Организация деловых переговоров

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение………………………………………………………………………..3  1. Организация проведения деловых переговоров………………………..6 2. Теоретическая подготовка  к переговорам……………………………….12 3 Этапы переговоров ………… …………………………….........................16 4.Методы переговоров………………………………………………………..22 4. Анализ итогов деловых  переговоров…………………………………….27 Заключение……………………………………………………………………...32  Список использованной литературы………………………………………….35

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Переговоры представляют собой неотъемлемую часть нашей  повседневной жизни. Ведение переговоров  сопровождает любую совместную деятельность. Как правило, целью переговоров  является достижение договоренности об участии сторон в деятельности, результаты которой будут использованы для  обоюдной выгоды. Деловые переговоры ведутся в рамках сферы ведения  бизнеса участников и имеют более  узкую задачу – достичь договоренности о взаимовыгодном обмене ресурсов, совместном инвестировании ресурсов, распределении прибыли, полученной от совместной деятельности.

В деловых переговорах  часто стороны имеют прямо  противоположные цели, в этом случае задачей каждого из собеседников является завершение переговоров договоренностью, служащей его интересам. Проявлять  твердость в главном, будучи гибким, обсуждая второстепенные вопросы –  пожалуй, основная задача переговоров. Уступить в малозначимом и настоять на основном, пойти на компромисс в  одном вопросе в обмен на уступку  в другом: очень похоже на игру в  шахматы, да ведь переговоры и есть игра, в которой побеждает наиболее подготовленный и искусный.

Искусство ведения деловых переговоров состоит в умении показать своему визави путь к решению его задачи через совершение действий, выгодных нам. Для этого необходимо наличие глубоких знаний в области коммуникации, компетентности в применении техник делового общения, умения управлять своим эмоциональным состоянием.

Ведение деловых переговоров  – это также состязание личностей, их точек зрения, подходов к миропониманию. Существуют различные способы и  методы ведения деловых переговоров, которые позволяют, умело и грамотно завоевать доверие противоположной  стороны. Класс ведения переговоров  при этом, который чувствуется  собеседником, сразу и намного  повышает авторитет и деловую  репутацию в его глазах. Стиль  ведения деловых переговоров вырабатывается, несомненно, на опыте многих встреч. Однако важно заботиться о том, чтобы каждый раз в процессе делового общения проявлялись качества человека.

Показателем успешного ведения  деловых переговоров является –  умение наладить личностный контакт, создание благоприятной эмоциональной атмосферы, понимание и изменение позиции  другой стороны в ходе переговоров.

Актуальность настоящей  темы заключается в преобладающей  роли ведения переговоров в нашей  жизни. Рассмотрение проблемы ведения  переговоров способствует успешному  ведению переговорных процессов  при правильном подборе методов  и приемов.

Необходимо отметить, что  успех всех деловых переговоров  зависит от уровня подготовленности участников к переговорному процессу. Главным образом – от выбранных  ими способов и методов ведения  деловых переговоров. Не менее важно  также владеть управлять конфликтными ситуациями, уметь распознавать манипуляции  и защищаться от них, уметь адекватно  реагировать на нестандартное поведение  собеседника и быть готовыми рассматривать  альтернативные решения возникающих  проблем.

Переговорный процесс  характеризуется попытками конфликтующих  сторон найти общие приемлемые для  обеих сторон решения, способствующих успешному взаимодействию и сотрудничеству. Переговоры охватывают многие сферы  рабочей деятельности. Ведение переговоров  является необходимым условием в  случае заключения соглашения между  людьми.

 
 
 

 

1. Организация  проведения деловых переговоров

Деловые переговоры можно  определить как обмен мнениями с  целью достижения взаимоприемлемого  соглашения. К переговорам как  явлению деловой жизни следует  относить не только определенным образом  согласованные и организованные контакты заинтересованных сторон, но встречу, беседу, разговор по телефону (телефонные переговоры).

К переговорам обычно приступают, когда имеется обоюдное желание  найти взаимовыгодное решение проблемы, поддерживать деловые контакты и  дружественные отношения, когда  отсутствует ясная и четкая регламентация  для решения возникших проблем, когда по тем или иным причинам правовое решение не представляется возможным, когда стороны осознают, что любые односторонние действия становятся неприемлемыми или невозможными.

Деловые переговоры – это  не только сфера расширения бизнеса, но и важнейшая часть PR-деятельности организации, формирующая и эффективно поддерживающая ее имидж. Успешное и  профессиональное ведение переговоров  расширяет положительное информационного  поля о фирме, способствует привлечению  к ней внимания потенциальных  клиентов и партнеров.

К сожалению, роль деловых  переговоров в современном отечественном  предпринимательстве пока еще не высока. Очевидно и то, что в деловом  сообществе растет осознание важности переговоров в развитии любого бизнеса  и понимание роли и значения совершенствования  культуры их ведения.

Любые переговоры – это  процесс осуществления эффективных  межличностных коммуникаций, это  использование наработанных навыков  коммуникативной риторики, с поправкой  на характер личности партнера. Важнейшей  составной частью переговорного  процесса является общение сторон, их эффективная межличностная коммуникация. Коммуникаторные способности участников переговоров, умение общаться, вступать в контакт и вести разговор, во многом определяют их успех в целом.

Коммуникативный аспект переговоров  является определяющим и потому переговорный процесс рассматривается как  составная часть речевой коммуникации (прежде всего, диалог, аргументация), как  умение эффективно использовать речевое  воздействие для достижения поставленных целей.

