Организация деловых переговоров

Второй этап переговоров  предполагает установление уровня личностного  контакта, способствующего продвижению  в содержательном плане. На данном этапе  важно учитывать следующие моменты:   

- уверенное поведение  при переговорах, как явный  признак компетентности;

- настойчивость. Стиль  ведения переговоров может быть  агрессивный, пассивный или настойчивый.

-  взаимопонимание как надежная основа хороших контактов между людьми.

Третий этап переговоров  отражает поиск решения приемлемого  для обеих сторон. На данном этапе  определяются возможности друг друга, степень реальности требований каждой из сторон и как их выполнение может повлиять на интересы другого участника.

Последняя, заключительная, стадия переговоров по своему значению не уступает первым двум. На завершающем  этапе переговоров происходит подведение результатов и побуждение клиента  к принятию решения. На последнем   этапе проводятся промежуточные итоги, инициативно завершаются переговоры, назначается следующая встреча, делается адресное личное пожелание клиенту и т.д.

Обозначенные этапы не всегда следуют друг за другом. Одновременно при уточнении позиций, стороны могут координировать сразу несколько вопросов, либо отстаивать свои интересы, иногда прибегая к организации для этого специальных рабочих органов – экспертных групп). В завершении переговоров стороны могут снова перейти к уточнению некоторых элементов своих позиций. Хотя в основном последовательность выделенных этапов должна сохраняться, несоблюдение которой может привести к чрезмерному затягиванию переговоров, а возможно и к их срыву.

На каждом из этих этапов в переговорном процессе применяются  конкретные способы подачи позиций, которые следуют из логики соотношения  интересов участников. В процессе переговоров у сторон крайне редко  происходит восприятие абсолютно точной объективной ситуации. Во время переговоров, каждый из участников сознательно или  нет, концентрирует внимание на проблемах, первоочередных, по его мнению, но в то же время воздерживается от обсуждения других. Участники выдвигают и аргументируют свои предложения, соответствующим образом представляя собственную позицию, и при этом стремятся повлиять на своих партнеров, а именно на их оценку возможного исхода переговоров. В процессе переговоров, стороны могут ориентировать либо на общие интересы, либо на различные. Также партнеры могут информировать друг друга по каким-либо вопросам собственной позиции, таким образом, открывая ее, в то время как другая часть позиций по ряду причин остается закрытой.

Следовательно, можно выделить четыре основных способа подачи позиций, которыми участники могут воспользоваться  в процессе ведения переговоров:

- выделение общности в  позициях;

- выделение различий в  позициях;

- открытые позиции;

- закрытые позиции.

Правильный выбор способа  подачи на конкретном этапе может  составить тактический шаг.

Участник переговоров  могут использовать во время выступлений  как один, так и все четыре способа  подачи позиции, в данном случае можно  говорить о составе выступления  из одного или нескольких тактических  шагов

Координирование общности, как и открытие позиции, представляют собой разновидность «мягкого»  кооперативного поведения. И наоборот, закрытие позиций, а также подчеркивание  различий – являются примером жесткого, или конкурентного типа ведения  переговоров. Правильный выбор стратегии  –  исходит из логики ситуации. В данном случае из-за отсутствия универсального решения, чаще всего применяется  пропорциональное соотношение позиций.

Как уже отмечалось, особенно важным фактором на переговорах является репутация, которая характеризуется  способностью долго сохраняться  вопреки противоречащим ей фактам. Поэтому очень актуально беречь репутацию,  поскольку при нарушении выполнения договоренностей возможно негативное последствие в отношении дальнейшего взаимодействия не только с одним партнером, но также и с другими. Это связано с тем, что информация о степени надежности партнеров имеет свойство быстро распространяться.

