все вышеназванные коммуникационные составляющие. Однако на каждом этапе коммуникационного процесса в отдельно взятой организации есть свои особенности. Рассмотрим эти особенности исходя из элементов, этапов комуникационного процесса, видов коммуникаций присущих ООО «Ширинихои Шафоат».

Особенностью исследуемой организации  является то, что она небольшая (30 человек). Коммуникационный процесс начинается с идеи сообщения (приказа, постановления, решения). Какое сообщение следует сделать предметом обмена, решает отправитель. Отправителем в данном случае выступает директор фирмы. На этом этапе отправитель решает, какую точку зрения следует передать получателю. Но чтобы обмен информацией прошел эффективно, необходимо учесть множество ситуационных факторов характеризующих обстановку в целом, воспринимающую сторону и возможные последствия коммуникационного процесса. Так, например, если руководитель хочет обменяться информацией о результатах работы подчиненного, то он четко понимает, что речь идет о сильных и слабых сторонах личности  работника. В таких случаях он не говорит только хорошо или только плохо, а придерживается дипломатической линии.

На втором этапе руководителю необходимо превратить идею в сообщение, т.е. закодировать ее с помощью символов – слов, интонации, жестов. Типу символов соответствует канал передачи информации. Характерными каналами является передача речи, письменных материалов, электронные средства связи, электронная почта. Нужно заметить, что в ООО «Ширинихои Шафоат», независимо от канала передачи сообщения, самым распространенными являются официальные коммуникации (прямые разговоры, письменные приказы), а также неформальные коммуникации, происходящие непосредственно через общение между сотрудниками отделов.

Для того чтобы быть уверенным в том, что информация поступила к получателю, нередко в организации пользуются двумя – тремя каналами передачи. Так, например, переданное по телефону сообщение подтверждается письменным приказом. Эффективность двух, трехканальной связи подтверждается наблюдениями в ходе проведения анкетирования. Но все же без крайней необходимости многоканальные связи не употребляются, чтобы не увеличивать потоки бумаг. Они предназначены, прежде всего, для усиления контроля над выполнением работы, акцентированием важности предлагаемого задания, правильной интерпретации сообщения получателем. Нередко канал передачи сообщения зависит от самой информации, содержащейся в нем.

Информация, которая используется в организации для коммуникационного управления, подразделяется на:

• базовую, формируемую независимо от конкретной управленческой задачи;
• текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи.

Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на:

1. документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и других документах);
2. недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты, сплетни и т. д.)

По аспектам коммуникационного управления информация может быть экономическая, организационная, социальная, техническая. Кроме того, информация, заложенная в сообщении, может содержать разную степень  срочности и актуальности, что, непременно сказывается на этапе выбора канала передачи сообщения, а также степени ее восприятия и возникновении обратной связи.

Выполнив  анализ коммуникационных процессов в ООО «Ширинихои Шафоат» можно сделать следующие выводы:

1. По субъекту и средствам коммуникаций больше всего преобладают межличностные коммуникации, которые проявляются без помощи технических средств и информационных технологий. Кроме того, межличностная коммуникация в малой группе, где каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан, и взаимодействовать с другими. При этом возможности обратной связи ничем не ограничены. Заметны личностные коммуникации как случайный обмен информацией между людьми при встрече, так как люди ощущают постоянную потребность в общении. Межличностные коммуникации могут определяться как социальным статусом человека, его позицией в системе формальных отношений, так и чувствами, которые работники вольно или невольно испытывают друг к другу в процессе совместной деятельности и общения. Чувства, сопровождающие межличностные отношения, так основательно вмешиваются в процессы взаимодействия, определяя систему предпочтений, отвержений и оценочных суждений, что заслуживают самого пристального внимания со стороны руководителя в контексте общения с коллективом и совместной деятельности.
2. По форме общения, коммуникации в организации происходят при помощи устной речи, то есть вербальные.
3. По каналам общения, наряду с формальными коммуникациями присутствуют и неформальные, которые можно определить как «вероятностная цепочка». Этот вид неформальной коммуникации самый распространенный для такого типа организаций. Кроме того, неформальные коммуникации распространяются на корпоративных вечерах. На данные мероприятия принято собираться всем коллективом. Также организуются совместные поездки на туристическую базу и выход на природу. Такой системой коммуникаций руководитель оградил себя от излишних сплетней и пересудов, организовал эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократил, на сколько это возможно, утечку информации. В тоже время обеспечил вниманием своих подчиненных и предоставил всевозможные пути для «обратной связи». Также подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается на коллективных праздниках.
4. По пространственному расположению каналов или организационному признаку коммуникации в фирме происходят по горизонтальному признаку из-за малого количества структурных единиц, но периодически возникают и вертикальные  коммуникации.

Каждый месяц (в конце месяца) начальники отделов в письменном виде докладывают о проделанной  работе директору. Также в этом докладе  возможны предложения, пожелания, просьбы, как самих докладчиков, так и  рядовых работников, которые находятся  у них в подчинении. Предварительно их просьбы  и пожелания обсуждаются  с их начальниками. Таким образом, в организации организованы восходящие вертикальные коммуникации.

Руководитель, рассмотрев, доклады  менеджеров, в первых числах следующего месяца организовывает с помощью  секретаря собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается  и передает информацию, поступившую  к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер  для получения информации о произведённых  расходах или предстоящих расходах, доходах и т.п. Таким образом, налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

В результате проведенных наблюдений за коммуникациями в ООО «Ширинихои Шафоат» выявлено, что преобладающими барьерами в установления контактов между субъектами организации при передаче и восприятии информации являются следующие:

1. Невнимательность, причиной которой является усталость, и частое погружение в свои мысли работников из-за рутинного характера деятельности.
2. Потери в процессе передачи или хранения, связанные с недостаточным присутствием необходимого этапа коммуникаций – обратной связи.
3. Отсутствие передачи и не разъясненные предположения, которые заключается в том, что руководитель, по мнению персонала, не всегда считает нужным информировать коллектив о тех или иных решениях или причинах, побудивших его принимать их.
4. Страх, который, скорее всего, связан не с личными качествами руководителя, а с временным психологическим самочувствием коммуникатора и реципиента.

В связи с этим нужно учесть некоторые  способы профилактики негативных явлений  в коммуникационном процессе организации:

1. Регулирование информационных потоков. Нужно оценивать качественную и количественную стороны своих и подчиненных информационных потребностей. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы.
2. Управленческие действия. Дополнительные действия: обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля.
3. Системы обратной связи. Совершенствование в организации систем обратной связи. Один из вариантов – перемещение людей из одной части организации в другую для обсуждения определенных вопросов. Другой – опрос работников для получения различной информации.
4. Системы сбора предложений. Цель – снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Ящик для предложений, собрания трудового коллектива для передачи сообщений. Кружки качества.
5. Информационные бюллетени и публикации организации. Статьи с обзором предложений по поводу управления, нового вида продукции, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников и т.п.
6. Современная информационная технология. ПК, электронная почта, которые уменьшают поток телефонных разговоров.