Коммуникативная компетентность участников переговоров, таким образом, рассматривается как умение сохранять вербальную устойчивость и уверенность в любой ситуации, владение техникой межличностной коммуникацией, основу которой составляет теория и практика диалога, искусство ведения беседы, владение аргументацией в бизнесе.

В процессе теоретического анализа проблемы ведения деловых  переговоров, можно выделить следующие  аспекты изучения: 

- стили, методы и виды  речевых коммуникаций;

- приемы эффективной межличностной  коммуникации;

- роль пространственной  и визуальной организации переговоров;

-методы оценки мотиваций,  ожиданий и опасений участников  переговорного процесса;

- методы убеждающего воздействия;

- прогнозирование уровня  доверия партнера;

- основные принципы формирования  доверия партнера;

- определение стратегии  переговоров; предупреждение конфликтных  ситуаций и приемы их коррекции;

- стратегия «мягкой» и  «жесткой» позиции на переговорах;

- искусство системного  диалога;

- определение смысла невербальной  информации;

- роль и функции речевого  и делового этикета.

В овладении искусством переговоров  важную роль играет практика. Поэтому  особое внимание уделяется анализу  методов и приемов ведения  переговоров.

Как уже было отмечено, переговоры представляют собой важнейший инструмент для урегулирования деловых отношений  или конфликтов. Само намерение вести  переговоры в любой, а тем более  в конфликтной ситуации, очень  ответственно и задача состоит в  том, чтобы не упустить шанс и воспользоваться  стремлением сторон к решению  проблем.

Переговоры как один из видов создания и поддержания  диалога с деловыми партнерами могут  проводиться с целью:

- установления деловых  отношений;

- выяснения позиций сторон  по одному или нескольким вопросам;

- обмена информацией;

- урегулирования отношений;

- углубления взаимопонимания;

- достижения новых соглашений;

- подписания соглашений.

Прежде всего, должен быть четко осознан и оговорен предмет  переговоров, ясно определены желаемые цели, которых стремятся достичь  стороны.

Если одна из сторон полагает, что она способна самостоятельно и эффективно решить свои проблемы, оснований для переговоров мало. Если, конечно, другой стороне не удастся  убедить в том, что совместное решение ее проблем будет более эффективным. Не состоятся переговоры и в том случае, если правовое поле в полной мере позволяет решить все возникшие вопросы.

Наконец, стороны должны проявить желание к совместному  поиску путей решения и достижения поставленных целей. Это, естественно, подразумевает готовность обеих  договаривающихся сторон пойти на взаимные уступки, понимание интересов друг друга.

Совпадение интересов  или слишком большое расхождение  интересов лишают переговоры смысла. Переговоры с большей степенью вероятности  ориентированы на успех, когда интересы одной и другой стороны и совпадают, и расходятся в равной мере.

Таким образом, необходима ситуация со смешенными интересами. Только в  этом случае можно иметь дело с  взаимозависимыми переговорами. Чем  больше стороны зависят от успеха переговоров, тем выше вероятность  их успешного завершения. Чем выше степень взаимозависимости, тем  меньше шансов у участников переговоров  воспользоваться односторонними действиями

Необходимо помнить, что  само по себе участие в переговорах  создает такую ситуацию, которая  позволяет строить новые взаимоотношения  сторон, не зависимо от условий существовавших до их начала.

Все это свидетельствует  о том, что переговоры, направленные на достижение договоренностей, – процесс  многогранный и включает в себя несколько стадий:

- подготовка к переговорам  (включая и определение проблемы, требующей решения);

- определение потребностей  и целей;

- отбор материала и  фактов;

- выявление интересов  сторон;

- определение зоны пересечения  интересов («зоны решения»);

- определение объективных  критериев;

- формирование предложений  и их вариантов;

- стратегическое планирование;

- тактическое планирование;

- маневры и система  убеждения;

- выдвижение запасных  вариантов;

- анализ результатов достигнутых  соглашений и договоренностей  и контроль за их реализацией.

Технология переговоров  – процесс творческий, который  трудно описать как данность. Каждый переговорный процесс отличается от любого другого и имеет свой индивидуальный подход. Более того, нет и универсального алгоритма успеха на переговорах. По мнению многих специалистов, предмет  переговоров не оказывает существенного  влияния на технологию их ведения.

На ход переговоров  значительное влияние оказывает  соотношение позиций договаривающихся сторон: если позиция одной из сторон слишком и явно слабая, то тактика  переговоров другой стороны, скорее всего, будет выбрана либо откровенно «жесткой» по стилю, либо по форме  «мягкой», но по сути твердой и последовательной.

Основные виды и методы ведения переговоров с течением времени сохраняют свое значение, изменяется их структура, правила, приемы работы с возражениями и деловой  этикет.

На технологию ведения  переговоров в большей степени  оказывают влияние менталитет, национальные стили, методы и приемы делового общения, культура речевого поведения в обществе в целом. Вот почему, например, американские методики по искусству ведения переговоров  мало способствуют оптимизации переговоров  в среде отечественного бизнеса.

В своем большинстве набор  готовых образцов, написанных для  другой культурной, правовой и деловой  традиции, не подходит для переговоров  на постсоветском пространстве в  условиях формирования рыночных отношений.

На формирование современных  отечественных правил переговоров  оказали влияние несколько факторов. В советское время деловые  переговоры в их прямом значении (заключение деловых соглашений, деловых альянсов и проч.) для решения внутрихозяйственных  проблем применялись мало. Все  вопросы, в том числе и производственные, решались в соответствующих инстанциях и затем спускались для исполнения конфликтующим сторонам.