Организация документооборота для управления дебиторской задолженностью ФГУП СПЗ

Рассмотрим динамику структуры  денежного оборота ФГУП СПЗ за отчетный период.

Анализируя данные таблицы 8 можно сделать вывод о том, что в 2005 г. 94,7% притока денежных средств  составляет текущая деятельность, 5,23 % - финансовая, и только 0,07% - инвестиционная.

В 2006 г. произошли структурные  сдвиги в сторону уменьшения удельного  веса суммы текущая деятельность (на 23,81%) и увеличения (на 23,44%) удельного  веса финансовой деятельности, что  соответствует росту поступлений  по займам и кредитам.

Структура расходования денежных средств в 2006 г. практически не изменилась. 81,39% всех денежных средств приходился на текущую деятельность (84,56% в 2005 г.), 3,72% - на инвестиционную (2,23% в 2005 г.), 14,89% - на финансовую (13,21% в 2005 г.).

Среди направлений расходования денежных средств основной удельный вес, как было отмечено выше, занимает текущая деятельность.

Рассмотрим более подробно направления расходования денежных средств ФГУП СПЗ за 2005-2006 г.г. по текущей деятельности. Для этого  составим таблицу 9.

Таблица 9

Расход денежных средств  по текущей деятельности ФГУП СПЗ

Показатели	Сумма денежных средств, тыс. руб.			Индекс динамики за период, %	Удельный вес, %
	2005 г.	2006 г.	изменение за период		2005г	2006г.	изменение за период
1. Оплата приобретенных  товаров, работ, услуг, сырья  и иных оборотных активов	35 413,00	33 835,00	-1 578,00	95,54	46,85	44,63	-2,22
2. Оплата труда	21 233,00	23 987,00	2 754,00	112,97	28,09	31,64	3,55
3. Расчёты по налогам  и сборам	15 144,00	14 209,00	-935,00	93,83	20,03	18,74	-1,29
4. Расчёты на оплату  процентов по кредиту	1 411,00	15 06,00	95,00	106,73	1,87	1,99	0,12
5. Прочие расходы	391,00	270,00	-121,00	69,05	0,52	0,36	-0,16
Итого	75 595,00	75 812,00	215,00	100,29	100,0	100,0

Данные таблицы показывают, что основной удельный вес в расходовании денежных средств по текущей деятельности как в 2005 г., так и в 2006 г. занимает оплата приобретенных товаров, работ  и услуг (46,85 и 44,63 %% соответственно).

Следующее место приходится на оплату труда персонала (28,09 и 31,64 %% соответственно по годам), причем в  суммовом выражении это изменение  составляет увеличение на 2754 тыс. руб.

На расчеты по налогам  и сборам направлено 15144 тыс. руб. в 2005 г. и 14209 тыс. руб., т.е. сумма уменьшилась  на 935 тыс. руб., что негативно характеризует  деятельность организации. Расчеты  по налогам и сборам занимают соответственно по годам в общем сумме расходов 20,03% и 18,74%.

На расчёты на оплату процентов  по кредиту приходилось 1,87% в 2005 г. и 1,99% в 2006 г. В суммовом выражении увеличение составило 95 тыс. руб.

Денежные средства, направленные на прочие расходы незначительны  – 391 тыс. руб. (0,52%) в 2005 г., и 270 тыс. руб. (0,36%) в 2006 г.

Одним из основных условий  финансового благополучия предприятия  является приток денежных средств, обеспечивающий погашение всех первоочередный платежей. Отсутствие минимально необходимого запаса денежных средств свидетельствует о серьезных финансовых затруднениях.

Один из способов оценки достаточности денежных средств  состоит в определении длительности периода их оборота. Период оборота  денежных средств показывает срок с  момента поступления денег на расчетный счет до момента их выбытия.

На основе информации бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и  убытках проведем анализ оборачиваемости  денежных средств ФГУП СПЗ. Расчет периода  оборота денежных средств в организации  за 2005-2006 г.г. оформим в таблице 10.

