Организация деловых переговоров

Переговоры естественным образом разделяются на «стандартные»  и «нестандартные»:

- «Стандартные» переговоры, повторяющиеся в условиях того  или иного конкретного рынка  с высокой частотой. Партнерам-участникам  известны основные обстоятельства, сопутствующие деловым контактам,  основные принципы бизнес-аргументации, наличие текстов стандартных договоров, соответствующие данному типу трансакции. Цель таких переговоров состоит в согласовании тех или иных деталей, которые определяются изменениями на рынке, когда участвую главным образом две договаривающиеся стороны (заказчик - исполнитель).

- «Нестандартные» переговоры, которые ведутся в новой ситуации  делового взаимодействия, имеющие  сложный комплекс вопросов и  факторов, влияющих на их результат,  релевантных для их решения,  включая и стоимость обсуждаемого проекта. Отличительной особенностью таких переговоров является их многоступенчатость в зависимости от количества возможных посредников: заказчик –  посредник – посредник – исполнитель.

В зависимости от определения  степени «стандартности» или  «нестандартности» переговоров, организационная  часть включает в себя такие важные моменты, как:

- определение переговорной  концепции;

- составление досье,

- определение времени,

- пространственная организация,

- определение места переговоров,

- рассадка или расположение  участников,

Также при организации  деловых переговоров необходимо учитывать особенности управления механизмами формирования новостей, повышающих имидж. Важную роль в организационной  работе отводится учету специфики  переговоров с представителями  различных деловых структур.

2. Теоретическая  подготовка к переговорам

Как известно, без подготовки всякое дело лишено успеха. В ходе подготовки переговоров необходимо стремиться к реализации главной цели – усиление желания партнеров к непосредственным контактам. Плохо подготовленные и  проведенные переговоры, неверно  принятые решения и соглашения могут  лишь усугубить разногласия сторон, усилить конфликт.

Цена ошибки на стадии подготовки переговоров может оказаться  очень ощутимой. Предварительная  подготовка к переговорам во многом создает конкурентные преимущества еще до переговоров. Влиять можно лишь тогда, когда знаешь о партнере всё или почти всё.

Во время подготовки к  деловой встрече со всей тщательностью  необходимо определить ее программу, очередность  вопросов, выносимых на обсуждение, определить, какие из них должны решаться на стадии предварительного обсуждения, какие за столом переговоров.

Получение достоверной информации играет важную роль на начальном этапе  подготовки к переговорам. Необходимо собрать всю имеющуюся информацию о партнере по переговорам: серьезный, солидный, надежный, старый, проверенный, перспективный. Тщательно продумать цели и задачи, которые предполагается решать за столом переговоров

Существенные различия в  понимании целей и ожидании результатов (различия в оценках, что выгодно, рентабельно, прибыльно, доходно) вероятнее  всего приведёт к охлаждению интереса сторон уже на начальном этапе  ведения переговоров. В этом случае трудно рассчитывать на позитивное решение  проблемы и успешное завершение переговоров, поскольку у другой стороны будут  формироваться иные оценочные категории: ненадежная операция, непродуманно, невыгодно, нерентабельно, слишком высокая  цена.

Во время подготовки к  деловой встрече со всей тщательностью  необходимо определить ее программу, очередность  вопросов, выносимых на обсуждение, определить, какие из них должны решаться на стадии предварительного обсуждения, какие за столом переговоров.

Нередко возникает ситуация, когда переговоры начались, а стороны  еще не готовы к совместному обсуждению, поиску взаимоприемлемых решений. Отсутствие результата на переговорах не всегда следует воспринимать как неудачу. В случае, когда переговоры заканчиваются  без определённых соглашений, тем не менее, они могут выполнять и другие функции, например, координации совместных действий сторон в будущем.

Такие переговоры носят характер предварительного ознакомления с позицией сторон, и на них реализуется информационная функция переговоров. Помимо того, переговоры без достигнутого результата, тем  не менее, расширяют понимание обсуждавшихся проблем, позволяют лучше понять позиции сторон, установить личные отношения, т.е. реализовать и еще одну функцию переговоров – коммуникативную.

