Организация документооборота для управления дебиторской задолженностью ФГУП СПЗ

Первоначальный вариант  документа, как правило, "несбалансирован". Например, в таблице 11 в марте  платежи ФГУП СПЗ превышают суммы  поступлений. Причина проста. Организации  выгодно как можно раньше оплатить счета. А к сумме денег, которые  должны поступить на фирму, нужно  относиться осмотрительно. Ведь нельзя быть полностью уверенным в том, что контрагенты вовремя оплатят  счета. В результате может сложиться  ситуация, о которой упоминалось  выше: в начале месяца денег на фирме  может просто не оказаться.

Из календаря нужно  исключить даты, денежные остатки  на которые получились отрицательными. Сделать это можно так:

- "передвинуть" расходы  на более поздние сроки, а  поступления - на более ранние;

- разделить платеж на  несколько частей с разными  датами исполнения;

- рассчитаться с контрагентом  альтернативным способом. Например, заплатить ему товарным векселем  вместо денежного;

- конвертировать одно  платежное средство в другое. Так, фирма может продать банковский  вексель и получить наличные  денежные средства;

- договориться о кредитовании  компании. При этом нужно учитывать  грядущие выплаты по процентам  за пользование заемными средствами.

Проиллюстрируем сказанное  на примере. "Оптимизируем" платежный  календарь, который приведен в таблице 11. Для этого перенесем с марта  на апрель 1 млн руб., которым фирма рассчиталась за сырье. В результате будет сформирован новый график. Суммы поступлений в нем будут больше платежей (табл. 12).

Как правило, после окончания "оптимизации" календарь подписывает  генеральный директор. Так документ вступает в силу.

Для того чтобы оперативно контролировать расходы организации, финансовому работнику необходимо ежедневно уточнять перечень и суммы  планируемых на очередную дату платежей. При этом он не должен забывать учитывать остатки денежных средств на предыдущий день.

Таблица 12

"Оптимизированный" платежный  календарь по месяцам (в тыс.  руб.)

Наименование статей расходов	Январь		Февраль	Март	Апрель	Май	Июнь	Итого
Платежи
За сырье, материалы, топливо, электроэнергию, товары, услуги		1 458,6	1 792,0	2 403,2	3 674,2	4 164,9	2 475,7	15 968,6
Платежи в бюджет и социальные фонды		430,7	294,3	412,9	300,6	131,2	303,9	1 873,6
Проценты по кредитам		129,5	140,5	146,6	200,5	320,1	107,7	1 044,9
Расходы на оплату труда		854,5	744,5	340,7	1 049,1	689,4	731,2	4 409,4
Перечисление средств  на депозиты		355,0	347,5	1 315,0	1 390,0	4 604,5	2 795,2	10 807,2
Погашение кредита		500,7	450,8	530,9	550,8	560,8	456,6	3 050,6
Прочие		200,7	453,8	564,9	347,8	317,6	256,9	2 141,7
Итого платежей		3 929,7	4 223,4	5 714,2	6 513,0	10 788,5	7 127,2	39 296,0
Поступления
За реализованную продукцию	2 928,3		3 515,2	3 363,3	5 773,6	6 903,0	5 146,8	27 630,2
Возврат денег с депозитов	355,0		347,5	1 315,0	1 390,0	4 604,5	2 795,2	10 807,2
Ссуды полученные	340,8		408,8	567,0	598,7	670,7	453,0	3 039,0
Прочие	557,9		178,0	670,8	546,8	234,7	356,9	2 545,1
Итого поступлений	4 182,0		4 449,5	5 916,1	8 309,1	12 412,9	8 751,9	44 021,5
Превышение поступлений  над платежами	252,3		226,1	201,9	796,1	1 624,4	1 624,7	4 725,5

Если на фирме недостаточно денег для оплаты всех счетов, часть  запланированных платежей можно  перенести на другие дни. В соответствии с этими изменениями пересчитывают  и платежный календарь. Финансовая служба должна уточнить остатки на текущий день, а также отметить проведенные платежи и поступления. Затем неисполненные обязательства переносят на будущие даты.

Далее нужно пересчитать  остатки денег на следующие дни  планового периода. Для этого  к остатку текущего дня прибавляют ожидаемые поступления и отнимают скорректированные платежи. Расчет проводят для каждого дня планового  периода.