Необходимо отметить, что  переговорный процесс отображает все  основные этапы его проведения, учитывая сохранение равенства интересов  обеих сторон, обстановки и окружения, в котором проходят переговоры. Во время проведения переговоров многое проистекает спонтанно, внезапно и  поэтому необходимо реагировать  тоже немедленно, одновременно перестраиваясь в соответствии с действиями, которые  исходят от другой стороны. Поэтому  успешный исход переговоров во многом зависит от умения реагировать моментально, свободно, четко излагая свои позиции, т.е. не допуская прочих толкований.

Следовательно, в процессе овладения методами ведения переговоров  важно учитывать наличие стереотипов  мышления (организационных, поведенческих, мыслительных), а также культурных норм и традиций, которые чаще всего  мешают развитию механизма быстрого реагирования. Умение реагировать мгновенно  представляет собой такой механизм, который включает в себя способность  отделять второстепенное от важного и в целом представлять проблему.

Итак, всем этапам, которые  включает в себя процесс ведения  переговоров, характерно сохранение равенства  интересов обеих сторон, обстановка протекания переговоров и  подготовленность участников и подведение промежуточных результатов переговорного процесса.

4. Методы ведения переговоров

Существует много различных  учебных пособий, методических рекомендаций, приемов и методов подготовки, предназначенных только для помощи переговорщику, но самым лучшим методом  является тот, к которому он придет сам.

О любом методе переговоров  можно достаточно верно судить с  помощью трех критериев:

- он должен привести  к разумному соглашению, если  таковое вообще возможно;

- он должен быть эффективен;

- он должен улучшить  или, по крайней мере, не испортить  отношения между сторонами.

В практике при проведении деловых переговоров используются следующие  основные методы:

- Вариационный метод;

- Метод интеграции;

- Метод уравновешивания;

- Компромиссный метод.

 Вариационный  метод

 Вариационный метод  используется во время подготовки  к сложным переговорам. Это  можно рассматривать на примере,  когда уже заранее можно предвидеть  отрицательную реакцию противоположной  стороны. 

В данном случае необходимо  выяснить следующие вопросы:

- каким может быть идеальное,  независимое от условий реализации, решение определенной проблемы  в комплексе;

- от каких аспектов  идеального решения можно отказаться, учитывая при этом все проблемы  в целом, личные особенности  партнера и его предположительную  реакцию;

- в чем надлежит рассматривать  оптимальное решение проблемы (высокую  степень вероятности осуществления)  при дифференцированном подходе  к        ожидаемым результатам, трудностям, нарушениям;

- каковы аргументы, необходимые  для должного реагирования на  предполагаемое предположение партнера, которое обусловлено несовпадением  интересов и их односторонней  реализацией;

- каким может оказаться  вынужденное решение возможное  для принятия на переговорах на ограниченный срок;

- вид экстремальных предложений  партнера, которые следует отклонить  в обязательном порядке аргументы,  используемые для этого.

Подобный расклад ситуации выходит за рамки чисто альтернативного  анализа предмета переговоров. В  данном случае требуется обзор всего  предмета деятельности, творчества и  реальных оценок.

Метод интеграции

Предназначением этого метода является убеждение партнера в необходимости  оценки круга проблем переговоров  с учетом общественных взаимосвязей, а также  следующих из этого потребностей развития кооперации. 

Применение данного метода, разумеется, не дает гарантий для достижений соглашений в деталях. Пользоваться методом интеграции следует только в тех случаях, когда, к примеру, партнер не учитывает общественные взаимосвязи и пытается осуществить  свои интересы с узковедомственных  позиций. Может также быть случай, когда партнер пытается добиться осознания противоположной стороной необходимости интеграции. Но нельзя упускать из виду  законные интересы партнера. Вот почему необходимо избегать нравоучительных призывов, которые оторваны от интересов партнера и не связаны с определенным предметом обсуждения. В таком случае нужно изложить партнеру свои позиции и подчеркнуть, какого рода действия от него ожидаются в рамках совместной ответственности за результаты переговоров.

Независимо от несовпадения с партнером ведомственных интересов, нужно особо выделить необходимость  и исходные точки решения обсуждаемой  проблемы на переговорах.