Таблица 10

Анализ оборачиваемости  денежных средств в ФГУП СПЗ

№ п/п	Наименование показателя	Годы			Изменение (+,-) 2006 г. к
		2004.	2005	2006.	2004	2005
1.	Выручка от продажи  продукции, тыс.руб.	89015	85003	77169	-11846	-7834
2.	Средние остатки денежных средств, тыс.руб.	1338	5212	5178	+3840	-34
3.	Число дней	360	360	360	-	-
4.	Период оборота денежных средств, дней	5,41 (1338*360/ 89015)	22,1 (5212*360)/ 85003	24,2 (5178*360)/ 77169	+18,79	+2,1
5.	Коэффициент оборачиваемости  денежных средств, раз	66,5 (360/5,41)	16,3 (360/22,1)	14,9 (360/24,2)	-51,6	-1,4

Как следует из данных приведенной  таблицы, период оборота денежных средств в течение отчетного периода менялся следующим образом: в 2006 г. по сравнению с 2004 г. он возрос на 18,79 дней, а по сравнению с 2005 г. увеличился еще на 2,1 пункта с 22,1 дня до 24,2 дня. Иначе говоря, с момента поступления денег на счета ФГУП СПЗ в 2006 г. до момента их выбытия проходило 24 дня. Это указывает на достаточность средств у предприятия на оплату первоочередных платежей.

Таким образом, можно сделать  вывод о том, что ФГУП СПЗ к  концу отчетного периода было способно генерировать денежные средства в объеме, достаточном для осуществления  необходимых расходов.

Хозяйственная деятельность любого предприятия неразрывно связана  с движением денежных средств. Каждая хозяйственная операция вызывает либо поступление, либо расходование денежных средств. Денежные средства обслуживают  практически все аспекты операционной, инвестиционной и финансовой деятельности.

Управление движением  денежных средств является важнейшим  направлением деятельности финансового  менеджера.

Компаниям, которые активно  работают, не избежать сильных колебаний  сумм денег на банковских счетах. Например, организация рассчиталась за крупную  партию товара. Поэтому на следующий  день фирма не смогла выплатить всем сотрудникам зарплату. Чтобы компания не оказалась в описанной ситуации, финансовым специалистам необходимо эффективно планировать и отслеживать ее доходы и расходы.

Важным инструментом эффективного использования денежных средств предприятия является платежный календарь. Разработка платежного календаря заключается в определении конкретной последовательности и сроков осуществления всех расчетов, что позволяет своевременно перечислить платежи контрагентам, в бюджеты и во внебюджетные фонды и обеспечить финансирование нормальной хозяйственной деятельности предприятия. Платежный календарь составляется обычно на месяц (или квартал) с разбивкой показателей по более мелким периодам (15 дней, декада, пятидневка). Правильно составленный платежный календарь позволяет выявить возможные финансовые ошибки, недостаток средств, вскрыть причину такого положения, наметить соответствующие мероприятия и таким образом избежать финансовых затруднений.

Платежный календарь признается одним из самых совершенных и  надежных из всевозможных планов денежных потоков. Объясняется это тем, что  реалистичный прогноз денежных средств  можно составить только на относительно короткий промежуток времени, поскольку  факторов, влияющих на поступление  и выплату денежных средств, много, они комплексные и не могут  быть оценены за пределами короткого  отрезка времени.

Таким образом, в следующем  разделе представленной работы будет  рассмотрен процесс формирования платежного календаря в ФГУП СПЗ, как одного из разновидностей финансовых планов.

ГЛАВА 3. МЕРОПРИЯТИЯ  ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ УПРАВЛЕНИЯ ФИНАНСОВЫМИ  ПОТОКАМИ В ФГУП «СОСЕНСКИЙ ПРИБОРОСТРОИТЕЛЬНЫЙ  ЗАВОД»

3.1. Финансовое  планирование при помощи платежного  календаря

Платежный календарь - это  план организации производственно-финансовой деятельности предприятия, в котором  календарно взаимосвязаны все источники  денежных поступлений и расходы  за определенный период времени. Он полностью  охватывает денежный оборот предприятия; дает возможность увязать поступления  денежных средств и платежи как в наличной, так и в безналичной форме; позволяет обеспечить постоянную платежеспособность и ликвидность.

Платежный календарь составляется финансовой службой путем концентрации плановых показателей бюджета движения денежных средств и разбивки их по месяцам. Сроки определяются исходя из периодичности основных платежей предприятия. Для того чтобы платежный  календарь был реальным, его составителям необходимо следить за ходом производства и реализации, состоянием запасов  денежных средств, дебиторской задолженности. При этом возможно воздействие на руководителей соответствующих  центров финансовой ответственности, чтобы предупредить о невыполнении бюджета движения денежных средств.