Сформированный таким  образом новый вариант платежного календаря, как и первоначальный, может оказаться несбалансированным - в нем могут появиться дни  с отрицательными остатками. В этом случае календарь также необходимо "оптимизировать" по описанной  выше схеме.

Чтобы финансовая служба могла  оперативно управлять платежами, ей необходимо каждый день получать информацию об остатках денег на счетах фирмы. Эти сведения не обязательно должны быть подтверждены документами - финансовым работникам компании гораздо важнее вовремя узнавать достоверные суммы  остатков.

В зависимости от способа  расчетов оперативный учет можно  организовать по-разному. Несколько  методов его ведения описаны  в таблице 13.

Таблица 13

Методы ведения оперативного учета

Средство оплаты	Как вести оперативный  учет
Деньги на расчетных счетах	Финансовая служба обрабатывает выписки банка и передает их в  бухгалтерию
Наличные в кассе бухгалтерии	Финансовая служба получает справки о движении денег по кассе  из бухгалтерии с установленной  периодичностью
Векселя и облигации	Если векселя и облигации  фирмы хранятся в финансовом отделе, его специалисты и занимаются их оперативным учетом. Если ценные бумаги находятся в бухгалтерии, финансисты должны периодически получать справку об их наличии и движении
Взаимозачеты	Финансовая служба передает в бухгалтерию распоряжение о  подготовке актов сверки взаимных расчетов

Полученные данные о движении денег сотрудники финотдела обрабатывают при помощи таких способов:

- корректируют текущие  остатки;

- вносят изменения в  план расходов;

- фактические платежи  распределяют по плановым, которые затем отмечают как осуществленные;

- разносят платежи и  поступления по конкретным договорам,  суммам налогов в бюджет, социальные  фонды и т.д. При этом состояние  взаиморасчетов с контрагентами  корректируют на уже уплаченные  суммы.

Таким образом, в отличие  от других разновидностей финансовых планов, не существует раз и навсегда утвержденного варианта платежного календаря. Это постоянно корректируемый прогноз поступлений и расходов на каждый день планового периода. Организации  он помогает поддерживать ликвидность, а финансовым работникам - эффективно контролировать денежные потоки фирмы.

3.2. Организация  документооборота для управления  дебиторской задолженностью ФГУП СПЗ

Дефицит денежных средств  негативно сказывается на платежеспособности многих предприятий, порождая кризис неплатежей. Первое, на что следует обратить внимание при решении вопроса  о ликвидации дефицита бюджета любого предприятия, - это улучшении управления дебиторской и кредиторской задолженности.

Традиционными и наиболее значимыми источниками финансирования оборотных средств являются заемные  средства, среди которых выделяются кредиторская задолженность и краткосрочные  банковские ссуды. Однако в целях  совершенствования управления финансовым потоком предприятия рассмотрим мероприятия, связанные с привлечением денежных средств в оборот ФГУП СПЗ  путем улучшения использования  дебиторской задолженности.

В связи с ростом дебиторской  задолженности на конец отчетного  периода в ФГУП СПЗ рассмотрим один из методов управления дебиторской  задолженностью - с помощью совершенствования  документооборота.

Эффективность финансового  менеджмента определяется состоянием дебиторской задолженности, которая  в свою очередь состоит из двух частей — дебиторской задолженности поставщиков и подрядчиков и дебиторской задолженности покупателей. Во многом успешность работы с дебиторской задолженностью зависит от правильности оформления договоров с контрагентами, организации взаимодействия финансового менеджера с другими подразделениями аппарата управления и информированности высшего руководства о текущем состоянии финансовых ресурсов организации.

К основным задачам организации  документооборота относятся: определение  видов договоров поставки; организация  контроля за их исполнением; установление порядка контроля правильности, целесообразности и эффективности оформления и выполнения договоров поставки; составление графика документооборота; определение обязанностей и ответственности сторон договора и должностных лиц организации.

Договор поставки — договор, по которому поставщик (продавец), осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный  срок (сроки) производимые или закупаемые им товары покупателю для использования  в процессе деятельности организации  или в иных целях, не связанных  с личным или другим подобным использованием.

В процессе исполнения договора поставки и управления дебиторской  задолженностью выделяют три этапа  подготовки и движения документов:

1) распределение функций  в процессе выбора поставщика  и сбора информации;

2) составление договора  и юридический контроль;

3) определение ответственных  исполнителей.

Рассмотрим содержание каждого  этапа в ФГУП СПЗ.