Как правило, участники предстоящих  переговоров не раскрывают свои заготовки, этапы подготовительной работы, которые  чаще всего остаются неизвестными для  другой стороны. Совместно участники  переговоров обсуждают, помимо определения  предмета и круга вопросов, место  и время их проведения и уровень  руководителей и количество представителей договаривающихся сторон.

Вопрос о равном соответствии служебного положения руководителей  делегаций имеет принципиальное значение, если переговоры проходят с  иностранными партнерами.

Вопрос о месте переговоров  не должен казаться простым и малозначащим. Он имеет большое значение, поскольку  с ним возникает проблема конфиденциальности переговоров.

Предмет и круг вопросов, выносимых на переговоры, составляет основу переговорной концепции (или  позиции) стороны. Он включает и анализ возможных вариантов решений.

Все материалы подготовительной работы должны быть собраны в досье  переговоров, в которое включаются и все документы, согласованные  на предварительной стадии подготовки, а также необходимые справочно-информационные источники.

Предварительная подготовка к переговорам во многом создает  конкурентные преимущества еще до переговоров. Влиять можно лишь тогда, когда знаешь о партнере всё или почти всё.

Таким образом, подготовка переговоров  включает в себя следующие основные моменты:

- анализ характера проблемы, что выражается в определении  предмета переговорного процесса, наиболее полной информации о  партнере, наличии альтернатив, а  также интересов обеих сторон.

- планирование ведения  переговоров, т.е. обозначение  переговорной концепции, определение  основных целей, задач, а также  стратегии переговоров. При планировании  важно провести экономические  расчеты, обозначить основные  позиции, возможные вариации, подготовить  необходимую техническую и справочную  документацию;

Подготовка деловых переговоров  предполагает также предварительное  планирование организационных моментов. Важная роль отводится первым контактам  с партнером.

Деловые беседы или переговоры в целом предназначены для  взаимного обмена мнениями, которые  проводятся в форме различных  предложений по решению обсуждаемой  проблемы, что позволит добиться соглашения, отвечающего интересам обеих  сторон, а также достичь результатов, устраивающих всех участников переговоров.

Подготовка к ведению  деловых переговоров предполагает:

- определение повода проведения  переговоров,

- определение обстоятельств,  при которых ведутся переговоры (возможно несовпадение интересов  или др.);

-  определение цели,  (к примеру, заключение соглашения);

- определение характера  вопроса, политического, экономического, социального или культурного.

Чаще всего, удается достигнуть договоренности только после всестороннего  и детального рассмотрения проблемы. В процессе любых переговоров, как  правило, выявляются разнообразные  интересы, которые партнеры пропускают сквозь призму личных потребностей. Не менее важная роль отводится и  тому, с какими преимуществами, либо негативными факторами, связано  для партнеров заключение той  или иной договоренности, в особенности  при оценке совершенно новых вариантов  решения, выдвинутых в процессе ведения  переговоров.

Таким образом, при ведении  любых переговоров необходима тщательная подготовка. В зависимости от интенсивности  их проведения, в частности с использованием анализов, расчетом экономического эффекта, заключений и др., возрастают шансы  на успех. И совершенно противоположный  результат наблюдается в случае ведения переговоров, когда в  должной мере не учитываются различные  объективные и субъективные аспекты.

3.Этапы переговоров

Как известно, любые управленческие действия начинаются с определения  целей. В отношении управления организациями  необходимо рассматривать проблему, которую надлежит решать, с точки  зрения достижения целей организации  с наибольшим успехом. Здесь важно  детально вести учет всех особенностей предстоящих переговорных процессов. Поэтому первая ступень к достижению желаемой цели в переговорах –  ведение записей, причем для группы работников над подготовкой к  переговорам – демонстративный  расклад ключевой проблемы на доске. В таком случае каждый сотрудник  будет иметь о ней полное представление  перед глазами. Ошибочно ставить  в качестве цели переговоров беспрекословное  принятие только своей точки зрения, так как это всего  лишь одна из версий достижения цели, однако не сама цель.