Также важно в рамках этого  метода попытаться выявить в сфере  круга интересов общие для  сторон аспекты и возможности  приобретения взаимной выгоды и доведения  всего этого до сознания партнера.

Не стоит предаваться  иллюзиям и полагать возможным прийти к согласию по всем пунктам переговоров. В противном случае не было бы необходимости  в переговорах.

 

Метод уравновешивания

При использовании метода уравновешивания должны учитываться  рекомендации, приведенные ниже.

-  Установить ряд имеющихся доказательств и аргументов, а также фактов, результатов, расчетов, статистических данных, цифр и т.д., которые было бы целесообразно использовать с целью пробуждения партнера принять свое предложение.

- Необходимо мысленно  поставить себя на место партнера, чтобы посмотреть на вещи его  глазами.

-  Важно рассмотреть весь комплекс проблем с позиции тех аргументов «за», которые ожидаются от партнера, и довести  до сознания собеседника преимущества, связанные с настоящим  положением вещей.

- определить и обдумать  все возможные аргументы, выставленные  партнером «против», настроиться  и приготовиться к использованию  их в ходе процесса аргументации.

Однако важно помнить, что попытка игнорировать контраргументы партнера было бы бессмысленно, т.к. он в свою очередь тоже в ожидании от противоположной стороны реакции  возражения, оговорок, опасения и т.д. Прежде всего, стоит выяснить, что  явилось причиной подобного поведения, как например, проявления недостаточной  компетентности, нежелания идти на риск, неправильное восприятие высказываний партнера, попытка оттянуть время  и т.д.

 Компромиссный  метод

Готовность и умение идти на компромисс всегда должны присутствовать у участников переговоров в ходе делового общения. Это подразумевает, что при несовпадении интересов  с партнером необходимо добиваться соглашения поэтапно. При использовании  компромиссного метода к согласию можно  прийти за счет того, что, когда не удается  очередная попытка достигнуть соглашения с учетом новых суждений, то партнеры в частности отходят от своих  требований, либо отказываясь от чего-то, либо выдвигая новые положения.

Для приближения к позиции  партнера, следует мысленно предопределить вероятные последствия компромиссного решения, для того чтобы реализовать  собственные интересы, а также  дать критическую оценку допустимых пределов уступок. Возможен вариант, когда  предложенный компромиссный шаг  оказывается за пределами вашей  компетенции. В данном случае можно  предпринять попытку так называемого  условного соглашения с целью  сохранения контакта с партнером.

Процесс принятия соглашения путем уступок, которые приемлемы для обеих сторон проходит медленно, т.к. партнеры могут по инерции проявить упорность в своем мнении. В данном случае нужно проявить максимум терпения, соответствующей мотивации и умение пошатнуть партнера при помощи вновь выдвинутых аргументов, а также вариантов рассмотрения проблемы  с использованием всех возможностей, вытекающих из переговоров.

Принятие соглашения на основе компромиссного подхода заключается  в случаях, когда возникает необходимость  достижения общей цели переговоров, срыв которых приведет к неблагоприятным  последствиям обеих сторон.

Методы, приведенные выше, в целом определяются общим характером. Для детализации и конкретизации  их применения существуют различные  приемы, способы и принципы.

4. Анализ итогов  деловых переговоров

Подведение итогов деловых  переговоров происходит на завершающем  этапе, который требует к себе особого внимания. Завершение переговоров   должен проходить без торопливости, которая может создаваться преднамеренно. Не исключено, что тактика задержки и решения всех вопросов «закулисно» была избрана одной из сторон изначально.

В том случае, если участники  переговоров не пришли к соглашению по разрешению конфликтной ситуации, может быть принято соглашение в  устной или письменной форме о  переносе обсуждения на более поздний  срок.

Может сложиться ситуация, когда одной из сторон, при любом  раскладе вариантов, нужно завершить  переговоры соглашением, а партнер  может позволить себе подождать (скажем, у него есть другие предложения).