1. Распределение функций  в процессе выбора поставщика  и сбора информации.

Коммерческий отдел:

а) согласовывает годовые  потребности организации с потребностями  торговли;

б) определяет потребность  в товарах и сырье на год;

в) конкретизирует номенклатуру и объемы поставок;

г) согласовывает потребности  организации на данном этапе с  финансовой службой;

д) налаживает контакт с должностными лицами фирмы-поставщика;

е) собирает подробную информацию о поставщике;

ж) представляет в юридическую  службу изложение типовых ситуаций, возникающих при заключении договоров.

Бухгалтерия:

а) согласовывает потребности  организации в товарах и сырье  с отделом снабжения;

б) определяет потребность  в оборотных средствах и составляет план платежей в зависимости от ожидаемых  поставок;

в) проводит экспертизу финансовой отчетности новых контрагентов.

г) перед заключением договора с новой фирмой-поставщиком изучает  информацию о ней.

2. Составление договора  и юридический контроль.

Ответственность за составление  договора и юридический контроль правомерности заключения сделки полностью  ложится на отдел производства и  сметно-договорной работы ФГУП СПЗ.

Приведем примерный перечень его функций.

а) уточняет наиболее важные моменты, связанные с оформлением  контракта, подписанием и исполнением, в частности:

- условия оплаты;

- финансовую ответственность;

- сроки выполнения обязательств;

- сроки действия договора;

б) прогнозирует риски.

в) разрабатывает проекты  всех типовых договоров на основе данных, представленных отделом снабжения;

г) при отсутствии типового договора под конкретный случай разрабатывает  новый проект предстоящего договора;

д) проверяет наличие доверенности, если организация контактирует с представителем контрагента:

е) проверяет доверенность (реквизиты, подписи, печать, дату выдачи, срок действия, юридическое право  и объем полномочий представителя  и т.д.)

3. Определение ответственных  исполнителей.

Коммерческий отдел:

а) контролирует исполнение поставщиком его обязанностей согласно всем пунктам контракта;

б) своевременно принимает  установленные договором поставки и установленные действующим  законодательством меры по предотвращению или минимизации потерь по сделке;

в) организует погрузку, доставку и разгрузку товаров и сырья, когда согласно действующему договору поставки доставлять товары обязана  организация,

г) контролирует своевременность, надлежащее качество и количество поставки согласно контракту;

д) в случаях нарушения условий контракта одной из сторон направляет в отдел производства и сметно-договорной работы служебное письмо с просьбой о принятии необходимых мер.

Бухгалтерия:

а) осуществляет расчеты  с поставщиками за поставляемые товары;

б) контролирует правильность оплаты;

в) следит за соблюдением  сроков оплаты;

г) оформляет соответствующие  документы.

Организационно-технологическая  схема реализации договора поставки включает следующие этапы.

Этап I: оформление договора.

1. Отдел производства  и сметно-договорной работы оформляет  проект договора, присваивает договору  номер, оформляет его в двух  экземплярах, организует подписание  договора контрагентом, делает необходимое  количество копий договора и  передает договор с визами, подписями  и печатями другой стороны  на подпись руководителю организации.

5. Отдел производства  и сметно-договорной работы передает  после подписания руководителем  полностью оформленный договор  в бухгалтерию и торговый отдел  — исполнителю.

Этап II: контроль за исполнением договора поставки.

1. Исполнитель (уполномоченное  организацией лицо на контакт  с контрагентом) при наличии в  договоре условия о предоплате  организует получение с поставщика  счета на предоплату.

2. Исполнитель передает  полученный счет в бухгалтерию  на визу.

3. Бухгалтерия удостоверяется  в наличии договора, свободных  оборотных средств, определяет  возможность оплаты, визирует счет  и передает его на подпись  к оплате руководителю.

4. Подписанный руководителем  счет передается в бухгалтерию  для оплаты, где регистрируется  в журнале представленных на  оплату документов (таблица 14).

Таблица 14

Журнал учета документов, поступивших для оплаты

Дата поступления	Наименование, дата и номер  документа	Получатель денежных средств	Фамилия исполнителя	Роспись исполнителя	Роспись бухгалтера
01.06. 06	Счет от 28.05.06 № 36/1-Н	ООО «Монолит»	Петров
12.05. 06	Счет от 12.05.06 № 242-П	ООО «Сервис»	Полков

5. Бухгалтерия проводит  оплату и передает копии платежных  поручений исполнителю.