Вторая ступень – это  планирование, т.е. поиск оптимального пути и его основательное изучение. В свою очередь планы зависят  от цели и средств. В качестве средств  выступает не только финансовое обеспечение  переговоров, но и личности, которые  осуществляют принятые решения с  опорой на свой творческий потенциал  и возможности. Предмет изучения должен также отражать обстоятельства, сопровождающие выбранный вариант  решения. При этом необходимо учитывать  наличие или отсутствие правовых противопоказаний, возможность прецедентов, последствий, использование информации, имеющей вероятностный характер.

Все эти пункты должны быть выяснены к началу переговоров, т.к. они представляют собой  те грани, в пределах которых принимаются решения при полном изучении всех обстоятельств.

Для реализации выбранного решения, необходимо ответить на многие вопросы, что позволит хорошо провести подготовку. Важно определить:

- степень отличия цели  партнера по переговорам от своей собственной;

- вероятность отличия  выбранных партнером путей от  своих вариантов;

- особенности параметров  плана (сроков, средств, людей)  партнера;

- возможность обладания  партнером информацией, неизвестной вам, или наоборот;

- представления партнера  об организационном обеспечении  своего варианта решения.

Важно учитывать, что уже  на этапе подготовки к переговорам  совершается установка рабочих  отношений с партнером. К примеру, вступая в переговоры, стороны  могут обсуждать повестку дня  и процедурные вопросы. Чисто «технические» сбои на начальном этапе переговоров могут негативно отразиться на дальнейшем ходе переговоров. Поэтому важно даже таким на первый взгляд незначительным моментам уделять пристальное внимание. Также и характер взаимоотношений с партнером по переговорам может оказывать значительное влияние на результат.

Многие исследователи  при непосредственном рассмотрении процесса ведения переговоров, отмечали, что он может быть разделен на несколько  этапов, в зависимости от задач, решаемых его участниками. Конечный результат  предполагает прохождение всех этих этапов, даже в тех случаях, когда  стороны совершенно искренне пытаются найти обоюдное решение обсуждаемой  проблемы. Иначе существует опасность  или закончить переговоры неудачным  решением, или вообще упустить возможность  установить договоренность.

Как уже было отмечено, перед  проведением переговоров должна быть основательная подготовка сотрудников, которые принимают участие в предстоящем переговорном процессе. Данная подготовка подразумевает решение следующих задач:

1. приобрести необходимые  знания о компании, а также  продукте, услугах, развитии в  этой области;

2. создать позитивное (конгруэнтное) отношение и принятие собственной  работы, собственной компании.

Подготовка к любым  переговорам предполагает проведение диагностики состояния дел, определение  сильных и слабых сторон, прогнозирование  расстановки сил, выяснение конкретных участников переговоров.

По мнениям исследователей считается, что от правильной организации  зависит  50% успеха всей последующей деятельности.

В наиболее обобщенном виде можно выделить четыре основных этапах ведения деловых переговоров:

- первый этап – предварительный  отбор позиций, т.е. определение  позиций, точек зрения, концепций  и мнений между участниками;

- второй этап – обсуждение  взаимных интересов, позиций,  принципов (обоснование и выдвижение  аргументов в поддержку своих  взглядов, суждений и предложений);

- третий этап – выработка  договоренностей или поиск взаимоприемлемого  решения, а также согласование  позиций;

- четвертый этап –  завершение проведения переговорного  процесса.

Первый этап переговоров  – позволяет осуществить две  цели участников процесса переговоров, т.е. дать понять оппонентам о вашей  осведомленности об их интересах, которые  вы их учитываете; определить пространство для маневров. Как правило, начало переговоров знаменуется заявлением обеих сторон об их интересах и  желаниях.