Чтобы сформировать платежный  календарь, финансовому работнику  понадобится следующая информация [27,5]:

- отчет о кредиторской  и дебиторской задолженности  организации. В нем должны быть  указаны суммы доходов и расходов  с перечнем договоров, контрагентов  и ответственных лиц;

- графики оплаты договоров,  в которых отражены сроки платежей;

- графики периодических  выплат - налогов, заработной платы  и т.п.;

- данные о текущих остатках  на счетах.

В первую очередь имеет  смысл занести в календарь  регулярные выплаты и поступления. Как правило, это такие платежи, как авансы, расчеты по кредитам и займам, оплата процентов, штрафов  и пени.

С остальными суммами разумно  поступить так. Можно разработать  форму заявки на платеж, которую  будут подписывать, например, руководители подразделений организации. Эти  документы должны поступать в  финансовую службу. Задача ее работников - убедиться, что фирма не заплатит больше денег, чем может себе позволить. В противном случае баланс доходов  и расходов будет нарушен. Если все  в порядке, финотдел может включить заявку в проект платежного календаря. Если нет - ее нужно передать финансовому  директору. И уже он решает, будет  ли фирма проводить данный платеж.

Поэтому необходимость перечисления денег по "сверхлимитным" или  незапланированным заявкам должна быть документально обоснована.

Календарь обычно формируют  на определенный период - месяц, декаду, неделю. Чтобы его составить, необходимо все доходы и расходы компании разделить на группы по видам денежных средств (наличные, на расчетном счете, векселя, облигации и т.д.). Затем  надо упорядочить платежи и поступления  в зависимости от их сроков.

Далее работники финансовой службы должны определить, какими суммами (по видам денежных средств) компания будет располагать на начало планового  периода. Для этого текущие остатки  корректируют на суммы, которые должны поступить на фирму. После этого  рассчитывают остаток для каждого  дня планового периода. Формула  расчета выглядит так:

Остаток на дату = Остаток  предыдущего дня + Сумма поступлений  за день - Сумма платежей за день (3).

Итак, календарь сформирован. Если все значения в нем положительные, финансовое состояние компании можно  считать удовлетворительным. Отрицательные  цифры означают, что в какой-то конкретный день фирме может не хватить  денег.

Пример платежного календаря  ФГУП СПЗ на 1 полугодие 2007 г. приведен в таблице 11.

Таблица 11

Платежный календарь ФГУП СПЗ по месяцам на I полугодие

(в тыс. руб.)

Наименование статей расходов	Январь	Февраль	Март	Апрель	Май	Июнь	Итого
Платежи
За сырье, материалы, топливо, электроэнергию, товары, услуги	1 458,6	1 792,0	3 403,2	2 674,2	4 164,9	2 475,7	15 968,6
Платежи в бюджет и социальные фонды	430,7	294,3	412,9	300,6	131,2	303,9	1 873,6
Проценты по кредитам	129,5	140,5	146,6	200,5	320,1	107,7	1 044,9
Расходы на оплату труда	854,5	744,5	340,7	1 049,1	689,4	731,2	4 409,4
Перечисление средств  на депозиты	355,0	347,5	1 315,0	1 390,0	4 604,5	2 795,2	10 807,2
Погашение кредита	500,7	450,8	530,9	550,8	560,8	456,6	3 050,6
Прочие	200,7	453,8	564,9	347,8	317,6	256,9	2 141,7
Итого платежей	3 929,7	4 223,4	6 714,2	6 513,0	10 788,5	7 127,2	39 296,0
Поступления
За реализованную продукцию	2 928,3	3 515,2	3 363,3	5 773,6	6 903,0	5 146,8	27 630,2
Возврат денег с депозитов	355,0	347,5	1 315,0	1 390,0	4 604,5	2 795,2	10 807,2
Ссуды полученные	340,8	408,8	567,0	598,7	670,7	453,0	3 039,0
Прочие	557,9	178,0	670,8	546,8	234,7	356,9	2 545,1
Итого поступлений	4 182,0	4 449,5	5 916,1	8 309,1	12 412,9	8 751,9	44 021,5
Превышение платежей над  поступлениями			798,1				798,1
Превышение поступлений  над платежами	252,3	226,1		1 796,1	1 624,4	1 624,7	5 523,6